CIRCULAR EXTERNA 34 DE 2006 

(Abril 18)

Asunto: Trámite de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo Nº 532.

1. Diligenciamiento de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo.

De conformidad con lo establecido en los artículos 5º y 17 de la Resolución 12799 de 2005 de la DIAN, el diligenciamiento de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo se realizará a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN-Muisca y, una vez impresa, será presentada a las autoridades aduaneras para su trámite correspondiente. En caso de contingencia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales autorizará el diligenciamiento manual de dicha declaración en formularios que facilitará a los declarantes y empresas de transporte de valores autorizadas.

2. Formalización de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo.

En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2º del artículo 7º y numeral 2º del artículo 8º de la Resolución 14 de 2005 de la DIAN, el funcionario aduanero deberá:

• Verificar la conformidad del formulario consolidado, las declaraciones soporte del mismo y la cantidad de dinero en efectivo que ingresa o sale del país, dejando constancia en la casilla de observaciones del formulario 532 respecto del dinero faltante o del dinero en efectivo no amparado en la declaración respecto del cual se haya aplicado la medida de retención de divisas prevista por el literal f) del artículo 8º del Decreto-Ley 1092 de 1996, de acuerdo con las causales previstas por el artículo decimoprimero de la Resolución 14 de 2005 de la DIAN.

• Formalizar y firmar electrónicamente a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN-Muisca el formulario consolidado presentado por la empresa de transporte de valores autorizada. La formalización y firma a través del sistema del formulario consolidado conlleva la formalización y firma automática de las declaraciones soporte, por ello el funcionario no debe proceder a formalizar y firmar electrónicamente las declaraciones individuales.

• Escribir en la declaración consolidada y en las declaraciones soporte presentadas por la empresa de transporte de valores autorizada, su nombre, cargo, fecha de ingreso o salida del país del dinero en efectivo, firmando todas las declaraciones en forma autógrafa.

3. Trámites manuales en el proceso de presentación de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo Nº 532.

Cuando por problemas técnicos el declarante, la empresa de transporte de valores autorizada o el funcionario de la DIAN no puedan diligenciar la declaración o formalizarla a través de los servicios informáticos electrónicos DIAN-Muisca, se adelantará el siguiente procedimiento:

3.1. Trámite manual para el diligenciamiento de la declaración de ingreso-salida de dinero en efectivo por parte de declarantes y empresas de transporte de valores autorizadas.

• Tomar una imagen impresa del mensaje de error que el sistema esté reportando.

• Diligenciar el formato Nº 10095 anexo a este memorando.

• Diligenciar la declaración de ingreso-salida de divisas en el formulario dispuesto en el portal de la DIAN en la siguiente ruta: servicios/formularios/formularios e instructivos/formularios 2006/532 declaracion de ingreso-salida de dinero en efectivo, y presentarlo a la empresa de transporte de valores o al funcionario aduanero, según corresponda, junto con el formato 10095 y la imagen impresa del mensaje de error reportada por el sistema.

• Realizar la formalización manual de la declaración consolidada y las declaraciones soporte, de conformidad con el procedimiento que se establece en el numeral 3.2.2 del presente memorando, por parte del funcionario aduanero.

• Una vez se restablezca el sistema o desaparezcan la circunstancias que ocasionaron el problema técnico, el declarante y/o empresa de transporte de valores procederá a diligenciar la declaración a través de los servicios informáticos electrónicos DIAN-Muisca, dejando constancia en la casilla de observaciones del formulario virtual que esa declaración reemplaza la declaración con trámite manual, citando para el efecto el número de formulario manual. Una vez diligenciadas, impresas y firmadas las declaraciones que reemplazarán las que obtuvieron trámite manual, el declarante y/o empresa de transporte de valores las presentarán al funcionario aduanero acompañadas de las declaraciones que obtuvieron trámite manual, para que se proceda a su formalización.

• En el proceso de formalización de la declaración consolidada y las declaraciones soporte que reemplazan las que obtuvieron trámite manual, el funcionario dejará en la casilla de observaciones la siguiente constancia: “Formalización a través del sistema de la declaración Nº XXXXXX y sus declaraciones soporte, cuyo trámite se autorizó en formularios diligenciados manualmente”.

3.2. Trámite manual para la formalización de la declaración consolidada y las declaraciones soporte por parte de los funcionarios aduaneros.

3.2.1. Trámite manual de la formalización cuando la declaración consolidada y las declaraciones soporte fueron diligenciadas a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN-Muisca y no se pudieron formalizar por fallas en el sistema.

• Tomar una imagen impresa del mensaje de error que el sistema esté reportando.

• Diligenciar el formato Nº 10095 anexo a este memorando.

• Verificar la conformidad del formulario consolidado, las declaraciones soporte del mismo y la cantidad de dinero en efectivo que ingresa o sale del país, dejando constancia en la casilla de observaciones del formulario 532 respecto del dinero faltante o del dinero en efectivo no amparado en la declaración respecto del cual se haya aplicado la medida de retención de divisas prevista por el literal f) del artículo 8º del Decreto-Ley 1092 de 1996, de acuerdo con las causales previstas por el artículo decimoprimero de la Resolución 14 de 2005 de la DIAN.

• Firmar en forma autógrafa la declaración consolidada y las declaraciones soporte presentadas por la empresa de transporte de valores, y autorizar el trámite de ingreso o salida del dinero en efectivo debidamente declarado.

• Una vez se restablezca el sistema o desaparezcan las circunstancias que ocasionaron el problema técnico, el funcionario que autorizó el ingreso o salida del dinero en efectivo mediante trámite manual, procederá a realizar la formalización y firma de la declaración consolidada a través de los servicios informáticos electrónicos DIAN-Muisca; en la casilla observaciones el funcionario registrará lo siguiente: “Formalización a través del sistema de la declaración Nº XXXXXX y sus declaraciones soporte cuyo trámite se autorizó manualmente”.

3.2.2. Trámite manual de la formalización cuando la declaración consolidada y/o las declaraciones soporte fueron diligenciadas manualmente.

• Revisar el formato 10095 y la imagen del mensaje de error que presentan como justificantes del diligenciamiento manual de las declaraciones.

• Verificar la conformidad del formulario consolidado, las declaraciones soporte del mismo y la cantidad de dinero en efectivo que ingresa o sale del país, dejando constancia en la casilla de observaciones del formulario 532 respecto del dinero faltante o del dinero en efectivo no amparado en la declaración respecto del cual se haya aplicado la medida de retención de divisas prevista por el literal f) del artículo 8º del Decreto-Ley 1092 de 1996, de acuerdo con las causales previstas por el artículo decimoprimero de la Resolución 14 de 2005 de la DIAN.

• Numerar manualmente tanto la declaración consolidada como las declaraciones soporte, utilizando los rangos de números de formularios entregados a cada administración por la subdirección de control cambiario.

• Firmar en forma autógrafa la declaración consolidada y las declaraciones soporte presentadas por la empresa de transporte de valores y autorizar el trámite de ingreso o salida del dinero en efectivo debidamente declarado.

• Una vez se restablezca el sistema o desaparezcan las circunstancias que ocasionaron el problema técnico, y el declarante y/o la empresa de transporte de valores diligencie y presente ante la DIAN la declaración consolidada y/o las declaraciones soporte, en los términos que se establecen en el numeral 3.1 del presente memorando, el funcionario aduanero procederá a formalizar a través de los servicios informáticos electrónicos DIAN-Muisca las declaraciones, dejando en la casilla de observaciones del formulario virtual la siguiente constancia: “Formalización a través del sistema de la declaración Nº XXXXXX y sus declaraciones soporte, cuyo trámite se autorizó en formularios diligenciados manualmente”.

El funcionario que no haya podido formalizar la declaración de ingreso o salida de dinero en efectivo a través de los sistemas informáticos electrónicos DIAN-Muisca, por las circunstancias que se expresan en este memorando, informará el hecho el mismo día por escrito a su jefe inmediato.

La formalización a través de los servicios informáticos electrónicos DIAN-Muisca que se haga en fecha posterior a la de la autorización de ingreso o salida del dinero en efectivo, debe efectuarse una vez se restablezcan las condiciones técnicas del sistema y la misma debe ser adelantada por el mismo funcionario que autorizó la operación mediante trámite manual, o, en su defecto, por su jefe inmediato.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a administraciones de aduanas y administraciones de impuestos y aduanas, declarantes y empresas de transporte de valores autorizadas.

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