Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2013 

(Abril 23)

Asunto: Cumplimiento Decreto 722 de abril 15 de 2013 - “Por el cual se reglamenta la prestación del servicio público de empleo, se conforma la red de operadores del servicio público de empleo y se reglamenta la actividad de intermediación laboral”.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2013 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

De conformidad con lo señalado en los numerales 1 y 4 del artículo 2º del Decreto-Ley 2595 de 2012, son funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar: “1. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las cajas de compensación familiar; las demás entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.

(...).

4. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 722 de abril 15 de 2013, “por el cual se reglamenta la prestación del Servicio Público de Empleo, se conforma la red de operadores del Servicio Público de Empleo y se reglamenta la actividad de intermediación laboral”, con el fin de integrar un Sistema Nacional de Intermediación Laboral que permita la coordinación, articulación y focalización de las políticas activas y pasivas de empleo.

De conformidad con lo señalado en el mencionado decreto reglamentario, las cajas de compensación familiar prestarán servicios de gestión y colocación de empleo en forma directa o a través de las entidades que se creen entre estas, o con terceros especializados, como prestadoras de servicios de gestión y colocación de empleo, para lo cual deberán obtener autorización como “agencias de gestión y colocación de empleo”.

La definición de agencia de gestión y colocación de empleo, está contemplada en el artículo 31 del Decreto Reglamentario 722 del 15 de abril de 2013, como las personas jurídicas que ejerzan las siguientes actividades:

1. Los servicios destinados a vincular ofertas y demandas de empleo.

2. Otros servicios relacionados con la búsqueda de empleo, determinados por el Ministerio del Trabajo, tales como brindar información, sin estar por ello destinados a vincular una oferta y una demanda específicas.

3. Servicios que asociados a los de vinculación de la oferta y demanda de empleo, tengan por finalidad mejorar las condiciones de empleabilidad de los oferentes.

Para lo cual, según lo establece el mismo decreto, podrán desarrollar los siguientes servicios:

a) Registro de oferentes, demandantes y vacantes;

b) Orientación ocupacional a oferentes y demandantes;

c) Preselección, y

d) Remisión.

Igualmente, podrán prestar servicios distintos de los enunciados, siempre que se encuentren registrados en el reglamento de prestación de servicios.

Para la aplicación de estas disposiciones, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

Oferentes: Se entenderán como tal las personas interesadas en conseguir empleo que diligencien la hoja de vida conforme a la resolución que para este fin expida el Ministerio del Trabajo y la presenten en la agencia de gestión y colocación de empleo.

Demandantes: Se entenderán como tales empresas, entidades, instituciones u organizaciones, entre otras, que se encuentran en el proceso de búsqueda de personal para ocupar un puesto de trabajo al interior de las mismas.

Vacantes: Cargos o puestos de trabajo que el demandante de los servicios de empleo requieren proveer.

Registro de oferentes, demandantes y vacantes: El sistema adoptado por la agencia de gestión y colocación de empleo, deberá contemplar el registro de las personas demandantes de empleo y los servicios obtenidos, la trazabilidad de las actuaciones seguidas por estas en su relación con el Servicio Público de Empleo y las estadísticas básicas.

Orientación ocupacional: Proceso de ayuda y acompañamiento en el desarrollo de competencias personales, sociales y laborales que sitúen a la persona en una posición favorable ante el empleo y posibiliten el acceso y mantenimiento de un puesto de trabajo.

Preselección: Es el cruce entre las características y condiciones de los oferentes y demandantes, efectuada por la agencia de gestión y colocación de empleo, con el fin de determinar los ajustes de los perfiles de los oferentes a las necesidades de los demandantes.

Remisión: Es la acción efectuada por la agencia de gestión y colocación de empleo, al enviar la información al oferente o al demandante, según el caso.

Las cajas de compensación familiar, se enmarcan dentro de las agencias privadas no lucrativas de gestión y colocación de empleo y deberán solicitar ante la Subdirección de Promoción y Generación de Empleo del Ministerio del Trabajo autorización para funcionar como tales.

Una vez obtenida la autorización del Ministerio del Trabajo y previo al inicio de las actividades de agencia privada no lucrativa de gestión y colocación de empleo, la caja de compensación familiar, de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del artículo 5º del Decreto-Ley 2595 de 2012, deberá presentar ante esta Superintendencia, el respectivo programa para la obtención de la autorización correspondiente, conforme a los siguientes lineamientos:

1. Aspectos generales.

1. Territorialidad. Las cajas de compensación familiar prestarán los servicios de registro de oferentes, demandantes, vacantes, orientación ocupacional a oferentes y demandantes, preselección y remisión, así como los servicios distintos de los enunciados, registrados en el reglamento de prestación de servicios, únicamente dentro del ámbito territorial establecido en el artículo 15 de la Ley 21 de 1982.

Sin embargo, por la característica del servicio, cuando la información se encuentre en el sistema de información del servicio público de empleo, utilizando medios electrónicos, esta podrá ser utilizada en todo el territorio nacional.

En los departamentos donde funcione más de una caja de compensación familiar, cada una de estas no podrán brindar servicios de gestión y colocación de empleo a empresas afiliadas a otra de ellas, con el fin de evitar actividades de competencia desleal.

2. Redistribución del Fonede. Las cajas de compensación familiar prestarán los servicios de gestión y colocación para la inserción de desempleados con cargo a los recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleo. Para ello, conforme a lo establecido en el artículo 24 del Decreto Reglamentario 722 del 15 de abril de 2013, deberán distribuir los recursos de que trata el literal a) del artículo 10 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 47 de la Ley 1438 de 2011, de la siguiente manera:

Hasta el veintiocho por ciento (28%) de los recursos en subsidios destinados prioritariamente al pago de aportes al sistema de salud, siempre que el beneficiario no se encuentre afiliado. En el evento de encontrarse afiliado se podrán destinar a los otros usos previstos en la ley, es decir, para bonos de alimentos o educación. (L. 789/2002, art. 10 y D. 722/2013, art. 24).

El diecisiete por ciento (17%) para la ejecución y prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo de que tratan los artículos 8º y 9º del Decreto Reglamentario 722 de 2013.

A este porcentaje las cajas compensación familiar deberán aplicar todos los gastos de dotación y funcionamiento de las agencias de gestión y colocación de empleo, toda vez que de otra forma de aplicación presupuestal, podrían incurrir en contravención a lo establecido en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, concordante con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

Los recursos obtenidos por los servicios prestados conforme al artículo 9º del Decreto Reglamentario 722 de 2013 y aquellos adicionales que se cobren al beneficiario (los cobrados únicamente a los empleadores en razón del origen de los recursos), deben ingresar al Fonede.

3. Fecha de corte de los recursos.

Señala el artículo 6º de la Ley 789 de 2002, que con el fin de garantizar la solidaridad y el equilibrio ante la diferente situación de desempleo y recursos disponibles entre las distintas cajas de compensación familiar del país, esta superintendencia, mínimo semestralmente realizará cortes contables y ordenará el traslado de recursos entre cajas, de acuerdo con el monto per cápita requeridas para los desempleados pendientes en unas cajas, en estricto orden de caja de compensación solicitud, y los recursos sobrantes en otras. Igual procedimiento se aplicará para el apoyo a los desempleados sin vinculación anterior a las cajas de compensación de acuerdo con el porcentaje previsto para tal efecto en la citada ley.

Conforme a esta disposición legal, los cortes se efectúan semestralmente tal como lo señala el artículo 4º del Decreto Reglamentario 827 de 2003. Sin embargo, cabe anotar que el Decreto Reglamentario 722 de 2013, fue publicado el 15 de abril de 2013 en Diario Oficial 48762 y por lo tanto rige a partir del 16 de abril de 2013.

Lo anterior, sumado al hecho de que algunas cajas de compensación comenzarán a operar como agencias de gestión y colocación de empleo en el mes de mayo de 2013, obliga a esta superintendencia, únicamente por este primer semestre, a adoptar las siguientes medidas:

a) Las cajas de compensación familiar aplicarán las disposiciones de la Ley 789 de 2002 y sus decretos reglamentarios, a las solicitudes de subsidio al desempleo que se hayan radicado hasta el 30 de abril de 2013. Igualmente, a la distribución de los recursos generados en el mes de abril de 2013, que se recaudan en el mes de mayo de 2013. Lo anterior quiere decir que aceptarán solicitudes de subsidio de desempleo hasta el 30 de abril de 2013 y para estas efectuarán las asignaciones hasta el 31 de mayo de 2013, aplicando las disposiciones de la Ley 789 de 2002 y sus decretos reglamentarios.

b) El corte para determinar los traslados de que trata el artículo 6º de la Ley 789 de 2002, se efectuará el 31 de mayo de 2013.

c) A partir del 1º de junio de 2013, todas las cajas de compensación familiar deberán efectuar la apropiación de los recursos conforme a lo señalado en el artículo 24 del Decreto Reglamentario 722 del 15 de abril de 2013.

d) A partir del 1º de junio de 2013, las cajas de compensación familiar autorizadas para operar como agencias de gestión y colocación de empleo, deberán aplicar el 17% de que trata el citado artículo, como se les señala en esta circular.

e) Las cajas de compensación familiar que aún no hayan obtenido dicha autorización, deberán realizar las apropiaciones correspondientes, pero sólo podrán aplicar los recursos cuando hayan obtenido la autorización del Ministerio del Trabajo para operar como agencias de gestión y colocación de empleo, y la aprobación de esta Superintendencia al nuevo programa, teniendo en cuenta que iniciarán a más tardar el 30 de octubre de 2013, la prestación del servicio de gestión y colocación de empleo.

Para efectuar el proceso de compensación de que trata el literal b), las cajas de compensación familiar deberán remitir a más tardar el 15 de junio, en los formatos que se definirán por la Superintendencia del Subsidio Familiar, la información correspondiente a las apropiaciones del monto per cápita que han realizado en el período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de mayo de 2013, conforme con las solicitudes presentadas por los desempleados, así como de aquellas solicitudes que se encuentran pendientes frente a las cuales no existe apropiación, indicando en forma estricta la fecha de presentación de las mismas.

La compensación se adelantará priorizando en estricto orden, la fecha de presentación de la solicitud del desempleado ante la caja de compensación familiar, siempre que la respectiva entidad hubiere remitido la información en forma oportuna a la Superintendencia del Subsidio Familiar, frente al correspondiente desempleado. La compensación y por ende, la priorización, se adelantará con base en la información conjunta recibida por todas las cajas de compensación familiar en fecha límite.

Frente a las solicitudes radicadas en el mismo orden, tendrán prioridad aquellas que correspondan a jefes de hogar con un mayor número de hijos, que no sobrepasen la edad de 18 años.

Recibida la información, la Superintendencia del Subsidio Familiar expedirá la resolución de giro y compensación dentro de los quince (15) días siguientes.

Las cajas de compensación familiar estarán obligadas a adelantar el correspondiente giro dentro de los tres (3) días siguientes a la comunicación de la resolución por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, plazo que podrá ser ampliado por el ente de control, previa justificación, hasta por tres (3) días.

4. Requisitos para la aprobación del programa.

Teniendo en cuenta que el numeral 7 del artículo 5º del Decreto-Ley 2595 de 2012, dispone que es función del despacho del superintendente del subsidio familiar aprobar los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse, se recuerda a las cajas de compensación familiar que, para obtener dicha aprobación, deberán presentar el respectivo proyecto de conformidad con las siguientes instrucciones:

• Petición formal del representante legal.

El director administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud del programa en el cual indicará los anexos que remite.

• Copia del acta del consejo directivo.

Donde la superintendencia pueda verificar lo siguiente:

Los miembros del consejo directivo asistentes y su calidad de principal o suplente. Aprobación expresa del programa.

La mayoría calificada para la respectiva aprobación.

La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva copia del acta que contenga la parte pertinente. Sin embargo, las cajas de compensación familiar que comiencen a prestar el servicio de gestión y colocación de empleo desde el mes de mayo de 2013, podrán remitir certificación expedida por el Secretario del Consejo Directivo en la que se especifique aprobación expresa del programa y el quórum con el que se adoptó tal decisión.

• Certificado del revisor fiscal.

El Revisor Fiscal certificará que los recursos provienen del Fonede y la disponibilidad de los mismos.

• Acreditación expedida por el Ministerio del Trabajo.

Copia de la autorización expedida a por la Subdirección de Generación y Promoción de Empleo del Ministerio del Trabajo.

• Reglamento de prestación de servicios.

Copia del reglamento de prestación de servicios, el cual debe contener las condiciones de la prestación de los servicios y los derechos y deberes de los usuarios, el que se les dará a conocer al inicio de su prestación.

En el caso que existan modificaciones al reglamento, estas deberán ser aprobadas por la Subdirección de Promoción y Generación de Empleo del Ministerio del Trabajo.

Ficha técnica.

La ficha técnica, deberá contener:

a) Nombre: Debe responder a los siguientes interrogantes: ¿Qué se va a hacer? ¿Sobre qué se va a hacer? y, ¿Dónde se va a hacer?

b) Localización: Consiste en determinar el área donde se ubicará el desarrollo del programa. Aquí se señala el sitio exacto, donde se desarrollarán las actividades centrales.

c) Objetivo general: Describe en forma precisa el propósito del programa, lo que se persigue o se quiere lograr con el mismo.

Debe ser único objetivo y ha de expresar claramente una idea.

d) Objetivos específicos: Los objetivos específicos precisan los aspectos más importantes del objetivo general.

Cuando se formula el programa con la intención de mitigar un problema, los objetivos específicos reflejan las soluciones concretas a las causas descritas en la situación a transformar y como tal establecen aspectos determinados del objetivo general que constituyen la forma de llevarlo a cabo.

e) Valor del programa: Valor total que se proyecta ejecutar durante el año.

f) Tiempo de ejecución: Tiempo estimado que durará la ejecución del programa.

g) Cobertura: Corresponde a la proyección de la población que se beneficiará del programa, cuantificando la cobertura potencial y la proyectada.

h) Impacto social del programa: Es el conjunto de beneficios que recibe el usuario y locatario directa e indirectamente. Los beneficios se determinan como aquellas aportaciones al desarrollo humano.

i) Indicadores de gestión. Indicadores que permitan medir el cumplimiento de metas y objetivos de la agencia de gestión y colocación de empleo.

Para dar cumplimiento al plazo máximo otorgado en el artículo 23 del Decreto 722 de 2013, las cajas de compensación familiar deberán radicar en esta Superintendencia los respectivos proyectos a más tardar el día 15 de octubre de 2013.

Una vez presentado el proyecto para la aprobación del programa, la Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos, emitirá su concepto con base en el cual el Superintendente del Subsidio Familiar expedirá el correspondiente acto administrativo. A partir de la ejecutoria del mismo, las cajas de compensación familiar podrán comenzar a prestar el servicio.

Las cajas de compensación familiar no podrán efectuar sin la previa autorización de esta Superintendencia, cambio en las especificaciones técnicas, montos y demás información aportada por la caja, que se tomó como base para la autorización emitida.

En el evento de que se creen personas jurídicas diferentes entre varias cajas de compensación familiar con la finalidad de prestar los servicios gestión y colocación de empleo, dichas entidades estarán sometidas al control y vigilancia de esta superintendencia conforme a lo establecido en el numeral 1 del artículo 2º del Decreto-Ley 2595 de 2012 y deberán cumplir con las disposiciones contempladas en el Decreto Reglamentario 722 del 15 de abril de 2013, así como con las instrucciones impartidas mediante esta circular.

Los mecanismos y procedimientos contables que implica la modificación de los recursos del Fonede, que permitirán a la Superintendencia del Subsidio Familiar efectuar el seguimiento y control del Fonede, serán establecidos en acto administrativo separado.

En consecuencia, se derogan las circulares externas que sean contrarias a las directrices impartidas mediante este acto administrativo, en especial la Circular Externa 3 del 11 de abril de 2012.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2013 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)