CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2002 

(Diciembre 12)

Asunto: Trámite de solicitud para autorizar la solemnización de la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 100-000003 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades)

(Nota: Derogada por la Resolución 220-004850 de 2012 artículo 5° de la Superintendencia de Sociedades)

1. Competencia

Según lo previsto en los artículos 145 y 497 del Código de Comercio, 80 y 86, numeral 7º, de la Ley 222 de 1995, corresponde a la Superintendencia de Sociedades tramitar la actuación administrativa en los términos del artículo 27 del Código Contencioso Administrativo, relativa a la autorización de la reforma estatutaria consistente en la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes que efectúen sociedades inspeccionadas, vigiladas y controladas, las empresas unipersonales y las sucursales de sociedades extranjeras.

La presente circular tiene como fin orientar a los administrados acerca de la información que pruebe el cumplimiento de los supuestos con base en los cuales esta superintendencia debe impartir la respectiva autorización.

2. Información y documentación mínima que se debe presentar

Con el fin de dar inicio al trámite relativo a la solemnización de la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, es necesario que a la solicitud formulada por el representante legal o apoderado, se acompañen como mínimo los documentos que a continuación se señalan, necesarios para verificar que están probados los requisitos previstos en el artículo 145 del Código de Comercio, así como para establecer la conformidad de la operación proyectada con las normas legales y con los estatutos, siempre y cuando los mismos no reposen ya en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, circunstancia esta que debe indicarse en el escrito de solicitud:

2.1. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio respectivo, que resulte idóneo para acreditar, tanto los nombramientos, como la inscripción del representante legal, revisor fiscal y miembros de junta directiva que hayan intervenido en los actos relacionados con la solicitud respectiva, como la inscripción de la totalidad de las reformas estatutarias efectuadas. La Superintendencia se reserva la posibilidad de exigir la presentación de un certificado más reciente, con el fin de verificar los cambios que se hayan presentado con ocasión de los actos o nombramientos sujetos a inscripción.

2.2. Poder debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado, en cuyo caso el escrito de solicitud deberá contar con la debida presentación personal por parte del apoderado, ante esta entidad, cualquier notaría o juzgado. Los poderes otorgados en el exterior deben cumplir las formalidades previstas para el efecto en la legislación vigente.

2.3. Copia de la(s) escritura(s) pública(s) contentiva(s) de los estatutos vigentes, debidamente inscritas en el registro mercantil o, tratándose de una empresa unipersonal, el documento constitutivo y sus modificaciones, en los términos del artículo 72 de la Ley 222 de 1995.

2.4. Copia del aviso de la convocatoria que se efectúe para llevar a cabo la respectiva reunión, el cual debe reunir los requisitos establecidos en la ley y en el contrato social, dependiendo del tipo de sociedad y de la clase de reunión de que se trate.

2.5. Copia autorizada o auténtica del acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social en la cual se haya adoptado la decisión de disminuir el capital con efectivo reembolso de aportes, con constancia de su aprobación. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras debe allegarse el documento que acredite que el órgano competente de la matriz adoptó la decisión de disminuir el capital asignado, junto con la respectiva traducción oficial, si es del caso, y con la cadena de autenticaciones debida. A este respecto deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

2.5.1. El acta debe cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

2.5.2. En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá enviarse también la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios hayan expresado el sentido de su voto.

2.5.3. En punto a las incompatibilidades previstas en el artículo 185 del Código de Comercio, es necesario tener en cuenta que los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran, salvo los casos de representación legal. Tampoco podrán votar los estados financieros ni cuentas de fin de ejercicio.

Los administradores podrán representar acciones, cuotas o partes de interés social diferentes de las propias y votar los estados financieros siempre que no hayan ejercido su cargo. Tal circunstancia deberá ser certificada por el revisor fiscal de la sociedad o, en su defecto, por contador público independiente.

Cuando se actúe en calidad de representante legal de un asociado, persona jurídica, será necesario allegar el certificado expedido por la cámara de comercio del respectivo domicilio, en el que conste su inscripción como tal.

2.5.4. Será necesario adjuntar una certificación del representante legal y del revisor fiscal en la cual conste que el máximo órgano social fue informado adecuadamente sobre la procedencia de los recursos con los cuales se pretende hacer el efectivo reembolso de los aportes. Además, deberá acreditarse la disponibilidad de los mismos, toda vez que la autorización que se imparte no debe estar sujeta a condición ni plazo alguno.

2.5.5. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, los administradores deberán suministrar a la asamblea de accionistas o junta de socios toda la información relevante acerca de la reducción de capital proyectada, para proporcionarle los elementos de juicio suficientes para cumplir a cabalidad funciones propias de dicha asamblea o junta, de tal forma que puedan “adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados” como lo señala el artículo 187, numeral 6º, del Código de Comercio. Entre la información señalada debe incluirse lo referente a la procedencia de los recursos que se utilizarán para el pago del reembolso y la explicación pertinente sobre el efecto que la reducción tendría en el desarrollo del objeto social de la compañía.

2.6. Estados financieros básicos en el nivel de seis (6) dígitos, acompañados de sus notas, en cuya elaboración deben haberse cumplido las normas contables aplicables, debidamente certificados y dictaminados por revisor fiscal, si lo hubiere, conforme a lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Al respecto se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

2.6.1. De conformidad con lo previsto en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de los estados financieros preparados para decidir sobre la disminución de capital no puede ser superior a un mes del último corte respecto de la fecha de la reunión del máximo órgano social en la que se vaya a considerar la reforma estatutaria, lo cual puede implicar la presentación de estados financieros de períodos intermedios, con la antelación propia de un estado financiero de carácter extraordinario (1) . Respecto de las sucursales de sociedades extranjeras, los estados financieros respectivos deberán tener un corte no superior a un mes a la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que deba adoptar la decisión.

(1) ART. 26.—“Estados financieros de períodos intermedios. Son estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores den ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del ejercicio.

ART. 29.—“Estados financieros extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse.

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.

Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio”.

Estos estados financieros, al reflejar la situación del ente económico al corte correspondiente, se constituyen en una de las principales herramientas de que dispone la superintendencia para verificar el cumplimiento del artículo 145 del Código de Comercio.

En el evento en que la superintendencia autorice la disminución de capital de una sociedad con estados financieros correspondientes a un corte determinado, el reembolso del mismo debe hacerse una vez se hayan cumplido las formalidades o solemnidades exigidas, con el fin de que no se presenten cambios significativos de los activos frente a los pasivos respecto de la situación que se haya verificado al estudiar la solicitud e impartir la autorización. En la medida en que exista una diferencia significativa entre la fecha de corte de los estados financieros con los cuales se autorizó la reducción y aquella en que se vaya a hacer el reembolso, existe la posibilidad de que a dicho corte ya no se cumpla la relación legal exigida, con lo cual se afectaría la prenda común de los acreedores en forma contraria al propósito perseguido por el legislador al establecer de manera expresa los requisitos que debe cumplir la solicitud, a la luz del artículo 145 del Código de Comercio.

2.6.2. Si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de los estados financieros utilizados para decidir sobre la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes y la fecha en que se presente la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberán enviarse unos estados financieros intermedios, con el corte más cercano posible a la fecha de presentación de la solicitud ante esta entidad, certificados y acompañados del respectivo informe del revisor fiscal en los términos de la Circular 15 de 1997 de la Superintendencia de Sociedades. Así mismo, el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, deben manifestar si se mantienen los presupuestos establecidos por el artículo 145 del Código de Comercio.

2.6.3. La elaboración de las notas a los estados financieros debe ajustarse a las normas técnicas establecidas para el efecto en los artículos 113 a 121 del Decreto 2649 de 1993, o en las normas equivalentes previstas en el régimen aplicable para el caso de las entidades que no estén sometidas al mencionado decreto, de modo que permitan verificar la consistencia y razonabilidad de las cifras que conforman los estados financieros, así como los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico.

2.6.4. El dictamen del revisor fiscal, cuando lo hubiere, es el documento formal que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado. En el dictamen el revisor fiscal debe dejar constancia respecto de si los estados financieros fueron fielmente tomados de los libros y si presentan o no razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación del ente económico, los resultados de las operaciones y los cambios en la situación financiera, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

El dictamen debe incluir como mínimo lo siguiente:

— Nombre del ente económico

— Identificación y fecha de los estados financieros objeto del dictamen

— Naturaleza y alcance de la auditoría, y

— Opinión, que puede ser limpia, con salvedades o adversa.

2.7. Copia de los estudios técnicos elaborados, para determinar el valor actualizado de los activos de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal solicitante, representados en propiedad, planta y equipo, intangibles, inversiones y otros activos, cuando sea del caso, o resumen de los mismos, en los cuales conste, por lo menos, su monto discriminado por unidades o grupos homogéneos, el procedimiento seguido para la realización del avalúo, el método utilizado para la valuación, indicando por qué se considera el más apropiado en cada caso y el nombre del avaluador.

2.8. Documentos referentes a la idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia, requeridos a quienes realicen los avalúos según lo dispuesto en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993.

2.9. Para verificar los valores que por concepto de valorizaciones de propiedad, planta y equipo, intangibles y otros activos se reflejan en el balance general, se deberá presentar un anexo en el que se indique:

• Descripción del bien (por unidades o grupos homogéneos).

Los bienes que conforman los terrenos y construcciones deberán relacionarse uno a uno; para los demás bienes se presentarán con el nivel de cuenta.

• Saldo en libros de la propiedad planta y equipo (costo histórico, ajustes por inflación, menos la depreciación, ajustada por inflación).

• Valor del avalúo.

• Valorización o desvalorización. Si se ha constituido provisión, se revelará lo pertinente en notas a los estados financieros.

En las notas a los estados financieros deberá revelarse la fecha del último avalúo, el nombre del avaluador, la fecha en que se hizo el ajuste, si es del caso, el indicador utilizado y su valor.

2.10. Respecto de las inversiones representadas, entre otras, en acciones, cuotas o partes de interés, deberá presentarse un anexo que indique:

— Nombre de la receptora de la inversión y NIT

— Número de acciones, cuotas o partes de interés u otros

— Porcentaje de participación

— Costo ajustado de la inversión

— Valor intrínseco o de mercado

— Método de valuación utilizado

— Valorización o provisión.

2.11. Certificación suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal solicitante, en la que conste:

— El monto total capitalizado durante la existencia del ente económico, proveniente de la cuenta revalorización del patrimonio, el cual debe coincidir con el valor que se refleja en las cuentas de orden correspondientes.

— Que la disminución de capital con efectivo reembolso de aportes no proviene, total ni parcialmente, de la capitalización de la revalorización del patrimonio.

2.12. Para las sociedades que tengan pensiones a cargo, copia del cálculo actuarial correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, en el evento en que éste no haya sido enviado con anterioridad a la Superintendencia de Sociedades, con indicación del porcentaje que del mismo se tenga amortizado.

2.13. Cuando se haya expedido la aprobación del competente funcionario del trabajo, de conformidad con lo exigido en el inciso final del artículo 145 del Código de Comercio en aquellos casos en que la sociedad tenga pasivo externo proveniente de prestaciones sociales, deberá enviarse la copia en que la misma conste.

3. Perfeccionamiento de la reforma estatutaria.

El artículo 147 del Código de Comercio dispone que la reducción del capital se tendrá como una reforma del contrato social y deberá adoptarse y formalizarse como se ordena en dicha codificación. En atención a ello, y a que la razón de ser de la autorización que se exige en la ley se encuentra en la preservación de los intereses de los acreedores sociales, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha de ejecutoria de la resolución por medio de la cual se autorice la solemnización de la respectiva reforma estatutaria, el representante legal deberá allegar a la superintendencia copia notarial o auténtica de la escritura pública respectiva, con la constancia de su inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la compañía y en el de las sucursales si las hubiere. En caso de no haberse elevado a escritura pública e inscrito en el registro mercantil dentro de ese término, la superintendencia evaluará la permanencia de los fundamentos de hecho y de derecho que sirvieron de fundamento para impartir la autorización, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 66 del Código Contencioso Administrativo.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de diciembre de 2002.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los representantes legales, revisores fiscales y contadores de sociedades inspeccionadas, vigiladas y controladas, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras no sujetas a vigilancia o control de las Superintendencias Bancaria o de Valores.

(Nota: Derogada por la Resolución 220-004850 de 2012 artículo 5° de la Superintendencia de Sociedades)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 100-000003 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades)

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