CIRCULAR EXTERNA 31 DE 2006 

(Septiembre 19)

Ref.: Instrucciones relativas a la suscripción de contratos de encargo fiduciario de inversión por parte de las entidades aseguradoras.

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en particular de las establecidas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, considera necesario impartir instrucciones a las entidades aseguradoras respecto de la celebración de contratos de encargo fiduciario de inversión con sociedades fiduciarias legalmente constituidas, cuyo objeto sea la ejecución de operaciones relacionadas con sus portafolios de inversión.

Para tal efecto, mediante la presente circular se adiciona el numeral 5º al capítulo segundo del título VI de la Circular Externa 7 de 1996, para el adecuado funcionamiento de los sistemas con que deben contar para la administración de este tipo de riesgos, tanto en las posiciones que asumen en desarrollo de su actividad de intermediación financiera, como en el desarrollo de sus operaciones de tesorería.

Sobre el particular, debe precisarse que en el evento en que las entidades aseguradoras suscriban este tipo de contratos, dicha circunstancia no relevará a esta clase de entidades del cumplimiento de las diferentes obligaciones y responsabilidades que le competen en su calidad de entidad vigilada, en lo relacionado con la administración de los diferentes riesgos de mercado.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, deroga todas las normas que le sean contrarias en especial la Circular Externa 11 de 2006 y adiciona el capítulo segundo del título VI de la Circular Externa 7 de 1996. Se anexa la hoja correspondiente.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades aseguradoras.

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TÍTULO VI

CAPÍTULO II

Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

4.2. Administración de fondos de pensiones de jubilación e invalidez.

Las entidades aseguradoras que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 168 EOSF estén autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez deben atender las instrucciones que sobre administración de fondos de pensiones voluntarias haya impartido la SBC y les sean aplicables.

Para tal efecto, deben remitir a la SBC la siguiente información:

Las entidades aseguradoras que estén autorizadas para administrar fondos de pensiones voluntarias deben efectuar los siguientes reportes:

4.2.1. Informes diarios.

Se deben reportar los formatos 312, 313 y 314, tipo de informe 17, proforma F.0000-101 Valoración de fondos de pensiones voluntarias, de acuerdo con el instructivo del anexo I de la Circular Externa 100 de 1995.

4.2.2.2. Informe mensual.

Se deben reportar los formatos 193 y 201, tipo de informe 22, proforma F0000-36 información de afiliados fondos de pensiones voluntarias, de conformidad con el instructivo del anexo I de la Circular Externa 100 de 1995.

4.2.3. Codificación de fideicomisos o patrimonios autónomos.

Para la transmisión de los fideicomisos o patrimonios autónomos administrados por las entidades aseguradoras de acuerdo con las normas vigentes, se deben clasificar en tipos y subtipos de acuerdo con la codificación que se presenta en el documento técnico SB-DS-003.

5. Suscripción de contratos de encargo fiduciario de inversión por parte de las entidades aseguradoras.

Las entidades aseguradoras podrán suscribir contratos de encargo fiduciario de inversión con las sociedades fiduciarias legalmente constituidas, para la ejecución de operaciones relacionadas con sus portafolios de inversión.

El contrato de encargo fiduciario de inversión, deberá contemplar dentro de sus cláusulas claramente la responsabilidad de la compañía aseguradora en lo relacionado con la definición privativa de las políticas en materia de administración de riesgos de mercado, así como aquellas tendientes al seguimiento, análisis y evaluación de la gestión de la sociedad fiduciaria. Igualmente, si el contrato comprende dentro de su objeto la ejecución de operaciones relacionadas con los portafolios a través de los cuales se respaldan las reservas técnicas de la entidad aseguradora, será menester pactar expresamente que el régimen de inversión de los mismos, será el previsto en el artículo 182 del estatuto orgánico del sistema financiero, modificado por el artículo 1º del Decreto 94 de 2000.

En el respectivo contrato debe especificarse que los procedimientos operacionales correspondientes al área de tesorería del “middle office”, deben estar siempre en cabeza de la compañía aseguradora y por lo tanto no es procedente contratar su manejo con terceros. Para estos efectos, se entiende por “middle office” la definición contenida en el numeral 7º del capítulo XX de la Circular Externa 100 de 1995 (circular básica contable y financiera).

Debe tenerse en cuenta como parámetro de forzoso cumplimiento, que la compañía aseguradora por ser una entidad sometida a la inspección, vigilancia y control por parte de esta superintendencia, se encuentra obligada en forma directa al cumplimiento de ciertas responsabilidades y deberes intransferibles, los cuales para el caso en comento se encuentran contenidos en tanto en la presente circular como en la Circular Externa 100 de 1995 (circular básica contable y financiera), así como en la Resolución 2300 de 1990 proferida por esta superintendencia y demás normas concordantes.

Cabe resaltar que el hecho de suscribir este tipo de contratos con sociedades fiduciarias, no exime bajo ningún supuesto a la compañía aseguradora del cumplimiento estricto de sus obligaciones legales o reglamentarias, como tampoco de las instrucciones contenidas en la presente circular y en la Circular Externa 100 de 1995 (circular básica contable y financiera), ni puede aducirse como una forma para trasladar las responsabilidades que le son inherentes en su calidad de entidades vigiladas a un tercero, toda vez que para todos los efectos, las compañías aseguradoras continúan estando sujetas al cumplimiento de los deberes y obligaciones de orden legal reglamentario y estatutario a que se encuentra supeditado su accionar.

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