Ministerio de Salud y Protección Social.

CIRCULAR EXTERNA 32 DE 2015 

(Agosto 5)

Asunto: Implementación de la funcionalidad “Anular certificado” para la anulación de certificados de nacido vivo antecedente para registro civil o de certificados de defunción antecedente para registro civil a través del módulo de nacimientos y defunciones del registro único de afiliados al sistema de protección social (RUAF) (RUAF-ND).

El módulo de nacimientos y defunciones del registro único de afiliados al sistema de la protección social (RUAF) (RUAF-ND), habilita la funcionalidad denominada “Anular certificado” la cual debe ser utilizada excepcionalmente y procede ante la ocurrencia de una o más de las siguientes situaciones:

1. Expedición del certificado dos o más veces para un mismo hecho vital por parte del mismo certificador o por varios certificadores.

2. Doble certificación de una defunción cuando después de expedido el certificado por una institución prestadora de servicios de salud, la certificación de la defunción deba ser realizada por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF).

3. Uso del número serial del certificado asignado por el DANE a una institución prestadora de servicios de salud diferente a donde ocurrió el hecho vital.

4. Los datos de identificación del fallecido o de la madre del nacido vivo no correspondan a los que aparecen en el certificado emitido.

5. Certificado generado por número y no se diligenciaron datos.

Para el efecto, en cualquiera de los casos, es responsabilidad de los certificadores identificar:

CasoAcciónDecisión
Expedición del certificado dos o más veces para un mismo hecho vital por parte del mismo certificador.Verificar contra la historia clínica la información del certificado para determinar el correcto.Anulación del certificado en la misma entidad que esté duplicado.
Expedición del certificado dos o más veces para un mismo hecho vital por parte de varios certificadores.Cada certificador verifica contra la historia clínica la información del certificado. Quien atiende el hecho vital es el que debe certificar. Anulación de certificados en las entidades que no atendieron el hecho vital. Se debe especificar en la justificación de la anulación el número del certificado vigente.
Doble certificación de una defunción cuando después de expedido el certificado por una IPS, la certificación de la defunción deba ser realizada por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF).Verificar en la historia clínica el registro del traslado del cadáver a INMLCF.Anulación del certificado de defunción por parte de la IPS. Se debe especificar en la justificación de la anulación el número del certificado vigente.
Uso del número serial del certificado asignado por el DANE en una IPS diferente a donde ocurrió el hecho vital.Verificar la numeración asignada por el DANE a cada IPS. Verificar que la secretaría de salud de la jurisdicción de la IPS haya enviado el número del serial de la entidad que le corresponde certificar. Anulación del certificado que no corresponda a la numeración asignada por el DANE. Se debe especificar en la justificación de la anulación el número del certificado que quedó vigente.

CasoAcciónDecisión
Los datos de identificación del fallecido o de la madre del nacido vivo no corresponden a los que aparecen en el certificado emitido.Verificar contra la historia clínica la información de identificación de la persona fallecida o de la madre del nacido vivo. Verificación contra el documento de identidad del fallecido o de la madre del recién nacido. Anulación del certificado emitido inicialmente y expedición de uno nuevo.
Certificado generado por número y no se diligenciaron datos.Verificar que no existen datos en el certificado.Anulación del certificado.

NOTA: Para anular un certificado antecedente que ha sido entregado a los familiares, requiere una certificación de la Registraduría Nacional de Estado Civil que dé cuenta de condición civil registrada y vigencia de identidad.

La identificación de un caso probable de anulación puede ser realizada por cualquier persona o entidad, la cual deberá informar a los certificadores que intervienen en el caso sobre el hecho.

El procedimiento para la anulación del certificado debe ser realizado únicamente por el representante legal de la entidad a través del mecanismo electrónico habilitado como funcionalidad en el módulo de nacimientos y defunciones del RUAF. Para esto debe solicitar la habilitación del ROL de representante legal al funcionario de la institución prestadora de servicios de salud que tiene a cargo la administración de usuarios del RUAF - ND. Este mecanismo requiere de la firma digital abierta del representante legal expedida por una entidad de certificación abierta autorizada por Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), la cual debe estar vigente.

El instructivo detallado para el uso de la funcionalidad se encuentra publicado en el link: http://www.sispro.gov.co/recursosapp/ruaf/pages/Aplicaci%C3%B3nNacimientosyDefuncionesRUAF.aspx - manuales del aplicativo.

Las entidades territoriales, en lo de competencia, podrán hacer seguimiento al uso de la funcionalidad a través de los reportes habilitados para tal fin en el módulo de nacimientos y defunciones del RUAF.

Los certificadores son responsables de las actuaciones administrativas generadas como consecuencia de la anulación de un certificado, y por tanto les corresponde establecer los procesos y procedimientos necesarios para el restablecimiento de los derechos de los afectados en el proceso de anulación.

Así mismo, los costos en que se incurra en el proceso de anulación de certificados de nacimiento y defunción, están a cargo de las instituciones prestadoras responsables de la certificación y en ningún caso pueden ser trasferidos a los ciudadanos.

Publíquese y cúmplase.

5 de agosto de 2015.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a direcciones territoriales de salud, representantes legales, instituciones prestadoras de servicios de salud, médicos y otro personal de salud autorizado para certificar hechos vitales (nacimientos y defunciones).