CIRCULAR EXTERNA 35 DE 2004

 

CIRCULAR EXTERNA 35 DE 2004 

(Septiembre 3)

Ref.: Adopción de procedimientos para el cumplimiento de plazos en el reconocimiento y pago de pensiones.

Como es de su conocimiento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 98 numeral 4º del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), en cuanto desarrollan actividades de interés público, deben emplear la debida diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes a fin de que estos reciban la atención debida en el desarrollo de las relaciones que establezcan y, en general, en el desenvolvimiento normal de sus operaciones.

Tratándose de entidades administradoras del sistema general de pensiones, dicho deber de diligencia ha venido siendo precisado en las siguientes disposiciones legales y pronunciamientos jurisprudenciales que señalan plazos y términos de obligatorio cumplimiento en el reconocimiento y pago de las prestaciones pensionales a sus afiliados y beneficiarios:

1. Regla general sobre el plazo para el pago de pensiones

Respecto del pago de pensiones, cualquiera sea el tipo de que se trate, señala el artículo 4º de la Ley 700 de 2001 que “los operadores públicos y privados del sistema general de pensiones y cesantías, que tengan a su cargo el reconocimiento del derecho pensional, tendrán un plazo no mayor de seis (6) meses a partir del momento en que se eleve la solicitud de reconocimiento por parte del interesado para adelantar los trámites necesarios tendientes al pago de las mesadas correspondientes”.

Lo anterior significa que, sin perjuicio de los plazos especiales que haya señalado la ley para efectuar el reconocimiento de los derechos pensionales de un peticionario, las entidades administradoras del sistema general de pensiones tienen no más de seis (6) meses contados a partir de la fecha en que hayan recibido la solicitud completa de reconocimiento, para adelantar los trámites que se requieran para iniciar el pago de las mesadas correspondientes. En otros términos, por regla general el pago de las mesadas debe iniciarse a más tardar seis (6) meses después de iniciado el trámite para el reconocimiento, sin perjuicio de las reglas especiales de plazo que sobre este último se hayan señalado en las normas legales.

En tal sentido, si un peticionario o solicitante inicia un trámite de reconocimiento de pensión y la entidad vigilada al adelantar dicho procedimiento (en los plazos que señale la ley para tal efecto) encuentra que ha cumplido con los requisitos establecidos en la ley para reconocérselo, tendrá un plazo no mayor a seis meses, contados desde el momento en que se inició el trámite correspondiente con la totalidad de la documentación requerida, para incluir al peticionario dentro del procedimiento de pago de las mesadas.

2. Reglas sobre el reconocimiento del derecho pensional

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley 700 de 2001 en materia de pago, existen además las siguientes reglas especiales sobre plazos para el trámite de reconocimiento de pensiones, y que, igualmente, deben ser cumplidos por las entidades administradoras del sistema general de pensiones una vez reciban la totalidad de los documentos que se requieren para su trámite:

2.1. Regla aplicable a la pensión de vejez

Tratándose del reconocimiento de la pensión de vejez, señala el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, (modificado mediante el artículo 9º de la Ley 797 de 2003) que “Los fondos encargados reconocerán la pensión en un tiempo no superior a cuatro (4) meses después de radicada la solicitud por el peticionario, con la correspondiente documentación que acredite su derecho. Los fondos no podrán aducir que las diferentes cajas no les han expedido el bono pensional o la cuota parte” (resaltado nuestro).

2.2. Regla aplicable a la pensión de sobrevivientes

Tratándose de pensión de sobrevivientes, el artículo 1º de la Ley 717 de 2001 señala que “El reconocimiento al derecho a la pensión de sobrevivientes por parte de la entidad de previsión social correspondiente, deberá efectuarse a más tardar dos (2) meses después de radicada la solicitud por el peticionario, con la correspondiente documentación que acredite su derecho” (resaltado nuestro).

2.3. Regla aplicable a la pensión de invalidez

Respecto de la pensión de invalidez, debe seguirse la jurisprudencia de la Corte Constitucional.

En efecto, ha señalado la Corte que en materia de reconocimiento de pensiones debe aplicarse lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 656 de 1994 según el cual:

“El gobierno nacional establecerá los plazos y procedimientos para que las administradoras decidan acerca de las solicitudes relacionadas con pensiones por vejez, invalidez y sobrevivencia, sin que en ningún caso puedan exceder de cuatro (4) meses”.

Como quiera que, a diferencia de lo que sucede con la pensión de vejez y la de sobrevivientes, hasta el momento no hay norma alguna que fije un término diferente para el reconocimiento de la pensión de invalidez, ha indicado la Corte que debe aplicarse el plazo máximo de cuatro (4) meses establecido en el artículo 19 trascrito. (Ver Sentencia de Unificación 975 de 2003).

Se entiende que los plazos para el reconocimiento y pago de la pensión de invalidez comienzan a correr una vez el interesado presente la solicitud acompañada de toda la documentación que se requiere para tales efectos.

3. Emisión y pago del bono pensional

Como quiera que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7º del Decreto 510 de 2003, en algunos casos, se requiere la emisión del bono pensional para el pago de pensiones, deben tenerse en cuenta los plazos establecidos en las normas vigentes para el efecto.

En relación con la solicitud de emisión del bono pensional, el artículo 20 del Decreto 656 de 1994, aplicable tanto a las administradoras de fondos de pensiones, como a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida en virtud de la remisión contenida en el artículo 20 de Decreto 1888 de 1994, establece que “Las solicitudes de emisión de bonos pensionales deberán ser presentadas a la entidad previsional correspondiente dentro de los seis (6) meses inmediatamente siguientes a la vinculación del afiliado que tenga derecho a dicho beneficio y hasta tanto sean emitidos efectivamente deberán efectuar un seguimiento trimestral al trámite de su emisión…”.

Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de los plazos para la solicitud de pago del bono establecidos en el artículo 20 del Decreto 656 de 1994 y en el Decreto 1513 de 1998.

4. Regla sobre derechos de petición

Finalmente, la Corte Constitucional en la mencionada Sentencia de Unificación 975 de 2003 ha recordado también que las entidades administradoras del sistema general de pensiones deben dar aplicación al término establecido en el artículo 6º del Código Contencioso Administrativo, es decir que deben dar respuesta dentro de los 15 días hábiles siguientes a las solicitudes que se les presenten “…en materia pensional –incluidas las de reajuste– en cualquiera de las siguientes hipótesis: a) que el interesado haya solicitado información sobre el trámite o los procedimientos relativos a la pensión; b) que la autoridad pública requiera para resolver sobre una petición de reconocimiento, reliquidación o reajuste un término mayor a los 15 días, situación de la cual deberá informar al interesado señalándole lo que necesita para resolver, en qué momento responderá de fondo a la petición y por qué no le es posible contestar antes; c) que se haya interpuesto un recurso contra la decisión dentro del trámite administrativo”.

Por lo anterior, y considerando la enorme relevancia que tiene para las entidades administradoras del sistema general de pensiones el estricto cumplimiento del procedimiento de reconocimiento y pago de las pensiones dentro de los plazos que señala la ley, por el profundo impacto que ello tiene no sólo en la calidad del servicio público que prestan sino en la efectiva materialización de los derechos de la seguridad social, este despacho en uso de sus facultades legales considera necesario impartir algunas instrucciones sobre la materia.

En tal sentido, mediante la presente circular se crea un numeral 8º en el capítulo primero del título IV de la Circular Externa 7 de 1996, en el cual se señala el deber a cargo de tales entidades de diseñar y adoptar formalmente procedimientos internos adecuados para la atención de peticiones de sus clientes en materia de seguridad social, así como para el reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos que señala la ley, y se indican los parámetros generales que se deberán observar en su diseño.

La presente circular empieza a regir dos (2) meses después de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el capítulo primero del título IV de la Circular Externa 7 de 1996. Se anexa la hoja objeto de cambio.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

TÍTULO IV

CAPÍTULO PRIMERO

Instrucciones generales relacionadas con la entidades administradoras del sistema general de pensiones

Página 3-5

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SBC en la proforma B.6000-10.

8. Reglas sobre reconocimiento y pago de pensiones

Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1º de la Ley 717 de 2001, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad, se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.

Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2º de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones manera ágil y de información oportuna a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, debe establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.

8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.

8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.

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