CIRCULAR EXTERNA 33 DE 1998 

(Mayo 19)

Ref.: Remisión de información contable y estadística

Como es de su conocimiento, al tenor de lo dispuesto en los decretos 1688 de 1997 y 619 de 1998, la vigilancia y control de los entes cooperativos que adelanten actividades financieras será asumido por la Superintendencia Bancaria a partir del mes de junio de 1998. Teniendo en cuenta las disposiciones sobre remisión de información contable y estadística expedidas por esta superintendencia, y con el fin de mantener una unidad de criterio que facilite tanto para las entidades vigiladas como para esta entidad, el manejo de la misma, este despacho ha considerado conveniente informar a las entidades cooperativas con actividad principal o especializada financiera, acerca del procedimiento a seguir en el proceso de remisión contable y estadística, para lo cual se permite impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

1. Aspectos técnicos para la transmisión de la información

Para los efectos de transmisión de la información podrán utilizar uno de los dos medios que la Superintendencia Bancaria tiene habilitados actualmente. Estos dos medios son:

1.1. Transmisión vía red digital de servicios integrados, RDSI. Las entidades cooperativas interesadas en utilizar esta tecnología para la transmisión de su información deberán tener en cuenta el documento “sistema de intercambio de información a través de la red digital de servicios integrados, RDSI”, documento técnico SB-DS-015 versión 1.0, expedido mediante Carta Circular 86 de 1997.

Copia de estos documentos pueden ser obtenidos en la división de operaciones de la Superintendencia Bancaria, Calle 7 Nº 4-49 Santafé de Bogotá, D.C. Oficina 211 Zona A, suministrando un disquete de 3.5” de alta densidad.

1.2. Transmisión vía línea conmutada. Para la transmisión de la información utilizando el medio de línea telefónica conmutada, las entidades cooperativas deberán tener en cuenta el documento “definición del nuevo sistema de envío de información contable por línea telefónica y/o medios magnéticos por parte de las entidades vigiladas a la Superintendencia Bancaria”, SB - DS -003 Versión 3.0, expedido mediante Circular Externa 057 de 1992, en donde se explica la estructura del archivo y el ambiente de comunicaciones bajo la cual se debe transmitir a la superintendencia la información contable y estadística.

2. Presentación de los estados financieros.

2.1. Estados financieros intermedios. Las entidades cooperativas deberán presentar, dentro de los períodos que más adelante se señalan, el balance general y el estado de ganancias y pérdidas (excedentes), según la codificación que se establece en el plan único de cuentas para el sistema financiero. Para el corte de junio 30 de 1998, los estados financieros deberán remitirse dentro de los primeros veinticinco días (25) comunes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo. En adelante, las transmisiones deberán realizarse con una frecuencia trimestral y se recibirán dentro de los veinte (20) días comunes siguientes al corte de que se trate, reportando los estados financieros de los tres meses correspondientes. Posteriormente, al cierre de junio 30 de 1999, la información requerida se exigirá en forma mensual, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte mensual respectivo. Para tal efecto, se modifica la Circular Externa 100 de 1993, página 3 del capítulo VIII, incluyendo como segundo párrafo el numeral 1.1 el anterior acápite, cuyo texto se anexa a la presente circular.

2.2. Estados financieros de fin de ejercicio. Con el propósito de asegurar el trámite oportuno de los balances de fin de ejercicio económico, los destinatarios del presente instructivo deberán remitir los estados financieros correspondientes a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo, incluyendo para el efecto y en forma individual, los correspondientes a los meses que integran dicho trimestre. En todo caso, se remitirán los estados financieros por lo menos con un mes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse. El balance general de fin de ejercicio y sus respectivos anexos deberán remitirse acompañados del dictamen del revisor fiscal y de las notas a los estados financieros para hacer posible los estudios respectivos. Para tal efecto, se modifica la Circular Externa 100 de 1993, página 1 del capítulo IX, incluyendo el numeral 1.6, cuyo texto se anexa a la presente circular.

2.3. Certificación de la información presentada. Como constancia escrita y soporte documental de la información que por medio magnético se remite a la Superintendencia Bancaria y certificación de que la misma es fiel copia de los datos tomados de los libros de la entidad, en la fecha del reporte, deberá tramitarse la proforma F.0000-01 “remisión de información”, debidamente suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal o el funcionario que según la naturaleza de la información remitida sea el responsable de la misma.

3. Información periódica.

Las entidades cooperativas destinatarias de la presente circular deberán remitir a esta superintendencia, dentro de los períodos y plazos que para cada caso específico se señalan, la información que a continuación se relaciona:

3.1. Información vía RDSI o vía módem. Las entidades cooperativas de que trata esta circular deben remitir vía RDSI o vía módem la información señalada en las siguientes proformas:

Proforma F.0000 — 22 Informe consolidado de cartera — Operaciones activas de crédito.

Proforma F.1000 — 48 Formato de cuentas no PUC para calculo del patrimonio adecuado.

En la proforma F.0000 — 22, se reportará de la siguiente manera: En la columna correspondiente al “defecto garantía” se registrará el valor de la garantía incluyendo aportes que hayan sido tomados como tal. En la columna correspondiente a “contingencia intereses” se registrará únicamente la cuantía de los aportes que fueron tomados como garantía.

El formato de cuentas no PUC es el utilizado para el cálculo del patrimonio técnico, el cual se hará siguiendo las instrucciones de la Circular Externa 100 de 1995, capítulo XIII, numeral 1.

3.2. Remisión de información adicional. Con carácter provisional y hasta cuando este despacho así lo señale, las entidades destinatarias del presente instructivo deben remitir a la delegatura para entidades cooperativas, en disquete y en papel, debidamente diligenciados los cuadros de información que a continuación se relacionan:

Proforma PD.2000-01 — Flujo de caja semanal proyectado.

Proforma PD.2000-02 — Relación de propiedades y equipo.

Proforma PD.2000-03 — Relación de bienes recibidos en dación de pago.

Proforma PD.2000-04 — Relación de bienes de arte y cultura.

Proforma PD.2000-05 — Resumen movimiento cuentas de activos.

Proforma PD.2000-06 — Descripción de los movimientos en propiedades y equipo.

Proforma PD.2000-07 — Descripción de los movimientos en bienes recibidos en dación de pago.

Proforma PD.2000-08 — Descripción de los movimientos en bienes de arte y cultura.

Proforma PD.2000-09 — Relación de inversiones de renta variable

Proforma PD.2000-10 — Relación de inversiones de renta fija negociables

Proforma PD.2000-11 — Relación de inversiones de renta fija no negociables

Proforma PD.2000-12 — Relación de aportes permanentes

Proforma PD.2000-13 — Relación de inversiones y cuentas del fondo de liquidez

Proforma PD.2000-14 — Relación de captaciones de asociados

Proforma PD.2000-15 — Relación de captaciones de no asociados

Para estos efectos, se anexan a la presente los diferentes cuadros de información, los cuales también se podrán obtener en la Superintendencia Bancaria en la división de operaciones, Calle 7 Nº 4-49 Santafé de Bogotá, D.C. Oficina 211 Zona A, suministrando un disquete de 3.5” de alta densidad, para efectos de copiar los archivos que se encuentran en versión word 6.0 bajo windows 3.11.

Adicionalmente, deberán diligenciar la proforma F.888 - 28 castigo de cartera de créditos y cuentas por cobrar, según las instrucciones impartidas en los anexos del PUC para el sistema financiero.

4. Planes de acción para el cambio de milenio

Con el fin de lograr la compatibilidad de los sistemas de cómputo con el nuevo siglo, las entidades destinatarias del presente instructivo están en la obligación de evaluar los riesgos a los que se pueden exponer y seguidamente implantar un plan de acción detallado, cuya instrucción se señala en la Circular Externa 048 de julio 25 de 1997, la cual también se podrá obtener en la Superintendencia Bancaria en la división de operaciones, Calle 7 Nº 4 - 49 Santafé de Bogotá, D.C. Oficina 211 Zona A, suministrando un disquete de 3.5” de alta densidad, para efectos de copiar los archivos que se encuentran en versión word 6.0 bajo windows 3.11.

El plan de acción para hacer frente a los diferentes problemas que se generan a raíz del cambio de milenio, deberá estar terminado a más tardar el 31 de octubre de 1998, fecha a partir de la cual deben estar a disposición de la Superintendencia Bancaria.

5. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - capítulo Superintendencia Bancaria y rige para los estados financieros con corte a junio 30 de 1998.

CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

1. Períodos de presentación.

1.1. Los estados financieros de fin de ejercicio de los establecimientos de crédito y de las sociedades de servicios financieros deberán transmitirse a partir del reporte correspondiente al mes de enero de 1998 a más tardar el día veinte del mes siguiente a la fecha del corte respectivo. En todo caso se transmitirán por lo menos con un mes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

1.2. Las entidades aseguradoras, reaseguradoras y sociedades de capitalización transmitirán los estados financieros de fin de ejercicio a más tardar el 1º de febrero o el 1º de agosto en el evento de tratarse de corte semestral.

Mensualmente, a más tardar el último día hábil de cada mes, se remitirá el cálculo detallado del margen de solvencia, y patrimonio técnico de las entidades aseguradoras y relación de solvencia de las sociedades de capitalización, correspondiente al mes inmediatamente anterior, de conformidad con las instrucciones que para el efecto se impartan.

PAR. TRANS.—La primera transmisión de la información contable en las condiciones y términos aquí señalados deberá realizarse a partir de los estados financieros con corte a junio 30 de 1996.

1.3. Los intermediarios de seguros y de reaseguros deberán transmitir los estados financieros a diciembre 31, dentro de los treinta días comunes siguientes a dicho corte.

1.4. Con relación a los negocios fiduciarios que correspondan a los fideicomisos de inversión integrados bajo la modalidad de fondos comunes y los fideicomisos para la administración de fondos de pensiones, los estados financieros del fin de ejercicio de los respectivos fondos deberán presentarse dictaminados y en forma comparativa con los del año o corte precedente, acompañados de sus respectivas notas siguiendo en lo pertinente las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades fiduciarias y conforme a las instrucciones señaladas en el presente documento y la Resolución 4980 de 1987; no obstante, esta superintendencia podrá solicitar el dictamen y las notas sobre los fideicomisos que estime pertinentes.

El revisor fiscal deberá pronunciarse e informar las observaciones y salvedades que hubiere detectado en cualquiera de los fideicomisos administrados por la sociedad fiduciaria al respectivo corte.

1.5. Las entidades cooperativas con actividad principal o especializada financiera, transmitirán sus estados financieros de fin de ejercicio a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha del corte respectivo y en forma individual los estados financieros correspondientes a los meses que integran el trimestre de fin de ejercicio.

2. Anexos y reportes.

Los anexos, reportes e información se remitirá por lo menos con un mes de antelación a la celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período a la cual corresponde.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral debe quedar radicada 1 mes antes de la fecha de celebración de la asamblea. Conviene advertir que el incumplimiento a la antelación señalada ocasionará que esta superintendencia se abstenga de pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

2.1. Estados financieros básicos. Las entidades deberán remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estados de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de flujos de efectivo.

— Estado de cambios en la situación financiera.

2.2. Notas a los estados financieros. Con los estados financieros básicos es necesaria la presentación —comparativa con el período inmediatamente anterior— de las notas a los estados financieros, como parte integrante de los mismos, debidamente identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros, teniendo en cuenta su importancia relativa o material e incluyendo como mínimo (a menos que se encuentre adecuadamente revelada en los estados financieros) la siguiente información:

2.2.1. Entidad reportante. Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad (privada, mixta, oficial); fecha de constitución, clase de documento que la crea (escritura pública, número y notaría o ley), acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los representantes legales de las entidades cooperativas con actividad principal o especializada financiera.

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