Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 38 DE 2014 

(Diciembre 22)

Ref.: Creación y modificación de códigos de trámites para la remisión de correspondencia dirigida a la SFC.

Este despacho, en ejercicio de sus facultades, en especial la señalada en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones relacionadas con la correspondencia dirigida a esta Superintendencia:

1. Adicionar el numeral 13 y el anexo 1 “Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia” al Capítulo II del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, con el fin de incorporar y consolidar las instrucciones impartidas a través de la Circular Externa 9 de 2006 y demás modificatorias de la misma. El anexo correspondiente, continuará siendo publicado en una sección destacada de la página de internet de la Superintendencia para facilitar la consulta del mismo.

2. Adicionar y modificar la codificación de trámites relacionados con:

a. La creación de los códigos de trámite 449 y 450 para la inscripción y cancelación en el registro nacional de profesionales del mercado de valores –RNPMV—.

b. La creación del código de trámite 451 para la autorización de la actividad de custodia de valores.

c. La creación del código de trámite 452 para la no objeción de los reglamentos, manuales y contratos para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

d. La realización de ajustes relacionados con los códigos de trámite 113, 114 y 772.

e. La creación del código de trámite 777 solicitudes de entes de control o autoridades relacionadas con quejas contra entidades vigiladas.

f. La creación de los códigos de actividad 47 prórroga salida y 150 queja exprés.

Se anexan las páginas objeto de modificación y adición.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones contrarias, especialmente la Circular Externa 9 de 2006 y demás modificatorias de la misma.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales de las entidades vigiladas y controladas.

Anexo 1

Parte I - Título IV - Capítulo II

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Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia

1. Principios básicos.

El manejo de la correspondencia dirigida a la SFC debe cumplir las siguientes reglas:

1.1. Todo documento dirigido a esta entidad, independientemente de la forma de envío, debe ser radicado en el grupo de correspondencia.

1.2. Toda comunicación debe tratar sobre un sólo trámite. En consecuencia, si la correspondencia se refiere a un asunto que ha sido previamente radicado, se debe asignar a ésta el número de radicación anterior.

1.3. Toda documentación que se radique ante la SFC debe ser firmada por quienes actúen como representantes legales o apoderados debidamente constituidos por las entidades y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.

2. Presentación de la información.

Todas las comunicaciones enviadas a la SFC deben tener los datos necesarios para la radicación de entrada, los cuales deben estar citados en la referencia, tal como se indica a continuación:

2.1. Referencia.

2.1.1. Número de radicación anterior con derivado, si existe. (Ver numeral 2.2).

2.1.2. Código del tipo de entidad, código y nombre o sigla de la entidad.

2.1.3. Código y nombre del trámite.

2.1.4. Código y nombre de la actividad.

2.1.5. Con (sin) anexos, según el caso.

En todos los procesos, al radicarse un documento, el sistema generará un rótulo que contendrá los datos de la referencia.

2.2. Número de radicación.

El número de radicación será asignado a cada documento registrado en la entidad de forma consecutiva, y se reflejará en el rótulo que se adhiera a la comunicación radicada.

Dicho número se encuentra compuesto por una raíz y un derivado:

RaízDerivado
2005000285-000

 

La raíz, conformada por los diez primeros dígitos, identifica el asunto desde el momento mismo en que se origina y es el único dato que permite conocer la ruta seguida por un trámite. El derivado, un número consecutivo de tres dígitos, se asocia al número de actividades radicadas en los procesos de entrada, traslado (entre dependencias) o salida del trámite.

En la referencia, siempre debe citarse el número de radicación impreso en el rótulo adhesivo del documento anterior enviado por o a la SFC, o el número señalado en las circulares externas que indiquen la remisión de información, dependiendo del caso.

Si la comunicación no lleva número de radicación anterior se entiende que no tiene antecedentes y que se está dando entonces origen a un nuevo trámite.

2.3. Código de entidad.

Número asignado para identificar el tipo y código del remitente del trámite.

2.3.1. Código del trámite.

Número asignado para identificar el asunto que el remitente adelanta o solicita ante la SFC. Ver numeral 2.8 codificación de trámites.

Todo documento deberá hacer referencia a un trámite, es decir, a un sólo asunto especifico, con el fin de poder identificarlo y controlarlo. El sistema asigna automáticamente la dependencia encargada de atenderlo.

2.3.2. Código de actividad.

Número asignado a cada una de las tareas necesarias para llevar a cabo un asunto desde su inicio hasta su finalización. Cada actividad radicada genera un derivado, soportada con algún documento (cartas, oficios, memorandos, proformas) (ver numeral 2.9 codificación de actividades).

2.3.3. Anexos.

En la referencia se debe especificar si la comunicación tiene o no anexos.

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2.3.4. Folios

Toda comunicación que se vaya a radicar deberá venir debidamente foliada con la indicación en cada página del número respectivo, utilizando para ello el formato “Página X de Y”.

2.4. Ejemplo para el diligenciamiento de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera.

Ciudad, fecha
Señor(a)
Nombre
Cargo
Superintendencia Financiera de Colombia
Calle 7ª. Nº 4-49
Bogotá, D.C.
Referencia:2005000225-001
1 - 70 Entidad ficticia
30 Estados financieros intermedios
36 Respuesta a requerimientos con anexos
(Número de radicación anterior)
(Identificación de la entidad )
(Código y nombre del trámite)
(Código y nombre de la actividad)

Apreciado (apelativo)
Texto:
Firma, nombre y cargo
Página X de Y”

2.5. Número de copias.

Se radica el original y una copia del documento enviado a la SFC, haciendo entrega al remitente de la copia radicada, cuando es recibido por ventanilla.

2.6. Recomendaciones.

A partir de la entrada en vigencia de la presente circular, para todos los efectos, se deberá utilizar ante la SFC, la codificación establecida en este anexo.

Es importante tener en cuenta que con ocasión de la fusión de las Superintendencias Bancaria y de Valores algunos códigos de trámites y actividades fueron modificados; por tal razón, estos deben ser verificados en el presente anexo.

En toda comunicación a la SFC, los datos estándares deben estar debidamente referenciados.

Los errores más comunes en la correspondencia son los siguientes:

— No se relaciona o se relaciona mal el número de radicación anterior.

— Se relaciona el mismo número de radicación para diferentes trámites presentados ante la entidad, cuando el mismo corresponde a un trámite nuevo.

— No se identifica correctamente el trámite o la actividad.

— Se diligencian dos o más asuntos en la misma comunicación.

Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se vaya a radicar un documento, el operario de la ventanilla revisará el contenido de la referencia. En caso de detectar algún error o inconsistencia en la correspondencia, se lo hará saber al portador del documento para que se comunique con la respectiva entidad vigilada y aclare o corrija el error o inconsistencia.

Por consiguiente, es necesario que las personas naturales o jurídicas que se comunican con la SFC adopten mecanismos internos que garanticen un adecuado diligenciamiento de los documentos enviados a esta entidad, especialmente en lo que tiene que ver con la referencia de los mismos.

2.7. Codificación de trámites.

PROCESOTRÁMITEDESCRIPCIÓN
1. Planeación118Encuestas / sugerenciasComunicaciones enviadas y recibidas por la SFC relacionadas con encuestas, sugerencias y/o medición de las mismas, respecto de los servicios que presta (No son quejas).

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ProcesoTrámiteDescripción
2. Diseño y desarrollo de soluciones759Apoyo normativoComunicaciones relacionadas con el apoyo respecto de estudios y propuestas normativas específicas. Solo debe emplearse para solicitudes externas provenientes de presidencia, ministerios, departamentos administrativos y otras entidades del Estado.
3. Autorizaciones4Conversión de accionesInformación presentada por las entidades para la aprobación de la conversión de acciones.
3. Autorizaciones5Reglamentos de emisión y suscripción de acciones y bonos convertibles en accionesInformación presentada para aprobar los reglamentos de emisión y colocación de acciones y bonos convertibles en acciones, que se pretendan colocar, mediante oferta privada o mediante oferta pública.
3. Autorizaciones6Negociación de acciones de una sociedad vigiladaInformación presentada para la aprobación de la negociación de acciones de una entidad vigilada.
3. Autorizaciones16Estados financieros de fin de ejercicioInformación presentada para autorizar a las entidades vigiladas a someter a consideración de la asamblea general de accionistas los estados financieros de fin de ejercicio.
3. Autorizaciones21Modelos internos para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadasInformación presentada para obtener la aprobación o modificación del SARC desarrollado y adoptado por las entidades vigiladas.
3. Autorizaciones29Estados financieros consolidadosInformación presentada para autorizar a la matriz del grupo financiero vigilado a someter a consideración de la asamblea general de accionistas los estados financieros consolidados.
3. Autorizaciones46Contratos de cuentas de margenInformación presentada para aprobar la utilización del modelo de contrato marco que celebren las sociedades fiduciarias y las Sociedades Comisionistas de Bolsa de Valores, para la realización de operaciones de cuentas de margen, a través de contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario, administración de portafolios de terceros y contratos de comisión.
3. Autorizaciones49Inscripción en el RNVEInformación presentada para autorizar la inscripción de un emisor y de sus respectivas emisiones de valores en el registro nacional de valores y emisores.
3. Autorizaciones50Inscripción en el RNAMVInformación presentada para autorizar la inscripción de una entidad en el registro nacional de agentes del mercado de valores.
3. Autorizaciones60Cancelación de la inscripción en el RNVEInformación presentada para ordenar la cancelación de la inscripción de un emisor y de sus respectivas emisiones de valores en el registro nacional de valores y emisores.
3. Autorizaciones71Cancelación voluntaria de la inscripción en el RNAMVInformación presentada para ordenar la cancelación voluntaria de la inscripción de un agente en el registro nacional de agentes del mercado de valores.
3. Autorizaciones449Inscripción en el RNPMVInformación presentada para autorizar la inscripción de un profesional en el registro nacional de profesionales del mercado de valores RNPMV.
3. Autorizaciones450Cancelación de la inscripción en el RNPMVCancelación de la inscripción de un profesional en el registro nacional de profesionales del mercado de valores RNPMV.
3. Autorizaciones77Actividades - sociedades comisionistas de bolsaInformación presentada para autorizar que una sociedad comisionista de bolsa desarrolle operaciones propias de su objeto social. (No aplica para la autorización de la actividad de administración de portafolios de terceros).
3. Autorizaciones96Reglamentos de los proveedores de infraestructura y del AMVInformación presentada para la aprobación los reglamentos generales y operativos de los proveedores de infraestructura y los organismos de autorregulación.
3. Autorizaciones451Custodia de valoresInformación presentada para autorizar la actividad de custodia de valores
3. Autorizaciones147Constitución de entidades vigiladasInformación presentada para la aprobación de la constitución de una entidad vigilada.
3. Autorizaciones148Conversión de entidades vigiladas y transformación de entidades bajo control exclusivo (salvo FMI)Información presentada para la aprobación de la conversión de una entidad vigilada en otra vigilada de diferente especie, o para la no objeción de la transformación de una entidad sujeta a control exclusivo.
3. Autorizaciones149Escisión de entidades vigiladas o bajo control exclusivo, o segregación o escisión impropia de entidades bajo control exclusivo (salvo FMI controlados)Información presentada para la aprobación de la escisión o segregación de una entidad vigilada o sujeta a control exclusivo.

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ProcesoTrámiteDescripción
3. Autorizaciones150Adquisición de entidades vigiladasSolicitud presentada con el fin de obtener autorización para que una entidad vigilada adquiera la totalidad de las acciones en circulación de otra vigilada.
3. Autorizaciones152Fusión de entidades vigiladas o bajo control exclusivo (salvo FMI)Solicitud presentada por las entidades vigiladas con el fin de obtener autorización para la fusión de una entidad con otra.
3. Autorizaciones153Cesión de activos, pasivos y contratosInformación presentada con el fin de obtener la autorización para que una entidad vigilada ceda a otra vigilada sus activos, pasivos y contratos, en los eventos en que la cesión comprenda el 25% o más de los activos, pasivos o contratos.
3. Autorizaciones154Autorización de actas orgánicas y estatutos de fondos mutuos de inversiónInformación remitida por los fondos mutuos de inversión con el fin de obtener la autorización del acta orgánica de constitución, los estatutos y la inscripción en el RNAMV.
3. Autorizaciones157Conversión y especialización de cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas o integrales en cooperativas financierasSolicitud efectuada por una cooperativa de ahorro y crédito, multiactiva o integral, para convertirse o especializarse en una cooperativa financiera.
3. Autorizaciones158Reducción de capital social cuando implique reembolso efectivo de aportesInformación remitida por una entidad vigilada con el fin de obtener autorización para efectuar una reducción del capital social que implique reembolso efectivo de aportes.
3. Autorizaciones159Modelos de contratos por adhesión o para la prestación masiva del servicio y cuentas de margenInformación remitida para autorizar la utilización del modelo de contratos por adhesión que celebren las sociedades fiduciarias o para la prestación masiva del servicio y cuentas de margen.
3. Autorizaciones179Oferta pública de adquisición (OPA)Trámite que tiene por objeto autorizar la realización de una oferta pública de adquisición (OPA).
3. Autorizaciones180Ofertas públicas de valoresInformación remitida por una entidad con el fin de obtener autorización para la realización de una oferta pública de valores.
3. Autorizaciones198Administración de portafolios de tercerosTrámite que tiene por objeto autorizar el modelo de contrato de administración de portafolios de terceros.
3. Autorizaciones204Reglamentos de los fondos obligatorios y voluntarios de pensiones y de cesantíasInformación remitida con el fin de obtener la aprobación de los reglamentos de los fondos obligatorios y voluntarios de pensiones y de cesantías y las modificaciones de los mismos.
3. Autorizaciones238Apertura de sucursales en el exteriorSolicitud de autorización para la apertura de sucursales de las entidades vigiladas en el exterior.
3. Autorizaciones240Apertura o cierre de oficinas de representación, representaciones o contratos de corresponsalía de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exteriorSolicitud que tiene por objeto la autorización de la apertura o cierre de oficinas de representación, representaciones o contratos de corresponsalía de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exterior.
3. Autorizaciones241PosesionesSolicitud que tiene por objeto la autorización de la posesión de los postulados para ocupar cargos como representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, defensores del consumidor financiero, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades vigiladas.
3. Autorizaciones250Aprobación de inversionesSolicitud de aprobación para la realización de una inversión de capital o en activos fijos.
3. Autorizaciones317Autorización individual de oficinasSolicitud de aprobación de la apertura, traslado, conversión o cierre de oficinas.
3. Autorizaciones318Modelos de contratos con corresponsalesSolicitud de autorización de los contratos con corresponsales.
3. Autorizaciones339Modificación de metodologías de cálculo de reservas técnicasInformación relacionada con el cambio en la metodología de cálculo de la reserva técnica de entidades aseguradoras.
3. Autorizaciones345Certificado de funcionamientoTrámite que tiene por objeto autorizar el funcionamiento de una entidad vigilada.
3. Autorizaciones368Disolución y liquidación voluntaria de entidades vigiladas o anticipada para entidades bajo control exclusivo (salvo FMI)Solicitud de autorización para la disolución y liquidación de una entidad vigilada, o la liquidación anticipada de una entidad bajo control exclusivo (siempre que no se trate de un fondo mutuo de inversión sometido a control).
3. Autorizaciones376Reglamentos de carteras colectivas - régimen individualSolicitud para aprobar los reglamentos de administración de carteras colectivas o sus modificaciones, cuando no se reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.
3. Autorizaciones400Programas publicitarios - régimen individualSolicitud para la aprobación de los proyectos de programas publicitarios que quiera difundir una entidad vigilada por cualquier medio, siempre y cuando no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general, así como los que tengan por objeto promover valores que

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ProcesoTrámiteDescripción
   se ofrezcan al público, cuando al emisor se le haya suspendido u ordenado rectificar una campaña publicitaria.
3. Autorizaciones413Convocatorias a las asambleas de tenedores de bonos u otros títulosSolicitud de autorización para la convocatoria a una asamblea de tenedores de bonos o de otros valores.
3. Autorizaciones414Títulos de capitalizaciónSolicitud de autorización de los modelos de títulos de capitalización que comercialicen las sociedades de capitalización.
3. Autorizaciones415Ramos de segurosSolicitud de autorización de la operación de un ramo de seguros.
3. Autorizaciones419Exoneración de la constitución del depósito de reserva a los reaseguradoresSolicitud de autorización para la exoneración a las entidades aseguradoras y reaseguradoras de la obligación de constituir el depósito de reserva a los reaseguradores del exterior.
3. Autorizaciones430Reglamentos de depósitos de ahorro, certificados de ahorro a término y cuentas de ahorroSolicitud para la aprobación de reglamentos de los depósitos de las secciones de ahorro de los establecimientos de crédito y de las cajas de compensación familiar, o la expedición de certificados de ahorro a término.
3. Autorizaciones434Avalúos de aportes en especieSolicitud de aprobación del avalúo de aportes en especie que reciba un emisor de valores sujeto a control exclusivo de la SFC.
3. Autorizaciones446Normalización del pasivo pensional en los acuerdos de reestructuraciónSolicitud de autorización de los mecanismos de normalización del pasivo pensional, solicitados por un emisor de valores en reestructuración; según lo previsto en artículo 41 de la Ley 550 de 1999.
3. Autorizaciones448Cálculos actuariales - Emisores bajo control exclusivoSolicitud de autorización del cálculo actuarial de los emisores de valores sujetos a control exclusivo de la SFC.
3. Autorizaciones452Sistemas electrónicos de ruteo de órdenesSolicitud de no objeción de los reglamentos, manuales y contratos para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.
4. Seguimiento7Posición propiaSolicitud presentada para afectar la posición propia por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento15Informes fin de ejercicio de emisoresInformación de los estados financieros de corte o cierre de ejercicio de emisores, e informes anuales que deben presentar los agentes de manejo sobre patrimonios autónomos por parte de las sociedades fiduciarias.
4. Seguimiento17Asambleas - actasInformación remitida por las entidades y/o agentes objeto de supervisión relacionada con la publicación de los avisos de convocatorias a asambleas de accionistas ordinarias y extraordinarias, y las actas de las sesiones correspondientes.
4. Seguimiento20Riesgo crediticio informaciónRemisión de la información general de la administración del riesgo crediticio (SARC).
4. Seguimiento27Retransmisión de informaciónSolicitud de retransmisión de información por parte de las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento28Títulos de reducción de deudaInformación reportada por las entidades vigiladas respecto a éste control de ley.
4. Seguimiento30Estados financieros intermediosDocumentación de los estados financieros de entidades y/o agentes objeto de supervisión que no requieren autorización, cuando no son de corte de ejercicio. Aplica para los conceptos y/o dictamen enviados por los revisores fiscales sobre los estados financieros. Se incluyen estados financieros intermedios, combinados, consolidados que no requieren autorización, anexos de información financiera trimestral que remiten las entidades públicas, emisores de valores, entre otras.
4. Seguimiento48Inscripción automática en el RNVEInformación para la inscripción automática de valores en el Registro Nacional de Valores y Emisores, donde no media acto administrativo y es adelantada por los emisores del sector financiero, la nación y el Banco de la República.
4. Seguimiento51Inscripción temporalSolicitud de inscripción en los procesos de enajenación de acciones de las entidades de carácter público u oficial y las sociedades en proceso de liquidación o en concordato.
4. Seguimiento53Informes de calificaciónInformación sobre las calificaciones que envían las

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ProcesoTrámiteDescripción
   sociedades calificadoras a la SFC en cumplimiento de sus deberes de divulgación.
4. Seguimiento58Información relevante de emisores no sometida a reservaInformación relacionada con cualquier hecho jurídico, económico o financiero que sea de trascendencia respecto de los emisores, de sus negocios o para la determinación del precio o para la circulación en el mercado de los valores que tengan inscritos en el RNVE. Incluye informes de asambleas extraordinarias.
4. Seguimiento59Información relevante de emisores sometida a reservaSolicitud por parte del emisor para no divulgar información al mercado. Aplica siempre que existan razones claras para suponer que con dicha publicación se causa un perjuicio innecesario a los inversionistas o se pone en peligro la estabilidad del mercado público de valores.
4. Seguimiento61Cancelación oficiosa de la inscripción de valores en el RNVEInformación relacionada la cancelación de la inscripción de valores en el registro respectivo, cuando no se realiza la inscripción en bolsa o no se realiza la oferta pública dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria de la resolución que ordenó la inscripción.
4. Seguimiento64Cancelación por vencimientoInformación relacionada con la cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores y emisores de títulos de contenido crediticio, colocados mediante oferta pública, cuyo plazo de maduración ha expirado.
4. Seguimiento72Endeudamiento de ClientesReporte sobre las deudas que tengan todas las personas naturales o jurídicas con las entidades vigiladas a corte trimestral.
4. Seguimiento74Informe sobre castigo de activosInformación sobre activos castigados que hayan sido debidamente aprobados, conforme a las disposiciones legales vigentes.
4. Seguimiento75Informe sobre castigo de carteraInformación sobre cartera castigada que haya sido debidamente aprobada, conforme a las disposiciones legales vigentes.
4. Seguimiento87Reclasificación del Portafolio de InversionesInformación relacionada con la reclasificación de inversiones del portafolio de inversiones, de acuerdo con los lineamientos del Capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995.
4. Seguimiento94Asignación de códigos para transmisión de informaciónCorresponde a la asignación de códigos para la transmisión de información de las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento117Protección al consumidor financieroInformación relacionada con los procesos y conductas de las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social y que son importantes para el consumidor financiero, tales como: información, atención, tarifas, contratos, educación, servicio, seguridad, otros.

4. Seguimiento
119Defensor del Consumidor FinancieroComunicación relacionada con la actividad del defensor del consumidor financiero, tales como el informe de gestión, las recomendaciones a las entidades vigiladas y sus inquietudes, comentarios o sugerencias sobre temas de protección al consumidor financiero.

4. Seguimiento
120Investigaciones de ConductasCorresponde a actuaciones propias de la dirección de conductas para adelantar investigaciones sobre el comportamiento de entidades (Información relacionada con la documentación de visitas in situ y extra situ no programada hasta el informe de inspección).
4. Seguimiento121Actuación Administrativa – RecomendacionesDocumentación relacionada con el traslado de recomendaciones, seguimiento a la implementación de recomendaciones hasta la finalización del seguimiento.

4. Seguimiento
122Actuación Administrativa – ÓrdenesInformación relacionada con las órdenes administrativas o de ajustes inmediatos que deben ser realizados por las entidades. (Oficios, comunicaciones internas, recursos etc.)

4. Seguimiento
123Medidas Cautelares en el curso de una investigación administrativa. Ley 964 de 2005Hace referencia a la información relacionada con las medidas ordenadas por la SFC respecto a embargo y secuestro - suspensión de la oferta pública registro SIMEV y ofertas públicas, caución - entrega temporal de activos contempladas en la Ley 964 y otras que se establezcan por la regulación en esta categoría.

4. Seguimiento
124Solicitud de Información de Interés de la Dirección de ConductasInformación de requerimientos formulados por la dirección de conductas diferentes a requerimientos

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ProcesoTrámiteDescripción
   formulados dentro del trámite investigaciones de conductas.
4. Seguimiento125Actuación administrativa proceso sancionatorioActuaciones propias de la Superintendencia Financiera de Colombia respecto a la actuación administrativa sancionatoria frente a las entidades vigiladas. Incluye información relacionada con el pliego de cargos, respuesta, explicaciones y solicitudes de pruebas y cualquier otra documentación hasta la finalización de la actuación.
Amonestación o llamado de atención, sanción pecuniaria, suspensión o inhabilitación, remoción de los administradores, clausura de oficinas de representación de instituciones financieras, de reaseguros y del mercado de valores.
Sanción administrativa personal - remoción del revisor fiscal o llamado de atención impuesta por la SFC, Suspensión de la inscripción de cualquiera de los registros, cancelación de la inscripción en cualquiera de los registros, renuencia a suministrar información u otras establecidas en la Ley 964 de 2005.
4. Seguimiento126Solvencia para establecimientos de créditoRemisión y recepción de las solicitudes de clasificación de instrumentos de capital regulatorio para efectos del cómputo de los mismos en el patrimonio básico ordinario, patrimonio básico adicional o patrimonio adicional; y para la aprobación de los compromisos a los que hace referencia el artículo 2.1.1.1.13 del Decreto 2555 de 2010.
4. Seguimiento137Solicitudes y peticiones a autoridades de controlInformación de solicitudes de autoridades de control (Fiscalía, Procuraduría, Policía Nacional), solicitudes de conceptos aplicable exclusivamente y de competencia del grupo de prevención y control del ejercicio ilegal de la actividad financiera.
4. Seguimiento143Transferencias de segurosInformación relacionada con transferencias y contribuciones del SOAT y transferencias a bomberos por el ramo de incendio, margen de solvencia y patricio técnico.
4. Seguimiento151Fondos de inversión de capital extranjero - Inicio de operacionesEvaluación de la información presentada para la aprobación del inicio de operaciones de los fondos de capital extranjero.
4. Seguimiento155Cuentas financieras en moneda extranjeraInformación sobre apertura, constitución de depósitos, prórroga y cancelación de cuentas financieras en moneda extranjera, traslado de fondos y de sede.
4. Seguimiento184Novedades directivos entidadesInformación referente a renuncias, despidos por justa causa, dirección de ex-funcionarios para el envío de correspondencia futura y cualquier otra comunicación que se asimile a una novedad relacionada con los directivos, oficiales de cumplimiento o revisores fiscales de una entidad vigilada.
4. Seguimiento185Modificación prospectosSolicitud de modificación de las condiciones bajo las cuales se expidió una autorización de oferta de valores en el mercado.
4. Seguimiento189Reformas estatutariasSolicitud para reformar o protocolizar las escrituras y estatutos por parte de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento190Traspaso acciones inscritas en sistemas de negociaciónInformación relacionada con el traspaso en el mercado secundario de acciones o boceas inscritos en bolsa.
4. Seguimiento199Reglamentos de fondos de capital privadoEvaluación de la información remitida para obtener la no objeción de la SFC respecto de los reglamentos de los FCP y/o sus modificaciones.
4. Seguimiento201Informe de colocación de títulos en circulación y Aviso de ofertas públicas de valores autorizadasInformación sobre la colocación de los títulos en circulación, la publicación de los avisos de oferta y la certificación sobre el cumplimiento del mecanismo de colocación, cuando sea del caso, por parte de los emisores a los que se ha autorizado una oferta pública.
4. Seguimiento220Institutos de SalvamentoHace referencia a la información relacionada con las medidas ordenadas por el supervisor respecto a: vigilancia especial, recapitalizaciones, administración fiduciaria, cesión total de activos, pasivos y contratos y enajenación de establecimientos de comercio a otra institución así como fusión, programas de recuperación, exclusión de activos pasivos y desmonte progresivo contempladas en el artículo 113 del

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ProcesoTrámiteDescripción
   EOSF y otros que se establezcan por la regulación en esta categoría.
4. Seguimiento239Novedades de oficinas de representación de organismos financieros del exteriorInformación relacionada con la actualización de datos y financiaciones otorgadas, entre otras, de oficinas de representación de entidades financieras, de reaseguros y del mercado de valores del exterior.
4. Seguimiento299Inversiones obligatoriasComunicación contentiva del reporte de inversiones obligatorias que deben realizar los vigilados y controlados.
4. Seguimiento316Novedades de oficinas - régimen generalInformación referente a la apertura (temporal o permanente), traslado, conversión, cambio de dependencia contable y cierre de oficinas, o de cajeros automáticos, o de cualquier otra modalidad mediante la cual la entidad vigilada preste servicios similares a éstos.
4. Seguimiento326Horarios de oficinaComunicación referente al horario básico de atención al público, horarios adicionales o extendidos - cierres especiales.
4. Seguimiento340Cálculo actuarial - reserva matemática y pasivo pensionalInformación del cálculo de la reserva matemática de las aseguradoras y de las sociedades de capitalización. Incluye la información del cálculo actuarial del pasivo pensional de las vigiladas.
4. Seguimiento341TES Ley 546Información mensual remitida por los establecimientos de crédito que recibieron, del Gobierno Nacional, títulos de tesorería TES (establecidos en la Ley 546) destinados a la financiación de vivienda individual a largo plazo.
4. Seguimiento358Inspección extra situ No programadaInformación relacionada con inspecciones extra situ no programadas realizadas en la SFC. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la Planeación, la carta de solicitud de información de entidad vigilada, las comunicaciones y/o requerimientos de información adicional, comunicaciones internas, el informe de inspección, etc.
4. Seguimiento359Control interno de entidades supervisadasComunicación contentiva de evaluaciones o requerimientos relacionados con el sistema de control interno de las entidades supervisadas.
4. Seguimiento360Pólizas y tarifas de segurosInformación relacionada con los modelos de las pólizas de seguros y las respectivas tarifas de las compañías de seguros.
4. Seguimiento361Operaciones activas de créditoInformación que deben reportar los establecimientos de crédito, referente a los créditos aprobados por cada entidad y que superan los límites establecidos por las normas vigentes.
4. Seguimiento362Revisoría fiscalInformación relacionada con las evaluaciones o requerimientos a la revisoría fiscal o el revisor fiscal de las entidades supervisadas, excepto lo correspondiente al dictamen sobre estados financieros de fines de ejercicio (individuales o consolidados).
4. Seguimiento363MonitoreoInformación relacionada con evaluaciones a varias entidades y/o agentes de un sector o de varios temas incluidos en la actividad de monitoreo.
4. Seguimiento364Inspección extra situ – programadaInformación relacionada con inspecciones Extra situ programadas (las incluidas en el plan de supervisión) realizadas por la SFC. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la planeación, la carta de solicitud de información de entidad vigilada, las comunicaciones y/o requerimientos de información adicional, comunicaciones internas, el informe de inspección, etc.
4. Seguimiento365Inspección in situInformación relacionada con el manejo de inspecciones realizadas directamente en las entidades supervisadas. Se refiere, entre otros, a los documentos relacionados con la planeación, la carta de presentación a la entidad vigilada, las solicitudes de información y el informe de inspección.
4. Seguimiento366Captación ilegal y operaciones no autorizadasInformación de inspecciones realizadas para determinar la existencia de actos de captación masiva y habitual de dineros al tenor de lo dispuesto en el decreto 1981 de 1988 en concordancia con el Decreto 4334 de 2008.
Documentos relacionados con la planeación, la carta de presentación, las solicitudes de información y el informe de inspección., notificación/comunicación recurso. Remisión de información. Requerimientos. Respuesta final.
4. Seguimiento367Infracciones al régimen cambiarioComunicación generada por infracciones al régimen

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ProcesoTrámiteDescripción
   cambiario por parte de los intermediarios del mercado cambiario, de conformidad con la Resolución 57 de 1991 de la Junta de Monetaria y de las resoluciones Externas 21 de 1993 y 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República y demás normas que la modifiquen o adicionen.

4. Seguimiento
369Toma de PosesiónCorresponde al manejo de información derivada de actuaciones de la Superintendencia Financiera respecto a tomas de posesión realizadas en las entidades.
4. Seguimiento375Nuevas operaciones y/o serviciosManejo de información de nuevos productos y servicios a ser prestados por las entidades y/o agentes objeto de supervisión.
4. Seguimiento377Reglamentos de carteras colectivas - régimen generalSolicitud para aprobar los reglamentos de administración de carteras colectivas o sus modificaciones, cuando se encuentren dentro del régimen de autorización general.
4. Seguimiento380Prorroga venta bienes recibidos en dación en pagoSolicitud de una prórroga del término legal para la enajenación o venta de los bienes recibidos en dación de pago por parte de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento399Seguimiento publicidadInformación relacionada con el seguimiento a las actividades de publicidad de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento401Utilización red de oficinasInformación relacionada con los contratos que celebren las entidades vigiladas para la utilización de redes de oficinas de otras entidades vigiladas.
4. Seguimiento408Informe representante legal tenedores de bonosComunicación contentiva de informes por parte de entidades que actúan como representantes legales de tenedores de bonos.
4. Seguimiento420Información reasegurosInformación relacionada con contratos de reaseguros, nómina de reaseguradores, funcionarios facultados para suscribir reaseguros, depósito de reaseguradores y cúmulo de terremotos.
4. Seguimiento421Reacoex y oficinas de representación de reaseguradores del exteriorCorrespondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el registro de reaseguradores y corredores de reaseguro del exterior Reacoex. Incluye información relacionada con las oficinas de representación de reaseguradores el exterior.
4. Seguimiento422Modificación de notas técnicasInformación relacionada con las modificaciones y/o ajustes que se realicen a las notas técnicas y que no generan cambios en los modelos de las pólizas de seguros ya radicados en esta Superintendencia. Este trámite debe ingresar finalizado y debe radicarse con el CD que contiene los soportes correspondientes.
4. Seguimiento423RAIMATCorrespondencia relacionada con la inscripción y actualización de la inscripción en el registro de aseguradoras del exterior que ofrezcan seguros asociados al transporte marítimo internacional, la aviación comercial internacional, y el lanzamiento y transporte espacial (incluyendo satélites), así como seguros que amparen mercancías en tránsito internacional – Raimat.
4. Seguimiento443Actuaciones de control sobre emisoresInformación relacionada con la verificación del adecuado cumplimiento de las normas, formulación de requerimientos, órdenes o adopción de medidas administrativas relacionadas con las funciones de control sobre emisores, ya sea de oficio o a petición de accionistas o el público en general.
4. Seguimiento444Seguimiento y verificación de información emisoresInformación tendiente al mantenimiento de un sistema de seguimiento a la evolución de los emisores con títulos inscritos en el registro, y la verificación del adecuado cumplimiento a las normas en materia de calidad, oportunidad y suficiencia de la información divulgada.
4. Seguimiento445Declaratoria de situaciones de control / grupo empresarialComunicación relacionada con la declaración de situaciones de subordinación o existencia de grupos empresariales, su inscripción en el registro mercantil o cualquiera de las otras funciones asignadas.
4. Seguimiento498Información portafolios de inversionesInformación relacionada con el portafolio de inversión de las entidades vigiladas o administrados por éstas.
4. Seguimiento499Instrumentos financieros derivadosInformación de las entidades vigiladas relacionada con los instrumentos financieros derivados, acorde con los lineamientos del Capítulo XVIII de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995.

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ProcesoTrámiteDescripción
4. Seguimiento510Gobierno corporativoInformación relacionada con las encuestas sobre políticas y procedimientos adoptados por los órganos de administración de las entidades vigiladas dirigidas a garantizar el buen gobierno de las sociedades.
4. Seguimiento520SARLAFTInformación relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo de lavado de activos, por parte de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento530Riesgo operacionalInformación relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control del riesgo operacional, por parte de las entidades vigiladas.
4. Seguimiento540Riesgos de segurosInformación relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de prevención y control de los riesgos de seguros, por parte de las entidades aseguradoras.
4. Seguimiento550Riesgo de mercadoInformación relacionada con las reglas relativas a la gestión de riesgos de mercado de las entidades vigiladas y/o de los negocios administrados por éstas, acorde con el Capítulo XXI de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995.
4. Seguimiento560Riesgo de liquidezInformación relacionada con las reglas relativas al sistema de administración de riesgo de liquidez, acorde con los lineamientos del Capítulo VI de la Circular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995.
4. Seguimiento753Controles de leyRequerimiento hecho por la SFC a las entidades vigiladas y controladas por el incumplimiento de una disposición legal. Se exceptúan los trámites que tienen asignado un código específico.
4. Seguimiento757EncajeSolicitud de explicaciones por la SFC a los establecimientos de crédito sobre el incumplimiento de la posición de encaje.
4. Seguimiento758Estudios especialesInformación relacionada únicamente con estudios especiales, no periódicos y que no ameritan la creación de un trámite de inspección in situ, extra situ o de monitoreo. (Libros, compendio de normas y circulares, entre otros)
4. Seguimiento761Corresponsalía localInformación sobre contratos y servicios de corresponsalía de las sociedades comisionistas de bolsa.
4. Seguimiento775Gobierno corporativo de los emisores de valoresInformación relacionada con las políticas, procedimientos y demás aspectos inherentes al desarrollo y adopción de sistemas de gobierno corporativo, por parte de las entidades sujetas a control de la SFC.
4. Seguimiento781Informes especiales sobre operaciones cruzadasComunicación contentiva del informe sobre operaciones cruzadas.

4. Seguimiento
782Convergencia a las NIF y NAIInformación remitida por las entidades supervisadas y los requerimientos hechos por la SFC a las mismas en relación con la aplicación de las NIF y las NAI de acuerdo con lo previsto por la Ley 1314 de 2009 y demás normas que la adicionen, modifiquen, reglamenten o sustituyan para el periodo de preparación obligatoria, transición y el primer período de aplicación.
4. Seguimiento783Calificación carteras colectivasInformación remitida por las sociedades calificadoras sobre las calificaciones obtenidas por las carteras colectivas.
5. Generación y divulgación de información105Composición accionariaInformación correspondiente a la composición accionaria.
5. Generación y divulgación de información202Reporte de enajenación de accionesInformación sobre la transferencia de acciones que no requiere autorización.
5. Generación y divulgación de información216Información estadísticaComunicación contentiva de información estadística.
5. Generación y divulgación de información245Estadística - informe semanalInformación semanal sobre: Principales fuentes y usos; encaje; tasas de interés; operaciones repo; fondos interbancarios; depósitos de otras corporaciones y descomposición de la cartera, entre otros.
5. Generación y divulgación de información247Reporte diario tasas de interésInformación diaria de las instituciones financieras relacionada con las tasas de interés pasivas en todos los plazos de captación.
6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas404Asuntos propios de las vigiladas - Intervención de la defensoría del consumidor financieroTrámites que inicialmente son puestos en

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ProcesoTrámiteDescripción
   conocimiento de la SFC por consumidores financieros, que la SFC traslada a las DCF para su pronunciamiento, por considerar que son asuntos internos de las vigiladas y por tanto están fuera de la competencia del supervisor y no tienen trascendencia administrativa.
6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas407Habeas data quejaManifestación de inconformidad expresada por un consumidor financiero respecto del motivo de reporte a centrales de riesgo - Habeas Data.
6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas410Quejas o reclamosManifestación de inconformidad expresada por un consumidor financiero respecto de un producto o servicio adquirido, ofrecido o prestado por una entidad vigilada.
6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas774Copia informativa - quejasComunicación presentada por los consumidores financieros, dirigida a las entidades supervisadas.
6. Atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas777Solicitudes de entes de control o autoridades relacionadas con quejas contra EV Comunicación mediante la cual los entes de control y autoridades en general, diferentes al Congreso de la República, solicitan información y/o trasladan asuntos relacionados con quejas de los consumidores financieros contra entidades vigiladas por esta Superintendencia.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información80Certificados - existencia y representación legalComunicación mediante la cual se solicita el certificado de existencia y representación legal de una entidad vigilada.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información85Certificados - tasas de interésComunicación mediante la cual se solicita el certificado de la tasa de interés bancario corriente.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información91Certificados - otrosComunicación mediante la cual se solicita certificar cualquier acto o situación que le consta a la SFC, diferente de aquellas que tienen código propio.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información115Consultas generales y administrativasComunicación mediante la cual se solicita concepto sobre aspectos aplicables al ámbito de competencia general de la SFC.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información116Consultas específicasComunicación mediante la cual se solicita concepto aplicable específicamente al ámbito de competencia de una dependencia de la SFC.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información130Solicitud de copias
Comunicación mediante la cual se solicita copia de documentos que reposan en la SFC y que corresponde a la secretaría general expedir.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información135Solicitud tablas mortalidadComunicación mediante la cual se solicita la tabla colombiana de mortalidad.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información406Reestructuración de créditos hipotecariosComunicación mediante la cual el deudor o acreedor de un crédito de vivienda solicita que la SFC se pronuncie sobre la reestructuración de su crédito.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información
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ReliquidacionesComunicación mediante la cual se solicita la revisión de la reliquidación de los créditos de vivienda.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información440Solicitud información – productosComunicación mediante la cual se solicita información sobre los productos que las personas tengan en las entidades vigiladas.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información441Designación de peritos, asesores y/o policía judicialComunicación mediante la cual se solicita la designación de peritos, asesores y/o policía judicial.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información454Solicitud de información esporádicaComunicación mediante la cual se solicita información que se encuentra procesada, impresa o elaborada en la SFC que puede implicar o no solicitud de copias.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información485Certificado tasa de cambio representativa del mercado - TCRMComunicación mediante la cual se solicita el certificado de la tasa de cambio representativa del mercado.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información490PeticiónComunicación mediante la cual se pide determinado actuar o proceder de la SFC. Puede ser en interés

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ProcesoTrámiteDescripción
   general o interés particular.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información490PeticiónComunicación mediante la cual se pide determinado actuar o proceder de la SFC. Puede ser en interés general o interés particular.
7. Atención de consultas, peticiones y solicitudes de información701Solicitud de información - bibliotecaComunicación mediante la cual se solicita información que reposa en el acervo bibliográfico y/o en la página Web de la SFC.
8. Representación judicial1Acción de tutelaCorrespondencia remitida por la rama judicial originada por una acción de tutela.
8. Representación judicial132DemandasInformación de los procesos judiciales en contra de la SFC.
8. Representación judicial133SentenciasSentencias derivadas de demandas en las que fue parte la SFC, incluyendo las que corresponden al pago de las obligaciones dinerarias.
8. Representación judicial y funciones jurisdiccionales506Funciones jurisdiccionalesInformación relacionada con el ejercicio de las atribuciones del Superintendente Financiero en los términos de la Ley 446 de 1998.
Trámite común a procesos misionales773Correspondencia informativaComunicación cuyo único objeto es dar a conocer información, sin que implique respuesta posterior. Aplica para los procesos misionales.
Trámite común a varios procesos470Correspondencia protocolariaInformación relacionada con la participación de funcionarios a eventos en representación de la SFC, como foros, seminarios, conferencias, etc.
Trámite común a varios procesos206Correspondencia sobre créditos a víctimasComunicación relacionada con los créditos a víctimas de los que tratan las leyes 418 de 1997 y 1448 de 2011, entre otras disposiciones. Se exceptúan las quejas relacionadas con los créditos a víctimas.
Trámite común a varios procesos772Asuntos que no son competencia de la SFCComunicación mediante la cual se manifiesta una inconformidad respecto de entidades no sometidas a supervisión de la SFC o se plantean asuntos que no son de competencia de la SFC.
Trámite común a varios procesos114Correspondencia Congreso de la RepúblicaComunicaciones provenientes del Congreso de la República suscritas por los senadores, Representantes a la Cámara, sus asesores o por funcionarios del Congreso de la República en general, relacionadas entre otros, con solicitudes de informes, documentos, remisión de información, correspondencia protocolaria.

2.8. Codificación de actividades.

ActividadDescripciónDe uso exclusivo de LA SFC
1Acuso reciboUtilizada para informar al remitente que su comunicación ha sido recibida y se encuentra en proceso de respuesta.X
2DesistimientoUtilizada para informar el desistimiento de una solicitud. 
9Concepto / evaluación / estudioActividad utilizada entre dependencias, para solicitar un concepto, una evaluación o un estudio, a otra(s) dependencia(s). Se debe esperar respuesta con la actividad 35 respuesta a concepto / evaluación / estudio.X
21Notificación / ComunicaciónUtilizada para informar a un tercero (entidad vigilada, funcionario, público en general) sobre un acto administrativo emanado de la Superintendencia Financiera.X
28RecursoSe utiliza para la presentación de los recursos interpuestos por las entidades vigiladas, los particulares y funcionarios de la Superintendencia Financiera sobre un acto administrativo. 
31Remisión de Información y/o AjustesUtilizada para el envío de documentos a nivel informativo y que no requiere respuesta final. 
33RequerimientosUtilizada para efectuar requerimientos de información, solicitar explicaciones o formular glosas, según el caso; una vez estudiada la información presentada por una entidad vigilada, un particular, un funcionario, o una dependencia de la Superintendencia.X
35Respuesta a concepto / evaluación / estudioEs respuesta a una solicitud de concepto / evaluación / estudio entre dependenciasX
36Respuesta a RequerimientosUtilizada para dar respuesta a los requerimientos de la Superintendencia. 

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ActividadDescripciónDe uso exclusivo de LA SFC
37Respuesta a solicitud de prórroga positivaUtilizada para dar respuesta positiva, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigenteX
38Respuesta a solicitud prórroga negativaUtilizada para dar respuesta negativa, a una solicitud de prórroga presentada por parte de las entidades vigiladas u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigenteX
39Respuesta final-E a favor de la entidadUtilizada por ésta Superintendencia para dar finalización a un trámite mediante una respuesta.X
40Respuesta final-P a favor del peticionarioUtilizada por ésta Superintendencia para finalizar un trámite mediante respuesta a favor del peticionario.X
46Solicitud de ProrrogaUtilizada con el fin de solicitar la ampliación de los plazos fijados por la Superintendencia, para dar respuesta a los trámites adelantados por parte de las entidades sujetas a su control, inspección y vigilancia u otro particular. Mantiene el trámite en estado vigente. 
47Prórroga salidaUtilizado por la Superintendencia para prorrogar el término de respuesta a una consulta, solicitud o petición, dirigida al respetivo cliente.X
50Solicitud / presentaciónDa inicio a todo trámite presentado ante la Superintendencia. Se debe solamente cuando no exista número de radicación anterior. 
51Replica a una solicitudUtilizada para reiterar una solicitud realizada por las entidades vigiladas o por un particular. 
57Pago de multaUtilizado por las entidades para manejar aspectos relacionados con pagos de multas. 
60Traslado de competenciaUtilizada para efectuar el traslado de un trámite a otra que, por razones de las funciones que allí se desarrollan, le corresponde conocer el contenido del trámite para su diligenciamiento y/o autorización. El trámite queda bajo responsabilidad de quien lo recibe.X
61Pliego de cargosUtilizado por ésta Superintendencia con el objeto de formular pliegos de cargos.X
62Solicitud entidades de controlUtilizada para efectuar solicitudes de documentos a entes de control, dentro de un trámite en desarrollo. 
70Interrupción de términos judicialesUtilizada para interrumpir los plazos fijados por un ente judicial para dar respuesta a un requerimiento o solicitud.X
90Anulado X
150Queja exprésSe utiliza de manera exclusiva por esta Superintendencia para identificar un procedimiento especial asociado al proceso de “atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”, en el que, previo análisis (según el tipo de entidad, naturaleza o tipología del asunto), se da traslado a la entidad vigilada de las quejas interpuestas por los consumidores financieros, cuando se advierta que los asuntos pueden ser atendidos en un tiempo inferior al otorgado en un requerimiento normal.
La respuesta que suministre la entidad vigilada debe darse dentro del plazo otorgado, cumplir la normatividad aplicable al caso y acatar lo señalado en el proceso de “atención de quejas o reclamos contra entidades vigiladas”.
X

Parte I

Instrucciones generales aplicables a las entidades vigiladas

Título IV

Deberes y responsabilidades

Capítulo II: Actuaciones ante la Superintendencia Financiera de Colombia

Contenido

1. Posesión de cargos de dirección y control

1.1. Cargos en los que se requiere posesión ante la SFC

1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión

1.4. Reglas relativas al trámite de posesión

1.5. Situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC

1.6. Posesión del revisor fiscal

1.7. Posesión e información que deben suministrar las entidades vigiladas a la SFC sobre el Defensor del consumidor financiero - DCF

2. Cambios de domicilio

2.1. Información a remitir

2.2. Suministro de información posterior a la desvinculación de la entidad

2.3. Información sobre antecedentes

2.4. Dirección de notificación para actuaciones específicas

3. Derecho de petición

3.1. Procedencia

3.2. Requisitos

3.3. Verificación de requisitos

3.4. Presentación y radicación

3.5. Peticiones verbales

3.6. Desistimiento

3.7. Término para resolver las peticiones

3.8. Interrupción o suspensión de términos

3.9. Atención prioritaria

3.10. Peticiones reiteradas, oscuras e irrespetuosas

4. Apoderados

4.1. Actuaciones que incluyan actos de apoderamiento

4.2. Trámite

5. Recursos en la vía gubernativa

5.1. Procedencia

5.2. Oportunidad y presentación

6. Solicitudes en actuaciones en curso

7. Traslados por falta de competencia

8. Rechazo de solicitud de información reservada

8.1. Inoponibilidad de la reserva

8.2. Información personal

9. Funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias

10. Información general

10.1. Pago de fotocopias

11. Quejas

11.1. Procedencia

11.2. Requisitos

11.3. Términos

11.4. Trámite de las quejas

11.5. Quejas por mal funcionamiento de los servicios de la SFC

12. Reglas relativas a la expedición de certificaciones por parte de la SFC

12.1. Dependencia responsable.

12.2. Certificaciones que debe expedir la SFC

12.3. Trámite para la solicitud de certificaciones

13. Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia

12.2.1. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades vigiladas, expedir las certificaciones sobre su existencia y representación legal.

12.2.2. La tasa de interés bancario corriente con base en la información financiera y contable que le sea suministrada por los establecimientos de crédito, analizando la tasa de las operaciones activas mediante técnicas adecuadas de ponderación, y se cumple con la periodicidad que recomiende la JDBR.

Esta función, de conformidad con el artículo 29 del Decreto 019 de 2012, se cumple mediante la publicación en la página web de la SFC, junto con los datos históricos para consulta permanente.

La tasa de interés bancario corriente que certifique la SFC se tendrá en cuenta para los efectos establecidos en el artículo 305 del Código Penal.

12.2.3. La tasa de captación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de establecer el componente inflacionario de los rendimientos financieros percibidos por los contribuyentes distintos de personas naturales.

12.2.4. La tasa de colocación más representativa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al gravable, para efectos de determinar el componente inflacionario de los intereses, y demás costos y gastos financieros.

12.2.5. La tasa de cambio representativa del mercado.

12.2.6. La calidad de defensor del consumidor financiero, principal o suplente, de las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la SFC.

12.2.7. El interés promedio reconocido a los depósitos en cuentas de ahorro a ser aplicados en el cálculo de los rendimientos de los depósitos judiciales con periodicidad semestral, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 1285 de 2009.

Adicionalmente, la SFC puede certificar sobre los hechos o actos de su autoría, entre otros, la realización de visitas y la toma de posesión de los negocios, bienes y haberes de una entidad vigilada.

12.3. Trámite para la solicitud de certificaciones.

Las solicitudes de certificación deben ser dirigidas a la secretaría general, con excepción de las siguientes:

12.3.1. Las de existencia y representación legal de las entidades vigiladas, las cuales deben ser dirigidas al grupo de registro;

12.3.2. Las que se refieran a la tasa de cambio representativa del mercado, deben dirigirse a la dirección de investigación y desarrollo.

13. Instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia

Toda correspondencia que se dirija a la Superintendencia Financiera de Colombia deberá ser radicada ante el grupo de correspondencia, atendiendo los principios, requisitos sobre presentación de la información y demás requerimientos que se señalan en el anexo 1 del presente capítulo, el cual se encuentra publicado en nuestra página de internet.