CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2006 

(Mayo 18)

Asunto: Fiscalización de las entidades en liquidación forzosa administrativa.

1. Objetivo

Establecer pautas claras y precisas a las cuales debe sujetarse el contralor, sin perjuicio de las funciones que por ley se les han encomendado, en su calidad de auxiliar de la justicia, en ejercicio de su labor de fiscalización del proceso liquidatorio y como instrumento de apoyo a la función de seguimiento a la actividad del liquidador que debe ejercer la Superintendencia de la Economía Solidaria, en adelante Supersolidaria.

2. Marco legal

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 4º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero (Decreto 663 de 1993), modificado por el artículo 28 de la Ley 510 de 1999 y en concordancia con el literal a) del numeral 1º del artículo 296 del citado estatuto y el numeral 6º del artículo 2º del Decreto 186 de 2004 corresponde al superintendente designar, remover discrecionalmente y dar posesión a quienes deban desempeñar las funciones de contralor.

Así mismo, en virtud de lo previsto por el numeral 10 del artículo 295 del mismo estatuto, “Los contralores ejercerán las funciones propias de un revisor fiscal conforme al Código de Comercio y demás normas aplicables a la revisoría y responderán de acuerdo con ellas”.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

3. Características propias de la función de contraloría

El ejercicio de la función de la contraloría debe sujetarse a las características, descritas en el capítulo sexto, título quinto de la Circular Básica Jurídica 7 de 2003 expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4. Alcance del trabajo de la contraloría

La contraloría es un órgano de fiscalización, que en interés del Estado y los acreedores, cumple con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las funciones de revisoría fiscal.

Es importante mencionar que el contralor, en ejercicio de sus funciones, debe considerar: Que las entidades que son sujeto de intervención forzosa administrativa para liquidar no están desarrollando normalmente sus operaciones y que la finalidad del proceso liquidatorio es la pronta realización de los activos, así como el pago gradual y rápido del pasivo externo.

Por consiguiente, los contralores designados por la Supersolidaria, en cumplimiento de las funciones que por ley le corresponden, ejercerán entre otras, las siguientes:

a) Verificar el cumplimiento a lo establecido en el Decreto-Ley 663 de 1993, en la Ley 510 de 1999, en el Decreto 2211 de 2004, en el Decreto 756 de 2000 y demás normas que los modifiquen y reglamenten;

b) Examinar la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador, conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y dictaminar los estados financieros que hacen parte de la misma;

c) Velar porque la contabilidad de las entidades se continúe llevando de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta materia por la Superintendencia de la Economía Solidaria, el Decreto 2649 de 1993 y las nuevas disposiciones que en su momento emitan las autoridades competentes, que sean compatibles con el proceso liquidatorio;

d) Validar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la Supersolidaria por parte del liquidador, relacionados con el área administrativa, financiera, legal, así como de gestión para agilizar el proceso liquidatorio;

e) Validar y efectuar seguimiento a la depuración contable;

f) Analizar, revisar y hacer seguimiento a las obligaciones de la entidad en materia fiscal;

g) Constatar que los activos de la entidad y los bienes de terceros a su cargo, estén debidamente custodiados y presenten las salvaguardas necesarias;

h) Evaluar los procedimientos establecidos y efectuar seguimiento a las actividades de cobro, recaudo, castigo y recuperación de cartera, adelantados por la entidad;

i) Evaluar los procedimientos definidos por la entidad para la realización de activos, verificar su cumplimiento y determinar que estos se ajusten a las disposiciones legales vigentes que lo regulan;

j) Vigilar que la entidad cumpla ágil y oportunamente los compromisos y obligaciones para con sus acreedores;

k) Efectuar seguimiento y determinar la razonabilidad y congruencia de los ingresos y gastos que se generan, de acuerdo con la dinámica del proceso y el acatamiento de lo dispuesto en la ley sobre el particular;

l) Determinar y hacer seguimiento a las posibles contingencias que se deriven de la liquidación de las entidades, principalmente, por la existencia de procesos legales y establecer el impacto que los mismos pueden llegar a significar dentro del proceso o la ocurrencia de eventos subsecuentes que afecten financieramente la entidad;

m) Emitir por requerimiento legal, por iniciativa propia o por motivación ordinaria o extraordinaria de la junta asesora o de la Supersolidaria y con la periodicidad que se requiera; el dictamen, los informes y las certificaciones relacionadas con la resolución de reconocimiento de acreencias, fórmulas para acuerdos de acreedores y cálculo de desvalorización monetaria, entre otras, tendientes a expresar con base en los resultados obtenidos en desarrollo de la auditoría integral adelantada, una opinión y un plan de acción, sobre la situación de la entidad en materia financiera, de cumplimiento, de gestión y de control interno;

n) Establecer un plan de auditoría que le permita, sin perjuicio de aquellos que por ley deban observarse, definir y dar cubrimiento a todos y cada uno de los objetivos básicos tendientes a cumplir las funciones enunciadas, y propender porque su gestión se realice mediante el diseño y ejecución de programas de trabajo que se hayan elaborado observando las características que particularizan este tipo de entidades.

5. Instrucciones y requerimientos particulares

Por la importancia de las funciones asignadas al contralor, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia válida y suficiente, con el objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.

Para tal efecto, se hace necesario que los contralores establezcan un plan de trabajo, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del numeral 2º del artículo 7º de la Ley 43 de 1990, que establece entre otras cosas que: “El trabajo debe ser técnicamente planeado...”.

La remisión de este plan de trabajo, conjuntamente con un informe sobre el avance del mismo, podrá ser solicitado por la Supersolidaria cuando así lo estime pertinente.

En todo caso, los papeles de trabajo de conformidad con el parágrafo del artículo 9º de la Ley 43 de 1990, deberán estar disponibles para revisión y consulta por parte de la Supersolidaria.

6. Rendición de informes

A partir de la fecha de expedición de la presente circular, los contralores presentarán como mínimo los informes en la forma y fechas que a continuación se detallan, sin perjuicio de los que deban emitirse por ley y en razón de lo expuesto en el literal m) numeral 4º de esta circular:

6.1. Informe de diagnóstico integral

Este informe aplica para aquellos contralores que asumen la fiscalización al inicio de un proceso de liquidación forzosa administrativa o para aquellos que se vinculen a un proceso de liquidación en marcha.

La fecha de entrega a la Supersolidaria será de 60 días calendario a partir de la fecha de posesión del contralor. Este informe debe referirse como mínimo, a los siguientes aspectos de la entidad objeto de liquidación forzosa:

• Situación contable.

• Situación financiera.

• Situación administrativa.

• Situación legal.

• Situación del control interno.

• Situación de los sistemas de procesamiento electrónico de datos.

Para tal efecto, se tendrán en cuenta las instrucciones del anexo 13.

6.2. Informe sobre el plan operativo anual

Este informe deberá ser remitido dentro de los primeros 20 días calendario del año que se presupuesta. A través del mismo, el contralor debe informar el resultado del análisis y revisión sobre el informe presentado por el liquidador de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2 de la Circular Externa 2 de 2006.

6.3. Informe trimestral

Este informe debe ser remitido a esta entidad por parte de los contralores durante los meses de abril, julio, y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. A través del mismo, el contralor debe sintetizar sus actividades de seguimiento y determinar el estado de los aspectos más relevantes del proceso liquidatorio plasmados por el liquidador en el informe de ejecución trimestral de que trata el numeral 4.3 de la Circular Externa 2 de 2006.

El informe a que se hace referencia debe incluir:

a) Resultado del análisis y pruebas practicadas al cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte del liquidador en el plan operativo anual;

b) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los anexos y demás información requerida y suministrada por el liquidador;

c) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los actos administrativos emitidos por el liquidador;

d) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre las principales variaciones de los rubros más representativos del balance general y del estado de pérdidas y ganancias;

e) Relación de los comunicados, informes o requerimientos dirigidos al liquidador relacionados con el proceso liquidatorio, con sus respectivas respuestas.

Nota: El informe correspondiente al último trimestre calendario hará parte del informe sobre la rendición de cuentas de que trata el numeral 4º del capítulo VI de esta circular.

6.4. Informe sobre la rendición de cuentas del liquidador

Este informe se relaciona con la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y al numeral 4.5 de la Circular Externa número (sic) de 2006.

El plazo límite de envío del informe es de 30 días calendarios siguientes al cierre de cada año o a partir de la fecha de separación del cargo del liquidador, sin perjuicio de las acciones a que hace referencia el artículo en cita.

El informe debe contener:

a) El dictamen sobre los estados financieros correspondiente al período de la rendición de cuentas;

b) El resultado del análisis adelantado sobre el informe de ejecución acumulado presentado por el liquidador;

c) El resultado del análisis sobre los documentos e informes adicionales que el liquidador adjunte a la rendición de cuentas y demás actividades que comente;

d) Los comentarios de la contraloría sobre aspectos que se consideren relevantes para el proceso liquidatorio;

e) Recomendaciones o sugerencias de la contraloría sobre la rendición de cuentas.

7. Derogatorias

La presente circular deroga las disposiciones que le sean contrarias.

8. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y será incorporada en la Circular Básica Jurídica 7 de 2003.

N. del D.: La presente circular va dirigida a contralores de las entidades objeto de liquidación forzosa administrativa cuya inspección, vigilancia y control se encuentra a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria y que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

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