CIRCULAR EXTERNA 165-000004 DE 2004 

(Marzo 2)

Envío de los estados financieros de fin de ejercicio

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, 2º del Decreto 1080 de 1996, y el Decreto 3100 de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

Con fundamento en lo anterior y con el fin de facilitar el envío de la información financiera a esta entidad, los entes económicos vigilados y controlados, que estén adelantando un proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2003 y en los siguientes ejercicios, deberán remitir los estados financieros de fin de ejercicio en los medios y fechas establecidos en la presente circular, en los siguientes términos:

1. Presentación de la información financiera.

A partir del 31 de diciembre de 2003, los estados financieros de fin de ejercicio, valga señalar, balance general, estado de resultados y flujo de efectivo, deberán diligenciarse y presentarse en los formatos diseñados para la remisión de la información financiera, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual tendrán en cuenta lo siguiente:

• Utilizar el sistema de diligenciamiento de información, DataSIFI, el cual será suministrado por esta entidad en un CD-ROM, incluyendo el Manual de instalación y desinstalación, el manual del usuario, los formatos en blanco y el instructivo de diligenciamiento de los mismos.

• También, podrán obtener el sistema ingresando a nuestro portal en Internet www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56, en la sección Envío de información, opción software, sección Otros tipos de informe, liquidación voluntaria.

2. Envío de la información financiera.

El envío del archivo generado por el software de diligenciamiento de información, DataSIFI, de esta superintendencia, deberá realizarse a través de nuestro portal empresarial en Internet, www.supersociedades.gov.co, en la sección Envío de información, en la opción Ingreso sociedades registradas, registrando el NIT de la sociedad y la contraseña asignada, la cual está adherida al rótulo de esta circular. Luego de ser validado por el sistema, en esta página también podrá consultar estado informe.

Es importante tener en cuenta que la información solo quedará recibida en la entidad, cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo (opción consultar estado informe), momento en el cual el sistema generará un número de radicación.

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento, DataSIFI, del sitio Internet, pueden solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en esta circular o acercarse a la sede principal de la entidad en la ciudad de Bogotá, D.C., grupo de sistemas, para reclamar el CD con el software respectivo o a cualquiera de las intendencias regionales del país. De la misma manera, pueden proceder si tienen dificultades para el envío del archivo resultado.

3. Documentos adicionales.

El balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y demás anexos solicitados en los formatos diseñados en el aplicativo, deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:

a) La certificación del liquidador y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal si lo hubiere, anteponiendo la expresión ver opinión adjunta (en original y firmas autógrafas);

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión (debe incluir los datos exigidos en el artículo 226 del Código de Comercio);

d) Notas a los estados financieros.

4. Responsabilidad del envío de la información.

El envío de la información que deben presentar a esta superintendencia las sociedades, sucursales extranjeras y empresas unipersonales en liquidación voluntaria, es responsabilidad de quien ostente el cargo de liquidador, obligación que deberá seguir cumpliendo hasta cuando remita el certificado expedido por la cámara de comercio del domicilio social, en el que conste la inscripción de la cuenta final de liquidación y su correspondiente aprobación por el máximo órgano social.

Los contadores y revisores fiscales serán responsables de la información suministrada, en los términos que señalan los artículos 10 de la Ley 43 de 1990, 207 y siguientes del Código de Comercio y 43 de la Ley 222 de 1995.

5. Plazo máximo.

A partir del presente año, el plazo para presentar la información financiera de las sociedades, sucursales, y empresas unipersonales en liquidación voluntaria vigiladas y controladas, será a más tardar el tercer día hábil del mes de mayo, siguiente al año de cierre contable.

6. Generalidades.

6.1. No podrán recibirse aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, igualmente, los medios magnéticos que presenten daños físicos.

6.2. Esta superintendencia tendrá por no recibida la información financiera que no estén acompañados de los documentos adicionales.

6.3. No podrán realizarle modificaciones al programa obtenido vía Internet o por disquete o por CD, ni tampoco alterar la estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

6.4. Esta superintendencia atenderá todas las consultas relacionadas con el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m. de la siguiente manera:

Correo electrónico: liquidavol@supersociedades.gov.co.

Consultas de diligenciamiento: Grupo de planeación: Teléfonos directos 3245366 - 3245111- 018000-911121 o por el conmutador 3245777 extensiones 339, 323, 340;

Consultas contables: Grupo de trámites societarios: Teléfonos directos 3245199 o por el conmutador 3245777 extensiones 416, 435 y 392;

Consultas técnicas: Grupo de sistemas: Teléfono 3245521 o al conmutador 3245777, extensiones 320, 327 y 332.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los liquidadores, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales en liquidación voluntaria.

_______________________________