CIRCULAR EXTERNA 34 DE 2004

 

CIRCULAR EXTERNA 34 DE 2004 

(Agosto 27)

Ref.: Modificación al capítulo decimoprimero, título primero de la Circular Básica Jurídica-Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos.

Este despacho en uso de sus facultades legales, considera pertinente modificar el capítulo decimoprimero, título I de la Circular Externa 7 de 1996, con el fin de actualizar las instrucciones en materia de prevención del lavado de activos y acoger algunas recomendaciones regulatorias señaladas por el grupo de acción financiera internacional (GAFI). Los principales cambios introducidos en la norma se sintetizan a continuación:

1. Se adiciona un numeral 2.1.13 en el cual se señala que en aquellos eventos en los cuales las autoridades encargadas de la lucha contra el lavado de activos identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la SBC un monitoreo especial de cierto tipo de operaciones o de clientes, el Sipla debe contar con procedimientos que le permitan a la entidad atender oportunamente tales solicitudes y reportar sus resultados en las condiciones que en cada caso se determinen.

2. Se adiciona un literal m) al numeral 2.3.1.1.3 en el cual se señala el deber de aplicar las reglas sobre conocimiento del cliente y demás aspectos del Sipla, a los clientes o personas naturales o jurídicas con las cuales se celebren operaciones, independientemente de que se encuentren sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia cuenten con un Sipla u otro sistema similar de prevención y control del lavado de activos. De este modo, si bien en el capítulo decimoprimero se señalan casos puntuales que no requieren del diligenciamiento de formularios o de la realización de entrevistas, la misma norma es clara en no eximir del cumplimiento de las reglas sobre conocimiento del cliente, y de la aplicación integral del Sipla, a las personas vigiladas por la SBC u otra autoridad estatal.

3. Se adiciona un numeral 2.3.1.1.7 en el cual se indican las reglas especiales para la realización de entrevistas previas a la vinculación de clientes. En dicho numeral, si bien se reitera la regla general según la cual las entrevistas deben ser de carácter presencial, se establece la posibilidad de que las entidades vigiladas prevean dentro de su Sipla, de manera excepcional y por tipo de producto o servicio, procedimientos de entrevista distintos, evento en el cual, el mismo sistema debe contar con mecanismos suplementarios que permitan un adecuado conocimiento del cliente en los términos de los numerales 2.3.1.1.2 y 2.3.1.1.3 de dicho capítulo.

De otra parte, se establece que las entidades que deseen implementar dentro de su Sipla un procedimiento de entrevistas distinto al presencial, deben remitir el proyecto de modificación del mismo a la SBC para su aprobación previa, el cual debe venir acompañado de concepto favorable por parte del oficial de cumplimiento.

4. En el numeral 1.2.10 del anexo 1 se establece la posibilidad de que el formulario de vinculación de clientes se diligencie ya sea de manera electrónica o directamente por la entidad vigilada con base en la información suministrada por el cliente. Se señala que en estos casos la firma y huella debe ser impuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se diligenció el formulario por cualquiera de tales sistemas.

5. En el mismo numeral se indica que si el procedimiento prevé la posibilidad de que la firma y huella sean estampadas por el cliente sin que un funcionario de la entidad vigilada esté presente, el Sipla debe contar con procedimientos y mecanismos adecuados que, en todo caso, le permitan a la entidad establecer que los datos suministrados en el formulario corresponden a los de la persona que firma y estampa su huella, de modo que, en todos los casos, se den los presupuestos de los numerales 2.3.1.1.1 y 2.3.1.1.2 del capítulo decimoprimero. Se indica además que de este último procedimiento debe quedar constancia en el respectivo formulario o en documento anexo, en el que se identifique claramente a la persona que efectúa la verificación a nombre de la entidad.

6. Se modifica el numeral 1.2.2 con el fin de hacer aplicable a todo intermediario del mercado cambiario autorizado para pagar giros del exterior, la obligación de exigir, al momento de efectuar el pago de un giro, el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo. Con todo, se establece que si el beneficiario ya es cliente de la entidad (en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1 del capítulo) no se debe diligenciar el formulario, sin perjuicio del deber de actualización permanente.

7. Se adiciona un literal m) al numeral 2.3.1.1.4 en el sentido de señalar que quedan exceptuadas del requerimiento de formulario y entrevista las personas con las cuales se celebren créditos que se instrumenten a través de libranza siempre que estas no excedan de 3 salarios mínimos legales mensuales y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.

8. Se modifica el numeral 2.1.9 en el sentido de señalar que el Sipla debe contar con procedimientos internos que le permitan a la entidad identificar a clientes que por su perfil o las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado.

9. Así mismo, se adicionan los numerales 2.1.11 y 2.1.12 en los cuales se reitera que el Sipla debe permitirle a la entidad detectar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen ilícito hacia la realización de actividades terroristas o que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades y de informar oportunamente de ello a la unidad de información y análisis financiero (UIAF), así como permitirle determinar el riesgo implícito en las operaciones que se realicen con personas o entidades de países que no aplican las recomendaciones del grupo de acción financiera (GAFI).

10. Se modifica el numeral 2.4.1.1.1 con el fin de permitir que una misma persona sea designada y se desempeñe como oficial de cumplimiento en todas las entidades que pertenezcan a un mismo grupo financiero consolidable (GFC), de acuerdo con las normas que sobre consolidación expida la SBC.

11. Se modifican los anexos 1 y 3, con el fin de adecuar los tipos de identificación a la terminología a la Convención de Viena de Relaciones Diplomáticas y Consulares de 1971 y a la Resolución 3571 de 2003 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

La presente circular rige a partir de su publicación y modifica en lo pertinente la Circular Externa 7 de 1996.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos

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Contenido

— Consideraciones generales
1.Criterios aplicables a la prevención y control del lavado de activos
1.1.Alcance y efectos del lavado de activos en el sector de las entidades vigiladas
1.2.Obligación de prevención y control del lavado de activos
2.Sistema para la prevención y control del lavado de activos
2.1.Políticas en materia de prevención del lavado de activos
2.2.Procedimientos para la prevención del lavado de activos
2.2.1.Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente
2.2.2.Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad
2.3.Mecanismos e instrumentos del Sipla
2.3.1.Mecanismos de control
2.3.1.1.Conocimiento del cliente
2.3.1.1.1.Concepto de cliente
2.3.1.1.2.Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.3.1.1.3.Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.3.1.1.4.Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista
2.3.1.1.5.Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros
2.3.1.1.6.Monitoreo de movimientos de usuarios
2.3.1.1.7.Reglas especiales en materia de realización de entrevistas previas
2.3.1.2.Conocimiento del mercado
2.3.1.3.Detección de operaciones inusuales
2.3.1.3.1.Concepto de operación inusual
2.3.1.3.2.Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales
2.3.1.4.Determinación de operaciones sospechosas
2.3.1.4.1.Regla general
2.3.1.4.2.Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas
2.3.2.Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control
2.3.2.1.Señales de alerta
2.3.2.2.Desarrollo tecnológico
2.3.2.3.Segmentación del mercado
2.3.2.4.Consolidación electrónica de operaciones por cliente
2.3.2.5.Control y registro de transacciones individuales en efectivo
2.3.2.6.Control de transacciones múltiples
2.3.2.7.Capacitación y entrenamiento del personal
2.4.Reglas aplicables al control interno del proceso de prevención del lavado de activos
2.4.1.Reglas aplicables al oficial de cumplimiento
2.4.1.1.Obligación de designar y posesionar a un oficial de cumplimiento
2.4.1.2.Funciones
2.4.2.Reglas aplicables a la auditoría interna
2.4.3.Reglas aplicables a la revisoría fiscal
3.Reglas sobre los reportes derivados de la prevención y control del lavado de activos
3.1.Reportes internos
3.1.1.Reporte interno sobre transacciones inusuales
3.1.2.Reporte interno sobre operaciones sospechosas
3.2.Reportes externos
3.2.1.Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS
3.2.2.Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas
3.2.3.Reporte de operaciones en efectivo
3.2.4.Reporte de transacciones múltiples
3.2.5.Reporte de clientes exonerados
3.2.6.Reporte de casas de cambio sobre operaciones de cambio
4.Reglas sobre la conservación de documentos
5.Prácticas inseguras
Anexo 1:Requisitos para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas
Anexo 2:Proforma reporte de operaciones sospechosas-ROS
Anexo 3:Proforma reporte de transacciones en efectivo del sector financiero
Anexo 4:Proforma reporte de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo
Anexo 5:Proforma reporte de suministro de información de operaciones de cambio (casas de cambio)

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos

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Consideraciones generales

El presente capítulo contiene los criterios que las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC) deben tener en cuenta al adoptar los sistemas de control necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 102 y siguientes del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF). Las instrucciones impartidas en este capítulo señalan los parámetros que deben tenerse en cuenta al adoptar los sistemas integrales de prevención del lavado de activos y orientan a las entidades en el procedimiento a seguir en aquellos eventos en que, conforme a sus procedimientos internos de control, se detecten operaciones que puedan estar vinculadas con este tipo de actividades.

La prevención y control del lavado de activos resulta de suma importancia pues contribuye al aseguramiento de la confianza del público en los sectores cuyo control y vigilancia corresponde a la SBC y al adecuado funcionamiento del sistema de pagos de la economía.

El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado, tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de las instituciones que los integran, sean utilizados para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas y así protegerse contra el riesgo legal y reputacional que el no hacerlo implica.

El papel del supervisor en esta materia es el de verificar que las entidades vigiladas cumplan lo establecido en dicho marco legal, es decir, consiste en velar porque las entidades adopten sistemas adecuados de prevención y control del lavado y que tales sistemas operen correctamente. Para tal fin, el supervisor efectúa un análisis global de los sistemas adoptados por las entidades vigiladas y establece la efectividad general de los mismos, no siendo su objetivo detectar casos concretos de lavado dentro de una institución vigilada.

Las instrucciones establecidas en el presente capítulo constituyen las reglas mínimas que deben observar las entidades vigiladas en el diseño e implantación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado. Es responsabilidad de las entidades hacer todo lo que esté a su alcance para que los sistemas de prevención y control del lavado de activos funcionen, de modo tal que en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.

1. Criterios aplicables a la prevención y control del lavado de activos

1.1. Alcance y efectos del lavado de activos en el sector de las entidades vigiladas

Para los efectos de este capítulo, el lavado de activos se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone una entidad vigilada, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada entre otros para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

1.2. Obligación de prevención y control del lavado de activos

Las entidades vigiladas están en la obligación de prevenir y controlar el lavado en todas sus operaciones. Dicho deber se predica de cada entidad independientemente de que pertenezca a un grupo financiero conformado por otras entidades vigiladas.

2. Sistema para la prevención y control del lavado de activos

Para la adecuada prevención y control del lavado es deber de las entidades adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un sistema que sea integral en la prevención del lavado de activos (Sipla), cuyas características mínimas se describen a lo largo del presente capítulo.

Como todo sistema de administración de riesgos, el Sipla que se adopte debe contener cuando menos los siguientes elementos:

• Las políticas que asumirá la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del lavado de activos. Tales políticas deben traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación de cada uno de los funcionarios de la entidad para el adecuado desarrollo del sistema de prevención que adopten y deben estar contenidas en un código de conducta de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1 del presente capítulo.

• Procedimientos que incluyan responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración de la entidad en el adecuado cumplimiento del Sipla. Tales procedimientos deben estar contenidos en el manual a que hace referencia el numeral 2.2 del presente capítulo.

• Conjunto de mecanismos e instrumentos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre prevención del riesgo de lavado de activos.

• Procedimientos de control del Sipla.

2.1. Política en materia de prevención del lavado de activos

La política que en esta materia adopten las entidades vigiladas por la SBC debe considerar los siguientes presupuestos:

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos

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2.1.1. La prevención y control del lavado abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de la entidad, sean estas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean operaciones activas, pasivas o neutras.

2.1.2. Es deber de las entidades vigiladas, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás funcionarios, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el lavado, particularmente las contenidas en los artículos 102 a 105 EOSF con el propósito no solo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de las entidades cuyo control y vigilancia competen a la SBC.

2.1.3. Cuando las entidades vigiladas realicen operaciones de compra o venta de inversiones de capital o compra o venta de aportes con personas distintas a las vigiladas por la SBC o la Superintendencia de Valores, deben identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo.

2.1.4. El lavado involucra activos de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales.

2.1.5. La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 Código de Comercio, 260 del Código de Procedimiento Penal, 288 del Código de Procedimiento Civil y 105 estatuto orgánico del sistema financiero, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

2.1.6. Para la prevención y control del lavado es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean observados por parte de los funcionarios que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones.

2.1.7. Las entidades deben adecuar su Sipla a los nuevos productos o servicios que diseñen, antes de ofrecerlos al público.

2.1.8. Las reglas de prevención de lavado señaladas en el presente capítulo aplican igualmente respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir de una entidad vigilada activos fijos o bienes que han sido recibidos en dación en pago. Las entidades deben obtener información adecuada de estas personas a fin de evaluar si existen características particulares o cualquier información relevante sobre la operación, que no guarde relación con la actividad económica informada y la declaración de origen de fondos del potencial adquirente o pagador y pueda proceder así con el correspondiente análisis de operación inusual y determinación de operación sospechosa.

2.1.9. El Sipla debe prever procedimientos más estrictos de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado. En tal sentido, el Sipla debe contener mecanismos adecuados que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, procedimientos de control más detallado de las operaciones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En estos casos se debe contar con procedimientos particulares para el control y monitoreo del cliente.

2.1.10. Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.

2.1.11. El Sipla debe permitirle a la entidad detectar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen ilícito hacia la realización de actividades terroristas o que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades y de informar oportunamente de ello a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) en los términos del presente capítulo.

2.1.12. El Sipla debe permitirle a la entidad determinar el riesgo implícito en las operaciones que realicen con personas o entidades de países que no aplican las recomendaciones del grupo de acción financiera internacional (GAFI).

2.1.13. En los eventos en los cuales las autoridades con funciones en la lucha contra el lavado de activos identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la SBC un monitoreo especial de cierto tipo de operaciones o de clientes, el Sipla debe contar con procedimientos que le permitan a la entidad atender oportunamente tales solicitudes y reportar sus resultados en las condiciones que en cada caso se determinen.

La política que se adopte se debe traducir en reglas de conducta que orienten la actuación de la entidad y la de cada uno de sus funcionarios en el adecuado funcionamiento del Sipla. Estas reglas de conducta deben estar contenidas en un código de conducta de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios de la entidad vigilada, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación, y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe desarrollar, cuando menos, los siguientes preceptos tanto en relación con las actuaciones de la entidad vigilada, como respecto del comportamiento de sus accionistas, administradores y empleados:

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2.2.1.4. Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo.

2.2.1.5. Aprobar un sistema de selección del funcionario o funcionarios autorizados para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo o del cumplimiento de los requisitos de vinculación a que se refiere el anexo 1 del presente capítulo.

2.2.1.6. Evaluar periódicamente el funcionamiento del Sipla y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas.

2.2.1.7. Incluir cuando menos trimestralmente en el orden del día de sus reuniones, la presentación personal del informe del oficial de cumplimiento.

2.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad

Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del nivel administrativo de la entidad:

2.2.2.5. Diseñar el manual de procedimientos a seguir por los funcionarios de la entidad para el adecuado cumplimiento del Sipla.

2.2.2.6. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano equivalente el manual de procedimientos a que se refiere el numeral anterior.

2.2.2.7. Adelantar un seguimiento permanente del cumplimiento de los procedimientos por parte de las distintas áreas de la entidad.

2.3. Mecanismos e instrumentos del Sipla

El Sipla que diseñe y ponga en práctica cada entidad vigilada debe involucrar cuando menos los siguientes mecanismos e instrumentos de control:

a) Mecanismos de control

• Conocimiento del cliente

• Conocimiento del mercado

• Detección y análisis de operaciones inusuales

• Determinación y reporte de operaciones sospechosas

b) Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control

• Señales de alerta

• Desarrollo tecnológico

• Segmentación de mercado

• Consolidación electrónica de operaciones

• Control y registro de transacciones individuales en efectivo

• Control de transacciones múltiples

• Capacitación y entrenamiento del personal de la entidad

• Códigos de conducta

• Procedimientos a través de manuales escritos

2.3.1. Mecanismos de control

2.3.1.1. Conocimiento del cliente

2.3.1.1.1. Concepto de cliente

Para los propósitos de las instrucciones contenidas en este capítulo, son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de origen legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

2.3.1.1.2. Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente

El Sipla debe contar con procedimientos adecuados que le permitan a la entidad conocer a las personas que aspiran a ser vinculadas como clientes así como de sus clientes vigentes.

a) Para los efectos del presente capítulo, el conocimiento del cliente supone conocer de manera permanente, cuando menos, los siguientes datos de las personas que se señalan en el inciso anterior:

a.1. Su identificación.

a.2. Su actividad económica.

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a.3. Las características y montos de sus ingresos y egresos.

a.4. Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones en la respectiva entidad.

b) El mecanismo de conocimiento del cliente debe servir cuando menos al propósito de:

b.1. Suministrarle a la entidad información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.

b.2. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes

b.3. Contar con elementos objetivos que permitan evaluar si amerita entablar vínculos comerciales con personas que no pueden ser identificadas.

b.4. Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

Para efectos de lo señalado en el presente numeral, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información señalada en el anexo 1 del presente capítulo, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones allí indicadas.

2.3.1.1.3. Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente

Los procedimientos establecidos con el objetivo conocer al cliente serán adecuados si en su diseño se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:

a) El conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita su vinculación como cliente en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo. Para ello la entidad, salvo en los casos expresamente exceptuados, debe verificar y asegurarse de que el formulario de vinculación de clientes a que hace referencia el anexo 1 del presente capítulo, esté adecuadamente diligenciado.

b) La entidad debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes y que por su naturaleza puedan variar.

c) La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, constituye una señal de alerta para a entidad.

d) Se debe contar con procedimientos claros que permitan el análisis de la información, su archivo ordenado y conservación adecuada, de modo que sea de fácil y rápido acceso para los funcionarios directamente a cargo del deber de prevenir y controlar el lavado y de las autoridades que la soliciten.

e) Salvo en los casos señalados en el numeral 2.3.1.1.4 del presente capítulo, el conocimiento del cliente supone la realización de una entrevista al potencial cliente. De ello debe dejarse constancia documental en la que se indique la fecha y hora en que se efectuó la entrevista y sus resultados.

f) Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica.

g) Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la entidad de conocer a su propio cliente, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo o conglomerado económico.

h) Al momento de decidir sobre la aceptación (vinculación definitiva) de un cliente, resulta prudente que la entidad preste especial atención, entre otros, a aspectos tales como el volumen histórico de los fondos que maneja, el país de origen de los mismos (si el país cumple con los estándares mínimos de conocimiento del cliente), la calidad y el perfil del solicitante (determinar si es no residente, etc.), si las negociaciones se van a conducir a través de medios electrónicos o similares y si la persona administra recursos públicos.

i) Los procedimientos de conocimiento del cliente, por corresponder a estándares mínimos a nivel internacional, deben ser incorporados en los manuales de las entidades subsidiarias en el extranjero.

j) Las entidades deben prever dentro de sus contratos la obligación del cliente de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio de que se trate.

k) La actualización de la información de aquellos clientes que, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la entidad, hayan sido clasificados como “inactivos” o sean titulares de cuentas inactivas, se puede realizar una vez cese dicha condición.

l) Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de sus accionistas o asociados.

m) No exime del conocimiento del cliente, y de la aplicación integral del Sipla, la vinculación como cliente o celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un Sipla u otro sistema similar de prevención del lavado de activos.

2.3.1.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista.

En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades vigiladas no están obligadas a obtener el formulario de vinculación ni a realizarle entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones, productos o servicios:

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a) Operaciones realizadas entre entidades vigiladas por la SBC.

b) Operaciones realizadas entre entidades vigiladas por la SBC y entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores respecto de aquellas operaciones realizadas por cuenta propia.

c) Operaciones realizadas con organismos multilaterales.

d) Operaciones realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la SBC.

e) Operaciones realizadas por las entidades vigiladas por la SBC que desarrollan operaciones de redescuento. En este caso la información relativa a los clientes beneficiarios del crédito debe ser recaudada por la entidad vigilada que tiene la relación contractual con el beneficiario final de los recursos de redescuento.

f) La vinculación a entidades administradoras del sistema general de pensiones en cuanto a los aportes obligatorios.

g) La vinculación a entidades administradoras de cesantías, salvo la realizada por los trabajadores independientes.

h) La constitución de fiducias de administración de pagos de obligaciones pensionales.

i) En los títulos de capitalización colocados mediante mercadeo masivo o bancapitalización siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

j) En los siguientes seguros:

• Obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT.

• Exequiales

• Pólizas de vidrios

• Pólizas judiciales

• Pólizas de lucro por rotura

• Los tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

• Los relativos a la seguridad social.

• Los tomados por entidades sometidas a control y vigilancia de la SBC.

• Aquellos en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público, salvo los tomados por empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la SBC.

• Los contratos de reaseguro y de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

• Los tomados mediante mercadeo masivo o bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.

• De salud.

• Aquellos tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

• Aquellos que las entidades aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.

• Aquellos otorgados mediante procesos de licitación pública.

• De cumplimiento cuando se celebren para garantizar el cumplimiento de contratos con entidades de carácter público.

• De accidentes personales en vuelo.

k) Cuentas de ahorro abiertas para el pago de nómina de empleados.

l) Cuentas de ahorro abiertas para el pago de pasivos pensionales.

m) En los créditos que se instrumentan a través de libranza siempre que estas no excedan de 3 salarios mínimos legales mensuales y sean otorgadas a empleados de empresas que se encuentren previamente vinculadas en calidad de cliente con la entidad vigilada otorgante del crédito.

Salvo la regla contenida en el numeral 1.2.2, anexo 1 del presente capítulo, no será necesario obtener el formulario de vinculación ni realizar entrevista a aquellas personas que tengan exclusivamente la calidad de beneficiarios.

2.3.1.1.5. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros

Las entidades vigiladas vinculadas a un mismo grupo financiero, pueden desarrollar el cumplimiento de las instrucciones en materia de diligenciamiento del formulario de vinculación de clientes, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y vincule por primera vez al cliente, siempre y cuando se de estricto cumplimiento a cada una de las siguientes reglas:

a) El grupo debe diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de los requisitos de información exigidos por la SBC para los distintos productos o servicios ofrecidos por el grupo y que permita recaudar la información completa de los clientes independientemente del tipo de entidad de que se trate. El formato debe indicar claramente que la información se recauda para efecto de una eventual vinculación del cliente con otras entidades del mismo grupo financiero, y debe contener una estipulación en la que el cliente autorice de manera expresa e inequívoca su remisión a las demás entidades del mismo grupo a las que sucesivamente se vincule.

b) La entidad vigilada que recaude la información debe cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en el presente instructivo en materia de conocimiento del cliente, debiendo mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos.

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c) A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades pertenecientes al grupo, estas adquieren la obligación de cumplir con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del Sipla, así como, colaborar en la actualización de la información del cliente con la entidad del grupo que tenga a su cargo dicha responsabilidad.

d) En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad vigilada perteneciente al mismo grupo financiero, la entidad que haya recaudado la información debe estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra entidad del mismo grupo, de manera actualizada en condiciones tales que pueda ser verificable.

e) Con el fin de evitar la duplicidad en la información sobre los clientes vinculados al mismo grupo, se puede disponer que el formulario físico con sus respectivos anexos documentales sea archivado en debida forma por la entidad vigilada del grupo que haya recaudado por primera vez la información del cliente. La circularización o suministro de los datos a las distintas entidades del grupo puede hacerse en archivo sistematizado, medio magnético o cualquier otro mecanismo que garantice la entrega de la información de manera integral, completa y oportuna. En el evento en que la información se comparta de manera sistematizada, el grupo financiero debe contar con recursos tecnológicos y con una base de datos homogénea que contenga cuando menos la información y datos del cliente exigida por la SBC y que permita a las distintas entidades del grupo cumplir con las disposiciones generales y especiales sobre conocimiento del cliente que les resulten aplicables.

2.3.1.1.6. Monitoreo de movimientos de usuarios

a) Concepto de usuario

Son usuarios aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes en los términos del numeral 2.3.1.1.1, la entidad vigilada les presta un servicio.

b) Prevención del lavado respecto de movimientos de usuarios

Las entidades deben estar en capacidad de monitorear, de manera general, operaciones que realicen sus usuarios a través de su red de cajeros automáticos o través de otros sistemas electrónicos, de modo que, por medio de señales de alerta, se puedan eventualmente identificar operaciones inusuales.

El Sipla debe establecer criterios objetivos que, en función del nivel de exposición al riesgo de lavado, permitan identificar la necesidad de efectuar este tipo de monitoreo, u otros similares, respecto de operaciones realizadas por usuarios a través de medios distintos a los enunciados en el inciso anterior.

2.3.1.1.7.Reglas especiales en materia de realización de entrevistas previas

Para los efectos de lo dispuesto en los literales e) y f) del numeral 2.3.1.1.3 la entrevista que se efectúe a un potencial cliente debe ser de carácter presencial.

Con todo, las entidades podrán excepcionalmente y por tipo de producto o servicio, prever dentro de su Sipla procedimientos de entrevista distintos al presencial. En estos casos, la entidad debe diseñar y adoptar dentro de su Sipla procedimientos y mecanismos suplementarios de carácter especial que permitan conocer adecuadamente a su potencial cliente de modo que en todo momento se den los presupuestos de los numerales 2.3.1.1.2 y 2.3.1.1.3 del presente capítulo.

Las entidades que de manera excepcional introduzcan dentro de su Sipla procedimientos de entrevista distintos al presencial deben remitir previamente a la SBC, para su aprobación, el proyecto de modificación que contenga además la descripción de los procedimientos suplementarios especiales que se implementarán dentro del sistema para garantizar un adecuado conocimiento del cliente.

2.3.1.2. Conocimiento del mercado

Una adecuada prevención y control del lavado a través del Sipla supone también la adopción de metodologías y procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrece. Un adecuado conocimiento del mercado de productos y servicios de la entidad debe permitir establecer con claridad cuáles son las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo, para así compararlas con las transacciones que realizan quienes negocian con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada entidad, actualizándose continuamente conforme a los cambios que se presenten.

2.3.1.3. Detección de operaciones inusuales

2.3.1.3.1.Concepto de operación inusual

• Respecto de los clientes, son inusuales aquellas transacciones cuya cuantía o características no guardan relación con su actividad económica.

• Respecto de los usuarios, son inusuales aquellas transacciones que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

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2.3.1.3.2.Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales

No será adecuado el Sipla que no le permita a la entidad vigilada establecer cuándo una operación debe considerarse inusual en los términos indicados en el numeral anterior.

Por ello el Sipla debe contar con procedimientos diseñados para detectar las operaciones inusuales de sus clientes y usuarios. Para la adopción de estos procedimientos resulta adecuado emplear los criterios aplicables a los demás mecanismos e instrumentos a que hace referencia el presente capítulo.

2.3.1.4. Determinación de operaciones sospechosas

2.3.1.4.1. Regla general

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o de los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.

En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y almacenadas en la entidad respecto de las cuales, y de acuerdo con el Sipla desarrollado para el efecto, se presuma que podrán ser destinadas a la realización de actividades delictivas.

2.3.1.4.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas

El Sipla debe permitirle a la entidad establecer cuándo una operación realizada por un cliente es sospechosa.

El Sipla será adecuado si le permite a la entidad efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus clientes de modo tal que pueda establecer si la operación es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias políticas sean aplicables.

El objetivo de este análisis es el de detectar aquellas operaciones respecto de las cuales se sospecha pueden estar ligadas a alguna actividad delictiva y de esta manera poder tomar decisiones sobre la manera como se debe proceder en cada caso.

La entidad estará adecuadamente protegida contra el lavado si, entre otros, cuenta con procedimientos eficaces para la determinación de operaciones sospechosas y sobre la forma como deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes.

En punto de los procedimientos de detección de operaciones sospechosas es de suma importancia que la entidad comprenda que su deber es el de informar a las autoridades de manera inmediata sobre cada operación de este tipo que sea de su conocimiento.

Si bien la entidad, de acuerdo con sus propias políticas puede buscar los mecanismos legales tendientes a terminar cualquier vínculo contractual con aquel cliente que llevó a cabo una operación que a su juicio sospechosa en los términos indicados en el literal anterior, es importante subrayar que la entidad no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos por el solo hecho de mantener vigente dicho vínculo con el cliente, pues su deber en este punto es el de informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes.

2.3.2. Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control

Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, un adecuado Sipla debe soportarse en instrumentos de prevención y control, tales como los que a continuación se señalan:

2.3.2.1. Señales de alerta

Son entre otras, hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo, cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado y los demás mecanismos e instrumentos señalados en el presente capítulo.

2.3.2.2.Desarrollo tecnológico

Como instrumento vital para el desarrollo del Sipla, las entidades vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas adecuadas.

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2.3.2.3. Segmentación del mercado

Segmento es el rango de mercado dentro el cual se inscribe cada cliente de acuerdo con la naturaleza, características, volumen o frecuencia de sus transacciones, nivel de riesgo, clase de producto o servicio, origen o destino de las operaciones, o cualquier otro criterio similar, conforme las políticas comerciales de clasificación adoptadas por la entidad vigilada.

El propósito de la segmentación es el de determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen los correspondientes clientes a efectos de detectar las operaciones inusuales que estos realicen.

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las entidades vigiladas deben adoptar parámetros de segmentación, o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Los instrumentos elegidos y la segmentación deben permitirle a la entidad determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.

2.3.2.4. Consolidación electrónica de operaciones por cliente

Será adecuado el Sipla que, entre otros factores, se apoye en instrumentos que le permitan a la entidad consolidar electrónicamente las operaciones que realiza con sus clientes dentro de cada mes calendario, de modo que puedan conocerse tales operaciones discriminadas entre operaciones débito y crédito, cuando sea el caso.

2.3.2.5. Control y registro de transacciones individuales en efectivo

Como instrumento adicional y en desarrollo de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas, deben dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las siguientes sumas:

a) Entidades vigiladas diferentes a casas de cambio: Diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, publicada por el Banco de la República en su página en internet.

b) Casas de cambio: Quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) o su equivalente en otras monedas.

Con todo, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, habiéndose establecido la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas a registro.

• Que de acuerdo con lo exigido en el numeral 2º, artículo 103 estatuto orgánico del sistema financiero, se lleve un registro de transacciones en efectivo, por las cuantías establecidas en este capítulo para el efecto, en el que se identifique por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 2.2. del presente capítulo, en el manual de procedimientos se deberá establecer, dentro de la estructura organizacional, el cargo que tiene como función la responsabilidad de exonerar a clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

2.3.2.6.Control de transacciones múltiples

Las operaciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en el numeral 2.3.2.5, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación:

a) Entidades vigiladas diferentes a casas de cambio: Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) ó cincuenta mil dólares (US $50.000) ó su equivalente en otras monedas.

b) Casas de cambio: Mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $1.500) ó su equivalente en otras monedas.

Estas transacciones están sujetas a control, pues se estima que constituyen un instrumento eficaz en la identificación del riesgo de lavado a que se expone una entidad. En consecuencia, será adecuado el Sipla que identifique procedimientos especiales para su análisis.

Con todo, no es necesario sumar, para efectos del control a que se refiere este numeral, las transacciones en efectivo que se realicen en ventanilla para el simple cambio de moneda (billetes o monedas metálicas) en pesos de una denominación por otra.

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2.3.2.7.Capacitación y entrenamiento del personal

Otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del Sipla es la implantación y permanente ejecución de programas de capacitación y entrenamiento del personal de la entidad acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevención del lavado adoptados.

Las entidades deben capacitar y entrenar a sus empleados en los procesos de inducción y anualmente en los programas de actualización a través de actividades de capacitación orientados a la prevención y control del lavado respecto de las operaciones especificas de cada área.

Son adecuados aquellos programas que destaquen las responsabilidades de las instancias encargadas de ejecutar los mecanismos e instrumentos de prevención de actividades delictivas y de las que supervisan el cumplimiento de los procedimientos en cada área, como también aquellos que incluyen aspectos relacionados con el régimen de responsabilidad por el incumplimiento de los deberes que obligan a una adecuada prevención y control del lavado.

Los programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados. Para valorar su efectividad, la entidad debe evaluarlos anualmente y adoptar los mecanismos que considere pertinentes para mejorar las deficiencias.

2.4. Reglas aplicables al control interno del proceso de prevención del lavado de activos

El Sipla debe prever mecanismos adecuados de control interno que le permitan a la entidad garantizar el funcionamiento de los mecanismos e instrumentos propios de la prevención y control del riesgo de lavado.

Como regla general, la entidad debe establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación y supervisión del Sipla a fin de que se puedan determinar las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos de control y adoptar las medidas conducentes con el propósito de corregir y optimizar el proceso.

En particular, la entidad debe asignar funciones a su oficial de cumplimiento, al área de auditoría si la hubiere y a la revisoría fiscal.

A continuación, se establecen las funciones y responsabilidades mínimas que deben asignarse de acuerdo con lo señalado:

2.4.1. Reglas aplicables al oficial de cumplimiento

2.4.1.1. Obligación de designar y posesionar a un oficial de cumplimiento

Las entidades vigiladas tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 estatuto orgánico del sistema financiero, de designar un oficial de cumplimiento y de proporcionarle una adecuada estructura administrativa de apoyo.

Este funcionario debe ser designado por la junta directiva (o el órgano que haga sus veces), ser de alto nivel, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

El oficial de cumplimiento debe tomar posesión de su cargo en los términos establecidos en el numeral 1º, capítulo décimo, título I de esta circular. Una vez posesionado ante la SBC, debe remitirse a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero (UIAF), el nombre, número de cédula de ciudadanía de dicho funcionario y de su suplente si lo hubiere. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

Una misma persona puede desempeñarse como oficial de cumplimiento de varias entidades vigiladas por la SBC, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

2.4.1.1.1. Que no sea designado para desempeñarse como tal en más de cinco (5) entidades de manera simultánea, salvo de que se trate de entidades que pertenezcan todas a un mismo grupo económico consolidable (GFC) en los términos señalados de manera general por la SBC, evento en el cual puede desempeñarse de manera simultanea en todas ellas.

2.4.1.1.2. Que la junta directiva o el órgano que hagas sus veces en cada una de las entidades lo designe expresamente para tales fines.

2.4.1.1.3. Que cada una de las entidades le asigne un equipo de trabajo humano y técnico adecuado.

2.4.1.1.4. Que el oficial de cumplimiento acepte expresamente la designación como oficial de cumplimiento ante cada una de las entidades nominadoras.

2.4.1.1.5. Que, sin perjuicio del deber que se le imponga de reportar a una matriz o holding, deba reportar por separado a la junta directiva o al órgano que haga sus veces de cada entidad vigilada en la que se desempeñe como tal.

2.4.1.2. Funciones

El oficial de cumplimiento tendrá como mínimo las siguientes funciones:

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Anexo 1

Requisitos para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas

De acuerdo con lo señalado en el literal a), numeral 2.1.1.3 del presente capítulo, el conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita ser admitida como tal.

El presente anexo contiene las pautas que deben observarse durante el proceso de vinculación de clientes de entidades vigiladas.

1. Requisitos relativos a la información que deben contener los formularios de vinculación de clientes.

1.1. Regla general

Las entidades vigiladas, salvo en los casos expresamente exceptuados en el numeral 2.3.1.1.4 del presente capítulo, deben obtener, de las personas que desean vincularse como clientes, en los términos del numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo, el diligenciamiento de formularios de vinculación para el suministro de productos o prestación de servicios, que cumplan con los requisitos aquí indicados. El formulario de vinculación debe ser diligenciado también por toda persona que por virtud del contrato de suministro producto o prestación de servicio puedan disponer de los recursos o fondos vinculados al mismo. Para ello deberán observarse adicionalmente las reglas establecidas en el numeral 1.2 del presente anexo.

Todo formulario que se diseñe debe contener espacios para recolectar, cuando menos, la siguiente información:

PN: Vinculación de persona natural PJ: Vinculación de persona jurídica

DescripciónPNPJ
Nombre y apellidos completos o razón socialXX
Número de identificación: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, carné diplomático, pasaporte o NITXX
Nombre y apellidos completos del representante y número de identificación X
Dirección y teléfono del representante X
Lugar y fecha de nacimientoX 
Dirección y teléfono residenciaX 
Ocupación, oficio o profesiónX 
Descripción actividad: Independiente, dependiente, cargo que ocupa, actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU (Código internacional de industria uniforme)XX
Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica
Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente
XX
Tipo de empresa: privada, pública, mixta X
Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo)XX
Ingresos y egresos mensualesXX
Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la principalXX
Total activos y pasivosXX
En el caso de fiducia, la clase de recursos e identificación del bien que se entregaXX
Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgoXX
firma y huella del solicitanteXX

El formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información cuando quiera que la actividad del potencial cliente suponga transacciones en moneda extranjera:

DescripciónPNPJ
El tipo de operaciones en moneda extrajera que normalmente realizaXX
Cuentas corrientes que posea en moneda extranjera: Número de cuenta, banco, ciudad, país y monedaXX
De no ser el caso, manifestación clara de que no realiza transacciones en moneda extranjeraXX

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1.2. Reglas especiales en materia de diligenciamiento de formularios

1.2.1. Cuando por virtud de la naturaleza o estructura del contrato en el momento de vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan a la entidad como clientes, como sucedería en el caso de beneficiarios de ciertos contratos de seguro y de fiducia cuya identidad a veces solo se establece en el futuro, queda claro que la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen.

1.2.2. Los intermediarios del mercado cambiario autorizados para pagar giros del exterior, deben exigir, al momento de efectuar el pago de un giro, el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo. Con todo, se considera que basta con exigir como anexo la fotocopia del documento de identificación de la persona o su representante. Si el beneficiario ya es cliente de la entidad (en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo) no se debe diligenciar el formulario.

1.2.3. Cuando el solicitante sea una persona jurídica de derecho público, la firma y huella requerida se debe estampar por quien sea designado para el efecto por la respectiva entidad.

1.2.4. Cuando algún producto se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse además la acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos.

1.2.5. Cuando el producto se contrate por intermedio de personas vigiladas por la Superintendencia de Valores la entidad vigilada por la SBC debe además mantener actualizado:

— El certificado que acredite al intermediario como tal.

— El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los funcionarios facultados para tramitar este tipo de operación.

1.2.6. Tratándose de CDT´S y bonos, cuando el endoso no es registrado con anterioridad a la fecha de pago, o el beneficiario es diferente del suscriptor, se debe obtener la firma y huella de quien cobra el título y la fotocopia del documento de identidad.

1.2.7. Los beneficiarios de los fondos comunes ordinarios y especiales de inversión, no están obligados a efectuar declaración voluntaria del origen de los bienes y/o fondos cuando estos sean diferentes del constituyente o adherente.

1.2.8. En contratos de capitalización vigentes a abril de 1999, la firma puede ser registrada al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre ese título.

1.2.9. Reglas especiales en materia de contratos de seguros y capitalización:

— En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea una persona diferente al tomador o suscriptor, la información relativa a aquellos debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente capítulo, la operación debe calificarse como inusual.

— La compañía de seguros puede recaudar la información comercial a través de los formularios de declaración de asegurabilidad o de solicitud de seguro, siempre que tales formularios estén diseñados de tal forma que permitan obtener la información que se refiere en el numeral 1.1 de este anexo.

— Cuando la celebración del contrato sea promovida por un intermediario de seguros y de capitalización, este será responsable del recaudo y verificación de la información que trata el presente anexo. Con todo, una vez se produzca la vinculación el intermediario debe remitir la totalidad de la documentación a la entidad aseguradora.

— La confirmación y custodia de la información corresponderá, a la compañía aseguradora o a la sociedad de capitalización y se dejará evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento.

— En las operaciones de coaseguro corresponde a la compañía líder el cumplimiento de las obligaciones contempladas en este capítulo.

1.2.10. En aquellos eventos en los cuales el formulario de vinculación se diligencie por algún medio electrónico adecuado o por la entidad vigilada con base en la información que le suministre la persona que desea vincularse como cliente, en todo caso se debe obtener la firma y huella dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se haya diligenciado el formulario.

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Si dentro de los procedimientos de vinculación de clientes se prevén mecanismos de firma y aplicación de huella en los formularios sin que haya presencia de un funcionario por parte de la entidad vigilada, el Sipla debe contener procedimientos y mecanismos adecuados que, en todo caso, le permitan establecer que los datos suministrados en el formulario corresponden a los de la persona que firma y estampa su huella, de modo que en todos los casos se den los presupuestos de los numerales 2.3.1.1.1 y 2.3.1.1.2 del presente capítulo. De este último procedimiento debe quedar constancia en el respectivo formulario o en documento anexo, en el que se identifique claramente a la persona que efectúa la verificación. El diligenciamiento del formulario a través de estos mecanismos no exime del deber de realizar entrevista, la cual debe efectuarse siguiendo las reglas señaladas en el numeral 2.3.1.1.7 del presente capítulo.

2. Requisitos en materia de documentación anexa al proceso de vinculación de clientes

2.1. Regla general

El proceso de vinculación de clientes supone no solo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye también la recolección de información documental que le permita a la entidad corroborar la veracidad de la información contenida en el mismo y contar con información adicional sobre las características de un potencial cliente.

Para ello cada entidad, a través de su Sipla y en función del tipo de productos o servicios que ofrece, debe establecer qué tipo de documentación habrá de exigir como anexo al formulario de cada cliente, considerando para ello aspectos tales como el nivel de exposición del producto o servicio al riesgo de lavado, el nicho de mercado de la entidad o el tipo y características del cliente de que se trate.

Cada entidad dentro del Sipla debe establecer las políticas y criterios que permitan determinar los casos en los cuales, considera adecuado exigir documentación distinta a la señalada en el presente anexo o eximir a un cliente del suministro de la misma.

Es importante reiterar que, de acuerdo con lo establecido en el capítulo XVI, parte tercera del estatuto orgánico del sistema financiero, es deber de las entidades estar adecuadamente protegidas contra el riesgo de lavado mediante la adopción e implantación de un Sipla. En tal sentido, si una entidad, siguiendo sus propios criterios, decide eximir a un cliente del suministro de cierta información documental, deberá estar en capacidad de evaluar el riesgo y el efecto que conlleva no conocer adecuadamente a sus clientes.

Las entidades deberán establecer en sus manuales de procedimiento quién o quiénes, de acuerdo con la estructura organizacional interna, tienen la facultad y autorización de eximir a un cliente del suministro de información documental.

Solo a título de guía y considerando la experiencia recolectada en materia de sensibilidad al riesgo de lavado, a continuación se señalan los documentos que se consideran adecuados para ayudar al proceso de conocimiento del cliente al momento de su vinculación, sin perjuicio de que cada entidad determine unos distintos en función de criterios particulares:

2.1.1. Anexos a personas naturales

Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas naturales:

Fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, carné diplomático, pasaporte o cédula de extranjería)
Constancia de ingresos (Honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda)
Declaración de renta del último período gravable disponible
Estados financieros certificados o dictaminados a la última fecha de corte disponible al momento de la apertura, cuando aplique

2.1.2. Anexos a personas jurídicas

Sin perjuicio de lo establecido en el numeral 2.1 anterior, se consideran adecuados los siguientes documentos anexos respecto de personas jurídicas:

Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio, el cual puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada
Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT), el cual puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal
Estados financieros certificados o dictaminados
Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal identificando número del documento de identidad
Declaración de renta del último período gravable disponible

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2.2. Reglas especiales sobre anexos por tipo de producto o servicio

Sin perjuicio de lo señalado en los numerales 2.1.1 y 2.1.2 del presente anexo, se deben tener en cuenta las siguientes reglas especiales aplicables a ciertos tipos de productos o servicios:

2.2.1. En los casos de suscripción de certificados de depósito a término y bonos

a) Personas naturales

En cualquier caso no se considera necesario exigir declaración de renta y estados financieros certificados o dictaminados.

b) Personas jurídicas

En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

2.1.2.1. En los casos en que se efectúen aportes a fondos de pensiones voluntarias o aportes voluntarios a fondos de pensiones obligatorias con recursos del afiliado o partícipe.

a) Personas naturales

En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

2.1.2.2. En los casos de celebración de negocios fiduciarios

a) Personas naturales

Se considera adecuado solicitar, además de los documentos recomendados en el numeral 2.1.1 del presente anexo, el certificado de libertad y tradición del inmueble entregado en fiducia.

En cualquier caso no se considera necesario exigir la declaración de renta del último período gravable.

Además, se considera que cuando se trate de personas que se vinculan a través de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión, basta con exigir fotocopia de la cédula de ciudadanía.

b) Personas jurídicas

En cualquier caso, tratándose de personas jurídicas que se vinculen a través de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión, no se considera necesario exigir declaración de renta y estados financieros certificados o dictaminados.

2.1.2.3. En los casos de celebración de contratos de seguro tanto para personas naturales como personas jurídicas

Se considera adecuado solicitar, además de los documentos recomendados en el numeral 2.1.1 del presente anexo, los siguientes documentos anexos: a) indicación de vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario; b) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas sobre seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años; c) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.

En ningún caso se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

En todo caso, no resulta necesario exigir documentación anexa alguna cuando se trate de personas naturales que suscriban contratos de seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o inferior a 1.270 salarios mínimos legales mensuales; automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 381 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 846 salarios mínimos legales mensuales;

Igual regla a la establecida en el párrafo anterior aplica a las personas jurídicas que contraten seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o inferior a 8.450 salarios mínimos legales mensuales; seguros de automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 1.258 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o inferior a 1.057 salarios mínimos legales mensuales.

2.1.2.4. En los casos de celebración de contratos de capitalización

a) Personas naturales

En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados.

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CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Anexo 1

Prevención y control del lavado de activos

Páginas 88 a 98

b) Personas jurídicas

En cualquier caso no se considera necesario exigir estados financieros certificados o dictaminados y declaración de renta.

En todo caso, no resulta necesario exigir documentos anexos cuando se trate de personas que adquieran títulos de capitalización pagaderos en cuota única de menos de 20 salarios mínimos legales mensuales y para aquellos pagaderos en cuotas periódicas de menos de 5 salarios mínimos legales mensuales.

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Anexo III

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Información de la transacción

1. Fecha de la transacción: Se registra la fecha en que se realizó la transacción bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

2. Valor de la transacción: Se registra el valor, en pesos sin decimales, de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la tasa representativa del mercado vigente para el día en que se realizó la operación.

3. Moneda: Se registra la moneda en que se efectuó la transacción, de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Moneda nacional, 2 = Moneda extranjera.

4. Código de la oficina: Se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

5. Tipo de producto: Se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción: 1 = Cuenta corriente, 2 = Cuenta de ahorros, 3 = Créditos, 4 = Tarjeta Crédito, 5 = Certificados de depósito, 6 = Fondos fiduciarios, 7 = Fondos de pensiones y cesantías, 8 = Operaciones realizadas por otra entidad, 9 = Otro.

6. Tipo transacción: Se diligencia el código del tipo de transacción efectuada: 1 = Débito, 2 = Crédito, 3 = Manejo de divisas.

7. Número de la cuenta: Se registra el número de la cuenta (producto) con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores.

8. Tipo de identificación: Se debe indicar el tipo de documento de identificación del titular de la cuenta (producto): Los códigos a utilizar son: 1 = Cédula de ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Carné diplomático, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento.

9. Número de identificación: Se debe indicar de número del documento de identificación del titular de la cuenta (producto). Para aquellas operaciones en las cuales la entidad financiera actúa como intermediario o prestador del servicio de recaudo o entrega de dinero, tales como recibo de pago de servicios, recaudo de impuestos, retiros en cajeros de la entidad por clientes de otra entidad, se debe registrar el número de identificación de la persona que efectúa la operación.

10. Código municipio: Se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE.

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