CIRCULAR EXTERNA 38 DE 2007 

(Septiembre 13)

Asunto: Registro usuarios que actúan a través de apoderado ante la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, y procedimiento para operaciones inferiores a US$ 1.000,00.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 18 de 2011 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

Para su conocimiento y aplicación de manera atenta se informa que se ha automatizado el procedimiento de inscripción ante la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, para aquellos usuarios que tramitan solicitudes a través de las SIA o apoderados especiales, en los siguientes términos:

Las SIA o apoderados especiales deben enviar a la dirección electrónica vuceregistro@mincomercio.gov.co , de manera escaneada, una declaración con el siguiente texto:

“Declaro bajo la gravedad de juramento que Nombre, identificado con “Tipo Documento” Nº “XXXXXXXXXXXXX” en su calidad de representante legal de la empresa “Nombre de la empresa y Nit a 10 dígitos”, confirió poder especial a “Nombre del representante legal (o nombre del apoderado especial) e identificación” de la SIA “Nombre de la SIA y Nit a 10 dígitos”, para que en su nombre se tramiten las solicitudes de registros y licencias de importación ante la ventanilla única de comercio exterior, VUCE (1) . Así mismo, declaro que el representante legal de la empresa otorgante, suscribió y aceptó las condiciones de uso para el acceso a los servicios de la VUCE y suministró el correo electrónico para el envío de su “usuario” y “contraseña”. Para sustentar la presente solicitud, anexo copias escaneadas de los documentos anteriormente relacionados y me comprometo a enviar los originales de estos en un término no mayor a tres (3) días hábiles”.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de envío de la declaración anterior, la SIA o apoderado especial deben allegar al grupo operativo de comercio exterior de la subdirección de diseño y administración de operaciones de la dirección de comercio exterior, ubicado en la calle 28 número 13A-15, primer piso, los documentos que se relacionan a continuación y de esa forma perfeccionar el proceso de registro del usuario ante la VUCE:

1. Original del poder otorgado por la empresa a la SIA o al apoderado especial. Este documento debe contener la presentación personal ante notario público y se debe indicar: dirección, teléfono, fax y ciudad donde se encuentra ubicada la empresa; así mismo, la dirección electrónica de la empresa poderdante para efectos del envío del “usuario” y la “contraseña” que permitirán el acceso al sistema, con los cuales podrá verificar, consultar y hacer seguimiento a las solicitudes que radiquen a su nombre.

2. Formato de las condiciones de uso y compromisos como usuarios del sistema, firmado por el representante legal de la empresa otorgante del poder.

Transcurrido el término de los tres (3) días sin dar cumplimiento a las anteriores condiciones, no se perfeccionará el registro del usuario y, en consecuencia, se deshabilitará el “usuario” y “contraseña” que hayan sido asignados, con la consecuente imposibilidad para realizar trámites ante la VUCE.

Por otra parte, se informa que se ha modificado el procedimiento para importadores que realizan importaciones por valores inferiores a mil dólares (US$ 1.000,00), en los siguientes términos:

Con el propósito de registrarse ante el sistema para poder realizar una solicitud de licencia o registro de importación, los usuarios deben presentarse ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con fotocopia de la cédula de ciudadanía, en caso de no estar registrado en el registro único tributario, RUT, o suministrar los datos correspondientes al RUT.

Verificada esta información, le serán entregados los siguientes documentos para su firma:

1. Documento de condiciones de uso como usuario del sistema.

2. Documento de establecimiento de responsabilidades y autorización al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para asegurar las transacciones electrónicas realizadas como importador.

El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tomará una foto de la persona que se inscribe, la cual va a reposar en las bases de datos de inscripción. Cumplidos estos pasos, enviará la información al correo electrónico registro@mincomercio.gov.co para que el administrador del sistema le asigne los perfiles de seguridad y cree el usuario respectivo. Al importador se le informará el “usuario” y la “contraseña” de forma inmediata para el acceso al sistema, siendo necesario cambiar esta última por razones de seguridad.

Posteriormente el usuario entrará al sistema VUCE en un computador dispuesto por la dirección de comercio exterior para que diligencie la solicitud de registro o licencia de importación, con el apoyo del funcionario asignado por la entidad. El usuario aportará toda la información necesaria para presentar debidamente el trámite, de acuerdo con la naturaleza del producto que va a importar.

Este registro ante la VUCE habilitará al usuario para realizar una sola transacción hasta por mil dólares americanos (US$ 1.000,00) y una vez efectuada será deshabilitado. Si el importador desiste de realizar la transacción en ese momento, se desactivará su registro.

La presente circular modifica en lo pertinente las circulares externas 57 de 2005 y 11 de 2007.

N. del D.: La presente circular va dirigida a usuarios y funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

(1) Señalar explícitamente si el poder incluye autorización para la firma de los formularios 02 y 02-A: registro de productores nacionales y solicitud de determinación de origen; trámite de autorizaciones previas a las exportaciones y registros a través del FUCE.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 18 de 2011 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

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