CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2008 

(Abril 1º)

Asunto: Solicitud información y documentación.

(Nota: Aclarada y Modificada por la Circular Externa 8 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificadas las fechas de envío de la información y documentación por la Circular Externa 9 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 15 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

En ejercicio de las funciones de vigilancia, inspección y control de carácter integral (subjetivo y objetivo) atribuidas a la Superintendencia de Puertos y Transporte en virtud de los decretos 101 y 1016 de 2000, modificados por el Decreto 2741 de 2001 y por los fallos del Consejo de Estado radicaciones C-746 del 25 de septiembre de 2001 y 11001-03-15-000-2001-0213-01 del 5 de marzo de 2002, con el propósito de ejercer Vigilancia Integral frente a la prestación del servicio público de transporte terrestre automotor de carga, para efecto de garantizar que dicho servicio se preste bajo los postulados de seguridad, calidad, sana competencia, libre acceso y comodidad y con fundamento en lo previsto en el artículo 16 del Decreto 173 de 2001, este despacho se permite solicitar el diligenciamiento de la información y suministro de la documentación que a continuación se detalla:

Servicio público de transporte terrestre automotor de carga
Fecha diligenciamiento información: Día ___ Mes ___ Año ___

Información general
Nombre completo de la empresa:
Sigla:
NIT:
Representante legal:(Principal)
(Suplente)
Datos oficina principal
CiudadDomicilioTeléfono(s)
FaxE-mail o pág. web
Datos agencias y/o sucursales:
CiudadDomicilioTeléfono
   
   
   

Tipo sociedad:
Anónima _______Limitada __________Comandita por acciones ________Comandita simple _____
Unipersonal ___Colectiva _________Otra ____________Cuál ____________________
Cooperativa: _____Tipo o clase ________________________________________________________________________
Personería jurídica (cooperativa)
Resolución NºFechaEnte que la expide
Constitución:
Escritura Nº: ________________Notaria: ____________________Ciudad: _______________________
Términos de duración: __________________________________________________________________________________
Última reforma estatutaria: __________________________________________________________________________
Escritura Nº: ____________Notaría: ______________Fecha: ________Ciudad: _____________
Inscrita: ___________No inscrita: _____________
Se encuentra en estado de disolución o liquidaciónSí: _____No: ______
Acciones , cuotas sociales, partes de interés o aportes según el caso:
Nº Total de acciones, cuotas, partes de interés o aportes: ______________________
Capital para sociedades anónimas
Autorizado $ _______________________ Suscrito $ _____________________
Pagado $ ________________________
Patrimonio líquido año 2007
Capital para demás sociedades $ __________________________________
Monto mínimo de aportes para cooperativas $ _____________________________

Estructura organizacional
NombreCargoTipo vinculaciónProf.Técn.Tcgo.Optvo.Experiencia
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
        
Total
A, PROF: Profesional, TEC: Técnico, TGO: Tecnólogo, OPTVO: Operativo.

Salud ocupacional
EPS Entidad
 No  
ARP Entidad
 No  
Caja compensación Entidad
 No  
Entidad que elaboró el programa de salud ocupacional

Panorama de riesgos
Físicos Cuáles
 No  
Químicos Cuáles
 No  
Sicosociales Cuáles
 No  

Medicina preventiva
Exámenes ingreso Cuáles
 No  
Exámenes periódicos FrecuenciaCuáles
     
 No   
     
Exámenes egreso Cuáles
 No  

Observaciones:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Información financiera
 Presentó vigencia 2006Presentó vigencia 2007Fecha presentación a supertransporteMedio de envío
 NoNoDíaMesAñoVirtualMagnéticoFísico
        NoNoNo
Balance general             
Pérdidas y ganancias             
Estado del patrimonio             
Situación financiera             
Flujo de efectivo             
Notas estados financieros             
Informe revisor fiscal             
Informe de gestión             
Acta asamblea/junta de socios             
              
 Vigencia 2006Vigencia 2007
Capital pagado$$
Patrimonio líquido$$

 Año 2005Año 2006Obligado a declararObservaciones
 NoNoNo       
Declaración de renta             

Transporte nacional de carga
Resolución NºFechaModalidadEnte habilitador
    

Autorización de rangos de manifiestos de carga (segundo semestre 2007)
Resolución NºFechaNº RangosEnte que la expide
  DesdeHasta 
     
     
     
     
     

Transporte internacional de carga
Certificado de idoneidad
Resolución NºFechaNº CertificadoVigenciaEnte que lo otorga
     
Permiso de prestación de servicios
Resolución NºFechaNº Permiso Vigencia Ente que lo otorga
     
Póliza andina de seguro de responsabilidad civil
FechaVigenciaAseguradora
    

Licencia de funcionamiento – aeromensajería
Resolución NºFechaEnte que la otorga
   
Naturaleza de la carga transportada
líquida ______________________________________
Especificar clase (s) de carga líquida que transporta ______________________________________________________
Tipo de vehículo que utiliza ____________________________________________________________________________
Seca ________
Especificar clase (s) de carga seca que transporta _________________________________________________________
Tipo de vehículo que utiliza ____________________________________________________________________________

Póliza de transporte de carga
Compañía aseguradoraTomadorBeneficiarioVR AseguradoVigenciaAmparos
       
       
       

Parque automotor propio y vinculado
PropietarioC.C.PlacaClaseModeloConfiguraciónTipo carroceríaR.N.C. NºR.N. COM NºContrato SOAT
         FechaPóliza NºFecha vencimiento
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
R.N.C: Registro nacional de carga.R.N. COM: Registro nacional de combustible.

Relación de vehículos no automotores propios y vinculados
PlacaTipoNº de ejesNombre propietarioDoc. Identificación o NITCapacidad o PBV (Ton)Tipo carrocería
  S-RRR-B     
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
          
S-R: Semirremolque.R: Remolque.R-B: Remolque balanceado.

Revisión y mantenimiento preventivo
Existencia de programa de revisión y mantenimiento preventivoEjecución del programaFicha técnica por cada vehículoContrato con tallerControl mantenimiento en semanas por cada vehículo
      Nombre   
      Vigencia   
NoNoNoDía Año41224
            
Nota: Respecto a la ficha técnica diligenciar anexo 1 por cada vehículo propio y/o vinculado.

Fletes

Diligenciar anexo 2.

Seguridad

Diligenciar anexo 3.

Movimiento de carga transportada

Diligenciar anexo 4.

Documentación que se debe remitir:

1. Certificado de existencia y representación legal expedido con una antelación máxima de 30 días hábiles.

2. Fotocopia del organigrama de la empresa o cooperativa.

3. Certificación expedida por el representante legal en la que conste el total de personal directivo, profesional, técnico, tecnólogo y operativo y el tiempo de experiencia.

4. Certificación expedida por las respectivas EPS, ARP, y caja de compensación en las que conste el número de afiliados de la sociedad o cooperativa y que se encuentra al día con el pago de todos los aportes.

5. Fotocopia del programa de salud ocupacional, acreditado por la ARP o la entidad competente para el efecto.

6. Fotocopia del acta de comité en la que se consigne la aprobación e implementación del programa de salud ocupacional.

7. Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad o cooperativa.

8. Fotocopia del acto administrativo que reconoce personería jurídica (cooperativas).

9. Fotocopia de la resolución de habilitación transporte nacional de carga.

10. Fotocopia de la licencia de funcionamiento para mensajería especializada.

11. Fotocopia del certificado de idoneidad y permiso de prestación de servicios (transporte internacional de carga).

12. Certificación expedida por el revisor fiscal (sociedades y cooperativas obligadas a tener revisor fiscal) o por el representante legal en la que conste el número total de acciones, cuotas, partes de interés, o aportes, según el tipo de sociedad o cooperativa.

13. Relación de accionistas, socios o asociados (según sea el caso) y porcentaje de participación.

14. Composición de la junta directiva o junta de administración (según sea el caso).

15. Fotocopia de escritura de la última reforma estatutaria.

16. Fotocopia del acta mediante la cual se aprueba la disolución y liquidación (en caso de encontrarse en esta condición).

17. Fotocopia de los cinco (5) estados financieros básicos y sus correspondientes notas, vigencia 2007 (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

18. Fotocopia del informe del revisor fiscal vigencia 2007 (sociedades y cooperativas obligadas a tener revisor fiscal) o del representante legal (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

19. Fotocopia del informe de gestión vigencia 2007 (solamente en caso de no haberse remitido por ningún medio a la supertransporte).

20. Actas asamblea ordinaria, junta de socios, asambleas de asociados. Vigencia 2007.

21. Fotocopia declaración de renta vigencias 2005 y 2006.

22. Si los activos de la sociedad o cooperativa están representados en:

a) Inmuebles. Allegar fotocopia del contrato(s) de compraventa y del certificado(s) de matrícula inmobiliaria respectivos;

b) Vehículos. Allegar fotocopia del contrato(s) de compraventa y de las licencias de tránsito respectivos;

c) Otros. Allegar fotocopia de la documentación soporte que acredite la propiedad o titularidad de la empresa o cooperativa respecto del bien que representa el activo.

23. Fotocopia de póliza de transporte de carga vigente.

24. Fotocopia de póliza andina de seguro de responsabilidad civil vigente. (transporte internacional).

25. Relación del parque automotor propio y vinculado indicando propietario, placa, clase de vehículo, marca, modelo, capacidad, tipo de carrocería y configuración.

26. Relación del parque automotor (camiones o tractocamiones) habilitado para prestar servicio público de transporte terrestre internacional de carga, indicando propietario, placa, clase de vehículo, marca, modelo, capacidad, tipo de carrocería y configuración.

27. Relación de las unidades de carga (remolque o semirremolque) registradas para prestar servicio público de transporte terrestre internacional de carga.

28. Fotocopia de los certificados de habilitación del parque automotor que presta servicio público de transporte terrestre internacional de carga.

29. Fotocopia del programa de revisión y mantenimiento preventivo que desarrolló la empresa a la totalidad de vehículos propios y vinculados, durante el año 2007, detallando por cada vehículo los mantenimientos realizados.

30. Fotocopia del contrato celebrado con taller o Serviteca que realizó mantenimiento preventivo durante el año 2007 a los vehículos de la empresa o cooperativa. En caso de tener instalaciones propias para el mantenimiento certificarlo y enviar hoja de vida de quienes realizan dicha actividad.

31. Fotocopia de la revisión técnico mecánica y de gases de vehículos propios y vinculados.

32. Fotocopias de las licencias de tránsito de los vehículos propios y vinculados.

33. Fotocopias del registro nacional de carga y del registro nacional de combustible (si es del caso) de los vehículos propios y vinculados.

34. Fotocopia de contratos de los cinco (5) últimos vehículos que se vincularon al parque automotor de la sociedad o cooperativa.

35. Fotocopia resolución(es) mediante la(s) cual(es) se autorizan números de manifiestos de carga utilizados durante el primer trimestre del año 2008.

36. (Modificado).* Fotocopias legibles de los manifiestos de carga expedidos durante el primer trimestre del año 2008.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 6 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

37. (Modificado).* Fotocopias de los respectivos comprobantes de egreso por concepto de cancelación del flete. 

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 6 de la Superintendencia de Puertos y Transporte) 

38. (Modificado).* Fotocopias de los respectivos comprobantes de pago del flete por parte del generador de la carga, en el que se registre nombre o razón social del generador, identificación y domicilio. 

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 6 de la Superintendencia de Puertos y Transporte) 

39. Fotocopias de las tarjetas de emergencia expedidas por los remitentes de la carga, durante el segundo semestre del año 2007; del programa de capacitación y entrenamiento en el manejo de mercancías peligrosas; del plan de contingencia y de la póliza de responsabilidad civil extracontractual vigente (para las empresas de transporte de carga de mercancías peligrosas). 

40. Relación de seguimiento y control de los veinte vehículos despachados de manera continua por la empresa desde el 1º de junio hasta el 31 de diciembre de 2007, de conformidad con los datos solicitados en el anexo 3. 

Envío de información y documentación 

La información solicitada mediante la presente circular, deberá diligenciarse en formato Excel según instructivo, (los cuales estarán disponibles en la página web de la entidad ( www.supertransporte.gov.co ), a partir del día siete (7) de abril de 2008. Una vez diligenciada debe ser enviada a esta entidad de la siguiente forma: 

Grabada toda la información solicitada en formato CD ROM, acompañada de los anexos y documentación soporte requerida y remitida a la Superintendencia Delegada de Tránsito y Transporte - grupo de vigilancia e inspección, ubicada en la calle 13 Nº 18-24, piso 3º, Bogotá, D.C. 

Nota: Se debe constatar que el CD ROM permita su apertura y verificación de contenido, en caso contrario se entenderá como no remitida la información solicitada. 

Los medios magnéticos remitidos (CD ROM), con archivos Excel deben estar marcados con el nombre o razón social de la empresa, NIT, año de la información y tema, guardados en estuche plástico, el cual deberá venir sellado con un sticker. 

Si el sello se encuentra roto al momento de recibo, la Supertransporte no asume responsabilidad respecto de la información contenida en dicho medio.  

Forma de presentación de la documentación 

La documentación solicitada en la presente circular, se debe presentar en carpeta celuguía tamaño oficio; debidamente foliada con lápiz en la parte superior derecha de cada hoja y tener en cuenta que en cada carpeta, no se deben adjuntar más de 180 folios en forma consecutiva para el total de los documentos remitidos (Ej. 1-180, 181-360, 361-540, etc.).  

La información y documentación solicitada se debe remitir en las siguientes fechas: 

 Empresas de servicio público de transporte terrestre automotor de carga con domicilio principal en los siguientes dptos.:Fecha de presentación de la documentación
1Valle del Cauca, Cundinamarca y AntioquiaDesde el 6 hasta el 30 de mayo de 2008
2Boyacá, Norte de Santander, Santander y AraucaDesde el 3 hasta el 16 de junio de 2008
3Nariño, Cauca y PutumayoDesde el 17 de junio hasta el 1º de julio de 2008
4Caldas, Quindío, Risaralda y ChocóDesde el 2 hasta el 15 de julio de 2008
5Magdalena, Atlántico y BolívarDesde el 16 hasta el 30 de julio de 2008
6Guajira, Cesar, Sucre y CórdobaDesde el 1º hasta el 15 de agosto de 2008
7Tolima, Huila y CaquetáDesde el 19 de agosto hasta el 1º de septiembre de 2008
8Meta, Guainía, Vichada, Amazonas, Vaupés, Casanare y GuaviareDesde el 2 hasta el 15 de septiembre de 2008

Régimen sancionatorio

Las instrucciones insertas en la presente circular son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de la misma y su inobservancia dará lugar a las acciones administrativas que competen a esta superintendencia, de conformidad con lo previsto en el literal c) del artículo 46 y en el literal a) de su parágrafo, así como en los artículos 50 y 51 de la Ley 336 de 1996, en concordancia con lo preceptuado en los artículos 39 y 51 del Decreto 3366 de 2003.

Derogatorias

La presente circular deroga la Circular Externa 2 del 17 de enero de 2006, modificada por la Circular Externa 5 del 14 de febrero de 2006, emanadas de la Superintendencia Delegada de Tránsito y Transporte y todas las demás que le sean contrarias.

Publicación

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a empresas prestatarias del servicio público de transporte terrestre automotor de carga.

(Nota: Aclarada y Modificada por la Circular Externa 8 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 15 de 2008 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

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