Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2014

(Febrero 14)

Asunto: Reporte del estado de situación de apertura. Preparadores de información clasificados en el grupo 1.

(Nota: Véase Circular Externa 9 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Esta superintendencia con fundamento en las facultades consagradas el artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y la señalada en los artículo 10, numeral 2º, de la Ley 1314 de 2009, imparte a las entidades vigiladas clasificadas en el grupo 1, los cuales en adelante se denominarán preparadores de información, las siguientes instrucciones en relación con el proceso de convergencia hacia los estándares de información financiera definidos por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2784 de 2012, así como las modificaciones realizadas con el Decreto 3024 de 2013.

1. Depuración de la contabilidad.

En forma previa al inicio de la aplicación del marco técnico normativo de información financiera contenida en el anexo del Decreto 2784 de 2012, los preparadores de información financiera del grupo 1 deberán verificar que los datos y demás elementos de dicha información contenida en la documentación de su proceso contable sea de alta calidad y suficiente, es decir, que cumpla con todas las características de la información financiera útil, según lo establecido en el marco conceptual de las NIIF, ya que esta información financiera será la materia prima del proceso.

Si una vez hecha la verificación se detectan errores o inconsistencias en la información elaborada bajo las normas vigentes o cambios que deban realizarse en las políticas o en las estimaciones contables, la administración debe proceder a realizar los ajustes necesarios para corregir las falencias detectadas, identificando y plasmando cada falencia en una conciliación.

2. Estado de situación financiera de apertura.

De acuerdo con lo establecido en los decretos 2784 de 2012 y 3024 de 2013, los preparadores de información financiera deben elaborar un estado de situación financiera de apertura al 1º de enero de 2014, de conformidad con las directrices establecidas en la NIIF 1 —Adopción por primera vez de las normas internacionales de información financiera—, incluida en el marco técnico normativo de información financiera.

El referido estado de situación financiera y su correcta elaboración requieren una cuidadosa preparación y especial diligencia por parte de la administración, dado que se constituirá en el punto de partida para la contabilización bajo NIIF.

El estado de situación financiera de apertura se enviará a más tardar el 30 de junio de 2014, de conformidad con los formatos y mecanismos de reporte específicos que establecerá posteriormente esta superintendencia.

La obligación de elaborar y presentar el estado financiero de apertura es exigibles a todos los preparadores de información, ya sea que tengan o no la condición de matriz o controlante(1). En tal sentido, incluye también a las entidades subordinadas(2), ya sean filiales o subsidiarias y a las independientes.

3. Medición.

En el caso de los preparadores de la información clasificados en el grupo 1, se debe tener en cuenta que la medición de los activos y pasivos, tanto financieros como no financieros, se realizará según los criterios que establezca el estándar del marco técnico normativo de información financiera que resulte aplicable en cada caso, tanto para efectos del reconocimiento inicial como de las mediciones posteriores.

Cuando el estándar aplicable requiera o permita que las entidades midan o revelen sus activos, pasivos o instrumentos de patrimonio propios por su valor razonable, este se determinará a partir de la evidencia basada en los datos del mercado, mediante una valuación realizada de conformidad con los parámetros establecidos en la NIIF 13 y demás estándares que resulten aplicables, realizada por valuadores calificados profesionalmente, que cumplan los requisitos señalados en la Ley 1673 de 2013 y demás normas que la reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.

En la práctica del estudio de valuación respectivo y la presentación del informe deberán observarse las normas técnicas específicas adecuadas al objeto de cada avalúo, tomando como referencia las normas vigentes en Colombia que tienen relación con el tema y las mejores prácticas, tanto nacionales como internacionales(3).

4. Roles dentro del proceso de convergencia.

Como administradores, los miembros del consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces y los representantes legales son los principales responsables del éxito de la convergencia a las NIIF en cada organización de economía solidaria.

4.1. Consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces.

El consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces tiene la responsabilidad de orientar y vigilar al personal directivo de la organización para garantizar la buena marcha del proceso de convergencia, lo cual incluye, entre otras, las siguientes funciones:

• Participar activamente en la planeación del proceso de convergencia, efectuar seguimiento al mismo y determinar las acciones correctivas que se necesiten para asegurar su cumplimiento, cuando sea del caso.

• Definir y aprobar las nuevas políticas contables de la organización.

• Definir las responsabilidades y atribuciones asignadas a los diferentes cargos y áreas respecto del proceso de convergencia.

• Conocer los requerimientos que sean formulados por los diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.

• Aprobar los recursos suficientes para la implementación efectiva del proceso de convergencia.

• Evaluar las recomendaciones relevantes sobre el proceso de convergencia que formulen las personas designadas por la administración para el proceso de convergencia, adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento.

• Evaluar el estado de situación financiera de apertura y demás informes que se presenten, junto con sus revelaciones, antes de que sean presentados a las entidades de supervisión o al máximo órgano social.

• Establecer las herramientas de control y monitoreo para su adecuado cumplimiento.

Todas las decisiones y actuaciones que se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deberán constar por escrito en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente motivadas.

4.2. Representante legal.

En el marco de las obligaciones asignadas en las disposiciones legales vigentes, el representante legal es el responsable de:

• Implementar las estrategias y políticas aprobadas por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces en relación con el proceso de convergencia.

• Comunicar las políticas y decisiones adoptadas en relación con el proceso de convergencia por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces a todos los funcionarios dentro de la organización y a los grupos de interés externos.

• Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías relacionados con el proceso de convergencia, garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.

• Revisar los manuales y procedimientos para adecuarlos al nuevo marco técnico normativo.

• Proporcionar a los órganos de control internos y externos, toda la información que requieran para el ejercicio de sus funciones respecto del proceso de convergencia.

• Proporcionar los recursos que se requieran para la adecuada implementación del proceso de convergencia, de conformidad con lo autorizado por la junta directiva u órgano equivalente.

• Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.

• Certificar los estados financieros de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, tomando como referencia las normas contenidas en el marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012 o marco técnico normativo de información financiera para las microempresas señalo en el Decreto 2706 de 2012, según corresponda.

• Establecer y mantener adecuados sistemas de control interno, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control y revelación que aseguren que la información financiera cumpla íntegramente con los requisitos establecidos y sea presentada en forma adecuada, de conformidad con las normas aplicables.

En general el representante legal es el responsable de dirigir la implementación del proceso de convergencia, verificar su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado funcionamiento, para lo cual debe demostrar la ejecución de los controles que le corresponden.

La administración debe mantener a disposición del revisor fiscal y demás órganos de supervisión o control los soportes necesarios para acreditar la correcta implementación del proceso de convergencia y el cumplimiento de lo señalado en las normas vigentes para tal efecto.

7. Verificación de los soportes del proceso.

Las políticas que se adopten, así como las decisiones, estimaciones, corrección de errores de periodos anteriores, análisis, memoria de cálculos, comprobantes, soportes contables, informes, estudios, información complementaria, fuentes de información y otros aspectos relevantes relacionados con la convergencia deberán estar debidamente sustentados, guardados y disponibles para consulta y revisión de esta superintendencia y de cualquier otra autoridad competente.

8. Función del revisor fiscal.

El revisor fiscal debe hacer seguimiento al proceso de convergencia a las nuevas normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la respectiva organización, según corresponda, incluyendo lo relacionado con la preparación del estado de situación financiera de apertura.

En desarrollo de las funciones que le asigna el artículo 207, numeral 4º, del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá verificar las políticas, los criterios, la metodología, los ajustes, las correcciones y los procedimientos utilizados en la preparación de los estados financieros y demás información de propósito general, así como la calidad y suficiencia de las revelaciones, para verificar que los registros y la divulgación de los respectivos hechos económicos sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos en el Decreto 2784 de 2012 y demás normas aplicables.

Teniendo en cuenta lo anterior, el revisor fiscal requiere además de una participación activa en este proceso, contar con las competencias técnicas y profesionales que permitan cumplir cabalmente con las funciones y responsabilidades frente a la organización solidaria.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración o juntas directivas y revisores fiscales de organizaciones de la economía solidaria supervisadas.

(1) En los estándares internacionales estas entidades se denominan controladora.

(2) En los estándares internacionales estas entidades se denominan subsidiarias.

(3) Al respecto se destacan los estándares emitidos por el International Valuation Standards Committe (IVSC), así como las normas técnicas y guías emitidas en Colombia por el Icontec y la Unidad Sectorial de Normalización de la Actividad Valuatoria y el Servicio de Avalúos (USN AVSA).

(Nota: Véase Circular Externa 9 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)