Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2013 

(Marzo 11)

Asunto: Especificaciones técnicas-Formatos para el diligenciamiento de la información estadística de las cajas de compensación familiar

(Nota: Derogada por la Carta Circular 11 de 2014 numeral 4° de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2013 de la Superintendencia de Subsidio Familiar)

La actividad estadística debe ser planificada y ejecutada en el marco participativo de coordinación institucional entre entidades, teniendo en cuenta los requerimientos de información y en las directrices del Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas - DANE, como ente rector, coordinador y regulador de estadísticas y así mismo, en cumplimiento a la Resolución 66 del 31 de enero del 2012 relacionada con la clasificación de actividades económicas - CIIU REV.4 A.C. y al Código Nacional de Buenas Prácticas para las Estadísticas Oficiales, como instrumento técnico y regulador en busca del mejoramiento continuo de la actividad estadística del sistema. Esta Superintendencia, previo el trabajo conjunto adelantado con las cajas de compensación familiar y en cumplimiento con el plan de mejoramiento originado en el proceso de aseguramiento de la calidad de la información estadística, presenta el manual de especificaciones técnicas 2013.

Junto con el manual de especificaciones, se anexan los formatos que deben ser diligenciados obligatoriamente por las cajas de compensación familiar para efectos de control y seguimiento sobre la operación del sistema de subsidio familiar en sus aspectos relevantes, tales como población, coberturas en servicios, recurso humano e infraestructura, en las fechas establecidas y que más adelante se relacionan.

Con la presentación de la información estadística oportuna y confiablemente, se dará cumplimiento a los compromisos adquiridos por el Gobierno Nacional para la actualización del sistema de seguimiento a metas de gobierno Sismeg y al sistema de información de la protección social Sispro.

A continuación se relacionan los diferentes formatos con las fechas indicadas para su respectiva presentación:

I. Variables trazadoras

Compuesto por 7 formatos:

1.1. Variables trazadoras del sistema del subsidio familiar (47 ítems)

1.2. Afiliados según actividad económica de las empresas

1.3. Afiliados por tipo de sector de las empresas

1.4. Afiliados según tamaño de las empresas

1.5. Afiliados por nivel de ingreso

1.6. Afiliados por rango de edad y categorías

1.7. Personas a cargo por rangos de edad

Se anexan a estos formatos, las definiciones de cada una de las variables con los soportes legales.

La presentación del reporte de estos formatos vence el 10 del mes siguiente al que se refiere la información.

II. Formatos trimestrales de servicios sociales

Está compuesto por 18 cuadros:

2.1. Subsidio en especie

2.2.1. Servicio de salud - Actividades

2.2.2. Servicio de salud - vinculación EPS/EPS-S y cobertura geográfica en salud

2.3.1. Adulto mayor y discapacitados

2.3.2. Programas de bienestar y educación familiar

2.4. Servicio de nutrición

2.5. Servicio de educación formal

2.6.1. Servicio de educación para el trabajo, desarrollo humano

2.6.2. Educación informal

2.7. Servicio de cultura

2.8. Guarderías

2.9. Programas de vivienda - Soluciones entregadas

2.10. Servicios de subsidio de fondo de vivienda - Recursos del Estado

2.11.1. Servicio de créditos para industrias familiares

2.11.2. Otros créditos

2.12. Servicio de crédito en servicios sociales

2.13. Servicio de recreación y turismo social

2.14. Servicio de biblioteca

2.15. Gestión de recursos de cooperación nacional e internacional

Se anexan a estos formatos, las definiciones de variables con los soportes legales y las tablas que deben ser utilizadas en cada uno de ellos.

Fechas de vencimiento:

Nombre períodoCorrespondencia en mesesFecha límite de presentación
Primer trimestreEnero, febrero, marzoAbril 20 del año en curso
Segundo trimestreAbril mayo, junioJulio 20 del año en curso
Tercer trimestreJulio, agosto, septiembreOctubre 20 del año en curso
Cuarto trimestreOctubre, noviembre, diciembreEnero 20 del año siguiente

 

III. Formatos semestrales de recurso humano

Compuesto por 3 cuadros:

3.1. Recurso humano personal de planta (a término fijo)

3.2. Recurso humano personal de planta (a término indefinido)

3.3. Recurso humano por prestación de servicios

Fechas de vencimiento:

Nombre períodoCorrespondencia en mesesFecha límite de presentación
Primer semestreEnero a junioJulio 20 del año en curso
Segundo semestreJulio a diciembreEnero 20 del año siguiente

 

IV. Formatos semestrales de infraestructura

Compuesto por 10 cuadros:

4.1. Infraestructura en bibliotecas

4.2. Infraestructura recreación y turismo

4.3. Concesiones en mercadeo

4.4. Infraestructura en mercadeo

4.5. Infraestructura en salud

4.6. Infraestructura centros de salud ocupacional, adulto mayor y discapacitados

4.7. Infraestructura educación formal - Centro educativo - Capacidad total

4.8. Infraestructura educación para el trabajo y desarrollo humano e informal

4.9. Gestión de recursos de cooperación nacional e internacional

4.10. Infraestructura administración de los jardines sociales (Foniñez)

Fechas de vencimiento:

Nombre períodoCorrespondencia en mesesFecha límite de presentación
Primer semestreEnero a junioJulio 20 del año en curso
Segundo semestreJulio a diciembreEnero 20 del año siguiente

 

Instrucciones adicionales

1. Dar cumplimiento al Código Nacional de Buenas Prácticas para las estadísticas oficiales del Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas - DANE.

2. Dar cumplimiento a la Resolución 66 del 31 de enero de 2012 en relación con la clasificación de actividades económicas - CIIU REV.4 A.C.//. Los nuevos códigos se registrarán en otros, durante esta vigencia, el cual será actualizado para la vigencia 2014.

3. Deben ajustarse a los formatos, no cambiar su estructura y diligenciarlos completamente incluyendo la parte de identificación de la caja.

En los formatos de población, servicios sociales, recurso humano e infraestructura, que se relacionan con datos financieros, enviar las cifras en pesos.

5. Responder obligatoriamente las diferentes validaciones que se envíen dentro de los plazos establecidos.

6. Tanto los informes, como las validaciones, deben ser enviados vía email (formatos en MS excel) y documento físico (en el formato) debidamente firmado en caso de presentarse alguna modificación; la información suministrada en medio electrónico debe ser igual a la reportada físicamente. Los reportes estadísticos, que se envíen por medio electrónico, deben ser presentados utilizando los archivos de reportes establecidos por esta superintendencia, diseñados en MS excel, los cuales no deben ser modificados en su estructura, para lo cual cuentan con la debida protección.

7. Para la definición del cociente nacional, particular y la cuota de referencia, se tomará la información reportada a esta superintendencia durante la vigencia. Las diferencias que se presenten entre la información reportada a la superintendencia delegada para estudios especiales y la evaluación de proyectos y a la superintendencia delegada para la gestión, serán reportadas a la superintendencia delegada para la responsabilidad administrativa y las medidas especiales de esta superintendencia, para lo de su competencia.

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11 de marzo de 2013.

NOTA: Los formatos anexos a la presente circular externa, los cuales no fueron promulgados en el Diario Oficial, pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2013 de la Superintendencia de Subsidio Familiar)

(Nota: Derogada por la Carta Circular 11 de 2014 numeral 4° de la Superintendencia del Subsidio Familiar)