CIRCULAR EXTERNA 35 DE 1999 

(Junio 18)

Referencia: Modificación al formato 228

Con el propósito de facilitar la transmisión de la información contenida en la proforma F.0000-11 (formato 228) —Reporte de transacciones en efectivo—, este despacho ha considerado necesario separarla del envío de estados financieros (tipo de informe 0). Por tal razón, se le ha asignado el tipo de informe 26 y se modifica el subnumeral 6.9.1 del Título I Capítulo IX de la circular básica jurídica relacionado con el plazo de transmisión del mencionado formato.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica en lo pertinente la Circular Externa 100 de 1995 y la Circular Externa 007 de 1996.

TÍTULO I

CAPÍTULO IX

(...)

cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

Adicionalmente la Superintendencia Bancaria podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

b) Función

La función del oficial de cumplimiento, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto orgánico del sistema financiero es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos. También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en esta circular, en la ley y los que determine la entidad.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la Fiscalía.

El oficial de cumplimiento deberá presentar informes a la junta directiva sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las entidades vigiladas deberán informar a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos de la Superintendencia Bancaria, el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimiento.

6.7.2. Auditoría interna

El diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de la administración de cada entidad.

Esos mecanismos deben ser evaluados por la auditoría interna con base en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados, para verificar su aplicación.

6.7.3. Revisoría fiscal

De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio y en el numeral 4º, capítulo III, título primero de la presente circular, a la revisoría fiscal le corresponde, entre otros, los deberes de velar por el cumplimiento de la ley y de colaborar con las autoridades.

En consecuencia, dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el estatuto orgánico del sistema financiero y en la presente circular y reportarlos a la junta directiva.

6.8. Conservación de documentos

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

Esta disposición es aplicable también en los casos de fusión de entidades.

6.9. Plazos

6.9.1. Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Superintendencia Bancaria.

Las entidades vigiladas deberán enviar la información de que trata el literal a) del numeral 6.4.1. del presente capítulo dentro del plazo establecido en el instructivo de la proforma F.0000-11 contenido en el anexo I de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria.

6.9.2. Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo

Dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al de entrada en vigencia de la presente circular, deberá ser enviado a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos, un listado con los nombres de todos los clientes que en ese momento estén exonerados (num. 6.4.1., lit. b), del presente capítulo) de llenar el formulario.

Para su actualización, dentro de los diez primeros días hábiles de cada mes las entidades deberán remitir a esta superintendencia, al área antes mencionada, los nombres de los nuevos clientes exonerados, y los que dejaron de serlo, durante el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, así deberá expresarse mediante comunicación que será enviada a la superintendencia en el mismo plazo.

Una vez determinados en el manual de procedimientos los criterios de selección de estos clientes, la lista de los mismos no podrá incorporar personas que no cumplan los correspondientes requisitos.

Tema: Controles de ley

Nombre de proforma: Reporte de transacciones en efectivo

Número de proforma: F.0000-11

Número de formato: 228

Objetivo: Contar con información sobre transacciones en efectivo tanto en moneda legal como extranjera.

Tipo de entidad a la que aplica: Banco de la República, establecimientos bancarios, Banco Central Hipotecario, organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, corporaciones de ahorro y vivienda, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito, casas de cambio, sociedades de capitalización, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía, instituciones oficiales especiales, cooperativas financieras.

Periodicidad: Trimestral

Fecha de reporte: Dentro de los términos de remisión de estados financieros.

Fecha de corte de la información: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

Documento técnico:

Trámite: SB-DS-003 versión 3.0 o SB-DS 015 versión 2 146 - Reporte de transacciones en efectivo

Tipo y número del informe: 26

Medio de envio: Módem o RDSI

Dependencia usuaria: Unidad de control para el manejo de efectivo y cambios

Instructivo:

— En el reporte deberá indicarse el número total de transacciones en efectivo correspondientes a depósitos y a retiros que superen los montos establecidos en el literal a) del numeral 6.3.4, capítulo IX del título primero de la Circular Externa 007 de 1996, separando las que corresponden a operaciones en moneda legal de las que corresponden a operaciones en moneda extranjera.

— El reporte debe desagregarse por área geográfica de acuerdo con la estructura de la proforma F.0000-11.

— Las cifras se expresarán en millones de pesos para las transacciones efectuadas en moneda nacional y en miles de dólares para las transacciones efectuadas en moneda extranjera, según sea el caso, sin decimales.

— Las divisas extranjeras diferentes al dólar deberán ser convertidas a dólares americanos a la tasa de cambio vigente para el día en que se hubiere efectuado la operación.

— Si durante un trimestre la entidad no realiza transacciones en efectivo iguales o superiores a los valores indicados, se deberá tener en cuenta las instrucciones de la Circular Externa 043 de 1994.

— El valor de las operaciones múltiples a que se refiere el literal b) del numeral 6.3.4, capítulo IX del título primero de la Circular 007 de 1996, debe estar incluido en el formato de reporte de transacciones en efectivo que se envía trimestralmente a esta superintendencia.

Reporte de clientes que efectúan múltiples transacciones en efectivo.

En cuanto a la información señalada en el literal c) del numeral 6.4.1, capítulo IX título primero de la Circular Externa 007 de 1996, se debe enviar a esta superintendencia mensualmente ordenada en forma alfabética y con el número del documento de identificación, con el objeto de reforzar la labor de supervisión de los controles que tiene cada institución.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

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