Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 34 DE 2013

(Agosto 14)

Asunto: Aplicación de la Ley 1581. Protección de los datos de las personas.

Teniendo en cuenta que el artículo 15 de la Constitución Política de 1991, establece el derecho que tiene toda persona a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre y el consecuente deber que tiene el Estado de respetarlos y hacerlos respetar.

Que en virtud de lo anterior, el legislador estableció las reglas y procedimientos a aplicar por parte de entidades públicas y organizaciones privadas que manejen datos y bases de datos con información de las personas, por medio de la Ley 1581. De acuerdo con lo anterior se hace necesario para esta superintendencia, señalar a los centros de reconocimiento de conductores, la obligación que tienen para garantizar la protección y reserva que deben ofrecer a los usuarios frente al manejo de los datos que son recopilados con ocasión del ejercicio de las actividades de certificación, proceso previo para la obtención de la licencia de conducción.

En este orden de ideas, es necesario exigir a los centros de reconocimiento de conductores, la obligación que tienen sobre la adopción de procedimientos dentro de sus sistemas de gestión o similares, para dar un cabal cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581; teniendo en cuenta que la información que manejan es de aquella denominada por la ley como contentiva de “Datos sensibles”(1), y en consecuencia deberá ser tratada tal como se expone en el artículo 6º, que se transcribe a continuación:

“ART. 6º—Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares”.

En razón a todo lo expuesto, los centros de reconocimiento de conductores deberán obtener del usuario una autorización(2) o consentimiento informado para la obtención y manejo de los datos personales, así como las huellas, fotografías y demás, que las personas deben proporcionar para la debida realización del examen de aptitud física, mental y de coordinación motriz, en virtud del cual les es expedido el certificado respectivo. Para lo cual diseñarán los formatos correspondientes que deben ser explicados a los usuarios y diligenciados antes de comenzar cualquier procedimiento.

En igual sentido deben aplicar a todos sus procesos los principios, reglas y procedimientos establecidos en la Ley 1581 para el manejo y almacenamiento de la información.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a centros de reconocimiento a conductores.

(1) Artículo 5º, Ley 1581 del 17 de octubre de 2012. “Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

(2) Artículo 3º, Ley 1581 del 17 de octubre de 2012. “a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales; ...”.