CIRCULAR EXTERNA 4 DE 1998 

(Mayo 27)

Ref.: Mecanismos para la prevención y control de actividades delictivas a través del mercado de valores.

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 10 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

En desarrollo de lo dispuesto por el artículo 39 de la Ley 190 de 1995, la Superintendencia de Valores expidió la Circular Externa 03 de 1997, mediante la cual se establecieron los mecanismos y controles que debían adoptar las personas sujetas a su inspección, vigilancia o control; para evitar que, en la realización de sus operaciones a través del mercado de valores, pudieran ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a éstas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Teniendo en cuenta que hoy en día existen nuevas normas relacionadas con el tema y que se requiere precisar algunos puntos contemplados en la citada circular externa, esta entidad considera necesario establecer nuevos parámetros que deberán implementarse para lograr un efectivo control de las actividades referidas.

Así las cosas, los representantes legales, directores, administradores y funcionarios de las bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades comisionistas independientes de valores, sociedades administradoras de fondos de inversión, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, sociedades calificadoras de valores e intermediarios inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios que no se encuentren bajo la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, deberán adoptar los mecanismos y reglas de conducta que más adelante se relacionan, con los siguientes propósitos:

— Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes y las características básicas de las operaciones en que se involucran corrientemente.

— Establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones que realizan en el mercado de valores.

— Establecer si el volumen de las transacciones ejecutadas en el mercado de valores guarda relación con la actividad económica de los mismos.

— Reportar de forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación, o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, cualquier información relevante sobre manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

1. Mecanismos de control generales.

1.1. Funcionario de cumplimiento.

El funcionario de cumplimiento es aquella persona que debe ser designada por cada una de las entidades mencionadas anteriormente, para efectos de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones expedidas sobre el particular. Será designado por la junta directiva de la entidad o quien haga sus veces y deberá contar con nivel directivo, capacidad decisoria y apoyo de la organización para cubrir adecuadamente las diferentes áreas de su gestión.

Las funciones que se le asignen a este funcionario deberán incluir, como mínimo, las siguientes:

1.1.1. Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención de actividades delictivas en el mercado de valores.

1.1.2. Además de los legales, implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva esta labor.

1.1.3. Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por los clientes activos de la sociedad;

1.1.4. Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual en el mercado de valores, reviste el carácter de sospechosa.

1.1.5. Informar a las directivas acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y de la entidad.

1.1.6. Presentar a la junta directiva, o a quien haga sus veces, un informe mensual detallado acerca del cumplimiento de las labores a su cargo. Si el órgano aludido no sesiona con la periodicidad referida, el informe deberá presentarse en las reuniones que se lleven a cabo.

1.1.7. Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre el tema, necesarios para que los diferentes funcionarios de la institución estén debidamente informados y actualizados.

1.1.8. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.

PAR. 1º—El nombre del funcionario de cumplimiento designado por la entidad respectiva deberá ser informado a esta Superintendencia, a más tardar, el día 1º de julio de 1998, anexándose copia del acta de junta directiva del órgano competente en donde conste tal evento. Esta designación no exime a la entidad, ni a los demás funcionarios, de la obligación de reportar a la Fiscalía General de la Nación o a quien ésta delegue, aquellas operaciones de las cuales tenga conocimiento y que sean consideradas sospechosas.

PAR. 2º—En el caso de intermediarios personas naturales, se entiende que éste es quien asume las labores del funcionario de cumplimiento.

1.2. Manual específico de procedimientos.

Es el documento que contiene todas aquellas medidas y procedimientos que deben ser observados por los empleados, administradores y directivos de las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta Superintendencia, con el propósito de prevenir y evitar que, en el desarrollo de sus operaciones en el mercado de valores, sean utilizadas para la realización de actividades delictivas. El manual en comento será aprobado por la junta directiva de la entidad, o quien haga sus veces, hecho que deberá constar en el acta respectiva.

Además de lo anterior, contemplará, como mínimo y de manera detallada, los siguientes aspectos:

1.2.1. Número de personas que tendrá a su cargo el funcionario de cumplimiento para ejercer estas labores, si la sociedad las considera necesarias.

1.2.2. Políticas de control y canales de comunicación con las sucursales y agencias, cuando estas existan.

1.2.3. Procedimientos específicos que la sociedad considere adecuados para hacer más efectivo el control de actividades delictivas, dentro de los cuales deben preverse aquellos relacionados con la verificación periódica y actualización de la información suministrada por los clientes, por lo menos una vez al año.

1.2.4. Parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusual o sospechosa.

1.2.5. Las demás que estime pertinentes la entidad.

Lo dispuesto en el numeral 1.2. de la presente circular se entenderá sin perjuicio de la obligación consagrada en el numeral 1.1.6.3 (sic) de la Resolución 400 de 1995.

PAR. 1º—Las personas naturales inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios no estarán obligadas a elaborar el manual referido, a menos que tengan funcionarios o empleados a su cargo.

PAR. 2º—Los manuales específicos de procedimientos deberán estar permanentemente a disposición de las autoridades judiciales o administrativas que los requieran en el ejercicio de sus funciones.

1.3. Detección de operaciones no usuales y reporte de operaciones sospechosas.

1.3.1. Operación no usual en el mercado de valores. Se entiende como operación no usual aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos por la entidad respectiva.

Con el objeto de lograr una eficiente detección de esta clase de operaciones en el mercado de valores, deberán implementarse todos los procedimientos y mecanismos que se consideren adecuados para el efecto.

1.3.2. Operación sospechosa en el mercado de valores. Es aquella no usual que, por sus características, conlleva a presumir, razonablemente, que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito.

La confrontación de las operaciones detectadas como no usuales, con la información de los clientes con que cuenta la entidad respectiva, permitirá, conforme al buen criterio, identificar si una transacción es o no de esta clase.

1.3.3. Reporte de operaciones sospechosas. Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia, deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación, o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, cualquier información relacionada con la realización o solicitud de ejecución de operaciones sospechosas.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, cuando se suministre esta clase de información no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para sus directivos o empleados, razón por la cual, el reporte respectivo se entregará a título informativo, no requerirá de firma y en ningún momento constituirá denuncia penal.

1.3.3.1. Contenido del reporte. El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, en un formato único diseñado para el efecto (ver anexo 1).

Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar, de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.

PAR.—En aquellos casos en que la entidad se abstenga de efectuar una transacción que sea considerada como sospechosa, subsistirá la obligación de reportarla a la Fiscalía General de la Nación.

1.4. Control de operaciones en efectivo en el mercado de valores.

1.4.1. Operaciones singulares. Las personas sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores deberán dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para tal efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo que realicen sus clientes, en moneda nacional o extranjera, por montos superiores a la suma de cincuenta y siete (57) salarios mínimos legales mensuales.

Estos formularios deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

1.4.1.1. Identidad, firma y dirección de la persona que físicamente ordena o realiza la transacción. Sin embargo, cuando quiera que el registro se lleve en forma electrónica, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 24 de Ley 365 de 1997, no se requerirá la firma aludida.

1.4.1.2. Identidad y dirección de la persona en nombre de la cual se ordena o realice, si es del caso.

1.4.1.3. Identidad del beneficiario o destinatario, si lo hubiere.

1.4.1.4. Tipo de transacción de que se trate (contrato de comisión, adhesión a portafolios colectivos de inversión, pago de otras operaciones autorizadas, etc.).

1.4.1.5. Fecha, lugar, hora y monto de la transacción.

1.4.2. Operaciones múltiples. Los destinatarios de esta circular también deberán adoptar las medidas que resulten apropiadas para determinar la existencia de transacciones múltiples en efectivo, en moneda nacional o extranjera, que deban ser consideradas como una sola.

Para este efecto, se entenderá como una sola el conjunto de operaciones que se realicen durante un lapso de un (1) mes calendario, por o en beneficio de una persona, que igualen o superen, en total, el límite previsto en el numeral 1.4.1 anterior. En este caso, también deberá diligenciarse el formulario referido.

PAR. 1º—Cuando el giro ordinario de los negocios de un cliente implique la realización corriente de numerosas transacciones en efectivo, la entidad respectiva podrá llevar un registro de éstas, en lugar del formulario individual que se exige. No obstante lo anterior, el registro en mención deberá contener, por lo menos, toda la información prevista en el numeral 1.4.1 de esta circular y, mensualmente, deberá informarse a la Superintendencia de Valores el nombre de las personas que son objeto del procedimiento en cita.

PAR. 2º—Dentro de los diez (10) primeros días de los meses de enero, abril, julio y octubre, deberá informarse a la Superintendencia de Valores las transacciones en efectivo realizadas en el trimestre anterior, especificándose el nombre de las personas que las realizaron y el lugar en donde fueron ejecutadas.

1.5. Revisoría fiscal.

Dentro de las funciones que le son atribuidas por la ley, a la revisoría fiscal le corresponde instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar las deficiencias presentadas en los mecanismos que adopte la sociedad respectiva en materia de prevención de actividades delictivas, así como cualquier incumplimiento a la normatividad vigente sobre el particular.

2. Mecanismos de control especiales.

2.1. Sociedades comisionistas de bolsa, sociedades comisionistas independientes de valores, demás intermediarios inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios y sociedades administradoras de fondos de inversión.

Las sociedades arriba mencionadas deberán iniciar su relación con los clientes, diligenciando un formato de apertura de cuenta y solicitando la información y documentación mínima que adelante se especifica.

2.1.1. Formato de apertura de cuenta. Es el documento que le permitirá a la sociedad identificar plenamente a sus clientes, conocer la actividad económica que desarrollan y la capacidad adquisitiva con que pueden contar.

El formato de apertura de cuenta deberá incluir, como mínima, la siguiente información:

2.1.1.1. Para personas jurídicas.

2.1.1.1.1. Número de la cuenta.

2.1.1.1.2. Razón social.

2.1.1.1.3. Número de identificación tributaria, NIT.

2.1.1.1.4. Actividad social.

2.1.1.1.5. Domicilio, dirección y teléfono.

2.1.1.1.6. Nombres completos, identificación, domicilio, dirección y teléfono de sus representantes legales y apoderados.

2.1.1.1.7. Información financiera. Patrimonio, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través del intermediario respectivo.

2.1.1.1.8. Cuentas que posea en entidades financieras.

2.1.1.1.9. Firma del representante legal y del funcionario que recepciona la información.

2.1.1.2. Para personas naturales:

2.1.1.2.1 Número de la cuenta.

2.1.1.2.2. Nombre, identificación y estado civil de sus titulares, representantes y apoderados, si es del caso.

2.1.1.2.3. Actividad económica.

2.1.1.2.4. Domicilio, dirección y teléfono;

2.1.1.2.5. Información financiera: patrimonio, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través del intermediario respectivo.

2.1.1.2.6. Cuentas que posea en entidades financieras.

2.1.1.2.7. Firma del cliente y del funcionario que recepciona la información.

PAR.—Si el cliente depende económicamente de un tercero, deberán suministrarse también los datos de la persona de quien provienen los recursos utilizados.

2.1.2. Documentación adicional. Como complemento de la información anterior, al momento de la apertura de la cuenta se deberá allegar la siguiente documentación:

2.1.2.1. Copia de la tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía o de extranjería, para personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país, según sea el caso.

2.1.2.2. Exhibición de visa o permiso de ingreso y permanencia temporal expedido por el DAS, conforme a lo establecido en el Decreto 2371 de 1996, si es persona natural extranjera no residentes en Colombia.

2.1.2.3. Tratándose de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes, o documento análogo. Los certificados en comento deberán renovarse, como mínimo, una vez al año.

A los representantes legales o apoderados de estas sociedades se les aplicará los previsto en los numerales 2.1.2.1 y 2.1.2.2 de esta circular.

2.1.2.4. En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación adicional referida, de la persona de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las operaciones o transacciones.

PAR.—Quedarán exceptuados de la obligación de anexar la documentación adicional aquellos clientes que correspondan a las siguientes categorías: entidades sometidas a inspección y vigilancia de las superintendencias Bancaria y de Valores; las pertenecientes al sector publico; los suscriptores en fondos de valores y fondos de inversión cuyos aportes sean inferiores a la suma de ciento diez (110) salarios mínimos mensuales y los emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, calificados como grandes contribuyentes.

2.1.3. Excepciones bajo responsabilidad expresa. En casos excepcionales y con fundamento en el conocimiento que se tenga de algunos clientes, bajo la responsabilidad expresa del representante legal de la entidad, se les podrá eximir del cumplimiento de las obligaciones establecidas en los numerales 2.1.1.2.7 y 2.1.2 de la presente circular. No obstante lo anterior, en este evento, deberá diligenciarse la parte referente a la información básica del cliente y el representante legal de la entidad vigilada suscribirá el formato en comento.

2.1.4. Registro de clientes. Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través suyo, las sociedades a quienes está dirigido este acápite deberán llevar un registro de clientes, en el cual se incluirá como mínimo, su nombre, identificación, dirección, teléfono, actividad económica, representantes o apoderados y monto mensual de transacciones; clasificados de la siguiente forma:

2.1.4.1. Entidades financieras.

2.1.4.2. Entidades del sector real.

2.1.4.3. Entidades del sector público.

2.1.4.4. Emisores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, que no correspondan a las categorías anteriores.

2.1.4.5. Personas jurídicas no inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios.

2.1.4.6. Personas naturales.

2.1.4.7. Suscriptores de fondos de valores y fondos de inversión.

2.1.5. Registro de órdenes para compra y venta de valores.

Para efectos de lograr un mayor control sobre las personas que toman porte en la ejecución de una operación, deberán adoptarse los mecanismos adecuados que permitan identificar plenamente al ordenante de la misma, a su comitente, al beneficiario, al funcionario de la firma que inició el contacto con el cliente y a quien la ejecuta. Los datos anteriormente mencionados deberán quedar plasmados en un medio que se considere adecuado para el efecto.

El funcionario de cumplimiento tendrá a su cargo esta labor, así como la verificación periódica de la veracidad de la información que reposa en el mismo.

3. Bolsas de valores.

Las bolsas de valores deberán implementar los procedimientos que le permitan, a las firmas comisionistas, detectar los montos sobre los cuales debe entenderse que las operaciones realizadas por sus clientes se salen de los promedios del sector al cual pertenecen.

PAR.—Las bolsas de valores informarán a esta entidad. antes del 1º de agosto del presente año, los mecanismos que adopten sobre el particular, así como los sectores que se establezcan para el efecto.

4. Disposiciones finales.

4.1. Mecanismos de control para los emisores de valores.

Teniendo en cuenta el papel que juegan los emisores en el mercado de valores, al captar recursos provenientes de ahorro e inversión y que, en desarrollo de esa actividad, son susceptibles de ser utilizarlos como instrumento para la legalización, ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de actividades delictivas; aquellos con títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios, que no tengan el carácter de entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y que coloquen directamente sus títulos, esto es, sin utilizar un intermediario para el efecto, deberán dar cumplimiento a los numerales 1 y 2.1.1 de la presente circular.

Las sociedades emisoras de valores referidas en este numeral deberán instruir a los suscriptores de sus emisiones sobre la obligación de informar cualquier cambio en la información suministrada.

PAR.—Cuando los títulos vayan a ser suscritos por accionistas de la sociedad emisora y ésta cuente con la información relacionada anteriormente, no habrá obligación de requerirla.

4.2. Conservación de documentos.

Los documentos mencionados en la presente circular deberán conservarse de acuerdo con las normas que rigen la guarda y conservación de documentos.

4.3. Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados.

Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación o a los cuerpos especiales de policía judicial que esta designe, la información sobre operaciones sospechosas a que se refiere la letra d) del numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta entidad sólo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos cuando así lo soliciten los directores regionales o seccionales de la Fiscalía General de la Nación, quienes podrán ordenarlo durante las indagaciones previas o en la etapa de instrucción, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, exclusivamente para efectos de investigaciones de delitos cuya realización les competa.

4.4. Reserva sobre la información reportada.

Las personas vinculadas a las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta Superintendencia no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Fiscalía General de la Nación sobre las mismas en cumplimiento de la obligación consagrada en el literal d), del numeral 2º, del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero. En consecuencia, deberán guardar reserva sobre dicha información.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 03 de 1997.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales, de bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades comisionistas independientes de valores, sociedades administradoras de fondos de inversión, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, sociedades calificadoras de valores, demás intermediarios y emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios.

NOTA: El anexo número 1 de la presente circular podrá ser consultado en la Superintendencia de Valores.

(Nota: Véase Circular Externa 3 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 10 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

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