CIRCULAR EXTERNA 31 DE 2015

 

Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 31 DE 2015 

(Septiembre 24)

Ref.: Modifica instrucciones en materia de traslados, elección o cambio de tipo de fondo y reconocimiento de pensión para las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones.

En ejercicio de la facultad señalada en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, este despacho considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

1. Modificar el subnumeral 3.7. del Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, relacionado con el plazo para el traslado de la información y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora.

2. Adicionar el subnumeral 8.5. al Capítulo I del Título III de la Parte II de la Circular Básica Jurídica, estableciendo algunos elementos para la verificación previa al reconocimiento de la pensión.

3. Modificar la Proforma B.6000-17 “Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias” que se encuentra en el Anexo 2 del Capítulo II, Título III, Parte II de la Circular Básica Jurídica.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa está dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones.

B6000-17 P2 Tit III Cap II Anexo 

PARTE II

TITULO III

CAPITULO I

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3.4. Reporte de solicitudes de traslado a la administradora anterior.

La nueva administradora debe informar a la administradora anterior a más tardar el octavo día de cada mes las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entiende prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora debe elaborar un listado que contenga los nombres de los trabajadores con su identificación y debe anexar las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.

Los listados a que se refiere el presente subnumeral pueden ser remitidos en medio magnético o electrónico.

3.5. Informe de solicitudes de traslado.

La administradora anterior, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales, debe informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes de acuerdo con el subnumeral precedente, a más tardar el 23 del mismo mes en que se efectuó el reporte.

Para ello debe emplear un formato que contenga como mínimo las siguientes especificaciones:

3.5.1. Nombre o razón social de la nueva entidad administradora

3.5.2. Fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales.

3.5.3. Nombre y apellidos del solicitante.

3.5.4. Documento de identificación.

3.5.5. Procedencia o improcedencia de la solicitud. Causal

3.5.6. Nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable.

3.6. Causales de rechazo del traslado.

Para efectos de lo dispuesto en el subnumeral 3.5.5, la administradora anterior está en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:

3.6.1. Fecha de la última selección menor a 6 meses (cambio entre administradoras del RAIS).

3.6.2. Fecha de la última selección menor a 5 años (traslado entre regímenes pensionales).

3.6.3. Que al afiliado le falten 10 o menos años para cumplir la edad para tener derecho a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida (traslado entre regímenes), salvo que se trate de una solicitud de traslado soportado en el acceso a una pensión familiar, de conformidad con el artículo 5º del Decreto 288 de 2014.

3.6.4. En disfrute de pensión.

3.6.5. Solicitud de pensión en trámite.

3.6.6. No afiliado.

Los plazos mencionados en los subnumerales 3.6.1. y 3.6.2. deben contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.

En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe debe precisar la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.

En los eventos en que no proceda el traslado, el informe debe expresar con claridad la causa del rechazo.

3.7. Traslado de la información y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora.

La administradora anterior tiene como plazo máximo 30 días hábiles siguientes a la fecha en que inicia la efectividad, definida en el siguiente subnumeral, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.

La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede remitirse en medio magnético o electrónico, debe contener como mínimo: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ello hay lugar, y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.

Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, debe proceder a la transferencia de ésta dentro de los 20 días calendario siguientes a su recepción.

Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual además del envío de la información aludida, hay lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.

Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tiene el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.

3.8. Efectividad del traslado ante la nueva administradora.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 del Decreto 1406 de 1999, el traslado surte efectos el primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.

3.9. Primera cotización a la nueva administradora.

En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora debe realizarse en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente

PARTE II

TITULO III

CAPITULO I

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del sector privado deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la Superintendencia Financiera de Colombia en la Proforma B.6000-10 que se encuentra en el Anexo 2 del presente capítulo.

8. Reglas sobre reconocimiento y pago de pensiones.

Para los efectos de lo dispuesto en el art. 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por los artículos 9º de la Ley 747, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1º de la Ley 717 de 2001, así como en la Ley 1574 de 2012 y la Ley 1580 de 2012, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.

Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2º de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, deben establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.

8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.

8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.

8.5. Debe permitir que la administradora del Sistema General de Pensiones verifique, antes de decidir una solicitud de pensión o prestación contemplada en cualquiera de los dos regímenes, que el solicitante no se encuentra afiliado en otra administradora del Sistema General de Pensiones y que no cuenta con una pensión o prestación que sea incompatible con la solicitada, dejando expresa constancia de dichas verificaciones.

9. Remisión de extractos por parte de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida.

En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1º, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1º, artículo 97 EOSF, las entidades administradoras del RPMPD deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Ese extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:

9.1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.

9.2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, el nombre y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.

9.3. Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes.

9.4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.

9.5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el Sistema General de Pensiones.

Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.

Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de vinculación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.

La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.

Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.