Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2018

(Febrero 23)

Ref.: Imparte instrucciones relacionadas con los consejos de administración y con los comités consultivos de las cooperativas financieras.

La Superintendencia Financiera de Colombia con el propósito de continuar con el proceso de fortalecimiento y adopción de estándares en materia de gobierno corporativo, aplicables a la actividad de las cooperativas financieras, en ejercicio de sus facultades, en especial de la conferida en el numeral 5º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:

1. Se modifica el numeral 1º del capítulo III, título I, parte I de la Circular Externa 29 de 2014 —Circular Básica Jurídica— Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas, respecto de los miembros de los consejos de administración de las cooperativas financieras.

2. La presente circular rige a partir de su publicación.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de consejos de administración y de las juntas de vigilancia de las cooperativas financieras.

PARTE I

TÍTULO I

CAPÍTULO III

PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO III

Gobierno corporativo

Contenido

1. Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas

1.1. Asamblea general de accionistas

1.2. Junta directiva y consejos de administración

1.3. Miembros de los consejos de administración de las cooperativas financieras

1.4. Representación legal

2. Estructura organizacional de los intermediarios de valores

2.1. Junta directiva o quien haga sus veces

2.2. Representante legal

2.3. Órganos de control

3. Revisoría fiscal

3.1. Funciones y responsabilidades de la revisoría fiscal

3.2. Pautas relacionadas con la elección del revisor fiscal, ejercicio y entrega del cargo

3.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas

PARTE I

TÍTULO I

CAPÍTULO III

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PARTE I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO III

Gobierno corporativo

Sin perjuicio de las instrucciones generales aquí contenidas, acorde con la naturaleza de cada institución deben tenerse presentes las reglas particulares que en materia de gobierno corporativo han sido incluidas en las disposiciones legales y reglamentarias para algunos agentes, especialmente del mercado de valores, para quienes en todo caso, por virtud de la remisión efectuada en el artículo 22 de la Ley 964 de 2005 aplican los artículos 72, 73 y 74 del EOSF.

Igualmente, las entidades vigiladas deben atenerse a las instrucciones contenidas en otros apartes de la presente circular o de la Circular Externa 100 de 1995 —CBCF—, especialmente en cuanto hace a la administración de los diversos riesgos que les corresponde gestionar; así como al régimen aplicable a los emisores de valores en cuanto ostenten dicha calidad y les resulte aplicable.

1. Estructura organizacional básica de las entidades vigiladas.

1.1. Asamblea general de accionistas.

Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las disposiciones contenidas en los artículos 181 y siguientes del Código de Comercio, en especial, las relativas a la realización de las reuniones con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos. De la misma forma, las reglas aplicables a las convocatorias y quórum especiales, como lo dispone el artículo 68 y demás reglas de la Ley 222 de 1995, so pena de ineficacia, así como las disposiciones que contienen obligaciones especiales a los emisores de valores, en cuanto sean pertinentes.

En tal virtud, es deber de las entidades vigiladas comunicar a la SFC la fecha, hora y lugar de realización de la correspondiente asamblea o junta de socios. Para tal efecto, la antelación de 15 días hábiles o 5 días comunes de la convocatoria, según el caso, se cuentan a partir de la fecha de recibo de la respectiva citación por parte del accionista o asociado, o de la fecha de publicación del correspondiente aviso.

1.2. Junta directiva y consejos de administración.

1.2.1. Régimen de incompatibilidades e inhabilidades.

El régimen de incompatibilidades e inhabilidades aplicable a los establecimientos de crédito, sociedades de servicios financieros, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización, aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros, y sociedades de servicios técnicos o administrativos, está previsto en los artículos 75, 76, 77 y 78 del EOSF, respectivamente.

De otra parte, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 964 de 2005, las inhabilidades establecidas para los administradores de las bolsas de valores se aplican de manera extensiva a los administradores de las sociedades administradoras de sistemas de negociación y a los administradores de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales o de otros commodities.

En lo atinente a los miembros de consejos de administración y juntas de vigilancia de las cooperativas financieras se aplicará, adicionalmente, lo establecido en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998 en materia de incompatibilidades.

Dado que las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades tienen carácter restrictivo, no es viable hacer extensiva su aplicación a entidades diferentes de las aquí mencionadas, a menos que exista soporte en norma de carácter superior.

1.2.2. Independencia de las juntas directivas y consejos de administración.

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 73 numeral 8º del EOSF, las entidades vigiladas no pueden designar como miembros principales y suplentes de sus juntas directivas o consejos de administración a un número de personas vinculadas laboralmente a la respectiva entidad que, reunidas en sesión y en ejercicio de los cargos de miembros de tales órganos, puedan conformar, entre ellas, mayorías decisorias generales o especiales, de acuerdo con la ley y los respectivos estatutos.

De la misma forma, tratándose de bolsas de valores, sistemas de negociación de valores, bolsas de futuros y opciones, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, así como de los depósitos centralizados de valores y de las cámaras de riesgo central de contraparte, debe atenderse lo que sobre el particular ha señalado el Gobierno Nacional en relación con las mayorías de miembros independientes que deben tener los consejos directivos, juntas directivas y/o cámaras disciplinarias, las calidades de los mismos, así como el procedimiento que habrá de seguirse para su elección, acorde con las facultades otorgadas en el artículo 4º, literal k) de la Ley 964 de 2005.

A continuación se señala, a manera de ejemplo, el número máximo de miembros vinculados laboralmente con la entidad que puede tener una junta o consejo, en función de la regla anterior:

Número de integrantesQuórum deliberatorio
artículo 437 Código Comercio
Mayoría de los miembros
artículo 437 Código Comercio
Número de renglones máximos posibles con miembros vinculados
5332
6443
7443
8554
9554
10665

PARTE I

TÍTULO I

CAPÍTULO III

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En aquellos eventos en los cuales en la ley o los estatutos de la entidad se establezca un quórum especial superior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 437 Código de Comercio, es obligación de las entidades vigiladas velar porque la regla en mención sea acatada.

1.2.3. Limitaciones y prohibiciones en la conformación de juntas directivas.

Son aplicables a las entidades vigiladas por la SFC las prohibiciones contenidas de manera general en los artículos 202 y 435 del Código de Comercio, en cuanto no pugnen con disposiciones especiales propias a su naturaleza o a su condición de emisores de valores, en cuyo caso le son aplicables las reglas contenidas en el artículo 44 de la Ley 964 de 2005 y sus reglamentos.

1.3. Miembros de los consejos de administración de las cooperativas financieras.

Sin perjuicio de los principios de autocontrol, autonomía, autodeterminación y autogobierno consagrados en la Ley 454 de 1998 y con el fin de verificar las calidades objetivas de los miembros del consejo de administración de las cooperativas financieras que deben posesionarse ante la SFC, para el establecimiento de los requisitos y la conformación de estos órganos, se deben observar las siguientes instrucciones:

1.3.1. Postulantes al consejo de administración de la entidad.

1.3.1.1. Debe contar con título profesional en un área de conocimiento relacionada con las actividades de la cooperativa financiera, tener experiencia mínima de cuatro años en el ejercicio de su profesión y dos años de experiencia específica en materias asociadas a la actividad cooperativa, financiera o en actividades, afines, relacionadas o complementarias a estas.

En el evento en que el postulado no cuente con título profesional, debe acreditar como mínimo 10 años de experiencia específica en las materias referidas en el inciso anterior.

1.3.1.2. Debe cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética de la entidad. En ningún caso debe tener antecedentes penales o disciplinarios, sanciones por violación a las reglas internas de ética; y no debe haber sido excluido o separado de cargos de administración o vigilancia de una cooperativa en periodos anteriores.

1.3.1.3. No debe estar incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad legal o estatutaria.

1.3.1.4. No puede ser, simultáneamente, miembro de la junta de vigilancia de la misma cooperativa.

1.3.1.5. No puede llevar asuntos en calidad de asesor o contratista de la cooperativa para la cual postula, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998.

1.3.1.6. La verificación por parte de las entidades de los requisitos referidos en el presente capítulo no limita la facultad de la SFC, consagrada en el literal g), numeral 2º del artículo 326 del EOSF.

1.3.2. Comités consultivos del consejo de administración de las cooperativas financieras.

La asamblea general de asociados de las cooperativas financieras y/o los consejos de administración, según lo establezcan los estatutos de la entidad, podrán constituir comités consultivos de sus consejos de administración, los cuales atenderán las siguientes reglas:

1.3.2.1. Se constituyen como un órgano colegiado independiente, cuyo propósito es apoyar y asesorar los consejos de administración de las cooperativas financieras. Es un órgano diferente a las juntas de vigilancia de que trata el artículo 39 de la Ley 79 de 1989 y el comité de auditoría de que trata el capítulo IV título I de la parte I de la Circular Básica Jurídica.

1.3.2.2. Sus miembros serán designados por la asamblea o por los consejos de administración, según se establezca en sus estatutos y estará integrado por un máximo de cinco miembros independientes de la cooperativa.

1.3.2.3. Las entidades cooperativas podrán disponer en sus estatutos o reglamentos las calidades con que deben contar los miembros de este comité. En todo caso, los mismos deben, como mínimo, tener título profesional y experiencia profesional de 4 años en los asuntos referidos en el subnumeral 1.3.2.6 de este capítulo.

1.3.2.4. El funcionamiento del comité consultivo, la periodicidad de sus reuniones y remuneración de sus miembros, será establecido en los reglamentos de la entidad.

1.3.2.5. El comité consultivo debe llevar un libro de actas en las que se plasme lo tratado en cada una de sus reuniones, así como el concepto o recomendación que se efectúe al consejo de administración sobre los asuntos objeto de consulta.

En el evento en que el consejo de administración se aparte del concepto dado por el comité consultivo, debe dejar constancia, en el acta de reunión, de las razones por las cuales se apartó de dicho concepto.

PARTE I

TÍTULO I

CAPÍTULO III

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1.3.2.6. Asuntos objeto de consulta previa al comité consultivo.

Los consejos de administración deben consultar al comité consultivo, previa adopción de cualquier decisión, las materias que se enuncian a continuación. Los consejos de administración deben establecer en sus reglamentos internos los procedimientos y controles para la realización y coordinación de dichas consultas.

1.3.2.6.1. Definición del apetito de riesgo de la entidad.

1.3.2.6.2. Planeación estratégica.

1.3.2.6.3. Inversiones de capital.

1.3.2.6.4. Mapas de riesgo.

1.3.2.6.5. Nuevos negocios.

1.3.2.6.6. Indicadores de gestión.

1.3.2.6.7. Reorganizaciones derivadas de la planeación estratégica de la entidad, en particular, cuando se trate de incorporaciones, cesión de activos, fusiones o alianzas con otras entidades.

1.3.2.6.8. Adquisición de bienes inmuebles, cuando dicha adquisición afecte materialmente la solvencia o liquidez de la cooperativa, de acuerdo con las políticas generales que adopte el consejo de administración para tal efecto.

1.3.1.2.9. Cualquier otra decisión que a consideración del consejo de administración pueda llegar a tener el carácter de estratégica para la cooperativa financiera.

1.4. Representación legal.

1.4.1. Delegación de la representación legal mediante el otorgamiento de poderes.

La representación voluntaria de personas naturales y jurídicas a través de actos de apoderamiento constituye una facultad legítima, al amparo de los artículos 832 y siguientes del Código de Comercio. Estos actos de representación, tratándose de entidades vigiladas pueden conferirse a un tercero ajeno a la institución, al igual que pueden recaer en empleados o funcionarios de la misma, entre ellos los directores de agencia.

Sin embargo, el otorgamiento de poderes es viable bajo el entendido que los mismos no originen una delegación de la representación legal que, en virtud de lo dispuesto en el artículo 440 del Código de Comercio, ostenta quien ejerce un cargo que tiene funciones representativas de acuerdo con la ley o los estatutos sociales. En el mismo sentido, la representación voluntaria derivada de este tipo de apoderamiento tampoco tiene los alcances prescritos en el artículo 196 y siguientes del Código de Comercio.

Por ello, los poderes que se confieran en nombre de las entidades vigiladas deben señalar de manera clara las operaciones para las cuales los apoderados tienen la facultad de representar a la institución ante terceros, debiendo los apoderados (incluyendo los directores de agencia), en todos los documentos, actos y negocios que celebren, registrar expresamente la calidad de tales, aún en aquellos actos en los cuales tal aclaración no sea requerida por la ley.

Con todo, el otorgamiento de poderes de carácter general o de poderes especiales de gran amplitud a personas que, habiendo sido designadas en cargos que conlleven facultades de representación legal, no han cumplido con el requisito legal de tomar posesión del cargo constituye una forma de obviar el cumplimiento de este deber, lo cual es calificado como una práctica no autorizada.

1.4.2. Designación de representantes legales.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 del Código de Comercio, los representantes legales de las sociedades sometidas a la vigilancia y control de la SFC deben ser elegidos por las asambleas o por las juntas directivas de las entidades, lo que implica que tal facultad no puede delegarse ni atribuirse al representante legal de la sociedad ni a otros funcionarios.

Respecto de las entidades de naturaleza cooperativa vigiladas por la SFC, la designación de los mencionados representantes legales debe efectuarse por el consejo de administración, conforme a lo establecido en el artículo 37 de la Ley 79 de 1988.

Lo anterior se entiende sin perjuicio del régimen especial aplicable a las entidades públicas.

2. Estructura organizacional de los intermediarios de valores.

En el diseño y adopción de las políticas y procedimientos aplicables a sus organizaciones, los intermediarios de valores deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración y demás áreas de la entidad.

2.1. Junta directiva o quien haga sus veces.

Son funciones a cargo de la junta directiva u órgano que haga sus veces:

2.1.1. Definir y aprobar las políticas de la entidad en materia de actividades de intermediación de valores.

2.1.2. Aprobar los lineamientos que en materia de deberes deben observarse en relación con los clientes con quienes se realicen actividades de intermediación de valores, así como el sistema de control interno, y la estructura organizacional y tecnológica del mismo.

2.1.3. Aprobar el marco general de actuación de la entidad respecto las decisiones administrativas que se deben adoptar en los casos en que sus funcionarios o personas vinculadas incumplan con las políticas y procedimientos de la entidad.

2.1.4. Monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos.

2.2. Representante legal.

Son funciones a cargo del representante legal de la entidad:

PARTE I

TÍTULO I

CAPÍTULO III

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2.2.1. Establecer y garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas definidas por la junta directiva.

2.2.2. Mantener informada a la junta directiva acerca de la cultura de cumplimiento de las áreas o unidades de negocio que realizan actividades de intermediación de valores.

2.2.3. Rendir informe a la junta directiva, o quien haga sus veces, sobre los informes que el área de control interno realice acerca del cumplimiento con las políticas y procedimientos en materia de intermediación de valores.

2.2.4. Velar porque se dé cumplimiento a los lineamientos establecidos en el código de conducta de la entidad en materia de conflictos de interés y uso de información que tengan relación con la actividad de intermediación de valores.