Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2011 

(Marzo 3)

Asunto: Por medio de la cual se modifican unas fechas para el cumplimiento de la Circular Externa 0023 del 30 de noviembre de 2010.

Esta superintendencia profirió la Circular Externa 0023 del 30 de noviembre del año 2010, por medio de la cual se instruyó sobre el sistema de control interno en las cajas de compensación familiar, gestión de riesgos y comité independiente de auditoría.

Que en dicha circular se manifestó que esta superintendencia consideraba prudente establecer unos plazos para la organización de los parámetros establecidos.

Que esta entidad ha recibido diferentes solicitudes verbales por parte de los responsables del sistema de control interno de las corporaciones sometidas a nuestro control y vigilancia, en el sentido de ampliar los plazos con el fin de implementar debidamente los nuevos procesos que requiere el sistema de control interno del subsidio familiar (SCISF).

Que analizadas las diferentes solicitudes expuestas por parte de las cajas de compensación familiar, este despacho considera viable establecer un nuevo plazo de acuerdo con el siguiente cronograma:

1. Implementación o ajuste de los elementos mínimos para crear un adecuado ambiente de control, sistemas de información y sistemas de gestión de riesgos de acuerdo con las formalidades enmarcadas en los estándares internacionales establecidos, a más tardar el 30 de septiembre de 2011.

2. Adecuación de la composición y funcionamiento de los órganos de administración y control a que se refiere la Circular 023 de 2010, a más tardar el 31 de diciembre de 2011.

3. Implementación o ajuste de las actividades de control de conformidad con los requisitos establecidos en el numeral 5º del anexo a la Circular 023 de 2010, a más tardar el 30 de marzo de 2012.

4. Implementación o ajuste de los controles que permitan a la alta dirección y a los responsables de cada área monitorear de manera permanente el desempeño del SCISF y realizar las acciones de mejoramiento necesarias, de conformidad con los requisitos establecidos en el anexo a la Circular 023 de 2010, a más tardar el 30 de junio de 2012.

De otra parte es importante aclarar que con el fin de garantizar la operatividad del comité independiente de auditoría fue necesario utilizar verbos rectores que definieran sus funciones, tales como velar, evaluar, estudiar, etc., los cuales no deben interpretarse como una injerencia de sus miembros en los asuntos administrativos de la caja ni en los asuntos correspondiente al revisor fiscal. Es necesario recordar que el numeral 7º de la Circular 023 de 2010, establece que los miembros del comité desarrollan funciones de carácter eminentemente de asesoría y de apoyo sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde al consejo directivo de la caja de compensación familiar.

Los demás aspectos de la Circular Externa 0023 del 30 de noviembre de 2010, se mantienen vigentes en todas sus partes.

N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, contadores, directores administrativos, revisores fiscales, auditores internos.