CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2003 

(Febrero 24)

Asunto: Información afiliados vigentes, aportantes y recaudo de cotizaciones del régimen contributivo.

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2003 de la Superintendencia Nacional de Salud).

Dada la facultad que tiene la Superintendencia Nacional de Salud en el Decreto 1259 de 1994 y demás normas concordantes, con el objeto de verificar la cuantía de los recursos del sistema general de seguridad social en salud y la oportunidad en su traslado a las subcuentas del Fondo de Solidaridad y Garantía, este despacho imparte las siguientes instrucciones:

I. Responsables de la rendición de la información ante la Superintendencia Nacional de Salud

Las entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar, deben reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información sobre afiliación y recaudo de cotizaciones del régimen contributivo en la siguiente forma:

A. Afiliados vigentes y aportantes del régimen contributivo

La información solicitada corresponde a la copia de los archivos: “maestro de contributivo afiliados” e “información de aportantes”, de acuerdo con la estructura establecida por el Ministerio de Salud en la Resolución 890 de 2002, y las demás normas que al respecto se expidan.

El envío de los archivos maestros debe estar actualizado incluyendo las novedades reportadas en virtud de la normatividad vigente. Esto quiere decir que el reporte a esta superintendencia será siempre un archivo maestro actualizado.

Previo a la remisión del archivo maestro, las entidades deberán validar la estructura del mismo y de la información reportada de acuerdo con las instrucciones contenidas en la Resolución 890 de 2002 y demás normas que la modifiquen, conservando copia íntegra en medio magnético la cual podrá ser verificada en cualquier momento por esta superintendencia.

B. Información de recaudo de cotizaciones.

La información solicitada corresponde al registro del recaudo de cotizaciones que cada una de las EPS y demás entidades obligadas a compensar realiza por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía por virtud del artículo 205 de la Ley 100 de 1993, la cual debe ser reportada de acuerdo con las siguientes definiciones técnicas para el diligenciamiento del archivo plano:

1. Generales.

Archivo plano tipo Ascii delimitado por comas.

Medio magnético CD sólo escritura. Ej:

“EPS000”, “072002”, “012002”, “CC”, “52413282”, “ARCE”, “HERNÁNDEZ”, “CAROLYNNA”, “22/06/1976, “F”, “03”, 633550, 76026, 0, “CC”, “52413282”, 30, 30

2. Nombre del archivo.

El nombre del archivo a enviar debe tener la siguiente estructura:

NombreRCódigo EPS o EASAño (aa)Mes (mm)TXT
Posición1-12-78-910-111213-15

Ej.: Reporte de recaudos del mes de febrero de 2003 correspondiente a Colombia EPS (Código EPS000).

REPS0000302.TXT

3. Estructura del archivo.

CampoDatoDescripciónTamañoValor permitido
1Código EPS-EA8Código de la EPS-EAS definido por la SNS6Asignado por la SNS
2Período de recaudoPeríodo en que se realizó el recaudo6Formato mmaaaa
No puede ser blanco ni nulo
3Período compensadoPeríodo en el que se realizó la compensación6Valor permitido formato mmaaaa
No puede ser blanco ni nulo
4Tipo de identificación del cotizanteTipo de identificación del cotizante2CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
PA Pasaporte
TI Tarjeta de identidad
RC Registro civil
NU Nº único identificac.
5Número de identificación del cotizanteNúmero de identificación del cotizante16Sólo dígitos (0-9)
No se aceptan valores nulos o ceros
6Primer apellido del cotizantePrimer apellido del cotizante20Alfabético
No se aceptan vacíos
7Segundo apellido del cotizanteSegundo apellido del cotizante20Alfabético
8Primer nombre del cotizantePrimer nombre del cotizante20Alfabético
No se aceptan vacíos
9Segundo nombre del cotizanteSegundo nombre del cotizante20Alfabético
10Fecha de nacimiento del cotizanteFecha de nacimiento del cotizante10DD/MM/AAAA
11Sexo del cotizanteSexo del cotizante1M Masculino
F Femenino
12Tipo de cotizanteTipo de cotizante201 dependiente
02 empleada doméstica
03 independiente
04 madre comunitaria con cobertura familiar
05 madre comunitaria sin cobertura familiar
10 pensionado
11 pensionado por sustitución
13IBCValor IBC declarado en la autoliquidación10Sólo dígitos (0-9)
No se aceptan valores nulos o ceros
14Valor cotizadoValor cotización declarado en la cotización10Sólo dígitos (0-9)
No se aceptan valores nulos o ceros
15Valor adicionalesValor por afiliados adicionales10Valor numérico
16Tipo de identificación aportante o empleadorTipo de identificación del aportante o empleador2CC Cédula de ciudadanía
CE Cédula de extranjería
PA Pasaporte
TI Tarjeta de identidad
    NI Nº de identificación tributaria
NU Nº único de identificación
El mismo cotizante si es independiente
17Número de identificación del aportante o empleadorNúmero de identificación del aportante o empleador16Sólo dígitos (0-9)
No se aceptan valores nulos o ceros
18Días cotizados declarados en la autoliquidaciónDías cotizados declarados en la autoliquidación2Dígitos de 1-30
19Días compensadosDías que se compensaron2Dígitos de 1-30

4. Información adicional.

4.1. En caso de presentarse cotizantes cuyos recaudos se apliquen a más de un período de compensación, debe reportarse por cada período un registro indicando el detalle de dicho recaudo.

Ej.: El señor Juan Eduardo Pérez García, cotizante de Colombia EPS, realizó un pago en el mes de febrero de 2003 para cubrir los meses de diciembre de 2002 y enero de 2003. En el archivo plano deberá figurar así:

ESPP.RecaP.CompT.I.Nº Id.1º Apell.2º Apell.1º Nomb.2º Nomb.F. Nacim....
EPS000022003122002CC5485762PérezGarcíaJuanEduardo15/02/1962...
EPS000022003012003CC5485762PérezGarcíaJuanEduardo15/02/1962...

4.2. En caso de no poderse identificar el período compensado, este campo debe aparecer como “000000” para cada uno de los cotizantes a los cuales se les haya hecho el recaudo.

4.3. Para los casos en donde se tengan recaudos con identificación incompleta, debe aparecer un solo registro con la información del acumulado del valor recaudado en el campo valor cotizado, llenando los campos de período compensado con “000000”, tipo de identificación con “SI” y número de identificación del cotizante con “9999999999999999” (16 veces “9”). Los demás campos se dejan vacío, por lo que para estos campos no aplican las restricciones expuestas en la estructura del archivo plano.

4.4. Para los campos cuyos datos sean de tipo carácter, no deben aparecer con espacios en blanco al inicio de la cadena.

4.5. Se pueden realizar recaudos sobre períodos futuros siempre y cuando éstos no sean posteriores al mes de enero del año siguiente y el tipo de cotizante sea independiente.

4.6. Para efectos de validar la información del anexo técnico “R”, se definieron los siguientes códigos de error:

1. Código de la entidad diferente del presentado.

2. Período causado diferente del presentado.

3. Tamaño del campo período compensado inconsistente.

4. Inconsistencia de fecha en el período compensado.

5. Período compensado posterior a período reportado.

6. Tipo de identificación de cotizante inválido.

7. Número de identificación de cotizante inválido.

8. Campo de primer apellido del cotizante vacío.

9. Campo de primer nombre del cotizante vacío.

10. Fecha de nacimiento vacía.

11. Fecha de nacimiento superior al período compensado.

12. Tipo de sexo inválido.

13. Tipo de cotizante inválido.

14. IBC menor o igual a cero

15. Valor cotizado menor o igual a cero

16. Valor adicional menor a cero

17. Tipo de identificación de aportante inválido

18. Número de identificación de aportante inválido

19. Número de días cotizados fuera de rango válido

20. Número de días compensados fuera del rango válido.

II. Periodicidad

La información debe ser enviada mensualmente con corte al último día del mes inmediatamente anterior y radicarla en la Superintendencia Nacional de Salud dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente al corte de la información.

El primer envío de los archivos planos en la nueva estructura, será con corte al 28 de febrero de 2003 y deberá ser radicado antes del 25 de marzo de 2003. Los reportes posteriores como se indica en el párrafo anterior.

III. Cumplimiento de instrucciones y veracidad de la información suministrada

Dada la importancia de la información requerida, es necesario precisar que la oportunidad, exactitud y confiabilidad de la misma, es de exclusiva responsabilidad de la entidad reportante.

La información aportada por las entidades se considera oficial, razón por la cual la remisión debe firmarla el representante legal y certificarla el revisor fiscal de la entidad.

IV. Sanciones

El incumplimiento a las instrucciones emitidas en la presente circular dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en la Ley 100 de 1993, en el numeral 23 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994 y demás normas vigentes, sin perjuicio de las acciones que emprendan los demás organismos de control.

V. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deja sin vigencia los requerimientos de información sobre afiliados vigentes y recaudo, realizados mediante los oficios radicados NURC 8002-2-53072 de 2000 y 8002-2-80966 de 2001.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los representantes legales, miembros de juntas directivas y consejos de administración y revisores fiscales de las entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar.

(Nota: Véase Circular Externa 5 de 2003 de la Superintendencia Nacional de Salud).

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