CIRCULAR EXTERNA 34 DE 2000 

(Abril 28 )

Ref.: Circular Externa 025 del 30 de marzo de 2000.

Por medio de la presente circular se deroga la Circular Externa 025 del 30 de marzo de 2000, mediante la cual esta superintendencia fijó los montos máximos y las condiciones de las comisiones que pueden cobrar las sociedades administradoras de fondos de pensiones por la administración de pensiones bajo las modalidades de retiro programado, la administración de recursos de los afiliados cesantes y la comisión de traslado de afiliados del fondo que se administra.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica desde el 28 de abril del presente año y modifica en lo pertinente la Circular Externa 007 de 1996.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias.

Anexo

Capítulo Segundo

Instrucciones relacionadas con las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad

1. Disposiciones relacionadas con las sociedades

1.1. Democratización de acciones. Con el propósito de evaluar los mecanismos orientados al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto 656 de 1994, este despacho debe precisar que el término de cinco años a partir de la Constitución, aludido en el mismo, debe entenderse referido al momento a partir del cual la respectiva sociedad recibió autorización para administrar el fondo de pensiones obligatorio.

De otra parte, teniendo en cuenta que la finalidad del proceso de democratización es llegar a colocar entre las entidades y personas mencionadas en la norma comentada, cuando menos un 20% del capital social, dicho porcentaje accionario deberá ser ofrecido desde la primera oferta pública que se realice, de forma que si antes de los cinco años se logra tal objetivo, cesará la obligación de efectuar nuevas ofertas públicas.

1.2. Contratación seguros de invalidez y sobrevivencia. Al respecto, será responsabilidad de las entidades administradoras verificar que las pólizas que se contraten al efecto, cumplan con los requisitos señalados en el subnumeral 1.4 del numeral 1º, capítulo segundo, título sexto de la presente circular.

1.3. Remisión de extractos. De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994, la letra b) del artículo 31 del estatuto orgánico del sistema financiero y el subnumeral 10) del literal a) del numeral 2.1 del capítulo tercero del presente título, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, con la información exigida al efecto por esta superintendencia. En consecuencia, este despacho considera conveniente impartir las siguientes instrucciones:

a) Plazo para el envío de extractos a los afiliados. Tratándose de fondos de pensiones obligatorias, los extractos periódicos se remitirán a los afiliados dentro de los cuarenta y cinco (45) días comunes siguientes al cierre de cada trimestre; por tal razón, dicho plazo se contará a partir de marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31, respectivamente. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que comprendan períodos inferiores a un trimestre, deberán dejar expresa constancia en los respectivos reglamentos del plazo dentro del cual serán enviados.

Las sociedades administradoras de fondos de cesantía que por virtud de lo dispuesto en el reglamento del fondo respectivo o en los ofrecimientos realizados en sus campañas publicitarias, se hayan comprometido a enviar dichos extractos en períodos inferiores al legalmente establecido y las que con sujeción a las disposiciones vigentes, lo remitan por lo menos una vez al año, deberán proceder a su envío a más tardar el último día hábil del mes siguiente al corte respectivo.

b) Contenido mínimo de los extractos. Los extractos periódicos que remitan las sociedades administradoras de fondos de pensiones y/o cesantías a sus afiliados, deberán contener la información mínima prevista para cada caso en el numeral 4º del literal a) del subnumeral 2.1 del capítulo tercero del presente título, en el inciso 2º del artículo 63 de la Ley 100 de 1993, en armonía con el literal c) del artículo 14 del Decreto 656 de 1994 y de acuerdo con las instrucciones contenidas en la circular de información contable y financiera, sin perjuicio de las disposiciones que a futuro se expidan sobre el particular.

c) Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos. Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia en el respectivo formulario de afiliación o traslado, sin perjuicio de que previa autorización de esta superintendencia, la sociedad administradora utilice un medio distinto que a su juicio brinde la suficiente idoneidad y seguridad para el envío de dichos extractos, caso en el cual deberá dar a conocer a sus afiliados tal situación con no menos de quince (15) días hábiles de antelación.

2. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados

2.1. Régimen de gastos admisibles para el fondo de pensiones. Con cargo a los fondos de pensiones se sufragarán exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:

a) Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del fondo, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa;

c) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones “repo” u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas;

d) La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la superintendencia, y

e) La remuneración correspondiente al revisor fiscal del fondo.

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