CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2007 

(Enero 30)

Asunto: Alcance a la Circular Externa 2 de enero 25 de 2007.

Envío información financiera.

Introducción

La Superintendencia del Subsidio Familiar en su proceso de renovación tecnológica ha efectuado la implementación de una herramienta para el análisis financiero de las cajas de compensación familiar del país. La solución informática consiste en un datamart que se ha llamado “Datamart financiero” desarrollado en la herramienta Cube Views para el modelamiento de los cubos donde se definieron los atributos, medidas y las jerarquías a utilizar. Se efectúa el procedimiento de extracción, transformación y cargue por medio de DB2 Datawarehouse, y finalmente la visualización se hace a través de AlphaBloks permitiendo la utilización de Internet como medio de consulta y publicación de los estados financieros, junto con sus respectivas razones financieras.

Para que las cajas de compensación familiar reporten la información financiera y contable se ha implementado como mecanismo de validación y cargue un Portlet que permite que los entes vigilados utilizando el portal corporativo de esta entidad realicen un procedimiento muy sencillo donde envían la información financiera, y esta a su vez es validada generando un correo electrónico hacia el ente vigilado donde se indica si el cargue se efectuó con éxito o si por el contrario se encontraron algunas inconsistencias y en tal caso el cargue no se efectúa hasta corregir estas.

En razón a que esta herramienta se está implementando y se hace necesario convalidarla, es que estamos solicitando los estados financieros del 2006 comparativo con el 2005 bajo la siguiente estructura. Solo por el año 2007 solicitaremos la información en forma paralela con los cuadros en excel requeridos en la Circular 2 de 2007.

Esta información debe enviarse el 1º de marzo de 2007, en concordancia con la Circular 2 del mismo año.

Las consultas que requieren tipo técnico se elevarán ante la oficina informática y las contables ante la división financiera contable.

Preparación de la información financiera.

La información financiera y contable debe ser generada en un archivo plano como se indica a continuación:

Crear archivo plano llamado escuentacont.txt el cual debe tener la siguiente estructura:

Nombre del campo Tipo Descripción
cc_codcajaChar(3)Código de la caja de compensación familiar
cc_annoSmallintAño
cc_frecenvioChar(2)Frecuencia de envío
cc_numperíodoChar(2)Periodo reportado
cc_subcuentaChar(8)Código de la subcuenta
cc_valsubcuentaMoney(16,2)Valor reportado

La información financiera se debe reportar a nivel de subcuenta siguiendo la codificación del nuevo PUC según la Resolución 271 del 3 de agosto de 2005, vigente a partir del 1º de enero de 2006.

Para reportar y distinguir aquellas subcuentas que tiene un tratamiento de corto plazo y largo plazo se debe:

Agregar un 1 (uno) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a corto plazo.

Ejemplo:

22|2006|ME|06|1705011|20000000|

Agregar un 2 (dos) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a largo plazo.

Ejemplo:

22|2006|ME|06|1705012|20000000|

Para las subcuentas que empiezan con 42 (Ingresos no operacionales), 51 (Gastos operacionales), 53 (Gastos no operacionales) se deben incluir al final del código de la subcuenta dos dígitos dependiendo de lo que se esté reportando, de la siguiente manera:

Últimos dos dígitos Descripción
01Administración
02Mercadeo
03Salud régimen subsidiado
04Salud I.P.S
05Salud E.P.S
06Medicina prepagada
07Salud y nutrición Ley 21/82
08Educación
09Formación, capacitación y bibliotecas
10Vivienda
11Recreación, deporte y turismo
12Crédito Social
13Fomento al emprendimiento y la empresarialidad
14Programas y/o convenios especiales

Ejemplo:

22|2006|ME|06|42100501|20000000| Intereses financieros administración

22|2006|ME|06|42100502|30000000| Intereses financieros mercadeo

22|2006|ME|06|42100503|20000000| Intereses financieros salud en régimen subsidiado

22|2006|ME|06|42100504|20000000| Intereses financieros salud I.P.S

22|2006|ME|06|42100505|20000000| Intereses financieros salud E.P.S

22|2006|ME|06|42100506|20000000| Intereses financieros medicina prepagada

22|2006|ME|06|42100507|20000000| Intereses financieros salud y nutrición Ley 21/82

22|2006|ME|06|42100508|20000000| Intereses financieros educación

22|2006|ME|06|42100509|20000000| Intereses financieros formación, capacitación y bibliotecas

22|2006|ME|06|42100510|20000000| Intereses financieros vivienda

22|2006|ME|06|42100511|20000000| Intereses financieros recreación, deporte y turismo

22|2006|ME|06|42100512|20000000| Intereses financieros crédito social

22|2006|ME|06|42100513|20000000| Intereses financieros fomento al emprendimiento y la empresarialidad

22|2006|ME|06|42100514|20000000| Intereses financieros programas y/o convenios especiales

El período de envío se debe reportar de la siguiente manera:

Código del período Nombre del período
01Enero
02Febrero
03Marzo
04Abril
05Mayo
06Junio
07Julio
08Agosto
09Septiembre
10Octubre
11Noviembre
12Diciembre

La frecuencia de envío debe ser reportada:

Código del período Descripción del período
MEMensual
BMBimestral
TRTrimestral
SMSemestral
ANAnual

Los valores deben ser reportados en miles de pesos sin separador de miles.

El separador de campos debe ser el carácter: | (pine).

Otras consideraciones

Aquellas cuentas de naturaleza crédito, que se registran con saldos negativos; para efectos de reporte y cargue de la información no es necesario que se registren con saldos negativos.

Las cuentas mayores que no tengan subcuentas asociadas para completar el tamaño de seis (6) dígitos se debe rellenar con dos (2) ceros a la derecha, teniendo presente las cuentas que tienen naturaleza a corto y largo plazo que se rellena con un (1) cero y luego el número que identifica corto o largo plazo (1 ó 2).

61|2006|SM|06|414000|100088

61|2006|SM|06|414500|337888

61|2006|SM|06|415000|1517979

61|2006|SM|06|415500|147727

61|2006|SM|06|416000|208241

61|2006|SM|06|417500|33086

61|2006|SM|06|260501|753400

Validaciones

Las validaciones que la Superintendencia del Subsidio Familiar contempló para la información que es reportada por las cajas de compensación familiar es la siguiente:

Activo

Sumar las subcuentas que empiezan con 11+12+13+14+1705 pero que al final trae un

1: Da como resultado total activo corriente.

Sumar el total del activo corriente calculado anteriormente + las subcuentas que empiezan con 15+16+ 1705 pero que al final de la subcuenta trae un 2 + 18 cuando la subcuenta también trae las subcuentas 12 + 13 traen un dos al final +19: Da un gran total activo.

Pasivo

Sumar las subcuentas 21 + 22 + 23 + 24 + 25 + 26 + 27 + 28 + 29 cuya subcuenta termina en uno: Da como resultado total pasivo corriente.

Sumar las subcuentas 21 + 23 + 25 + 26 + 28 cuya subcuenta termina en dos + la subcuenta 2720. Da como resultado total pasivo a largo plazo.

Sumar el total pasivo corriente + total pasivo a largo plazo. Da como resultado un gran total pasivo.

Patrimonio

Sumar las subcuentas 31 + 32 + 33 + 34 + 36 + 37 + 38. Da como resultado total patrimonio.

Sumar total pasivo + total patrimonio. Da como resultado total pasivo y patrimonio, tiene que ser igual al total activo, si no son iguales no debe cargar la información y reportar error en la ecuación contable (activo = pasivo + patrimonio).

Ingresos

Operacionales

1. Sumar las subcuentas 4105. Da como resultado total aportes.

2. Sumar las subcuentas 4110. Da como resultado total ingresos por mercadeo.

Sumar las subcuentas 4120 + 4125 + 4130 + 4135. Da como resultado total ingresos por salud.

4. Sumar las subcuentas 4137, 4140, 4145, 4150, 4155, 4160, 4165, 4170. Da como resultado total ingresos servicios sociales.

Sumar los totales aportes, mercadeo, ingresos por salud, ingresos servicios sociales más la subcuenta 4175. Da como resultado total ingresos operacionales.

No operacionales

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 42. Da como resultado total ingresos no operacionales.

Sumar los totales de ingresos operacionales y no operacionales. Da como resultado total ingresos.

Costos

1. Sumar las subcuentas 610505, 610506, 610507, 610508. Da como resultado total subsidio en dinero.

2. Sumar la subcuenta 610610. Da como resultado total subsidio en especie.

3. Sumar la subcuenta 6108. Da como resultado subsidio en exceso cuociente departamental.

4. Sumar las subcuentas 6110, hasta la subcuenta 611095. Da como resultado total costos de mercadeo.

5. Sumar las subcuentas 6120, hasta la subcuenta 6135. Da como resultado total costos salud.

6. Sumar las subcuentas 6137, hasta la subcuenta 6170. Da como resultado total costos servicios sociales.

Sumar los totales subsidio en dinero, subsidio en especie, exceso cuociente departamental, mercadeo, salud, servicios sociales. Da como resultado total costos.

Gastos

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 51. Da como resultado total gastos operacionales.

2. Sumar las subcuentas 5205, hasta la subcuenta 5235. Da como resultado total apropiaciones de ley y transferencias.

No operacionales

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 53. Da como resultado total gastos no operacionales.

2. Sumar las subcuentas que empiezan por 54. Da como resultado impuesto de renta y complementarios.

3. Sumar los totales de gastos operacionales, apropiaciones de ley y transferencias, no operacionales, impuesto de renta y complementarios. Da como resultado total gastos.

4. Sumar los totales de costos y gastos.

5. La diferencia entre total ingresos menos total costos y gastos. Da como resultado remanente o déficit del ejercicio. Debe ser igual al valor de la subcuenta 3605 ó 3610.

Recepción de la información

Las cajas de compensación familiar podrán enviar, validar y efectuar el cargue de la información contable y financiera por medio del portal corporativo utilizando como usuario y contraseña la misma para el ingreso a Lotus Notes, accesando al link “Validador financiero”.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida consejos directivos, contadores, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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