CIRCULAR EXTERNA 4 DE 1998 

(Marzo 8)

Asunto. Elección de revisor fiscal principal y suplente.

Con fundamento en las facultades otorgadas por los numerales 4º y 14 del artículo 7º del Decreto 2150 de 1992 a este ente de control, de señalar los procedimientos sobre la forma como las entidades vigiladas deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad para su cabal aplicación y aprobar o improbar los actos de elección y de decisión de sus asambleas de afiliados y organismos directivos y teniendo en cuenta que le compete a la asamblea general de afiliados elegir el revisor fiscal principal y suplente, según el artículo 47 de la Ley 21 de 1982, esta superintendencia establece los parámetros que en adelante se deberán tener en cuenta en la elección de la revisoría fiscal, así:

Convocatoria

Cuando en la asamblea general haya necesidad de elegir revisor fiscal principal y suplente o uno de éstos, por vencimiento del período estatutario o cualquier otra circunstancia, la convocatoria deberá indicar de manera precisa la forma y términos para la inscripción de candidatos.

Forma

Al respecto la convocatoria determinará en forma precisa la elección de revisor fiscal principal y suplente, o uno de ellos según sea el caso.

Así mismo, se deberá señalar, en dicho texto, los documentos que se exigirán al momento de la inscripción, entre los que se debe tener en cuenta:

• Si se trata de personas jurídicas, establecimiento de comercio o cualquier otra modalidad que implique inscripción, certificado de la cámara de comercio. En este evento, deberán indicar la persona natural que prestará el servicio bajo su responsabilidad.

• Hoja de vida del aspirante si es persona natural o de quien sea designado por la persona jurídica.

• Fotocopia de la cédula y de la tarjeta profesional.

• Antecedentes disciplinarios actualizado.

• Manifestación personal, tanto de la firma como de quien prestará el servicio bajo su responsabilidad o de quien aspira, de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto-Ley 2463 de 1981.

• Aceptación del cargo en caso de ser electo.

• Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.

• Propuesta clara y precisa acerca de:

El valor de los honorarios que aspira devengar durante la totalidad del período.

Recursos humano y técnico que utilizará en su labor, el cual deberá ser acorde con las necesidades de la corporación.

Experiencia relacionada con el cargo.

Manifestación expresa de haberse informado sobre la estructura y funcionamiento de la caja.

Términos

En lo referente a este aspecto, se estará a lo dispuesto en los estatutos. En silencio de éstos se deberá indicar en forma clara, el sitio, la fecha y hora tanto del inicio de la inscripción de candidatos como para el cierre de la misma.

Proceso de elección

Para que la asamblea general de afiliados pueda tomar una decisión acertada se recomienda hacer un cuadro comparativo de las diferentes propuestas el cual contenga honorario, experiencia relacionada con el cargo, recursos humanos y técnicos de los que dispone.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto Reglamentario 341 de 1988, las decisiones que adopte la asamblea general requieren, por regla general, la mayoría simple de los votos de los afiliados hábiles presentes en la reunión, sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales y estatutarias.

Así las cosas se concluye que la inscripción se hará por candidatos en forma individual y no por planchas. Por lo tanto, puede resultar elegido como revisor fiscal principal y suplente, personas naturales; o personas jurídicas distintas; o persona jurídica y natural, indistintamente y en caso de empate en la votación con base en el cuadro comparativo se deberá decidir lo más favorable para la corporación.

La misma persona jurídica no puede ser revisor fiscal principal y revisor fiscal suplente al mismo tiempo, por cuanto se desvirtuaría la naturaleza de la suplencia porque habiendo vacancia en la principal habría vacancia en la suplencia automáticamente.

Por lo tanto, debe entenderse que el suplente sólo actuará en las ausencias temporales y definitivas de titular.

Fijación de honorarios

Cabe recordar que es función de la asamblea general de afiliados fijar los honorarios de la revisoría fiscal. En consecuencia, es necesario recalcar que, tanto en la propuesta presentada por los candidatos a revisor fiscal principal y suplente, como la decisión que apruebe la asamblea general, en cuanto a la fijación de honorarios para la revisoría fiscal, se hace para la totalidad del período por el cual se es elegido, de manera que no se presenten incrementos o modificaciones posteriores.

Como las funciones que ejerce la revisoría fiscal requieren por su naturaleza total independencia, esto es, que no exista subordinación y dependencia de la administración lo más conveniente es que sea vinculado por honorarios mediante un contrato de prestación de servicios.

Finalmente, es necesario tener en cuenta, para la elección de la revisoría fiscal, que las cajas de compensación familiar manejan recursos que tienen una connotación de parafiscales; por lo tanto, para las mismas resulta de suma importancia que la persona que desempeñe dichas funciones sea la más idónea, por cuanto la asamblea general de afiliados le confía el control de las actividades de los organismos de administración y paralelamente el Estado, a través de la ley, le señala la obligación de velar no sólo por el control en el área contable y financiera, sino sobre la legalidad de las actividades de las corporaciones a su cuidado.

Los directores administrativos de las cajas de compensación familiar entregarán a cada candidato el texto del Decreto-Ley 2463 de 1981, por el cual se determina el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las cajas de compensación familiar y de las asociaciones de cajas y de los miembros de sus organismos de dirección, administración y fiscalización, con el fin de que éstos lo conozcan y certifiquen al respecto.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a la asamblea general de afiliados, consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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