CIRCULAR EXTERNA 39 DE 1997 

(Junio 24)

En desarrollo de lo establecido en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y para efectos de lo previsto en la parte tercera del capítulo XVI del mismo estatuto sobre prevención de actividades delictivas, cuando las entidades vigiladas por esta superintendencia realicen operaciones simultáneas, sucesivas o fraccionadas de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, deberán identificar al comprador y la actividad económica del mismo según las instrucciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto antes citado y en la circular básica jurídica.

Cuando la operación consiste en una transacción de acciones de filiales o acciones recibidas en dación de pago o por cualquier otro medio, se deberán atender las instrucciones anteriormente anotadas sin perjuicio de la obligación de los eventuales inversionistas de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 88 del estatuto orgánico del sistema financiero.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y adiciona la Circular Básica Jurídica (007 de 1996) con el literal d), numeral 6.3.1., capítulo noveno, del título 1, anexando para el efecto las páginas 55-1 a 55-6.

d) Compra y venta de acciones. Cuando las entidades realicen operaciones simultáneas, sucesivas o fraccionadas de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, deberán identificar al comprador y la actividad económica del mismo, de conformidad con las instrucciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero.

Cuando la operación consiste en una transacción de acciones de filiales o acciones recibidas en dación de pago o por cualquier otro medio, se deberán atender las instrucciones anotadas anteriormente, sin perjuicio de la obligación de los eventuales inversionistas de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 88 del mencionado estatuto.

El nivel de tecnología implementado por las entidades vigiladas deberá permitirles hacer un cubrimiento de operaciones realizadas en todas sus oficinas, con el fin de consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por un mismo cliente.

6.3.3. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas

a) Concepto. Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

b) Detección de operaciones inusuales. El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la entidad.

El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo a los lineamientos determinados por la entidad y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales.

c) Determinación de operaciones sospechosas. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

6.3.4. Control de transacciones en efectivo. a) Monto de las transacciones sujetas a registro individual. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, toda institución financiera debe dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor, a partir de la entrada en vigencia de la presente circular, sea igual o superior a las siguientes sumas:

Instituciones financieras: diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o diez mil dólares (US$ 10.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República.

Casas de cambio plenas y cambistas: setecientos cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$ 750) o su equivalente en otras monedas.

Casas de cambio especiales o fronterizas: el equivalente a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 500) en la moneda del país vecino.

Este monto será actualizado anualmente por la Superintendencia Bancaria.

b) Determinación de transacciones múltiples como una sola operación. Aquellas transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona, que en su conjunto igualen o superen las cuantías que se indican a continuación, deberán considerarse como transacción única.

Instituciones financieras: cincuenta millones de pesos ($50.000.000) o cincuenta mil dólares (US$ 50.000) o su equivalente.

Casas de cambio plenas, cambistas y fronterizas: un mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 1.500) o su equivalente en otras monedas.

Estas transacciones múltiples deben incluirse dentro de los reportes consolidados que trimestralmente dirigen las entidades financieras a la Superintendencia Bancaria sobre operaciones en efectivo.

c) Organización interna de la información. Las instituciones financieras y las casas de cambio de todo tipo están obligadas a conservar debidamente organizados por orden cronológico y a disposición de las autoridades, los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero.

La información contenida en esos formularios deberá organizarse internamente por orden alfabético o número de identificación, en forma centralizada, de manera que permita atender requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales o sospechosas.

d) Clientes exceptuados del registro individual. Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen múltiples transacciones en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son lícitas, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual.

En estos casos, se debe mantener un registro especial sobre las características específicas y el volumen de los negocios de estos clientes, en el que consten las razones por las cuales fueron exonerados.

Las entidades financieras deben incluir en sus manuales de procedimientos los requisitos generales que deben cumplir estos clientes.

Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

6.3.5. Capacitación. Las entidades vigiladas están en la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus funcionarios, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos, y particularmente para indicarles cuáles son los mecanismos de control desarrollados por la entidad y su aplicación y cumplimiento.

Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la entidad, de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente.

6.4. Reportes

6.4.1. Relativos a las transacciones en efectivo. El control a las transacciones en efectivo debe permitirle a la entidad detectar operaciones inusuales además de ser un sustento estadístico que le proporciona a la Superintendencia Bancaria un elemento adicional en la determinación de sus políticas de supervisión.

El reporte consolidado de transacciones en efectivo dirigido a la Superintendencia Bancaria no exime a la entidad financiera ni a las casas de cambio de la detección de las operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con efectivo, ni de su reporte a la Fiscalía General de la Nación.

a) Reporte consolidado a la Superintendencia Bancaria. Toda institución financiera y casa de cambio de cualquier índole deberá remitir un informe global trimestral sobre el número de transacciones en efectivo, a la unidad especial para la prevención de lavado de activos, mediante el diligenciamiento de la proforma F 0000-11 conforme las instrucciones contenidas en la página 273 del anexo 1 de la Circular 100 de 1995.

b) Clientes exceptuados del registro individual de transacciones en efectivo. De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades financieras y las casas de cambio están en la obligación de informar mensualmente a la Superintendencia Bancaria los nombres de todos los clientes exonerados de llenar el formulario de transacciones en efectivo.

Esa información debe remitirse a la Superintendencia Bancaria de acuerdo con las instrucciones impartidas en la página 273 del anexo 1 de la Circular 100 de 1995.

6.4.2. Reporte de transacciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación. a) Aspectos generales. Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el manual de procedimientos, para hacer el respectivo reporte a la Fiscalía General de la Nación.

Para efectos del reporte no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte do operaciones sospechosas a la fiscalía no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad.

b) Contenido del reporte. El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación mediante formato especial, de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular 100 (anexo II pág. 38), utilizando el formato que aparece en la página 39 del mismo anexo.

Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a efecto de hacerlos llegar de manera completa y oportuna a la fiscalía cuando ésta los solicite.

c) Reporte de operaciones rechazadas por la entidad. En aquellos casos en que de conformidad con el ordenamiento jurídico la entidad se abstenga de realizar una transacción que se estime como sospechosa, subsiste la obligación de reportarla a la Fiscalía General de la Nación, de acuerdo con las instrucciones impartidas en esta circular y con el fin de contribuir a la protección del sector financiero y asegurador en general.

6.5. Código de conducta

Las “reglas de conducta” a las que hace referencia el numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, deben estar contenidas en un código de conducta de imperativo cumplimiento, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los “conflictos de interés” y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la entidad.

Sin perjuicio de las funciones sancionatorias que competen a esta superintendencia, las entidades deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.

Corresponde a la junta directiva adoptar el código de conducta, disponer su acatamiento y difusión, y aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.

6.6. Manual de procedimientos

6.6.1. Generalidades. Los mecanismos de control adoptados por la entidad vigilada deben consagrarse en un manual de procedimientos específicos, aprobado por la junta directiva, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada entidad y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de la entidad contra el lavado de activos.

6 6.2. Contenido básico. Todos los aspectos mencionados en esta circular deben estar contenidos en este manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:

— Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias.

— Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual.

— Instancias de reporte y consulta para los funcionarios de la entidad con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos.

— Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos, como programas de capacitación interna; funciones y categoría del oficial de cumplimiento; funciones de la auditoría y de la revisoría fiscal; responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos; conservación de registros.

— Todos los demás que la entidad vigilada considere pertinentes.

6.6.3. Actualización. Los manuales de procedimientos deben ser actualizados constantemente, de acuerdo con las necesidades de la institución. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a la Superintendencia Bancaria.

El no pronunciamiento por parte de la Superintendencia Bancaria acerca del contenido de esos manuales no implica que estos se estimen como suficientes.

6.7. Auditoría sobre los mecanismos de control

6.7.1 Oficial de cumplimiento. a) Concepto. Las entidades vigiladas tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, de designar un oficial de cumplimiento.

Este funcionario debe ser designado por la junta directiva, ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

Adicionalmente la Superintendencia Bancaria podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

b) Función. La función del oficio de cumplimiento, de acuerdo a lo dispuesto en el estatuto orgánico del sistema financiero es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimiento específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos.

También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en esta circular, en la ley y los que determine la entidad.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la fiscalía.

El oficial de cumplimiento deberá presentar informes a la junta directiva sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las entidades vigiladas deberán informar a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos de la Superintendencia Bancaria, el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimento

6.7. 2. Auditoría interna. El diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de la administración de cada entidad.

Esos mecanismos deben ser evaluados por la auditoría interna con base en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados, para verificar su aplicación

6.7.3. Revisoría fiscal. De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio y en el numeral cuarto, capítulo tercero, título primero de la presente circular, a la revisoría fiscal le corresponde, entre otros, los deberes de velar por el cumplimiento de la ley y de colaborar con las autoridades.

En consecuencia, dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el estatuto orgánico del sistema financiero y en la presente circular y reportarlos a la junta directiva.

6.8. Conservación de documentos

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

Esta disposición es aplicable también en los casos de fusión de entidades.

6.9. Plazos

6. 9.1. Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Superintendencia Bancaria. Las entidades vigiladas deberán enviar la información de que trata el literal a) del numeral 6. 4. 1. del presente capítulo, a la unidad especial para la prevención de lavado de activos, dentro de los veinte (20) primeros días de los meses enero, abril, julio y octubre de cada año.

6.9.2. Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo. Dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al de entrada en vigencia de la presente circular, deberá ser enviado a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos, un listado con los nombres de todos los clientes que en ese momento estén exonerados (lit. b) num. 6.4.1 del presente capítulo) de llenar el formulario.

Para su actualización, dentro de los diez primeros días hábiles de cada mes las entidades deberán remitir a esta superintendencia, al área antes mencionada, los nombres de los nuevos clientes exonerados, y los que dejaron de serlo, durante el mes inmediatamente anterior.

Una vez determinados en el manual de procedimientos los criterios de selección de estos clientes, la lista de los mismos no podrá incorporar personas que no cumplan los correspondientes requisitos.

6.9.3. Reporte de transacciones sospechosas a la fiscalía. El reporte de las transacciones sospechosas detectadas en cada mes calendario, debe ser entregado a la Fiscalía General de la Nación dentro del mes calendario siguiente en un informe consolidado.

En el evento de que una entidad vigilada no detecte operaciones sospechosas deberá informarlo a la fiscalía en el mismo plazo

Los mecanismos de control implementados por la entidad deberán permitirle detectar las operaciones inusuales a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia.

6.9.4. Informes sobre actualización de manuales de procedimiento. Todas las entidades deberán enviar a más tardar dos meses después de la entrada en vigencia de la presente circular, a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos, una carta en la que se informe sobre el número del acta de junta directiva en la que se haya aprobado la actualización de los manuales de acuerdo a lo dispuesto en la presente circular.

Las entidades que se creen después de entrada en vigencia esta circular, deberán informar a más tardar un mes después de iniciar operaciones, el número de acta de junta directiva en la cual se haya adoptado el manual de procedimientos.

La información sobre posteriores actualizaciones de esos manuales deben hacerse llegar a la superintendencia dentro de los cinco (5) días siguientes a su adopción.

Los manuales deben permanecer en cada entidad a disposición de esta superintendencia.

6.10. Práctica insegura

La Superintendencia Bancaria podrá calificar como práctica insegura la realización de operaciones con entidades financieras, nacionales o extranjeras, que no se protejan adecuadamente contra el lavado de activos.

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