CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2004 

(Marzo 23)

Asunto: Presentación de información financiera.

En desarrollo de lo previsto en los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, artículo 4º del Decreto 2741 de 2001 y el fallo proferido por la Sala Plena del honorable Consejo de Estado de fecha marzo 5 de 2002 y con el fin de fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las entidades sometidas a la supervisión de esta superintendencia, este despacho ha considerado conveniente, a partir de la presentación de información con corte a diciembre 31 de 2003, impartir las instrucciones que a continuación se señalan:

Las entidades sometidas a supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar la siguiente información:

— Formulario oficial de rendición de cuentas.

— Información financiera de cierre de ejercicio.

1. Formulario oficial de rendición de cuentas.

Está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de Puertos y Transporte y la confederación de cooperativas de Colombia, Confecoop, que se relacionan a continuación:

Formato número1PUC
Formato número2Identificación
Formato número3Aplicación de excedentes
Formato número5Información estadística
Formato número8Productos y servicios - Vivienda
Formato número9Productos y servicios - Educación
Formato número10Productos y servicios - Transporte
Formato número11Productos y servicios - Consumo
Formato número12Productos y servicios - Comercialización
Formato número13Productos y servicios - Otros servicios
Formato número14Directivos
Formato número15Relación de bienes recibidos en dación en pago
Formato número16Relación de propiedades, planta y equipo
Formato número17Relación de inversiones de renta variable
Formato número19Informe individual de cartera de créditos
Formato número20Informe individual de cuentas por venta de bienes y servicios
Formato número21Informe individual de aportes
Formato número22Relación de inversiones de renta fija
Formato número23Red de oficinas
Formato número24Informe individual de parentescos
Formato número25Usuarios
Formato número26Evaluación de cartera de créditos

1.1. Medio de reporte.

La entidad encargada de efectuar la distribución del software y sus actualizaciones será Confecoop. El valor de venta del software de captura de los estados financieros e información estadística, será el mismo establecido para las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria. Los sitios de distribución de dicho software, la dirección de los sitios de recepción, así como las fechas, medios y formas, serán informados por la confederación, a través de su página web www.portalcooperativo.coop con por lo menos quince (15) días de antelación a la fecha de presentación del reporte generado por el software.

Las entidades deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas vía Internet a la siguiente dirección: efinancieros@portalcooperativo.coop y Confecoop emitirá el respectivo control de recepción.

Las entidades también podrán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas por medio magnético a la confederación de cooperativas de Colombia, Confecoop, en los sitios y medios de recepción designados por esta, identificados con la siguiente información:

— Nombre completo de la entidad.

— Sigla.

— Número de identificación tributaria, NIT.

— Fecha de corte de la información contenida.

— Tipo de entidad de acuerdo con el siguiente cuadro.

Para efectos del diligenciamiento del software se entienden por tipos de entidad los siguientes:

Tipo de entidadDescripción
3Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito
4Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
10Cooperativas de aportes y crédito
11Cooperativas de trabajo asociado

Al verificar el contenido del archivo entregado por la entidad, Confecoop expedirá a la entidad supervisada el control de recepción en el que conste la relación de formatos entregados.

La presentación del formulario oficial de rendición de cuentas sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

La información del formulario oficial de rendición de cuentas debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar los hechos económicos de la entidad. La responsabilidad de la calidad de la información recae sobre el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las entidades deberán indicar las razones y enviar la información completa (con todos los formatos que debe reportar) por los medios señalados en esta circular, a la confederación de cooperativas de Colombia.

1.2. Periodicidad.

Las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán reportar los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 1.1 de la presente circular, con la siguiente periodicidad, así:

Todas las entidades anualmente.

Formatos del formulario oficial de rendición de cuentas

FormatoDescripciónSupervisión
1PUCAnual
2IdentificaciónAnual
3Aplicación de excedentesAnual
5Información estadísticaAnual
8Productos y servicios - ViviendaAnual
9Productos y servicios - EducaciónAnual
10Productos y servicios - TransporteAnual
11Productos y servicios - ConsumoAnual
12Productos y servicios - ComercializaciónAnual
13Productos y servicios - Otros serviciosAnual
14DirectivosAnual
15Relación de bienes recibidos en dación en pago 
16Relación de propiedades, planta y equipoAnual
17Relación de inversiones de renta variableAnual
19Informe Individual de cartera de créditosAnual
20Informe individual de cuentas por venta de bienes y servicios 
21Informe individual de aportesAnual
22Relación de inversiones de renta fijaAnual
23Red de oficinasAnual
24Informe individual de parentescosAnual
25UsuariosAnual
26Evaluación de cartera de créditosAnual

Las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor, fluviales u operadores portuarios cooperativos, no deben reportar los formatos 4º, 6º, 7º, 18, 27, 28 y 29, ya que no ejercen actividad financiera.

1.3. Fechas de presentación.

Entidades sujetas a supervisión: estas entidades deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas, con corte a diciembre 31 de 2003, hasta el 16 de abril de 2004.

2. Información financiera de cierre de ejercicio.

Se entenderá como información financiera de cierre de ejercicio, la relacionada con el corte del ejercicio económico a diciembre 31 de cada año.

2.1. Presentación de documentos.

Los siguientes serán los documentos por remitir a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

2.1.1. Estados financieros básicos. Los siguientes estados financieros básicos con corte a diciembre 31, se deberán remitir debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

— Balance general.

— Estado de resultados.

— Estado de cambios en el patrimonio.

— Estado de cambios en la situación financiera.

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.2. Notas a los estados financieros. Son aquellas explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando de todos modos las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

2.1.3. Dictamen del revisor fiscal. El revisor fiscal en su dictamen deberá tener en cuenta lo señalado en las demás normas legales relacionadas con el ejercicio de la actividad profesional.

2.1.4. Copia del acta de asamblea general. El acta deberá estar suscrita por el presidente y secretario y por la comisión designada para la aprobación de la misma, cuando se designe.

2.1.5. Informe de gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio, la evolución previsible de la entidad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

2.1.6. Aplicación de excedentes. Con base en la decisión tomada por la asamblea general, el representante legal y el revisor fiscal suscribirán el formato anexo 1.

2.1.7. Procesos judiciales en contra. Cuadro resumen, según el formato anexo 2.

2.1.8. Erogaciones a miembros de consejo de administración o junta directiva. Cuadro resumen según formato anexo 3.

2.1.9. Certificado de existencia y representación legal. Actualizado.

2.1.10. Copia de la resolución de habilitación como cooperativa prestadora de servicio público de transporte o como operador portuario cooperativo.

2.2. Fechas de presentación.

Las entidades sujetas a supervisión deberán presentar la información financiera de cierre de ejercicio impresa en papel y radicarla o enviarla por correo certificado a la Superintendencia de Puertos y Transporte calle 13 Nº 18-24 Bogotá, a más tardar dentro de los treinta días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general en donde se aprobaron los estados financieros básicos.

3. Disposiciones varias.

3.1. Publicación de los estados financieros de cierre de ejercicio.

Las entidades podrán realizar la publicación del balance general y el estado de resultados de cierre de ejercicio anual, previamente aprobados por la asamblea general.

Copia de la página del medio en el cual se efectuó la correspondiente publicación de los estados financieros, deberá ser remitida a esta superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

3.2. Balance inicial de operaciones.

Al iniciar actividades, las entidades elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtener el registro en la cámara de comercio o la entidad que haga sus veces, el cual debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Este debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal y se presentará, por parte de las entidades, a esta superintendencia dentro del mes siguiente al registro de la entidad.

Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar al balance inicial fotocopia de la tarjeta profesional.

3.3. Verificaciones.

La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, esta superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente según sea el caso.

3.4. Efectos de la aprobación de los estados financieros por parte de la asamblea general.

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, la aprobación de los estados financieros de las organizaciones de la economía solidaria le corresponde a la asamblea general.

Dicha aprobación por parte de la asamblea, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte o de otra autoridad competente.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal, serán el instrumento para determinar la situación económica de la entidad, siendo por tanto responsables de sus efectos hacia el futuro.

3.5. Extemporaneidad y sanciones.

La no presentación o la presentación extemporánea del formulario oficial de rendición de cuentas y de la información financiera de cierre de ejercicio dará lugar a las sanciones legales pertinentes por parte de esta superintendencia.

4. Vigencias y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D.C., a 24 de marzo de 2004.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las cooperativas que prestan servicio público de transporte terrestre automotor y fluviales, y operadores portuarios cooperativos sometidos a la supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

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