CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2007 

(Abril 12)

Asunto: Presentación de los documentos para posesión y envío de estatutos actualizados de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.

Con toda atención, y para efectos de dar oportuno trámite a las autorizaciones de control de legalidad de las asambleas generales así como para complementar la información que reposa en la entidad, este despacho se permite señalar las siguientes instrucciones.

Recordar que para la remisión de los documentos soporte de asambleas, se deberán observar de manera estricta los requisitos establecidos en la Carta Circular 6 de diciembre 17 de 2004, por lo que se recomienda que las personas aspirantes a ocupar los cargos de consejeros y revisores fiscales, obtengan previamente el certificado judicial y antecedentes disciplinarios a efectos de no retardar la presentación de la documentación ante este ente de control.

Para el efecto, las cooperativas deben acatar lo establecido en el parágrafo del artículo 7º de la Ley 454 de 1998, en cuanto a las personas que sean elegidas para ocupar las dignidades del gerente, consejo de administración y de la junta de vigilancia. Estas deben ser designadas en atención a sus conocimientos de la regulación existente para el sector cooperativo (L. 79/88, L. 454/98, D. 663/93, Circular Básica Jurídica, Circular Básica Contable y Financiera), capacidades, aptitudes personales, integridad ética y destreza en la administración de los negocios, requisitos que deberán plasmarse en los estatutos, a efectos de garantizar, de un lado, que son competentes para ejercer en esos cargos y de otro, evitar sanciones de carácter personal en las que puedan incurrir en su actuar por acción u omisión o por desconocimiento de la regulación existente. Para el efecto las entidades deberán ofrecer capacitación permanente a todos los asociados, con el fin de garantizar que cualquier asociado pueda acceder a los cargos de administración y control.

Se solicita remitir a más tardar el día 30 de abril de 2007 el estatuto actualizado de la cooperativa a su cargo.

En tal sentido, se les recuerda que para la remisión de la información aquí señalada (estatutos y documentos para posesión del consejo de administración, gerentes y revisoría fiscal ), se debe tener en cuenta la Carta Circular 2 de agosto de 2006, que dispone que los documentos requeridos en cada trámite se deben entregar en CD y almacenados o escaneados con las siguientes características: formato .tif, en blanco y negro, la resolución de digitalización debe estar entre 100 y 600 dpi (dependiendo de la calidad del documento a digitalizar), si el documento tiene más de una página todas estas deben quedar almacenadas en un solo archivo .tif […] Sólo en los casos en que los documentos anexos sumen 20 folios o menos, la entrega podrá efectuarse en medio impreso a la superintendencia”.

La documentación que se allegue en condiciones diferentes a las señaladas en el párrafo anterior, no será recepcionada por este Ente de control y los plazos previstos para su radicación en los términos previstos en la Carta Circular 6 de diciembre 17 de 2004, seguirán corriendo para todos sus efectos.

Para cualquier aclaración sobre la forma de envío de estos documentos se sugiere ponerse en contacto con el funcionario Juan Carlos Díaz Acevedo en nuestra línea telefónica 4895009, extensión número 131.

Agradecemos su valiosa colaboración, en aras de agilizar la numerosa demanda de trámites de posesión presentados por la época.

N. del D.: Esta circular externa va dirigidas a representantes legales, miembros del consejo de administración y revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito.

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