Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2017

(Enero 27)

Asunto: Modifica el capítulo XI del título II y el capítulo IX del título III de la Circular Básica Jurídica – Instrucciones para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en las organizaciones solidarias vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Vease Circular Externa 14 de 2018 numeral cuarto, numeral sexto y numeral séptimo de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular Externa 10 de 2017 de la Superintendencia de la Económica Solidaria)

I. Antecedentes

El capítulo XVI(1), Parte Tercera, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero(2) (EOSF), establece normas para la prevención de actividades delictivas.

Dichas disposiciones legales aplican a las organizaciones vigiladas por esta superintendencia acorde con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por el artículo 9º de la Ley 1121 de 2006, y el artículo 2.14.2 del Decreto 1068 de 2015.

Por una parte, el artículo 23(3) de la Ley 365 de 1997 establece que todas las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán acatar lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del EOSF.

De otro lado, el artículo 2.14.2(4) extiende la exigencia de los artículos 102 (literal d, numeral 2), 103 y 104 del EOSF a las organizaciones distintas a las cooperativas que tienen autorización para el ejercicio de la actividad financiera(5).

Las disposiciones legales consagradas en el EOSF deben concordarse con las instrucciones impartidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI por sus siglas en español).

En efecto, a partir del 15 de febrero de 2012 las recomendaciones internacionales emitidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI por sus siglas en español) actualizaron el estándar internacional originalmente expedido en 1989 y varias veces reconsiderado, en materia de lucha contra el lavado de activos(6), la financiación del terrorismo(7) y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Entre los cambios más importantes que se introdujeron en esta versión, se destaca el enfoque basado en riesgos que es transversal a varias de las recomendaciones. Existen recomendaciones particulares para los supervisores y los diferentes sectores de la economía.

Adicionalmente la Recomendación 8 del GAFI, actualizada en junio de 2016, ratificó que las entidades sin ánimo de lucro podrían ser consideradas como vulnerables en el abuso para la financiación del terrorismo y, en esa medida, los países deben valorar y establecer medidas focalizadas y proporcionales, en línea con el enfoque basado en riesgo.

Es así que, en nuestro país es necesario establecer algunos procedimientos, controles y reportes en las organizaciones de la economía solidaria para la prevención de actividades delictivas. Consecuentemente, tales medidas aplican para las organizaciones que se encuentran bajo la supervisión de esta superintendencia.

El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que las instituciones que los integran sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas (en adelante LA/FT), o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

En este orden de ideas, la Superintendencia de la Economía Solidaria tiene el deber legal de velar por que sus vigiladas adopten Sistemas de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Sarlaft), diferenciales, que estén en consonancia con las recomendaciones internacionales.

Por otra parte, nuestras vigiladas tienen el deber legal de adelantar todas las actuaciones y trámites pertinentes para implementar Sarlaft, ejecutarlo, medirlo y tomar las acciones del caso.

Con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales ya citadas y con fundamento en la facultad otorgada en el numeral 22(8) del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, esta superintendencia instruyó a las vigiladas sobre procedimientos que deben observar para la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, tal como consta en el capítulo XI del título II y capítulo IX del título III de la Circular Básica Jurídica(9).

La instrucción que actualmente registra la Circular Básica Jurídica está fundamentada en la implementación de un Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Siplaft).

Sin embargo, y acorde con las actualizaciones que ha presentado el Grupo GAFI, en relación con la prevención para el financiamiento de actividades delictivas, es necesario ajustar la instrucción en el sentido que el enfoque de las medidas para la prevención de actividades delictivas se fundamenta en sistemas de administración de riesgos, como es el caso del sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft.

II. Instrucción

En mérito de lo expuesto en el numeral anterior, el capítulo XI del título II y capítulo IX del título III de la Circular Básica Jurídica quedará así:

1. Ámbito de aplicación.

Corresponde a las organizaciones solidarias vigiladas diseñar e implementar el Sarlaft de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e) del numeral 2º del artículo 102 del EOSF, estos deben estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

Todas las organizaciones solidarias están obligadas a aplicar lo pertinente al régimen de reportes establecido por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo a lo contenido en la presente circular.

Las organizaciones solidarias vigiladas por esta superintendencia que deban implementar el Sarlaft, y que en el desarrollo de su actividad pretendan tener relaciones comerciales con otros sujetos obligados al régimen de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo de cualquier sector de la economía, deberán adoptar procedimientos mínimos de conocimiento de ese tercero, en lo que considere le pueda generar algún tipo de riesgo, según los parámetros establecidos en su debida diligencia.

El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.

2. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

El Sarlaft, como sistema de administración que deben implementar las organizaciones solidarias vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT(10), se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases mediante los cuales las organizaciones solidarias vigiladas administran el riesgo de LA/ FT, y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta la administración del riesgo de LA/FT en las mismas.

El Sarlaft debe abarcar todas las actividades que realizan las organizaciones solidarias vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías para que estas queden protegidas de ser utilizadas a través de sus asociados; de sus miembros que integran los órganos de administración y control; sus empleados y sus contratistas (ejemplo acreedores), como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Es deber de las organizaciones solidarias vigiladas revisar periódicamente tanto las etapas como los elementos del Sarlaft, a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para que su funcionamiento sea efectivo, eficiente y oportuno.

2.1. Etapas del Sarlaft.

El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:

• Identificación

• Medición

• Control

• Monitoreo

2.1.1. Identificación.

El Sarlaft debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes(11) al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente capítulo. En todo caso, dichos riesgos serán como mínimo los prescritos por el GAFI.

Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución.

Para identificar el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:

• Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo(12).

• Con base en las metodologías establecidas segmentar los factores de riesgo.

• Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados(13) respecto de cada uno de los factores de riesgos segmentados.

• Con base en las metodologías establecidas anteriormente, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.

Como resultado de esta etapa las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.

2.1.2. Medición.

Posterior a la etapa de identificación de riesgos, el Sarlaft debe permitirles a las organizaciones solidarias vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de materialización del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Es discrecional de estas definir el carácter y los criterios de la medición.

Para medir el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias deben como mínimo establecer las metodologías de medición con el fin de determinar la probabilidad de materialización del riesgo de LA/FT y determinar cuál sería su posible impacto frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

Como resultado de esta etapa, las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la organización solidaria y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.

2.1.3. Control.

En la etapa de control las organizaciones solidarias vigiladas deben dar respuesta al riesgo identificado y medido, es decir, deben adoptar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente.

Para controlar el riesgo de LA/FT las organizaciones deben como mínimo:

• Establecer las medidas de control del riesgo de LA/FT y aplicarlas sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.

• Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.

Como resultado de esta etapa la organización solidaria debe establecer el perfil de riesgo residual(14) de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.

2.1.4. Monitoreo.

Esta etapa debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del Sarlaft y ver la evolución de su riesgo.

Para monitorear el riesgo de LA/FT, las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:

• Hacer un seguimiento que permita la oportuna detección de las deficiencias del Sarlaft. La periodicidad de ese seguimiento se hará acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la organización, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.

• Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.

• Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación determinados por la organización.

2.2. Elementos del Sarlaft.

El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias debe tener como mínimo los siguientes elementos:

• Políticas

• Procedimientos

• Documentación

• Estructura organizacional

• Órganos de control

• Infraestructura tecnológica

• Divulgación de información

• Capacitación

2.2.1. Políticas.

Son los lineamientos generales que deben adoptar las organizaciones solidarias vigiladas en relación con el Sarlaft. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.

Las políticas deben orientar la actuación de los empleados de la organización solidaria vigilada para el funcionamiento del Sarlaft y establecer los procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia y las consecuencias que genera su incumplimiento.

Las políticas que se adopten deben considerar como mínimo, lo siguiente:

• El Sarlaft que implementen deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de las organizaciones solidarias y debe abarcar todas las actividades que realizan.

• El deber de los miembros que integran los órganos de administración y control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de la organización, de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el Sarlaft.

• Abstenerse de considerar como asociados/clientes y de celebrar operaciones con personas que no estén plenamente identificadas.

• El Sarlaft debe contener procedimientos más estrictos para la vinculación, de tal forma que el perfil o las funciones que desempeñan los aspirantes a vincular puedan evidenciar en mayor grado la posibilidad de riesgo de LA/FT.

• La obligación de los miembros que integran los órganos de administración y control y de los funcionarios de la organización de colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7º(15) del artículo 95 de la Constitución Nacional.

• La reserva bancaria, cambiaria, bursátil o tributaria no es oponible para los temas de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), según lo señalado en el artículo 8°(16) de la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1621(17) de 2013, o las que las modifiquen, sustituyan, aclaren o adicionen.

• Garantizar la reserva de la información recaudada y reportada atendiendo lo señalado en el artículo 105(18) del EOSF, modificado por el artículo 2º de la Ley 1121 de 2006.

• Fijar políticas para prevenir y resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la organización.

• La obligación de la administración de establecer las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el Sarlaft, así como los procedimientos para su imposición.

• Impulsar al interior de la organización solidaria la cultura de prevención y control del LA/FT.

• Fijar políticas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, e instancias de reporte y consulta entre el oficial de cumplimiento y todas las dependencias de la organización.

• Consagrar el deber de anteponer el cumplimiento y observancia de las directrices y postulados del Sarlaft al logro o alcance de metas comerciales.

• Establecer la obligación de consultar y verificar las listas vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional, previo la vinculación de nuevos asociados y como parte de su monitoreo y seguimiento con el propósito de determinar fondos o activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas como asociadas a la financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

• Fijar las políticas para la conservación de documentos.

2.2.2. Procedimientos.

El Sarlaft que adopten las organizaciones solidarias debe prever los procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento, tanto de sus etapas como de sus elementos.

2.2.2.1. Procedimientos generales.

Las organizaciones solidarias, deberán contar con unos procedimientos generales, que como mínimo permitirán:

• Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.

• Definir e implementar los procedimientos necesarios para efectuar monitoreo y seguimiento especial a las operaciones y transacciones de los asociados o clientes que la organización haya determinado como de mayor riesgo y reportar los resultados en las condiciones que en cada caso se determinen y a la instancia señalada para el efecto.

• Definir e implementar los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos e instrumentos de prevención y control que se adopten.

• Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas, y c) el reporte de estas últimas a las autoridades competentes.

• Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por estos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes/asociados.

• Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.

• Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.

• Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.

2.2.2.2. Procedimientos especiales.

Las organizaciones solidarias, deberán contemplar en sus Sarlaft los siguientes procedimientos especiales:

2.2.2.2.1. Personas expuestas públicamente (PEP).

El Sarlaft debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras, ya sea a título de asociado(19), cliente(20) o beneficiario final(21), que por razón de su cargo manejen recursos públicos o tengan poder de disposición sobre estos, se les haya confiado una función pública prominente en una organización internacional o del Estado, o gocen de reconocimiento público y puedan exponer en mayor grado a la organización solidaria al riesgo de LA/FT.

Las PEP extranjeras, las PEP nacionales determinadas en el Decreto 1674 de 2016(22), y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen o a quienes se les ha confiado una función pública prominente en una organización internacional, siempre deberán ser considerados como de alto riesgo para la organización solidaria. Aquellos quienes gozan de reconocimiento público se les clasificarán de acuerdo con su perfil de riesgo.

En tal sentido, el Sarlaft debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes o asociados que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control más exigentes para establecer el origen de sus recursos y realizar un monitoreo continuo respecto de las operaciones que realizan.

En cualquier caso, el estudio y aprobación de la vinculación de las PEP debe llevarse a cabo por parte del órgano permanente de administración(23) correspondiente.

En el evento en que un asociado, cliente o beneficiario final pase a ser una persona expuesta públicamente en los términos señalados en el presente numeral o en el Decreto 1674 de 2016, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen, debe informarse al órgano permanente de administración correspondiente.

Se mantendrá la calificación y el tratamiento especial a las PEP durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido, o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación.

Dentro de las personas expuestas públicamente, será obligatorio considerar los cargos y demás disposiciones establecidas en el Decreto 1674 de 2016.

Adicionalmente, esta definición y procedimiento se extiende a los cónyuges o compañeros permanentes y a los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad.

2.2.2.2.2. Sanciones financieras dirigidas(24).

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20(25) de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los sujetos obligados durante la aplicación del Sarlaft, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.

En el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por estas resoluciones, el oficial de cumplimiento o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Fiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.

2.2.2.2.3. Países de mayor riesgo.

Las organizaciones solidarias obligadas por este capítulo deberán establecer procedimientos más estrictos para la iniciación y seguimiento a las relaciones comerciales y operaciones con personas naturales o jurídicas e instituciones financieras procedentes de países donde no se aplican las recomendaciones del GAFI o no se les aplica suficientemente.

El Sarlaft debe contemplar las medidas intensificadas, eficaces y proporcionales a los riesgos que representen.

2.2.2.3. Mecanismos.

El Sarlaft debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:

• Conocimiento del asociado o cliente.

• Conocimiento del mercado.

• Identificación y análisis de operaciones inusuales.

• Determinación y reporte de Si boperaciones sospechosas.

2.2.2.3.1. Conocimiento del asociado o cliente.

El conocimiento del asociado o cliente actual o potencial es el primero de los mecanismos de prevención y control.

El conocimiento del asociado o cliente implica conocer y contar de manera permanente y actualizada por lo menos con la siguiente información:

• Identificación del asociado. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de solicitud de vinculación que permiten identificar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.

• Cliente. Supone el conocimiento y verificación de los datos del cliente que generará relación contractual con la organización. Cuando se trate de personas jurídicas de tipo societarias, se requiere, identificar los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del 5% de las acciones, capital social o participación en la sociedad.

• Actividad económica del asociado o cliente.

• Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.

• Características y montos de las transacciones y operaciones de los asociados o clientes actuales en la organización.

El conocimiento del asociado o cliente debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas cuando menos:

• Contar con la información que le permita comparar las características de las transacciones de sus asociados o clientes con las de su actividad económica.

• Monitorear continuamente las operaciones de estos.

• Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de estos y determinar la existencia de operaciones sospechosas.

Las instrucciones sobre conocimiento del asociado o cliente deben también aplicarse a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de la organización solidaria o cuando se trate de bienes entregados en dación en pago de personas no asociadas.

Consecuentemente con lo anotado, queda proscrito en todo caso tercerear la vinculación de asociados o clientes.

Los procedimientos de conocimiento del asociado o cliente aplicados por otras organizaciones vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la organización solidaria de conocer a su propio asociado o cliente.

La vinculación como asociado o cliente o celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un Sarlaft u otro sistema similar de prevención de actividades de LA/FT, no exime a la organización solidaria vigilada de desarrollar las actividades para un adecuado conocimiento del asociado o cliente y de la aplicación integral del Sarlaft.

Para efectos de lo señalado sobre el conocimiento del asociado o cliente, las vigiladas deben solicitarles el diligenciamiento del formato 5, el cual anexamos a la presente circular, en las condiciones indicadas en su instructivo, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que establezcan dichas organizaciones, de acuerdo con las características particulares de sus asociados o clientes y de los productos o servicios que ofrezca cada organización.

Las organizaciones que ya cuentan con un formato para vinculación del asociado o cliente deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información señalada en el formato que aquí se adopta para el conocimiento del asociado o cliente y conservarse en la organización a disposición de la autoridad competente.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben asegurarse que el formulario de vinculación del asociado o cliente esté adecuadamente diligenciado previamente a su aceptación como asociado o cliente y verificar la veracidad de la información allí contenida.

La organización debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del asociado, que por su naturaleza puedan variar. Para tal propósito en el mismo formulario de vinculación se debe informar al asociado o cliente de la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando los soportes documentales que la organización solidaria haya determinado.

La vinculación de los asociados o clientes debe realizarse personalmente y se debe dejar constancia de ello con fecha y hora en el formulario previsto para el efecto. Así mismo se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial asociado o cliente, por parte de la persona que realizó dicho trámite.

Si bien el diligenciamiento del formulario, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999(26) y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica. En este evento, la organización deberá contar con los procedimientos de control que garanticen la adecuada utilización de los medios contemplados en la citada ley.

Copia del formulario de vinculación de asociado o cliente deberá archivarse conjuntamente con los demás documentos del Sarlaft, de acuerdo con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de registros, previstos en el presente capítulo.

Aun cuando no tenga directamente la condición de asociado o cliente, dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual la organización solidaria debe verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización.

2.2.2.3.2. Conocimiento del mercado.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado del mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada organización solidaria vigilada.

2.2.2.3.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales.

Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los asociados o clientes o usuarios(27), o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los criterios y parámetros de normalidad establecidos por escrito por la organización en el manual, o respecto de las cuales la organización solidaria no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

El Sarlaft debe contar con procedimientos específicos que le permitan a la organización detectar las operaciones inusuales de sus asociados o clientes o usuarios.

La organización solidaria debe dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable de su análisis y los resultados del mismo.

2.2.2.3.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas.

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los asociados o clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos previamente establecidos por la organización, determinar si una operación es o no sospechosa.

El Sarlaft debe permitirle a la organización solidaria efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus asociados o clientes de modo tal que pueda establecer si una operación escapa de lo simplemente inusual, y proceder a calificarla como sospechosa aplicando para ello las políticas y criterios previamente definidos por la organización en su manual. Para estos efectos, el Sarlaft debe establecer el tipo de prueba documental que soporte los resultados del análisis y la evaluación realizada.

En todo caso, la organización solidaria podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del asociado que no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil escapan de lo simplemente inusual y a las cuales la organización no les ha encontrado justificación satisfactoria.

Los procedimientos de determinación y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las organizaciones están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.

2.2.2.4. Instrumentos.

Para que los mecanismos adoptados por las organizaciones solidarias operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el Sarlaft debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:

• Señales de alerta.

• Segmentación de los factores de riesgo.

• Seguimiento de operaciones.

• Consolidación electrónica de operaciones.

2.2.2.4.1. Señales de alerta(28).

Las señales de alerta son los indicadores cualitativos o cuantitativos que le permiten a la organización inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales.

Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la organización solidaria vigilada resulte adecuado.

La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la organización.

2.2.2.4.2. Segmentación(29) de los factores de riesgo.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la organización. Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la organización, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:

• Asociados o clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.

• Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.

• Canales de distribución: naturaleza y características.

• Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.

A través de la segmentación, las organizaciones solidarias deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los asociados o clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.

2.2.2.4.3. Seguimiento de operaciones.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus asociados o clientes o usuarios a través de los demás factores de riesgo.

Para dar cumplimiento a lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas deben establecer como mínimo lo siguiente:

• Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.

• Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las organizaciones solidarias deben determinar cuáles de estas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la organización y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

2.2.2.4.4. Consolidación electrónica de operaciones.

Las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus asociados o clientes o usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.

Para dar cumplimiento a lo anterior las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo: Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones de cada uno de sus asociados/clientes y usuarios.

2.2.3. Documentación.

Las etapas y los elementos del Sarlaft implementados por la organización deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

2.2.3.1. Presupuestos mínimos de la documentación.

El tratamiento de la documentación y registros que se generen por la implementación y ejecución del Sarlaft deberá ajustarse a las prescripciones legales contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012(30), y demás normas concordantes y complementarias, en lo que guarda relación con la protección de datos personales.

Dicha documentación y registros debe contar como mínimo con los siguientes requisitos:

• Conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

• El tratamiento de la documentación y registros será acorde con los principios rectores enunciados en la Ley 1581 ibídem.

• Conservación de los documentos por un término mínimo de cinco (5) años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003 para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, para las demás organizaciones solidarias el término de conservación de documentos será el que establece el artículo 60(31) del Código de Comercio, concordante con el artículo 28(32) de la Ley 962 de 2005 y los artículos 12(33) y 13(34) de la Ley 527 de 1999 y demás normas que modifiquen o aclaren. Es importante resaltar que, vencido el plazo de conservación exigido en las disposiciones legales en mención la organización podrá destruirlos siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.

2.2.3.2. Contenido mínimo de la documentación.

La documentación debe contener como mínimo lo siguiente:

• Manual de procedimientos del Sarlaft, el cual debe contemplar:

— Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.

— Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.

— La estructura organizacional del Sarlaft.

— Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.

— Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del Sarlaft.

— Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.

— Los procedimientos de control interno y revisión del Sarlaft.

— Los programas de capacitación del Sarlaft.

— Los procedimientos establecidos en el presente capítulo.

• Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del Sarlaft.

• Los informes de los órganos de administración y control y del oficial de cumplimiento.

2.2.4. Estructura organizacional.

Las organizaciones solidarias deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del Sarlaft.

En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

2.2.4.1. Funciones y responsabilidades de los miembros que integran el órgano permanente de administración.

Además de las funciones propias del cargo, los miembros que integran el órgano permanente de administración ejercerán las siguientes funciones relacionadas con Sarlaft:

• Fijar las políticas del Sarlaft.

• Adoptar el Código de Ética(35) en relación con el Sarlaft.

• Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.

• Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.

• Emitir pronunciamiento sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

• Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el Sarlaft.

• Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo, en los casos en los que la ley permite tal exoneración.

• Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.

2.2.4.2. Funciones y responsabilidades del representante legal.

El Sarlaft debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

• Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por el órgano permanente de administración en lo que se relaciona con el Sarlaft.

• Someter a aprobación del órgano permanente de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del Sarlaft y sus actualizaciones.

• Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el órgano permanente de administración.

• Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el Sarlaft.

• Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.

• Garantizar que los registros utilizados en el Sarlaft cumplan con los criterios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

• Aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el Sarlaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización solidaria, incluyendo los integrantes de los órganos de administración y de control.

2.2.4.3. Requisitos y funciones del oficial de cumplimiento.

Las organizaciones solidarias tienen la obligación de designar un Oficial de Cumplimiento con su respectivo suplente.

2.2.4.3.1. Requisitos.

El oficial de cumplimiento debe cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

• El aspirante debe pertenecer como mínimo al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de la organización y depender directamente del órgano permanente de administración (este requisito no es obligatorio para el oficial de cumplimiento suplente).

• Su designación estará a cargo del órgano permanente de administración.

• El aspirante debe tener capacidad de decisión.

• Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de organización.

• Contar con el efectivo apoyo de los órganos de administración de la organización solidaria.

• Acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán a la organización la siguiente información: (i) certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y (ii) constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.

• No pertenecer a los órganos de control(36), a las áreas comerciales o estar vinculado con actividades previstas en el objeto social principal de la organización, que le puedan generar conflicto de interés.

• Ser empleado de la organización solidaria, salvo las siguientes situaciones: (i) que se trate de un grupo declarado oficialmente, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz, no obstante su designación será por el órgano permanente de administración de las organizaciones del grupo en las cuales se va a desempeñar en tal calidad y (ii) si la organización se encuentra clasificada en el tercer nivel de supervisión, caso en el cual podrán contratarlo bajo la modalidad de prestación de servicios, siempre que el aspirante acredite tener menos de cinco (5) contratos con otras organizaciones cuyo objeto sea la prestación de servicios para ejercer funciones de oficial de cumplimiento.

• Respecto de cooperativas que tienen autorización para el ejercicio de la actividad financiera, el oficial de cumplimiento debe estar posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. Para tal fin deberá cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 3º del capítulo VIII, título II de la Circular Básica Jurídica(37). Una vez posesionados, la organización solidaria deberá informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha información cuando se produzca una nueva posesión. Para estos efectos, los oficiales de cumplimiento, principales y suplentes, que sean designados a partir de la vigencia de la presente circular, deberán remitir la documentación requerida para su posesión dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su nombramiento por parte del órgano permanente de administración.

• Respecto de las demás organizaciones solidarias que no requieren posesión para el ejercicio de las funciones de oficial de cumplimiento, se deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del mes siguiente sobre la designación la identificación completa de las personas que ejercerán los cargos de oficiales de cumplimiento principal y suplente.

2.2.4.3.2. Funciones del oficial de cumplimiento.

El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones:

• Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley, en este capítulo y los que determine la organización solidaria en el Sarlaft.

• Proponer al órgano permanente de administración y al representante legal la actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del Código de Conducta(38) y velar por su divulgación a todos los empleados de la organización.

• Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

• Reportar a la persona u órganos designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los asociados, clientes, empleados, contratistas para que se adopten las medidas a que haya lugar.

• Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en la presente instrucción.

• Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en la presente instrucción, individualmente o con la instancia designada para el efecto.

• Mantener actualizados los datos de la organización con la UIAF.

• Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del sistema de reporte en línea (Sirel), opción reportes estadísticos.

• Presentar trimestralmente informes presenciales y por escrito al órgano permanente de administración, el cual deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:

— Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.

— El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.

— Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los asociados/clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los asociados/clientes y de los productos y servicios.

— La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.

— Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la organización, así como los resultados de las órdenes impartidas por el órgano permanente de administración.

— Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.

• Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.

En todo caso, la organización no podrá celebrar contrato para apoyar el ejercicio de las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, en específico aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas, salvo en el caso de las organizaciones solidarias clasificadas en el tercer nivel de supervisión.

2.2.5. Órganos de control.

2.2.5.1. Revisoría fiscal.

Los revisores fiscales realizarán las funciones asignadas en los estatutos, reglamentos y las asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan al ejercicio de la profesión tal como lo disponen el artículo 43(39) de la Ley 79 de 1988; artículo 41(40) del Decreto 1481 de 1989 y artículo 40(41) del Decreto 1480 de 1989 y demás normas concordantes y complementarias.

En este orden de ideas, los revisores fiscales deberán actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, tal como lo dispone el numeral 242(42) del artículo 8º de la Ley 43 de 1990.

Adicionalmente, deberán acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán a la organización la siguiente información: (i) certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y (ii) constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.

Bajo este enfoque, corresponde a los revisores fiscales velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, deberán:

• Establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT.

• Presentar un informe trimestral al órgano permanente de administración sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el Sarlaft.

• Presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del informe trimestral que presenta de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del Sarlaft adoptado por la organización solidaria vigilada.

• Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, en forma inmediata, las inconsistencias y fallas detectadas en el Sarlaft y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

• Reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que detecte en cumplimiento de su función de revisoría fiscal.

• Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.

2.2.5.2. Auditoría interna.

Si bien el diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de los órganos de administración de cada organización, las organizaciones solidarias que tengan auditoría interna o quien haga sus veces, deberán incluir dentro de sus procesos de auditoría, un programa específico para verificar el cumplimiento del Sarlaft de cada organización, basado en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.

Los resultados de estas evaluaciones deberán ser informados a la mayor brevedad al órgano permanente de administración y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los análisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios.

2.2.6. Infraestructura tecnológica.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas y los sistemas para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT.

El soporte tecnológico de la organización, debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo, tamaño y permitirles como mínimo:

• Capturar, validar y actualizar periódicamente la información de los distintos factores de riesgo.

• Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.

• Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los asociados.

• Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.

2.2.7. Divulgación de información.

Las organizaciones solidarias deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.

Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los artículos 102 a 107 del EOSF, todas las organizaciones solidarias, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, utilizando los instructivos y formatos anexos a este capítulo.

En todo caso, las organizaciones solidarias vigiladas tienen el deber legal de suministrar la información que las autoridades competentes requieran en el curso de investigaciones de carácter judicial o administrativo.

Los siguientes son los reportes mínimos que deben tener en cuenta las vigiladas en el diseño del Sarlaft:

2.2.7.1. Reportes internos.

Los informes internos son de uso exclusivo de la organización solidaria.

2.2.7.1.1. Reporte interno sobre operaciones inusuales(43).

La organización debe prever dentro del Sarlaft los procedimientos para que quien detecte operaciones inusuales dentro de la organización solidaria, reporte tales operaciones al oficial de cumplimiento. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.

2.2.7.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas(44).

Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el Sarlaft debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al oficial de cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.

2.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo. Como resultado de la etapa de monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la organización, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

Los administradores de la entidad, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.

2.2.7.2. Reportes externos.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben realizar los reportes que indicamos a continuación:

2.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas, ROS.

Las organizaciones solidarias vigiladas deben reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas a través del sistema de reporte en línea, Sirel, de acuerdo con el instructivo y el Formato número 1 de la presente circular.

Así mismo, las organizaciones deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que le otorguen el carácter de sospechosas.

Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la organización vigilada toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable. En estos casos no se requiere que la organización tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42(45) de la Ley 190 de 1995, cuando se reporte una operación como sospechosa, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102(46) del EOSF.

Asimismo, tanto a la organización solidaria vigilada como al oficial de cumplimiento le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, tal como lo dispone el artículo 2º de la Ley 1121 de 2006.

Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, las vigiladas deberán observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.

2.2.7.2.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

Las organizaciones que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del formato 1.

2.2.7.2.3. Reporte de transacciones en efectivo.

Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.

El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

2.2.7.2.3.1. Reporte de transacciones individuales en efectivo.

Las organizaciones solidarias vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.2.7.2.3.2. Reporte de transacciones múltiples en efectivo.

Las organizaciones solidarias deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo, para lo cual se debe diligenciar el formato 2 anexo a la presente circular, en las condiciones indicadas en su instructivo.

Las demás organizaciones solidarias vigiladas deberán remitir este reporte de manera trimestral a la UIAF dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al del mes del corte.

En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones en efectivo a través del sistema de reporte en línea (Sirel) con la misma periodicidad señalada anteriormente según corresponda.

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre una cooperativa que ejerce actividad financiera y un tercero corresponsal, de conformidad con los Decretos 3965(47) y 2233(48) de 2006, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la organización usuaria de la red (cooperativa), como por el establecimiento de comercio que presta el servicio (tercero corresponsal). En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre de quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.

2.2.7.2.4. Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo.

Aquellos asociados que por el giro normal de sus negocios realicen numerosas transacciones en efectivo pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo que debe realizar la organización solidaria a la UIAF.

Copia de los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneración del reporte debe conservarse y archivarse en forma centralizada en cada organización solidaria.

En el manual de procedimientos se deben incluir los requisitos generales que deben cumplir estos asociados para ser exonerados del reporte de transacciones en efectivo a la UIAF. Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del asociado o cliente.

Las organizaciones solidarias deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del Formato número 3 Anexo 1 a la presente instrucción, en las condiciones indicadas en el instructivo.

Para cada periodo de reporte, las organizaciones solidarias vigiladas deben remitir toda la información de los asociados exonerados vigentes.

En el evento que no exista información que reportar, la organización solidaria debe enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del sistema de reporte en línea, Sirel.

Por último, cabe resaltar que pese a las excepciones mencionadas en este numeral, todo asociado o cliente debe llenar el formato de declaración de transacciones en efectivo o el documento que haga sus veces siempre que cumpla con los parámetros establecidos en este capítulo.

2.2.7.2.5. Reporte sobre productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas.

Las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir información sobre las modalidades de ahorro que ofrece la organización (activos o inactivos) tales como depósitos de ahorro (a la vista), depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro contractual (ahorro programado) y depósitos de ahorro permanente y los titulares de los depósitos.

Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato 4 del anexo 1 del presente capítulo, en las condiciones indicadas en el instructivo.

2.2.7.2.6. Reporte sobre tarjetas crédito o débito expedidas por las cooperativas que ejercen actividad financiera, a través de franquicias

Las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que emitan tarjetas débito o crédito a través de franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo 6 anexo a la presente circular, mediante el sistema de reporte en línea de la UIAF.

Esta información debe remitirse mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al del mes del corte.

2.2.8. Capacitación.

Las organizaciones solidarias deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Sarlaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad. La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

• Periodicidad anual.

• Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la organización) cuando sea procedente su contratación.

• Ser constantemente revisada y actualizada, para preferiblemente hacer una capacitación diferencial según las áreas o cargos de los funcionarios.

• Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.

• Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

3. Plazos para la implementación del Sarlaft.

Las organizaciones vigiladas clasificadas en los niveles de supervisión 1 y 2 deberán implementar y poner en funcionamiento el Sarlaft dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación y vigencia de la presente instrucción.

Las clasificadas en el nivel 3 de supervisión deberán implementarlo y ponerlo en funcionamiento dentro de los nueve (9) meses siguientes a la publicación y vigencia de la presente instrucción.

No obstante lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas continuarán reportando a la UIAF la información exigida en el acápite referida a reportes externos.

4. Sanciones.

El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el presente capítulo, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6º y 7º del artículo 36(49) de la Ley 454 de 1998, numerales 1º y 2º del artículo 2º(50) del Decreto 186 de 2004, en concordancia con lo previsto en el artículo 107(51) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales que se pudieran derivar ante la autoridad competente.

5. Práctica insegura.

La Superintendencia de la Economía Solidaria calificará como práctica no autorizada e insegura la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, conforme lo establecido en el literal c), numeral 5º del artículo 3°(52) del Decreto 186 de 2004.

6. Publicación y vigencia

El inciso primero del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece: “Deber de publicación de los actos administrativos de carácter general. Los actos administrativos de carácter general no serán obligatorios mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial o en las gacetas territoriales, según el caso”.

Con fundamento en la disposición legal antes citada, la presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida a miembros que integran los órganos de administración y control de las organizaciones de la economía solidaria supervisadas.

Formatos anexos de la Circular Externa 4 del 27 de enero de 2017 que modifica el capítulo XI del título II y el capítulo IX del título III de la Circular Básica Jurídica - Instrucciones para la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en las organizaciones solidarias, vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Reporte de operaciones sospechosas - ROS. Formato 1.

CE4F1
 

CE4F2
 

Instrucciones para el diligenciamiento del formato de Reporte de operaciones sospechosas - ROS (formato 1)

Tema:Operaciones sospechosas
Nombre del
formato:
Reporte de operaciones sospechosas
Objetivo:Reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF las operaciones sospechosas en el sector solidario.
Tipo de entidad
a la que aplica:
Cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria.
Periodicidad:Permanente
Fecha de reporte:El mismo día en que se califique la operación como sospechosa.
Fecha de corte de
la información:
No aplica
Medio de envío:Correo electrónico
Entidad a la que
deben reportar:
Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF.
Carrera 7 # 31 - 10 piso 6 Bogotá, D.C. o a la dirección de correo electrónico: ros@uiaf.gov.co

Generalidades

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben reportar a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF, aquellas operaciones determinadas como sospechosas, así como las intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 1º de la Ley 1121 de 2006, y lo previsto en el capítulo XI del título II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Para tal efecto deberán utilizar el software “Ros Stand Alone” desarrollado por la citada unidad, disponible en forma gratuita con sus respectivas actualizaciones técnicas en la página www.uiaf.gov.co, o cualquier otro medio idóneo que establezca la unidad y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

El archivo de reporte producido por el software, deberá ser remitido a la UIAF, vía correo electrónico al e-mail: ros@uiaf.gov.co, o a la carrera 7 # 31 - 10 piso 6 (Torre Bancolombia) de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono: 2 88 52 22, fax: 3 20 29 22.

El reporte debe ser institucional y por lo tanto no se requiere que esté suscrito por funcionario alguno de la entidad.

Para el reporte de la información las entidades deben ajustarse a lo señalado en el presente instructivo, así como en el correspondiente formato.

Instrucciones generales:

1. Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Para el caso de operaciones intentadas o rechazadas se diligencia únicamente los campos obligatorios: fecha de la operación, oficina, monto, motivos de sospecha, identificación y nombre de la persona o empresa, identificación del producto.

2. Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa. Para el caso de operaciones intentadas o rechazadas se diligencia únicamente los campos obligatorios: fecha de la operación, oficina, monto, motivos de sospecha, identificación y nombre de la persona o empresa, identificación del producto.

3. Una vez diligenciado el o los reportes de operaciones sospechosas, el procedimiento para envío del reporte a la UIAF es el siguiente:

a) En el software ROS Stand Alone seleccione la opción “Enviar reporte ROS” que se encuentra en el menú principal.

b) En la ventana de envío de reporte, seleccione la opción “Reporte positivo” y la modalidad de envío:

— Automático: selecciona todos los reportes que aún no han sido enviados.

— Última fecha: selecciona los reportes diligenciados hasta la fecha que determine en el campo fecha.

— Último número de ROS: selecciona los reportes hasta el último número de reporte que determine en el campo número de ROS.

c) Haga clic en el botón “Envío manual”, en este momento se abre una nueva ventana en donde se selecciona la carpeta donde quedará salvado el reporte. El sistema automáticamente genera un archivo comprimido y encriptado en dicha carpeta con el nombre que el usuario digite y extensión .ros.

d) El archivo con extensión .ros generado se debe adjuntar y enviar por correo electrónico al buzón ros@uiaf.gov.co

4. En el caso que durante el periodo establecido (mensual) no se haya determinado la existencia de operaciones sospechosas los sujetos obligados deberán informar este hecho dentro de los 10 primeros días siguientes calendario y como se indica en el presente instructivo.

Instrucciones específicas para el diligenciamiento del ROS:

Encabezado

1. Número del reporte: indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la cooperativa a este respecto.

2. Fecha: indique la fecha del reporte bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

3. Clase de reporte: seleccione la opción correspondiente según sea el tipo de reporte: reporte inicial, corrección al reporte anterior o adición a reporte anterior.

4. En caso de corrección o adición al reporte número: en caso de que sea una corrección o una adición a un reporte anterior, indique el número del reporte que se corrige o adiciona.

Sección I. Información de la cooperativa que reporta

5. Nombre de la cooperativa: registre el nombre o sigla con la cual se identifica la cooperativa.

6. Tipo de cooperativa: se diligencia el tipo de entidad de acuerdo con los siguientes códigos:

1 = Cooperativa especializada de ahorro y crédito

2 = Cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito

3 = Cooperativa integral con sección de ahorro y crédito

7. Código de la cooperativa: corresponde al código asignado a la entidad por Confecoop.

8. Código de la sucursal: se registra el código asignado por la cooperativa a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

9. Nombre de la sucursal: se registra el nombre asignado por la cooperativa a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

Sección II. Información de las personas implicadas en la operación sospechosa

10. Nombre o razón social: indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Si hay más de una persona relacionada con la operación, se deberá repetir la información contenida en la sección II del formato por cada una de ellas.

11. Número de identificación: marque con una X la casilla correspondiente al tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento, según las siguientes convenciones:

CC = cédula de ciudadanía,

TI = tarjeta de Identidad,

CE = cédula de extranjería,

Pas = pasaporte,

NIT= número de identificación tributario.

Numerales 12 a 15: indique la información solicitada en cada casilla sobre la dirección del domicilio de las personas implicadas en la operación sospechosa.

16. Cámara de comercio: en caso de persona jurídica, indique la cámara de comercio en la cual está registrada.

Numeral 17 a 20: indique la información solicitada en cada casilla sobre la dirección donde laboran las personas implicadas en la operación sospechosa.

21. Actividad económica: señale la actividad económica de la persona que interviene en la operación.

22. CIIU: corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.

23. Fecha de vinculación: indique la fecha de vinculación a la cooperativa de las personas involucradas en la operación, bajo el formato AAAA (año) MM (mes) DD (día).

24. Relación de la persona con la cooperativa: marque con una X la casilla correspondiente al tipo de relación que tienen con la cooperativa, las personas implicadas en la operación.

25. Vinculación con la cooperativa: señale si la relación de la cooperativa con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la cooperativa (como la exclusión del asociado) o por suspensión e indique la fecha en que esta ocurrió. La suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la cooperativa, por ejemplo, en una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.

26. Promedio de ingresos mensuales: indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la cooperativa a este respecto y señale la fecha a la cual corresponde dicha información.

Sección III. Información de la operación sospechosa

27. Valor de la operación sospechosa: indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.

28. Tipo de operación: indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional.

29. Fecha de la operación sospechosa: indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa, bajo el formato AAAA MM DD; en caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la de finalización.

30. Información del producto involucrado: marque con una X la casilla correspondiente a los productos o servicios financieros implicados en la operación.

En el cuadro se relacionan los números de identificación de cada producto o servicio específico (donde aplique), para indicar el tipo.

Acerca del producto financiero Involucrado:
30. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios financieros:
90 = Depósitos de ahorro a la vista   
91 = Depósitos de ahorro a término (CDAT)   
92= Depósitos de ahorro contractual   
93= Depósitos de ahorro permanente   
94 = Aportes   
09 = Otros   
Si es otro producto detállelo:

Ejemplo: en caso de tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el segundo cuadro se diligenciaría así:

CE4F3
 

31. Características de los productos: mencione características de los productos financieros implicados, por ejemplo:

En el caso del ejemplo anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el cuadro se diligenciaría así:

CE4F4
 

Para efectos del reporte, las características sugeridas en cada producto o servicio financiero son:

Cuentas corrientes o de ahorros:Fecha de aperturaFecha de cierre (si aplica)Total de débitos*Total créditos* 
Transferencias:MontoMedioCuenta(s) origen  
Créditos:MontoFecha aperturaFecha cierreCuota (frecuencia)Número de obligación
Seguros:TipoMontoPrima anualValor rescate (si aplica) 
CDT y CDAT:MontoFecha aperturaFecha cierre  
Acciones:Fecha de emisiónPrecio compraPrecio venta (si aplica)Firma corredora** 
Encargo fiduciario:MontoFecha aperturaComisiónTipo fondo (común, otro) 
Bonos:Emisor (si aplica)EmisiónMaduración  
Leasing:TipoCanonPeriodoMonto 
Aportes voluntarios:Valor acumuladoFecha de apertura% promedio mes  
Tarjetas de crédito:CupoManejo promedio   
Cédulas de capitalización:Fecha de aperturaFecha de vencimientoMonto  
Compra de divisas:MontoTipo cambioFecha de realización  
Operación de giro:MontoFecha de realizaciónOrigenDestino# cuentas origen y destino
Derivados:Entidad intermediariaTipoFecha realizaciónPrecio ejercicioPrima
Fondos mutuos:Nombre fondoTipoFecha compraNAV compraNAV actual

* Durante el tiempo de la operación sospechosa

** O indicar si se compraron directamente

Sección IV. Descripción de la operación sospechosa

32. Descripción de la operación sospechosa:

Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda a la cooperativa atender como mínimo los siguientes lineamientos:

1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipologías conocidas de lavado de activos y financiación del terrorismo. Se deben considerar especialmente las tipologías identificadas por el GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional) y la UIAF.

Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar entre otras, la presencia de los siguientes elementos:

a) Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el Siplaft implementado por la entidad.

b) Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.

c) Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.

d) Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.

e) Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.

f) Relación con bienes de presunto origen ilícito.

g) Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.

2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un reporte será urgente cuando:

a) Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

b) Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades terroristas u otras delictivas.

c) Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

3. Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, instituciones financieras y demás agentes de la operación sospechosa.

4. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación de cada persona o agente, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.

5. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.

6. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.

7. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros) y se allegó los soportes correspondientes a la operación.

8. Precisar si se solicitó al cliente actualización de datos o aclaración sobre los hechos respectivos, e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).

9. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la cooperativa o con otras operaciones.

10. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.

11. Tratándose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar además los siguientes datos:

a) Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.

b) Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el Siplaft de la entidad.

c) Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el Siplaft de la entidad.

d) Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.

12. Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el Siplaft de la entidad.

13. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la operación reportada. Esta información puede consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos del cliente, entre otros.

Toda la descripción de la operación debe estar contenida en el espacio correspondiente. En caso de requerir más espacio del disponible en el campo de descripción, se puede adjuntar un archivo en medio electrónico. Igualmente, se puede remitir la información que se posea como un archivo adjunto del reporte, mencionando en este el nombre y el formato del archivo que lo complementa.

Antes de enviar la información, cada cooperativa debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

Reporte de ausencia de operaciones sospechosas (reporte negativo ROS):

Para el envío del reporte de ausencia de operaciones sospechosas a la UIAF, el procedimiento es el siguiente:

1. En el software ROS Stand Alone seleccione la opción “Enviar reporte ROS” que se encuentra en el menú principal.

2. En la ventana de envío de reporte, seleccione la opción “Reporte negativo”.

3. Haga clic en el botón “Envío manual”, en este momento se abre una nueva ventana en donde se selecciona la carpeta donde quedará salvado el reporte. El sistema automáticamente genera un archivo comprimido y encriptado en dicha carpeta con el nombre que el usuario digite y extensión .ros.

4. El archivo con extensión .ros generado se debe adjuntar y enviar por correo electrónico al buzón ros@uiaf.gov.co

Para el envío del reporte de ausencia de operaciones sospechosas no se debe diligenciar ningún formato dentro del software ROS Stand Alone.

Anexo técnico formato 2

Reporte de transacciones en efectivo para organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo

Última actualización: abril de 2017

Contenido

1. Especificaciones iniciales2
2. Generalidades2
2.1. Ausencia de información para reportar3
2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío3
2.3. Certificado de cargue4
2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte4
2.5. Soporte5
2.6. Notas de interés5
3. Estructura del archivo5
4. Diseño de los registros6
5. Tablas de códigos13

En este documento se presentan las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre transacciones en efectivo, a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por parte de las organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo

1. Especificaciones iniciales.

EspecificacionesDescripción
Tema:Información de transacciones en efectivo
Nombre del reporte:Reporte de transacciones en efectivo
Formato:Archivo plano .txt comprimido en .zip
Objetivo:Entregar información a la UIAF, sobre las transacciones en efectivo en el sector solidario.
Tipo de entidad a
la que aplica:
Organizaciones solidarias de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria
Entidad usuaria:UIAF
Periodicidad:Mensual
Fecha de corte de
la información:
Último día del mes reportado
Fecha de reporte
de información:
Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte
Medio de envío:Sistema de reporte en línea (Sirel)
Número de archivosUn solo archivo plano con toda la información
Longitud de registro:548 posiciones

2. Generalidades.

Se entiende por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucran entrega o recibo de dinero en billetes y/o monedas de nominación nacional o extranjera.

Este reporte consta de transacciones individuales y/o múltiples en efectivo, que cumplan las condiciones establecidas en el numeral 2.2.7.2.3 del capítulo XI del título II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria, recientemente modificada por la Circular Externa 4 de 2017 de esta entidad, así:

Reporte de transacciones múltiples en efectivo: las organizaciones deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Reporte de transacciones individuales en efectivo: las organizaciones solidarias de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD 5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para ver el aparte pertinente de la Circular Básica Jurídica haga clic aquí.

Para determinar las transacciones a reportar, a partir de la información general que posee la entidad reportante, se procede de la siguiente manera:

1. Se calcula para cada beneficiario el monto total de las transacciones realizadas durante el periodo a reportar.

2. Se construye un archivo con todas las transacciones individuales realizadas por los beneficiarios que durante el periodo tuvieron un monto total igual o superior a $50.000.000 si es en moneda legal o USD 25.000 o su equivalente en otras monedas. Estas son las transacciones múltiples.

Es importante tener en cuenta que para las transacciones múltiples, la entidad reportante debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo titular.

3. De las transacciones no incluidas en las múltiples, se extraen las transacciones cuyo monto individual sea igual o superior a $10.000.000 si es en moneda legal o USD 5.000 o su equivalente en otras monedas. Estas son las transacciones individuales

4. Con las transacciones múltiples e individuales se construye un solo archivo, el cual debe tener extensión .txt y debe enviarse grabado en codificación de texto ANSI.

2.1. Ausencia de información para reportar.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones motivo de este anexo técnico, la entidad reportante deberá realizar el reporte sobre ausencia de dicho reporte.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea (Sirel). Para ver manual de usuario de reporte en línea haga clic aquí.

2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

En cuanto al estado respecto al envío del reporte, se pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue satisfactorio fue realizado dentro del periodo estipulado en la “norma” y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte, si las correcciones se hacen hasta el día 20, queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue satisfactorio fue realizado fuera del periodo estipulado en la “norma”. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio después de los 10 días de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 8, y el cargue satisfactorio fue el día 21, queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera (sic) un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido o el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos afectan las estadísticas globales y/o parciales utilizadas en los análisis y estudios que la UIAF realiza.

2.3. Certificado de cargue.

Una vez que la entidad reportante envíe el reporte, recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “satisfactorio” o “fallido”.

En el evento en el que el cargue sea “fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “satisfactorio”. La entidad reportante tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma satisfactoria, la entidad reportante (o la UIAF) identifique inconsistencias en la información enviada ya sea por errores de contenido o porque dejó de reportar operaciones motivo de este anexo técnico. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1. Diligenciar el formato de solicitud de anulación y corrección de reportes. Para ver el formato haga clic aquí.

Paso 2. Ingresar al módulo de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en tipo de solicitud seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y por último “Solicitud anulación y corrección de reportes”, enviar el formato. El sistema le entrega un código para hacer el seguimiento. Para ingresar al módulo PQRSD haga clic aquí.

Paso 3. Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

2.5. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica en Bogotá: PBX: 288 52 22 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 01 8000 11 11 83

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. Ingrese aquí al servicio de chat.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias) en www.uiaf.gov.co/ Servicio de información al ciudadano. Ingrese aquí al módulo PQRSD.

Es importante tener en cuenta que para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte, en primer lugar debe consultar si cuenta con un documento de preguntas frecuentes, haciendo clic aquí.

2.6. Notas de interés.

Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad.

Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario.

La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD.

3. Estructura del archivo.

A continuación se señalan las características básicas que deben tener los registros.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de registros:

Tipo 1: contiene la información que identifica la entidad que reporta. Existirá un registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

En la parte inferior de este documento se encuentran las tablas de códigos utilizados para diligenciar algunos campos de estos registros.

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1 (cabecera - 1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Consecutivo110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio
2 Código de la organización solidaria1118 NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla de códigos de sector y tipo de la organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Fecha de corte 1928Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. enero 31 del 2017 será 2017-01-31
Campo obligatorio.
4Número total de transacciones reportadas2938 NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
5Fin de registro39548AlfanuméricoDiligenciar con una X hasta completar las 548 posiciones.
Campo obligatorio.

Registros tipo 2 (detalle - todas las transacciones reportadas)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110 NuméricoInicia en 1.
No se puede repetir.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Fecha de la transacción1120Tipo fechaFecha de la transacción bajo formato AAAA-MM-DD.
Si el día o el mes tiene un solo dígito se debe diligenciar el otro con “0”. Ej. enero 8 de 2017 será 2017-01-08
Campo obligatorio.
3Valor de la transacción2140Numérico Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles.
Valores positivos.
Valor en pesos.
Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Tipo de moneda4141 NuméricoCódigo de tipo de moneda de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos de tipo de moneda.
Campo obligatorio.
5Código de la oficina4256AlfanuméricoOficina en donde se realiza la transacción.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
6Código de departamento y municipio5761NuméricoDe acuerdo con la codificación del DANE (para ver tabla de codificación DANE haga clic aquí)
Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
7 Tipo de producto6263NuméricoCódigo de tipo de producto de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de producto.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
8 Tipo transacción6464NuméricoCódigo de tipo de transacción de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de transacción.
Campo obligatorio.
9Número de la cuenta6584AlfanuméricoNúmero que identifica a la cuenta o producto.
No incluir guiones ni otros separadores. Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
10Tipo de identificación del titular de la cuenta o producto8586NuméricoCódigo de tipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Campo obligatorio.
11Número identificación del titular de la cuenta o producto87106AlfanuméricoNúmero del documento de identificación de la persona o empresa.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
12Primer apellido del titular de la cuenta o producto107146AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
13Segundo apellido del titular de la cuenta o producto147186AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos apellidos.
14Primer nombre del titular del producto financiero187226AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
15Otros nombres del titular del producto financiero227266AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural con dos o más nombres, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ del titular del ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos o más nombres.
16Razón social de la persona jurídica titular de la cuenta o producto267326AlfanuméricoRazón social de la empresa.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.
17Actividad económica del titular de la cuenta o producto327346AlfanuméricoCódigo actividad económica del titular del producto, según última revisión de la codificación CIIU publicada por el DANE.
Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad.
18Ingreso mensual del titular de la cuenta o producto347366NuméricoSe refiere al monto del ingreso mensual del titular del producto.
Formato #################.##.
El punto “.” decimal se debe incluir. (2 decimales).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad.
19Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción individual367368NuméricoCódigo de tipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Este campo no aplica para clientes exonerados.
20Número identificación de la persona que realiza la transacción individual369388AlfanuméricoNúmero del documento de identificación de la persona.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
Este campo no aplica para clientes exonerados.
21Primer apellido de la persona que realiza la transacción individual389428AlfanuméricoPrimer apellido de la persona que realiza la operación.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
Este campo no aplica para clientes exonerados.
22Segundo apellido de la persona que realiza la transacción individual429468AlfanuméricoSolo diligenciar en caso de que la persona tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
Este campo no aplica para clientes exonerados.
23Primer nombre de la persona que realiza la transacción individual469508Alfanumérico Primer nombre de la persona que realiza la transacción.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
Este campo no aplica para clientes exonerados.
24Otros nombres de la persona que realiza la transacción individual509548AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de que la persona tenga más de un nombre, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas). No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
Este campo no aplica para clientes exonerados.

Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110NuméricoValor 0.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Código de la entidad1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla sobre códigos sector y tipo de organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Número total de transacciones reportadas1928NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Fin de registro29548AlfanuméricoDiligenciar con X hasta completar las 548 posiciones.
Campo obligatorio.

5. Tablas de códigos.

Códigos de sector y tipo de organización solidaria

Tipos de entidades vigiladas por la Supersolidaria registradas en la UIAF
SectorCódigoTipo sujeto obligado a reportar
0601Cooperativas de aportes y crédito
0602Asociaciones mutuales
0603Cooperativas de ahorro y crédito
0604Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito
0605Fondos de empleados
0619Integrales con sección de ahorro y crédito
0620Multiactivas con sección de ahorro y crédito
0608Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro
0609Organismos de segundo grado
0610Organismos de tercer grado
0611Cooperativas de trabajo asociado
0612Organismo de carácter económico
0613Administraciones públicas cooperativas
0614Cooperativa especializada sin sección de ahorro
0615Cooperativa integral sin sección de ahorro
0616Precooperativas
0617Organismos de representación
0618Innominados
0621Institutos auxiliares del cooperativismo - IAC

Códigos de tipo de moneda

Códigos de tipo de moneda
CódigoTipo de moneda
1Nacional
2Extranjera

Códigos para tipo de producto

Códigos para tipo de producto
CódigoProductoCategoría
01Cuenta corriente moneda nacionalCaptaciones
02Cuenta ahorro moneda nacional
03Certificado de depósito a término
04Certificado de depósito de ahorro a término
05Certificado de depósito de mercancía
06Cuenta corriente moneda extranjera
07Cuenta ahorro moneda extranjera
08Depósito de ahorro contractual
09Depósito de ahorro permanente
10Bonos
11Otras captaciones
12Tarjeta de créditoColocaciones
13Créditos comerciales*
14Crédito de vivienda*
15Microcrédito*
16Crédito de consumo*
17Operaciones de redescuento
18Otras colocaciones
19Arriendo operativo
20Factoring
21Leasing
22Inversión en renta fija y/o renta variableInversión
23Fondo de capital privado
24Fondo de inversión colectiva
25Otros productos de inversión
26Fiducia de inversiónFiducia
27Fiducia inmobiliaria
28Fiducia de administración
29Fiducia de garantía
30Seguro de vida con ahorroSeguro
31Seguro de pensiones voluntarias
32Seguro de rentas voluntarias
33Seguro educativo
34Cédulas de capitalización
35Servicios de almacenes generales de depósitoOtros
36Operación de remate y subasta pública
37Fondo de pensiones voluntarias
38Aceptación bancaria
Notas: *Para la definición de estos créditos ver Circular Externa 100 de 1995

Códigos para tipo de transacción

Códigos tipo de transacción
CódigoNombreTipo transacción
1RetiroCuando la organización solidaria entrega el dinero en efectivo
2DepósitoCuando la organización solidaria recibe el dinero en efectivo

Códigos para tipo de identificación

Códigos tipo de identificación
CódigoTipo de identificación
12Tarjeta de identidad
13Cédula de ciudadanía
21Tarjeta de extranjería
22Cédula de extranjería
31NIT
41Pasaporte
42Tipo de documento extranjero
NUIP: Si la persona es mayor o menor de edad, seleccionar tipo de identificación que le corresponda.

Anexo técnico formato 2

Reporte de transacciones en efectivo para organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera del cooperativismo

Última actualización: abril de 2017

Contenido

1. Especificaciones iniciales2
2. Generalidades2
2.1. Ausencia de información para reportar3
2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío3
2.3. Certificado de cargue4
2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte4
2.5. Soporte5
2.6. Notas de interés5
3. Estructura del archivo5
4. Diseño de los registros6
5. Tablas de códigos13

En este documento se presentan las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre transacciones en efectivo, a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por parte de las organizaciones de la economía solidaria que no ejercen actividad financiera.

1. Especificaciones iniciales.

EspecificacionesDescripción
Tema:Información de transacciones en efectivo.
Nombre del reporte:Reporte de transacciones en efectivo para organizaciones solidarias no financieras.
Formato:Archivo plano .txt comprimido en .zip
Objetivo:Entregar información a la UIAF de las transacciones en efectivo en el sector solidario de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 6 de 2014.
Tipo de entidad
a la que aplica:
Organizaciones de economía solidaria que no ejercen actividad financiera del cooperativismo.
Entidad usuaria:UIAF
Periodicidad
del reporte:
Trimestral.
Fecha de corte
de la información:
Último día del trimestre a reportar.
Fecha de reporte
de información:
Del 11 al 20 del mes siguiente al trimestre reportado.
Medio de envío:Sistema de reporte en línea (Sirel).
Número de archivos:Un solo archivo plano con toda la información.
Longitud de registro:549 posiciones.

2. Generalidades.

Se entiende por transacciones en efectivo todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucran entrega o recibo de dinero en billetes y/o monedas de nominación nacional o extranjera.

Este reporte consta de transacciones individuales y/o múltiples en efectivo, de acuerdo con al numeral 4.3 de la Circular Externa 6 de 2014 emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, así:

Reporte de transacciones múltiples en efectivo: las organizaciones deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante el trimestre inmediatamente anterior, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas.

Reporte de transacciones individuales en efectivo: las organizaciones solidarias deberán reportar trimestralmente, las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas, durante el trimestre anterior.

Para ver la Circular Externa 6 de 2014 haga clic aquí

Para determinar las transacciones a reportar, a partir de la información general que posee la entidad reportante, se procede de la siguiente manera:

1. Se calcula para cada beneficiario el monto total de las transacciones realizadas durante el periodo a reportar.

2. Se construye un archivo con todas las transacciones individuales realizadas por los beneficiarios que durante el periodo tuvieron un monto total igual o superior a $50.000.000 si es en moneda legal o USD 25.000 o su equivalente en otras monedas. Estas son las transacciones múltiples.

Es importante tener en cuenta que para las transacciones múltiples, la entidad reportante debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo titular.

3. De las transacciones no incluidas en las múltiples, se extraen las transacciones cuyo monto individual sea igual o superior a $10.000.000 si es en moneda legal o USD 5.000 o su equivalente en otras monedas. Estas son las transacciones individuales.

4. Con las transacciones múltiples e individuales se construye un solo archivo, el cual debe tener extensión .txt

2.1. Ausencia de información para reportar.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones motivo de este anexo técnico, la entidad reportante deberá realizar el reporte sobre ausencia de dicho reporte.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea (Sirel). Para ver manual de usuario de reporte en línea haga clic aquí.

2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

En cuanto al estado respecto al envío del reporte, se pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue satisfactorio fue realizado dentro del periodo estipulado en la “norma” y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte, si las correcciones se hacen hasta el día 20, queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue satisfactorio fue realizado fuera del periodo estipulado en la “norma”. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio después de los 10 días de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 8, y el cargue satisfactorio fue el día 21, queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera un reporte no recibido cuando en la base de datos de la UIAF no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido o el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos afectan las estadísticas globales y/o parciales utilizadas en los análisis y estudios que la UIAF realiza.

2.3. Certificado de cargue.

Una vez que la entidad reportante envíe el reporte, recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “satisfactorio” o “fallido”.

En el evento en el que el cargue sea “fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “satisfactorio”. La entidad reportante tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma satisfactoria, la entidad reportante (o la UIAF) identifique inconsistencias en la información enviada, ya sea por errores de contenido o porque dejó de reportar operaciones motivo de este anexo técnico. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1. Diligenciar el formato de solicitud de anulación y corrección de reportes. Para ver el formato haga clic aquí.

Paso 2. Ingresar al módulo de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en tipo de solicitud seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y por último “Solicitud anulación y corrección de reportes”, enviar el formato. El sistema le entrega un código para hacer el seguimiento. Para ingresar al módulo PQRSD haga clic aquí.

Paso 3. Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

2.5. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica en Bogotá: PBX: 288 52 22 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 01 8000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. Ingrese aquí al servicio de chat.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias) en www.uiaf.gov.co/ Servicio de información al ciudadano. Ingrese aquí al módulo PQRSD.

Es importante tener en cuenta que para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte, en primer lugar debe consultar si cuenta con un documento de preguntas frecuentes, haciendo clic aquí.

2.6. Notas de interés.

Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad.

Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario.

La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD.

3. Estructura del archivo.

A continuación se señalan las características básicas que deben tener los registros.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de registros:

Tipo 1: contiene la información que identifica la entidad que reporta. Existirá un registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

En la parte inferior de este documento se encuentran las tablas de códigos utilizados para diligenciar algunos campos de estos registros.

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1 (cabecera - 1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Consecutivo110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2 Código de la organización solidaria1120 NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por la UIAF. (Ver tabla de códigos de sector y tipo de la organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Fecha de corte 2130Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. marzo 31 del 2017 será 2017-03-31
Campo obligatorio.
4Número total de transacciones reportadas3140 NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
5Fin de registro41549AlfanuméricoDiligenciar con una X hasta completar las 549 posiciones.
Campo obligatorio.

Registros tipo 2 (detalle - todas las transacciones reportadas)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110 NuméricoInicia en 1.
No se puede repetir.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Fecha de la transacción1120Tipo fechaFecha de la transacción bajo formato AAAA-MM-DD.
Si el día o el mes tiene un solo dígito se debe diligenciar el otro con “0”. Ej. enero 2 de 2017 será 2017-01-02
Campo obligatorio.
3Valor de la transacción2140Numérico Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles.
Valores positivos.
Valor en pesos.
Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Tipo de moneda4141NuméricoCódigo de tipo de moneda de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos de tipo de moneda.
Campo obligatorio.
5Código de la oficina4256AlfanuméricoOficina en donde se realiza la transacción.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
6Código de departamento y municipio5761NuméricoDe acuerdo con la codificación del DANE (para ver tabla de codificación DANE haga clic aquí)
Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
7Tipo de producto6263NuméricoCódigo de tipo de producto de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de producto.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
8Tipo transacción6464NuméricoCódigo de tipo de transacción de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de transacción.
Campo obligatorio.
9Número de la cuenta6584AlfanuméricoNúmero que identifica a la cuenta o producto.
No incluir guiones ni otros separadores.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
10Tipo de identificación del titular de la cuenta o producto8586NuméricoCódigo de tipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Campo obligatorio.
11Número identificación del titular de la cuenta o producto87106AlfanuméricoNúmero del documento de identificación de la persona o empresa.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
12Primer apellido del titular de la cuenta o producto107146AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
13Segundo apellido del titular de la cuenta o producto147186AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos apellidos.
14Primer nombre del titular del producto financiero187226AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
15Otros nombres del titular del producto financiero227266AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural con dos o más nombres, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos o más nombres.
16Razón social de la Persona jurídica titular de la cuenta o producto267326AlfanuméricoRazón social de la empresa.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.
17Actividad económica del titular de la cuenta o producto327346AlfanuméricoCódigo actividad económica del titular del producto, según última revisión de la codificación CIIU publicada por el DANE.
Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad.
18Ingreso mensual del titular de la cuenta o producto347366NuméricoSe refiere al monto del ingreso mensual del titular del producto.
Formato #################.##.
El punto “.” decimal se debe incluir. (2 decimales).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio para clientes y opcional para usuarios de la entidad.
19Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción individual367368NuméricoTipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
20Número identificación de la persona que realiza la transacción individual369388AlfanuméricoNúmero del documento de identificación de la persona.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
21Primer apellido de la persona que realiza la transacción individual389428AlfanuméricoPrimer apellido de la persona que realiza la operación.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
22Segundo apellido de la persona que realiza la transacción individual429468AlfanuméricoSolo diligenciar en caso de que la persona tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
23Primer nombre de la persona que realiza la transacción individual469508Alfanumérico Primer nombre de la persona que realiza la transacción.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.
24Otros nombres de la persona que realiza la transacción individual509549AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de que la persona tenga más de un nombre, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Este campo aplica para las transacciones individuales (iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US $5.000) o su equivalente en otras monedas).
No aplica para múltiples.
Alineado a la izquierda.

Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110NuméricoValor 0.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Código de la organización solidaria1120NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla sobre códigos sector y tipo de organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Número total de transacciones reportadas2130NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Fin de registro31549AlfanuméricoLlenado con X hasta completar las 549 posiciones.
Campo obligatorio.

5. Tablas de códigos.

Códificación de sector y tipo de organización solidaria

Tipos de entidades vigiladas por la Supersolidaria registradas en la UIAF
SectorCódigoTipo sujeto obligado a reportar
0601Cooperativas de aportes y crédito
0602Asociaciones mutuales
0603Cooperativas de ahorro y crédito
0604Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito
0605Fondos de empleados
0619Integrales con sección de ahorro y crédito
0620Multiactivas con sección de ahorro y crédito
0608Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro
0609Organismos de segundo grado
0610Organismos de tercer grado
0611Cooperativas de trabajo asociado
0612Organismo de carácter económico
0613Administraciones públicas cooperativas
0614Cooperativa especializada sin sección de ahorro
0615Cooperativa integral sin sección de ahorro
0616Precooperativas
0617Organismos de representación
0618Innominados
0621Institutos auxiliares del cooperativismo - IAC

Códigos de tipo de moneda

Códigos de tipo de moneda
CódigoTipo de moneda
1Nacional
2Extranjera

Códigos para tipo de producto

Códigos para tipo de producto
CódigoProductoCategoría
01Cuenta corriente moneda nacionalCaptaciones
02Cuenta ahorro moneda nacional
03Certificado de depósito a término
04Certificado de depósito de ahorro a término
05Certificado de depósito de mercancía
06Cuenta corriente moneda extranjera
07Cuenta ahorro moneda extranjera
08Depósito de ahorro contractual
09Depósito de ahorro permanente
10Bonos
11Otras captaciones
12Tarjeta de créditoColocaciones
13Créditos comerciales*
14Crédito de vivienda*
15Microcrédito*
16Crédito de consumo*
17Operaciones de redescuento
18Otras colocaciones
19Arriendo operativo
20Factoring
21Leasing
22Inversión en renta fija y/o renta variableInversión
23Fondo de capital privado
24Fondo de inversión colectiva
25Otros productos de inversión
26Fiducia de inversiónFiducia
27Fiducia inmobiliaria
28Fiducia de administración
29Fiducia de garantía
30Seguro de vida con ahorroSeguro
31Seguro de pensiones voluntarias
32Seguro de rentas voluntarias
33Seguro educativo
34Cédulas de capitalización
35Servicios de almacenes generales de depósitoOtros
36Operación de remate y subasta pública
37Fondo de pensiones voluntarias
38Aceptación bancaria
Notas: *Para la definición de estos créditos ver Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Códigos para tipo de transacción

Códigos tipo de transacción
CódigoNombreTipo transacción
1RetiroCuando la organización solidaria entrega el dinero en efectivo
2DepósitoCuando la organización solidaria recibe el dinero en efectivo

Códigos para tipo de identificación

Códigos tipo de identificación
CódigoTipo de identificación
12Tarjeta de identidad
13Cédula de ciudadanía
21Tarjeta de extranjería
22Cédula de extranjería
31NIT
41Pasaporte
42Tipo de documento extranjero
NUIP: Si la persona es mayor o menor de edad, seleccionar tipo de identificación que le corresponda.

Anexo técnico formato 3

Reporte de exonerados del registro de transacciones en efectivo para organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo

Última actualización: abril de 2017

Contenido

1. Especificaciones iniciales2
2. Generalidades2
2.1. Ausencia de información para reportar3
2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío3
2.3. Certificado de cargue3
2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte4
2.5. Soporte4
2.6. Notas de interés4
3. Estructura del archivo5
4. Diseño de los registros5
5. Tablas de códigos9

En este documento se presentan las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo, a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por parte de las organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo.

1. Especificaciones iniciales.

EspecificacionesDescripción
Tema:Información de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo
Nombre del reporte:Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo
Formato:Archivo plano .txt comprimido en .zip
Objetivo:Entregar información a la UIAF, de los asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo en el sector solidario
Tipo de entidad
a la que aplica:
Organizaciones solidarias de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria
Entidad usuaria:UIAF
Periodicidad:Trimestral
Fecha de corte
de la información:
Último día calendario de cada trimestre
Fecha de reporte
de la información:
Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte trimestral
Medio de envío:Sistema de reporte en línea (Sirel)
Número de archivos:Un solo archivo plano con toda la información
Longitud de registro:262 posiciones

2. Generalidades.

Asociados exonerados son aquellos que por el giro normal de sus negocios realizan numerosas transacciones en efectivo. Dichos asociados pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo que debe realizar la entidad reportante a la UIAF.

La entidad reportante debe tener en cuenta lo dispuesto en el numeral 2.2.7.2.4 del capítulo XI del título II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria, recientemente modificada por la Circular Externa 4 de 2017 de esta entidad.

Para ver el aparte pertinente de la Circular Básica Jurídica haga clic aquí

2.1. Ausencia de información para reportar.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones motivo de este anexo técnico, la entidad reportante deberá realizar el reporte sobre ausencia de dicho reporte.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea (Sirel). Para ver manual de usuario de reporte en línea haga clic aquí.

2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

En cuanto al estado respecto al envío del reporte, se pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue satisfactorio fue realizado dentro del periodo estipulado en la “norma” y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte, si las correcciones se hacen hasta el día 20, queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue satisfactorio fue realizado fuera del periodo estipulado en la “norma”. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio después de los 10 días de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 8, y el cargue satisfactorio fue el día 21, queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera (sic) un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido o el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos afectan las estadísticas globales y/o parciales utilizadas en los análisis y estudios que la UIAF realiza.

2.3. Certificado de cargue.

Una vez que la entidad reportante envíe el reporte, recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “satisfactorio” o “fallido”.

En el evento en el que el cargue sea “fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “satisfactorio”. La entidad reportante tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma satisfactoria, la entidad reportante (o la UIAF) identifique inconsistencias en la información enviada ya sea por errores de contenido o porque dejó de reportar operaciones motivo de este anexo técnico. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1. Diligenciar el formato de solicitud de anulación y corrección de reportes. Para ver el formato haga clic aquí.

Paso 2. Ingresar al módulo de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en tipo de solicitud seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y por último “Solicitud anulación y corrección de reportes”, enviar el formato. El sistema le entrega un código para hacer el seguimiento. Para ingresar al módulo PQRSD haga clic aquí.

Paso 3. Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

2.5. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica en Bogotá: PBX: 288 52 22 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. Ingrese aquí al servicio de chat.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias) en www.uiaf.gov.co/ Servicio de información al ciudadano. Ingrese aquí al módulo PQRSD.

Es importante tener en cuenta que para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte, en primer lugar debe consultar si cuenta con un documento de preguntas frecuentes, haciendo clic aquí.

2.6. Notas de interés.

Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad.

Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario.

La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD.

3. Estructura del archivo.

A continuación se señalan las características básicas que deben tener los registros.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de registros:

Tipo 1: contiene la información que identifica la entidad que reporta. Existirá un registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

En la parte inferior de este documento se encuentran las tablas de códigos utilizados para diligenciar algunos campos de estos registros.

4. Diseño de los registros

Registro tipo 1 (cabecera - 1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2 Código de la organización solidaria1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (06), la “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla de códigos de sector y tipo de la organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Fecha de corte inicial1928Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. enero 1º del 2017 será 2017-01-01.
Campo obligatorio.
4Fecha de corte final2938 Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. marzo 31 del 2017 será 2017-03-31.
Campo obligatorio.
5Número total de clientes reportados3948NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
6Fin de registro49262AlfanuméricoDiligenciar con una x hasta completar las 262 posiciones.
Campo obligatorio.

Registros tipo 2 (detalle - registro por cliente reportado)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110 NuméricoInicia en 1.
No se puede repetir.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Fecha de exoneración1120NuméricoFecha en la cual se exonera el cliente bajo formato AAAA-MM-DD. Si el día o el mes tiene un solo dígito se debe diligenciar el otro con “0”. Ej. enero 10 de 2017 será 2017-01-10.
Campo obligatorio.
3Tipo de identificación del cliente2122Numérico Código de tipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Campo obligatorio.
4Número identificación del cliente2342AlfanuméricoSe registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte.
Alineado a la izquierda.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Campo obligatorio.
5Primer apellido del cliente4382AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
6Segundo apellido del cliente83122AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos apellidos.
7Primer nombre del cliente123162AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
8Otros nombres del cliente163202AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural con dos o más nombres, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos o más nombres.
9Razón social del cliente203262AlfanuméricoRazón social de la empresa.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.

Registro tipo 3 - cola (1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110NuméricoValor 0.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Código de la organización solidaria1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, la “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla sobre códigos sector y tipo de organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Número total de clientes reportados1928NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Fin de registro39262AlfanuméricoDiligenciar con X hasta completar las 262 posiciones.
Campo obligatorio.

5. Tablas de códigos.

Códificación de sector y tipo de organización solidaria

Tipos de entidades vigiladas por la Supersolidaria registradas en la UIAF
SectorCódigoTipo sujeto obligado a reportar
0601Cooperativas de aportes y crédito
0602Asociaciones mutuales
0603Cooperativas de ahorro y crédito
0604Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito
0605Fondos de empleados
0619Integrales con sección de ahorro y crédito
0620Multiactivas con sección de ahorro y crédito
0608Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro
0609Organismos de segundo grado
0610Organismos de tercer grado
0611Cooperativas de trabajo asociado
0612Organismo de carácter económico
0613Administraciones públicas cooperativas
0614Cooperativa especializada sin sección de ahorro
0615Cooperativa integral sin sección de ahorro
0616Precooperativas
0617Organismos de representación
0618Innominados
0621Institutos auxiliares del cooperativismo - IAC

Códigos para tipo de identificación

Códigos tipo de identificación
CódigoTipo de identificación
12Tarjeta de identidad
13Cédula de ciudadanía
21Tarjeta de extranjería
22Cédula de extranjería
31NIT
41Pasaporte
42Tipo de documento extranjero
NUIP: Si la persona es mayor o menor de edad, seleccionar tipo de identificación que le corresponda.

Anexo técnico formato 4

Reporte de productos de los asociados para organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo

Última actualización: abril de 2017

Contenido

1. Especificaciones iniciales2
2. Generalidades2
2.1. Ausencia de información para reportar3
2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío3
2.3. Certificado de cargue3
2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte4
2.5. Soporte4
2.6. Notas de interés4
3. Estructura del archivo.5
4. Diseño de los registros5
5. Tablas de códigos.11

En este documento se presentan las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre productos de los asociados, a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por parte de las organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo.

1. Especificaciones iniciales.

EspecificacionesDescripción
Tema:Información de productos de los asociados
Nombre del reporte:Reporte de productos de los asociados a la organización solidaria
Formato:Archivo plano .txt comprimido en .zip
Objetivo:Entregar información a la UIAF, de los productos que poseen los asociados en la organización solidaria
Tipo de entidad
a la que aplica:
Organizaciones solidarias de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria
Entidad usuaria:UIAF
Periodicidad:Trimestral
Fecha de corte
de la información:
Último día calendario de cada trimestre
Fecha de reporte
de la información:
Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al corte trimestral
Medio de envío:Sistema de reporte en línea (Sirel)
Número de archivosUn solo archivo plano con toda la información
Longitud de registro:531 posiciones

2. Generalidades.

Este reporte consta de la relación de productos de acuerdo con las condiciones establecidas en el numeral 2.2.7.2.5 del capítulo XI del título II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria, recientemente modificada por la Circular Externa 4 de 2017 de esta entidad, así:

Las organizaciones solidarias con sección de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir información sobre las modalidades de ahorro que ofrece la organización (activos o inactivos) tales como depósitos de ahorro (a la vista), depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro contractual (ahorro programado) y depósitos de ahorro permanente y los titulares de los depósitos.

Para ver el aparte pertinente de la Circular Básica Jurídica, haga clic aquí.

2.1. Ausencia de información para reportar.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones motivo de este anexo técnico, la entidad reportante deberá realizar el reporte sobre ausencia de dicho reporte.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea (Sirel).

Para ver manual de usuario de reporte en línea haga clic aquí.

2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

En cuanto al estado respecto al envío del reporte, se pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue satisfactorio fue realizado dentro del periodo estipulado en la “norma” y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte, si las correcciones se hacen hasta el día 20, queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue satisfactorio fue realizado fuera del periodo estipulado en la “norma”. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio después de los 10 días de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 8, y el cargue satisfactorio fue el día 21, queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera (sic) un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido o el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos afectan las estadísticas globales y/o parciales utilizadas en los análisis y estudios que la UIAF realiza.

2.3. Certificado de cargue.

Una vez que la entidad reportante envíe el reporte, recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “satisfactorio” o “fallido”.

En el evento en el que el cargue sea “fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “satisfactorio”. La entidad reportante tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma satisfactoria, la entidad reportante (o la UIAF) identifique inconsistencias en la información enviada ya sea por errores de contenido o porque dejó de reportar operaciones motivo de este anexo técnico. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1. Diligenciar el formato de solicitud de anulación y corrección de reportes. Para ver el formato haga clic aquí.

Paso 2. Ingresar al módulo de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en tipo de solicitud seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y por último “Solicitud anulación y corrección de reportes”, enviar el formato. El sistema le entrega un código para hacer el seguimiento. Para ingresar al módulo PQRSD haga clic aquí.

Paso 3. Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

2.5. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica en Bogotá: PBX: 288 52 22 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. Ingrese aquí al servicio de chat.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias) en www.uiaf.gov.co/ Servicio de información al ciudadano. Ingrese aquí al módulo PQRSD.

Es importante tener en cuenta que para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte, en primer lugar debe consultar si cuenta con un documento de preguntas frecuentes, haciendo clic aquí.

2.6. Notas de interés.

Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad.

Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario.

La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD.

3. Estructura del archivo.

A continuación se señalan las características básicas que deben tener los registros.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de registros:

Tipo 1: contiene la información que identifica la entidad que reporta. Existirá un registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

En la parte inferior de este documento se encuentran las tablas de códigos utilizados para diligenciar algunos campos de estos registros.

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1 (cabecera - 1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2 Código de la organización solidaria1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, la “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla de códigos de sector y tipo de la organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Fecha de corte inicial1928Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. enero 1º del 2017 será 2017-01-01.
Campo obligatorio.
4Fecha de corte final2938 Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado.
Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe diligenciar el otro con 0. Ej. marzo 31 del 2017 será 2017-03-31.
Campo obligatorio.
5Número total de productos reportados3948NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
6Fin de registro49531AlfanuméricoDiligenciar con una x hasta completar las 531 posiciones.
Campo obligatorio.

Registros tipo 2 (detalle - todos los productos reportados)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110 NuméricoInicia en 1.
No se puede repetir.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Número del producto1130AlfanuméricoNúmero que identifica el producto.
No incluir guiones ni otros separadores.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
3Fecha de vinculación3140Tipo fecha Fecha de vinculación del producto bajo el formato AAAA-MM-DD. Si el día o el mes tiene un solo dígito se debe diligenciar el otro con “0”. Ej. marzo 15 de 2017 será 2017-03-15.
Campo obligatorio.
4Tipo de producto 4142Numérico Código de tipo de producto de acuerdo a la codificación citada en la tabla de Códigos par tipo de producto.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
5Código del departamento y municipio4347Numérico Código de departamento y municipio de acuerdo con la codificación del DANE (para ver tabla de codificación DANE haga clic aquí).
Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
6Tipo de identificación del titular 14849NuméricoCódigo de tipo de identificación, de acuerdo a la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Campo obligatorio.
7Número de identificación del titular 15069AlfanuméricoSe registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del primer titular del producto.
Alineado a la izquierda.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Campo obligatorio.
8Primer apellido del titular 170109AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
9Segundo apellido del titular 1110149AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos apellidos.
10Primer nombre del titular 1150189AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
11Otros nombres del titular 1190229AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural con dos o más nombres, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos o más nombres.
12Razón social del titular 1230289AlfanuméricoRazón social de la empresa.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.
13Tipo de identificación del titular 2290291NuméricoCódigo de tipo de identificación, de acuerdo a la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de identificación.
Campo obligatorio.
14Número de identificación del titular 2292311AlfanuméricoSe registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del segundo titular del producto.
Alineado a la izquierda.
Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Campo obligatorio.
15Primer apellido del titular 2312351AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
16Segundo apellido del titular 2352391AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del apellido.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos apellidos.
17Primer nombre del titular 2392431AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
18Otros nombres del titular 2432471AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando la persona tiene dos o más nombres.
19Razón social del titular 2472531AlfanuméricoRazón social de la empresa.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.

Registro tipo 3 - cola (1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Número consecutivo de registro110NuméricoValor 0.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Código de la organización solidaria1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector, “T” el tipo de entidad y “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla sobre códigos sector y tipo de organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Número total de productos reportados1928NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Fin de registro29531AlfanuméricoLlenado con X hasta completar las 531 posiciones.
Campo obligatorio.

5. Tablas de códigos.

Códigos de sector y tipo de organización solidaria

Tipos de entidades vigiladas por la Supersolidaria registradas en la UIAF
SectorCódigoTipo sujeto obligado a reportar
0601Cooperativas de aportes y crédito
0602Asociaciones mutuales
0603Cooperativas de ahorro y crédito
0604Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito
0605Fondos de empleados
0619Integrales con sección de ahorro y crédito
0620Multiactivas con sección de ahorro y crédito
0608Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro
0609Organismos de segundo grado
0610Organismos de tercer grado
0611Cooperativas de trabajo asociado
0612Organismo de carácter económico
0613Administraciones públicas cooperativas
0614Cooperativa especializada sin sección de ahorro
0615Cooperativa integral sin sección de ahorro
0616Precooperativas
0617Organismos de representación
0618Innominados
0621Institutos auxiliares del cooperativismo - IAC

Códigos para tipo de producto

Códigos para tipo de producto
CódigoProductoCategoría
01Cuenta corriente moneda nacionalCaptaciones
02Cuenta ahorro moneda nacional
03Certificado de depósito a término
04Certificado de depósito de ahorro a término
05Certificado de depósito de mercancía
06Cuenta corriente moneda extranjera
07Cuenta ahorro moneda extranjera
08Depósito de ahorro contractual
09Depósito de ahorro permanente
10Bonos
11Otras captaciones
12Tarjeta de créditoColocaciones
13Créditos comerciales*
14Crédito de vivienda*
15Microcrédito*
16Crédito de consumo*
17Operaciones de redescuento
18Otras colocaciones
19Arriendo operativo
20Factoring
21Leasing
22Inversión en renta fija y/o renta variableInversión
23Fondo de capital privado
24Fondo de inversión colectiva
25Otros productos de inversión
26Fiducia de inversiónFiducia
27Fiducia inmobiliaria
28Fiducia de administración
29Fiducia de garantía
30Seguro de vida con ahorroSeguro
31Seguro de pensiones voluntarias
32Seguro de rentas voluntarias
33Seguro educativo
34Cédulas de capitalización
35Servicios de almacenes generales de depósitoOtros
36Operación de remate y subasta pública
37Fondo de pensiones voluntarias
38Aceptación bancaria
Notas: *Para la definición de estos créditos ver Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Códigos para tipo de identificación

Códigos tipo de identificación
CódigoTipo de identificación
12Tarjeta de identidad
13Cédula de ciudadanía
21Tarjeta de extranjería
22Cédula de extranjería
31NIT
41Pasaporte
42Tipo de documento extranjero
NUIP: Si la persona es mayor o menor de edad, seleccionar tipo de identificación que le corresponda.

CE4F5
CE4F5
 

Instructivo 6

Reporte sobre tarjetas crédito o débito para organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo

Última actualización: abril de 2017

Contenido

1. Especificaciones iniciales2
2. Generalidades2
2.1. Ausencia de información para reportar3
2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío3
2.3. Certificado de cargue3
2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte4
2.5. Soporte4
2.6. Notas de interés4
3. Estructura del archivo5
4. Diseño de los registros5
5. Tablas de códigos11

En este documento se presentan las características esenciales que deben poseer los registros suministrados y el procedimiento para el envío de la información sobre tarjetas débito o crédito, a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), por parte de las organizaciones de la economía solidaria que ejercen actividad financiera del cooperativismo.

1. Especificaciones iniciales.

EspecificacionesDescripción
Tema:Información de operaciones con tarjetas débito o crédito
Nombre del reporte:Reporte de operaciones con tarjetas débito o crédito
Formato:Archivo plano .txt comprimido en .zip
Objetivo:Entregar información a la UIAF, sobre las operaciones realizadas con tarjetas crédito o débito sin importar la cuantía
Tipo de entidad
a la que aplica:
Organizaciones solidarias de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, que emitan tarjetas débito o crédito a nombre propio y a través de las diferentes franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras.
Entidad usuaria:UIAF
Periodicidad del reporte:Mensual
Fecha de corte
de la información:
Último día de cada mes
Fecha de reporte
de la información:
Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al mes reportado
Medio de envío:Sistema de reporte en línea (Sirel)
Número de archivos:Un solo archivo con toda la información
Longitud de registro:301 posiciones

2. Generalidades.

Este reporte contiene las operaciones con tarjetas débito o crédito de acuerdo con las condiciones establecidas en el numeral 2.2.7.2.6 del capítulo XI del título II de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria, recientemente modificada por la Circular Externa 4 de 2017 de esta entidad, así:

Las organizaciones solidarias con sección de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que emitan tarjetas débito o crédito a través de las diferentes franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las indicaciones establecidas por esta, las operaciones con tarjetas crédito o débito sin importar su cuantía.

Para ver el aparte pertinente de la Circular Básica Jurídica, haga clic aquí.

2.1. Ausencia de información para reportar.

Si durante el periodo de reporte no se presentó ninguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones motivo de este anexo técnico, la entidad reportante deberá realizar el reporte sobre ausencia de dicho reporte.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea (Sirel). Para ver manual de usuario de reporte en línea haga clic aquí

2.2. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

En cuanto al estado respecto al envío del reporte, se pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue satisfactorio fue realizado dentro del periodo estipulado en la “norma” y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte, si las correcciones se hacen hasta el día 20, queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue satisfactorio fue realizado fuera del periodo estipulado en la “norma”. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado en la “norma” con cargue fallido y al corregir tuvo cargue satisfactorio después de los 10 días de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo: si debe reportar los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha de corte y la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 8, y el cargue satisfactorio fue el día 21, queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera (sic) un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido o el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos afectan las estadísticas globales y/o parciales utilizadas en los análisis y estudios que la UIAF realiza.

2.3. Certificado de cargue.

Una vez que la entidad reportante envíe el reporte, recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “satisfactorio” o “fallido”.

En el evento en el que el cargue sea “fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “satisfactorio”. La entidad reportante tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

2.4. Solicitud de anulación y/o corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma satisfactoria, la entidad reportante (o la UIAF) identifique inconsistencias en la información enviada ya sea por errores de contenido o porque dejó de reportar operaciones motivo de este anexo técnico. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1. Diligenciar el formato de solicitud de anulación y corrección de reportes. Para ver el formato haga clic aquí.

Paso 2. Ingresar al módulo de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias (PQRSD), en tipo de solicitud seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y por último “Solicitud anulación y corrección de reportes”, enviar el formato. El sistema le entrega un código para hacer el seguimiento. Para ingresar al módulo PQRSD haga clic aquí.

Paso 3. Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

2.5. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica en Bogotá: PBX: 288 52 22 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 4:30 p.m. Ingrese aquí al servicio de chat.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias) en www.uiaf.gov.co/ Servicio de información al ciudadano. Ingrese aquí al módulo PQRSD.

Es importante tener en cuenta que para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte, en primer lugar debe consultar si cuenta con un documento de preguntas frecuentes, haciendo clic aquí.

2.6. Notas de interés.

Recuerde solicitar la derogación de los usuarios retirados de la entidad.

Los usuarios están ligados al número de identificación de quien se registra, por tanto todo cambio realizado debe solicitar nuevo usuario.

La actualización de datos se realiza a través del módulo PQRSD.

3. Estructura del archivo.

A continuación se señalan las características básicas que deben tener los registros.

Se debe entregar un archivo tipo texto. La estructura del archivo contiene tres (3) tipos de registros:

Tipo 1: contiene la información que identifica la entidad que reporta. Existirá un registro por archivo (cabecera del archivo).

Tipo 2: contiene la información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones declaradas. Se debe tener en cuenta que los campos opcionales que no apliquen por la modalidad de transacción se deben dejar en blanco.

Tipo 3: con el fin de verificar la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (cola del archivo).

En la parte inferior de este documento se encuentran las tablas de códigos utilizados para diligenciar algunos campos de estos registros.

4. Diseño de los registros.

Registro tipo 1 (cabecera - 1 por archivo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Consecutivo110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2 Código de la organización solidaria1118NuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (06), la “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad asignado por Confecoop. (Ver tabla de códigos de sector y tipo de la organización solidaria).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
3Fecha de corte1928Tipo fechaFormato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. Ej. septiembre 30 del 2017 será 2017-09-30.
Campo obligatorio.
4Número total de transacciones reportadas2938NuméricoEs el total de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
6Fin de registro39301AlfanuméricoDiligenciar con una x hasta completar las 301 posiciones.
Campo obligatorio.

Registros tipo 2 (detalle - todas las operaciones)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Consecutivo número de registro110 NuméricoInicia en 1.
No se puede repetir.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Fecha de la transacción1120Tipo fechaFecha de la transacción bajo formato AAAA-MM-DD.
Si el día o el mes tiene un solo dígito se debe diligenciar el otro con “0”. Ej. septiembre 1º de 2017 será 2017-09-01.
Campo obligatorio.
3Valor de la transacción en pesos2140Numérico Valor total de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles
Valores positivos.
Valor en pesos.
Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Alineado a la derecha
Campo obligatorio.
4Tipo de transacción realizada con la tarjeta débito y/o crédito4142NuméricoCódigo que identifica el tipo de transacción de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipo de transacción.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
5País donde se realizó la transacción4344AlfanuméricoCódigo del país, de acuerdo con la ISO 3166 (para ver tabla de código de país haga clic aquí).
Campo obligatorio.
6Código departamento y municipio4549NuméricoDe acuerdo con la codificación del DANE donde se realizó la transacción (para ver tabla de codificación DANE haga clic aquí).
En caso que el país sea diferente a Colombia, deberá escribir 00099.
Campo obligatorio.
7Tipo tarjeta5051NuméricoCódigo que identifica al tipo de tarjeta de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos para tipos de tarjeta.
Campo obligatorio.
8Número de la tarjeta débito y/o crédito5271NuméricoNúmero de la tarjeta débito y/o crédito.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
9Valor del cupo de la tarjeta aprobado por la organización solidaria7291NuméricoValor total del cupo aprobado por la organización solidaria, sin incluir decimales, ni separadores de miles.
Valores positivos.
Valor en pesos.
Si el valor del cupo de la tarjeta crédito fue en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
En caso de ser tarjeta débito debe colocar el valor cero (0).
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
10Código de la franquicia de la tarjeta débito y/o crédito expedida por la organización solidaria9293NuméricoCódigo de la franquicia a la que pertenece la tarjeta débito o crédito expedida por la organización solidaria, de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos de redes de franquicias.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
11Saldo a la fecha de corte de la tarjeta débito y/o crédito94113NuméricoSaldo a la fecha de corte de la tarjeta débito y/o crédito, sin incluir decimales, ni separadores de miles.
Valores positivos.
Valor en pesos.
Si el saldo está en otra moneda se debe convertir el valor en pesos, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia, o Banco de la República.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
12Tipo de identificación del titular de la cuenta o producto114115NuméricoCódigo de tipo de identificación de acuerdo con la codificación citada en la tabla Códigos de tipo de identificación).
Campo obligatorio.
13Número de identificación del titular de la cuenta o producto116130AlfanuméricoAlienado a la izquierda.
No incluir separadores de miles, ni espacios ni guiones.
En caso de ser una persona jurídica, incluir dígito de verificación.
Campo obligatorio.
14Dígito de verificación131131NuméricoSolo para personas jurídicas.
Campo obligatorio para personas jurídicas.
15Primer apellido del titular de la cuenta o producto132161AlfanuméricoPrimer apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
16Segundo apellido del titular de la cuenta o producto162191AlfanuméricoSegundo apellido de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, que tenga dos apellidos, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio para personas con dos apellidos.
17Primer nombre del titular de la cuenta o producto192221AlfanuméricoPrimer nombre de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona natural.
18Otros nombres del titular de la cuenta o producto222261AlfanuméricoOtros nombres de la persona.
Solo diligenciar en caso de ser una persona natural con dos o más nombres, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, sin tildes, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final del nombre.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio para personas con dos o más nombres.
19Razón social de la persona jurídica titular de la cuenta o producto262301AlfanuméricoRazón social de la empresa titular de la cuenta o producto.
Solo diligenciar en caso de ser una persona jurídica, de lo contrario dejar en blanco.
Utilizar letras mayúsculas, no usar Ñ ni Ü en su lugar utilizar N y U respectivamente.
No dejar espacios ni al inicio ni al final de la razón social.
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio cuando se trate de una persona jurídica.

Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo)

No.Nombre del campoPosición
inicial
Posición
final
FormatoContenido
1Consecutivo110NuméricoSiempre el valor cero “0”.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
2Código de la organización solidaria1118AlfanuméricoFormato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (06), la “T” el tipo de entidad (XXX) y la “C” el código de la entidad asignado por la UIAF. (Ver tabla sobre códigos sector y tipo de organización solidaria).
Alineado a la izquierda.
Campo obligatorio.
3Número total de transacciones reportadas1928NuméricoTotal de registros tipo 2 reportados en el archivo.
Alineado a la derecha.
Campo obligatorio.
4Fin de registro29301AlfanuméricoDiligenciar con X hasta completar las 301 posiciones.
Campo obligatorio.

5. Tablas de códigos.

Códificación de sector y tipo de organización solidaria

Tipos de entidades vigiladas por la Supersolidaria registradas en la UIAF
SectorCódigoTipo sujeto obligado a reportar
0601Cooperativas de aportes y crédito
0602Asociaciones mutuales
0603Cooperativas de ahorro y crédito
0604Cooperativas especializadas diferentes a las de ahorro y crédito
0605Fondos de empleados
0619Integrales con sección de ahorro y crédito
0620Multiactivas con sección de ahorro y crédito
0608Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro
0609Organismos de segundo grado
0610Organismos de tercer grado
0611Cooperativas de trabajo asociado
0612Organismo de carácter económico
0613Administraciones públicas cooperativas
0614Cooperativa especializada sin sección de ahorro
0615Cooperativa integral sin sección de ahorro
0616Precooperativas
0617Organismos de representación
0618Innominados
0621Institutos auxiliares del cooperativismo - IAC

Codificación tipo de transacciones

Códigos tipo de transacción
CódigoTipo de transacción
01Retiro tarjeta débito
02Pago POS tarjeta débito
03Transferencia tarjeta débito
04Retiro cajero tarjeta crédito
05Pago POS tarjeta crédito
06Compra con tarjeta débito
07Compra con tarjeta crédito
08Retiros a través de sucursal no bancaria
9Pago a través de portal transaccional
10Otro

Codificación tipo de tarjeta

Códigos tipo de tarjeta
CódigoTipo de tarjeta
01Tarjeta débito
02Tarjeta crédito
03Tarjeta prepagada

Codificación redes de franquicias

Códigos redes de franquicias
CódigoRed
1Visa
2Diners
3Master Card
4American Express
5Credencial
6A nombre propio de la cooperativa

Códigos para tipo de identificación

Códigos tipo de identificación
CódigoTipo de identificación
12Tarjeta de identidad
13Cédula de ciudadanía
21Tarjeta de extranjería
22Cédula de extranjería
31NIT
41Pasaporte
42Tipo de documento extranjero
NUIP: Si la persona es mayor o menor de edad, seleccionar tipo de identificación que le corresponda.

1 Artículos 102 al 107.

2 Decreto número 663 del 2 de abril de 1993.

3 El artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por el artículo 9° de la Ley 1121 de 2006, establece lo siguiente: “Entidades cooperativas que realizan actividades de ahorro y crédito. Además de las entidades cooperativas de grado superior que se encuentren bajo la vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, también estarán sujetas a lo establecido en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, todas las entidades cooperativas que realicen actividades de ahorro y crédito. Para las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, este ente de supervisión, reglamentará lo dispuesto en los citados artículos del Estatuto Financiero y podrá modificar las cuantías a partir de las cuales deberá dejarse constancia de la información relativa a transacciones en efectivo. Las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deberán informar a la UIAF la totalidad de las transacciones en efectivo de que trata el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, conforme a las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de la Economía Solidaria”.

4 El artículo 2.14.2 establece lo siguiente: “Sectores económicos obligados a informar sobre operaciones. Sin perjuicio de las obligaciones de las entidades que adelantan las actividades financiera, aseguradora o propias del mercado de valores, las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes a estos, deberán reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información de que tratan el literal d) del numeral 2° del artículo 102 y los artículos 103 a 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que esta señale”.

5 Dentro del universo de estas organizaciones podemos citar las siguientes: (i) todas las cooperativas cuyo objeto y actividades sean distintos al ejercicio de la actividad financiera; (ii) fondos de empleados; (iii) asociaciones mutuales, entre otras.

6 El artículo 323 del Código Penal Colombiano establece: “Lavado de activos. Modificado por el artículo 33 Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 11, Ley 1762 de 2015.El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Inciso adicionado por el artículo 8° Ley 747 de 2002, inciso modificado por el artículo 17, Ley 1121 de 2006. Modificado por el artículo 42 Ley 1453 de 2011. La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional. El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional”.

7 Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

8 El texto es el siguiente: “Artículo 36. Funciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Son facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el logro de sus objetivos: 22. Instruir a las instituciones vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que rigen su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

9 Circular Externa 6 de 2015.

10 Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización solidaria vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

11 Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

12 Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT. Para efectos del Sarlaft las organizaciones solidarias vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes: Asociados/clientes; productos; canales de distribución y jurisdicciones.

13 Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: operativo, legal, reputacional y de contagio. Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una organización por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de asociados/clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una organización directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la organización solidaria y puede ejercer influencia sobre ella.

14 Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

15 “ART. 95.—La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia”.

16 ART. 8°—Adiciónase un parágrafo y modíficanse los incisos 3º y 4º del artículo 9º de la Ley 526 de 1999 y los cuales quedarán así: ART. 9°.—Manejo de información. (...) Para los temas de competencia de la UIAF, no será oponible la reserva bancaria, cambiaria, bursátil y tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, así como aquella que exista sobre los datos de suscriptores y equipos que suministran los concesionarios y licenciatarios que prestan los servicios de comunicaciones previstos en el artículo 32 de la Ley 782 de 2002, el registro de extranjeros, los datos sobre información judicial e investigaciones de carácter migratorio, el movimiento migratorio, tanto de nacionales como de extranjeros, antecedentes y anotaciones penales, y datos sobre la existencia y estado de investigaciones en los entes de control, lo anterior sin perjuicio de la obligación de las entidades públicas y de los particulares de suministrar de oficio o a solicitud de la Unidad, la información de que trata el artículo 3° de esta ley. La información que recaude la Unidad de que trata la presente ley en cumplimiento de sus funciones y la que se produzca como resultado de su análisis, estará sujeta a reserva, salvo solicitud de las autoridades competentes y las entidades legitimadas para ejercitar la acción de extinción de dominio quienes deberán mantener la reserva aquí prevista. PAR.—Para el acceso a la información reservada a la cual tiene acceso la UIAF de acuerdo con la presente ley, y que esté bajo la custodia de otra autoridad, la UIAF podrá celebrar convenios en los que se precisen las condiciones para el acceso a la información y se garantice el mantenimiento de la reserva.

17 “Por medio del cual se expiden normas para fortalecer el marco jurídico que permite a los organismos que llevan a cabo actividades de inteligencia y contrainteligencia cumplir con su misión constitucional y legal, y se dictan otras disposiciones”.

18 “Artículo 105. Reserva sobre la Información Reportada. Modificado por el artículo 11 Ley 526 de 1999, modificado por el artículo 2°, Ley 1121 de 2006.El nuevo texto es el siguiente: Sin perjuicio de la obligación de reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información a que se refiere la letra d) del numeral 2º del artículo 102, las instituciones financieras solo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos previstos en los artículos anteriores cuando así lo solicite la Unidad de Información y Análisis Financiero o la Fiscalía General de la Nación. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios que tengan conocimiento por cualquier motivo de las informaciones y documentos a que se refieren los artículos anteriores deberán mantener reserva sobre los mismos. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la Unidad de Información y Análisis.

19 El artículo 22 de la Ley 79 de 1988 establece: “La calidad de asociado de una cooperativa se adquiere: 1. Para los fundadores, a partir de la fecha de la asamblea de constitución, y 2. Para los que ingresen posteriormente a partir de la fecha en que sean aceptados por el órgano competente”.

20 Se entiende por cliente toda persona natural o jurídica con la que la organización solidaria vigilada establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad. De conformidad con la Ley 454 de 1998, las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, sólo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado.

21 Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo, de conformidad con las recomendaciones del GAFI, es toda persona natural que sin tener la condición de asociado, es la propietaria, destinataria o tiene control de al menos el 5% de la persona jurídica que actúa como asociado o cliente. De igual forma, se considera beneficiario final, la persona natural que se encuentre autorizada o facultada para disponer de los mismos. Asimismo, sobre quien recaen los efectos económicos de una transacción. Las organizaciones solidarias deben obtener el nombre y el número de identificación del beneficiario final y consultar las listas internacionales vinculantes para Colombia.

22 “Por el cual se adiciona un capítulo al título 4 de la parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, en relación con la indicación de las personas expuestas políticamente (PEP), a que se refiere el artículo 52 de la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, aprobada mediante Ley 970 de 2005, y se dictan otras disposiciones”.

23 Según el tipo de organización se denomina consejo de administración, junta directiva o comité de administración.

24 El término sanciones financieras dirigidas significa tanto el congelamiento de activos como las prohibiciones para prevenir que los fondos u otros activos sean suministrados, directa o indirectamente, para el beneficio de las personas y entidades designadas.

25 “Artículo 20. Procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el Derecho Internacional. El Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho Internacional y solicitará a las autoridades competentes que realicen una verificación en las bases de datos con el fin de determinar la posible presencia o tránsito de personas incluidas en las listas y bienes o fondos relacionados con estas. Las autoridades consultadas deberán realizar las verificaciones pertinentes e informar a la Fiscalía General de la Nación, quien evaluará la pertinencia de la información y comunicará los resultados obtenidos al Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los particulares que conozcan de la presencia o tránsito de una persona incluida en una de las listas mencionadas o de bienes o fondos relacionados con estas deberán informar oportunamente al Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), para lo de su competencia. Al suministro de esta información se le aplicará el régimen de responsabilidad previsto en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995. PAR.—Si alguna persona considera que fue indebidamente incluida en una lista internacional en materia del terrorismo o financiación del terrorismo, vinculante para Colombia conforme al Derecho Internacional, podrá solicitar al Defensor del Pueblo iniciar las gestiones necesarias para presentar las acciones pertinentes ante la respectiva instancia internacional, destinadas a proteger los derechos del afectado. El trámite de esta solicitud no suspenderá los términos y procedimientos mencionados en el inciso anterior”.

26 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.

27 Se entiende por usuario aquella persona natural o jurídica a las que, sin ser asociado/cliente, la organización le presta un servicio.

28 Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información que la organización determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la organización, en el desarrollo del Sarlaft, ha determinado como normal.

29 Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características particulares.

30 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

31 “Conservación de los libros y papeles contables - reproducción exacta. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores”.

32 “Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”.

33 “Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta”.

34 “Conservación de mensajes de datos y archivo de documentos a través de terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior”.

35 Para efectos de este instructivo, el Código de Ética es el conjunto de disposiciones que reglamentan el comportamiento de los miembros que integran los órganos de administración y control; del oficial de cumplimiento; de los empleados y contratistas de la organización, en relación con las funciones que deben desarrollar con ocasión de sus cargos, incluyendo dentro de estas las referidas a Sarlaft.

36 Son órganos de control: Revisoría fiscal, junta de vigilancia, comité de control social, auditoría interna, entre otros.

37 Circular Externa 6 de 2015.

38 Para efectos de este instructivo, el Código de Conducta son las reglas específicas para perfilar las prácticas y comportamientos que deben ser alentados o prohibidos por el Código de Ética de la organización solidaria. Este, debe fijar los procedimientos para establecer si determinada conducta ha transgredido el Código de Ética y sus posibles consecuencias.

39 El texto es el siguiente: “Las funciones del revisor fiscal serán señaladas en los estatutos y reglamentos de la cooperativa y se determinarán teniendo en cuenta las atribuciones asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan al ejercicio de la profesión, así como en aquellas que exigen de manera especial la intervención, certificación o firma de dicho profesional. Ningún Contador Público podrá desempeñar el cargo de revisor fiscal en la cooperativa de la cual sea asociado”.

40 El texto es el siguiente: “Revisor fiscal. Los fondos de empleados deberán contar con un revisor fiscal y su respectivo suplente, elegidos por la asamblea general o por votación directa de los asociados conforme establezcan los estatutos. En todo caso deberán ser contadores públicos matriculados. El periodo y sistema de elección serán establecidos estatutariamente, y en caso de imprevisión, se elegirán por mayoría absoluta de votos, previa inscripción de planchas. Las funciones y atribuciones del revisor fiscal serán determinadas en los estatutos, pero deberán ser acordes con las normas establecidas para el ejercicio de la profesión de contador público. En defecto o como complemento de las disposiciones estatutarias se aplicarán las legales.

El revisor fiscal no podrá ser asociado del fondo donde ejerce la función de revisoría fiscal. PAR.—El Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas podrá eximir a los fondos de empleados de tener revisor fiscal cuando las circunstancias económicas o de ubicación geográfica lo justifiquen”.

41 El texto es el siguiente: “Funciones. Las funciones del revisor fiscal serán señaladas en los estatutos y reglamentos y se determinarán teniendo en cuenta las atribuciones asignadas a los contadores públicos en las normas que regulen el ejercicio de la profesión. Ningún contador público podrá desempeñar el cargo de revisor fiscal en la asociación de la cual sea miembro”.

42 ART. 8º—De las normas que deben observar los contadores públicos. Los contadores públicos están obligados a: 2. Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

43 Constituye una operación inusual aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica ordinaria o normal de la organización solidaria, o que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la organización para un sector, una industria o una clase de contraparte.

44 Constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus asociados, o sobre las transacciones de asociados/clientes o usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la organización solidaria para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

45 El texto es el siguiente: Cuando se suministre la información de que trata el artículo 40 de la presente ley, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102 del Decreto Ley 663 de 1993”.

46 El texto es el siguiente: “Obligación y control a actividades delictivas. Modificado por el artículo 1°, Ley 1121 de 2006. El nuevo texto es el siguiente: Las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, estarán obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas”.

47 “Por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito a través de corresponsales y se dictan otras disposiciones”.

48 “Por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de los corresponsales”.

49 “ART. 36.—Funciones de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Son facultades de la Superintendencia de la Economía Solidaria para el logro de sus objetivos: (… 6. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor, fiscal u otro funcionario o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos a favor del Tesoro Nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor y comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este artículo, podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. 7. Imponer sanciones administrativas institucionales. Cuando el Superintendente de la Economía Solidaria, después de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, una multa a favor del Tesoro Nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del presente estatuto”.

50 ART. 2º—Funciones y facultades generales. Además de las previstas en las leyes 454 de 1998 y 795 de 2003 y demás disposiciones aplicables, la Superintendencia de la Economía Solidaria tendrá las siguientes funciones y facultades generales:

1. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal, miembro de los órganos de control social u otro funcionario o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria o su Superintendente Delegado podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos mensuales a favor del Tesoro Nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor y comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas personales de que trata el presente numeral. 2. Imponer las sanciones administrativas institucionales. Cuando el Superintendente de la Economía Solidaria, o su superintendente delegado, después de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, multa a favor del Tesoro Nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas institucionales de que trata el presente numeral”.

51 “ART. 107.—Sanciones. El incumplimiento de lo dispuesto en los artículos anteriores por la no adopción o aplicación de los mecanismos de control dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar”.

52 “ART. 3º—La Superintendencia de la Economía Solidaria, tendrá como funciones en relación con las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, además de las previstas en el artículo anterior, las siguientes: 5. Facultades de prevención y sanción. La Superintendencia de la Economía Solidaria tendrá las siguientes facultades de prevención y sanción: c) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras y se adopten las correspondientes medidas correctivas y de saneamiento, cuando la superintendencia considere que alguna institución sometida a su vigilancia ha violado sus estatutos o alguna.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular Externa 10 de 2017 de la Superintendencia de la Económica Solidaria)

(Nota: Vease Circular Externa 14 de 2018 numeral cuarto, numeral sexto y numeral séptimo de la Superintendencia de la Economía Solidaria)