Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2014

(Febrero 19)

(Nota: Dejada sin efecto por la Circular Externa 5 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Asunto: Proceso de convergencia hacia las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF) para Pymes.

Esta superintendencia de conformidad con lo previsto en la Ley 1314 de 2009, la cual dispone la convergencia hacia las normas internacionales de información financiera y aseguramiento de información y en atención a las disposiciones contenidas en el Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013, establece los criterios mínimos a seguir en la presentación de información sobre el desarrollo del proceso de convergencia que deberá realizar cada supervisada.

El artículo 1º del Decreto 3019 de 2013 establece que los preparadores de información financiera del grupo 2, están conformados por:

a) Entidades que no cumplan con los requisitos del artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones o adiciones, ni con los requisitos del capítulo 1º del marco técnico normativo de información financiera anexo al Decreto 2706 de 2012;

b) Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, que no establezcan contractualmente aplicar el marco técnico normativo establecido en el anexo del Decreto 2784 de 2012 ni sean de interés público.

Cuando sea necesario, el cálculo del número de trabajadores y de los activos totales para establecer la pertenencia al grupo 2, se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondiente al año anterior al periodo de preparación obligatoria definido en el cronograma establecido en el artículo 3º de este decreto, o al año inmediatamente anterior al periodo en el cual se determine la obligación de aplicar el marco técnico normativo de que trata este decreto, en periodos posteriores al periodo de preparación obligatoria aludido.

Para efectos del cálculo de número de trabajadores, se considerarán como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato”.

1. Cronograma de aplicación.

Periodo de preparación obligatoria: Año 2014.

Fecha de transición - balance de apertura: 1º de enero de 2015.

Fecha de aplicación (primer comparativo): 31 de diciembre de 2015.

Fecha de reporte - estados financieros NIIF: 31 de diciembre de 2016.

2. Plan de acción.

Lo primero que debe realizar la organización de economía solidaria, es establecer su clasificación en el grupo que le corresponde, de acuerdo con el tamaño y características, de tal manera que se tenga claro las fechas de la convergencia para establecer su plan de acción.

El consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, deberá como mínimo determinar los siguientes aspectos:

• Definir y aprobar el plan de trabajo o de acción que involucre a todas las áreas de la organización.

• Proporcionar los recursos financieros necesarios para el desarrollo del plan (capacitación, asesoría, valuación, auditoría y adecuación de los sistemas de información).

• Establecer los lineamientos y reglas de juego claras al interior de la organización.

• Efectuar seguimiento periódico a los avances del proyecto.

• Dar el apoyo necesario y resolver oportunamente los asuntos que generen algún tipo de conflicto o dificultad en la implementación.

Revisar y ajustar las políticas contables de que han venido manejando y aplicando para transformarlas en criterios de sentido económico, para tal efecto se debe establecer con claridad cuáles son las diferencias que se presentan frente a las normas contables vigentes (D. 2649/93) y los requerimientos de las NIIF (NIIF plenas o NIIF Pymes, de acuerdo con el parágrafo 4º del artículo 3º del Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013) en concordancia con el último direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP, con lo cual se puede comenzar a corregir las desviaciones en el reconcomiendo y valor de activos, pasivos y patrimonio.

En tal sentido, se debe cuantificar el impacto financiero y contable de cada rubro de balance, con el fin de establecer directrices que le permitan a la organización prepararse previamente, teniendo en cuenta que bajo NIIF el reconcomiendo de los elementos que componen los estados financieros deben cumplir con dos condiciones:

1. Que sea probable que cualquier beneficio económico con la partida llegue a la entidad o salga de esta, y

2. Que el elemento tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

3. Convergencia.

La convergencia a las nuevas disposiciones en materia contable en Colombia requiere de un cambio a todos los niveles, de allí la importancia que desde los consejos de administración, junta directiva o quien haga sus veces, inicien un proceso de sensibilización y originen estrategias y se adopten decisiones en materia de políticas contables y financieras.

Es importante señalar que se debe romper con el paradigma que el proceso de convergencia es un simple ejercicio de contabilidad que recae en los contadores de las organizaciones, cuando en realidad será un proceso que atañe a todos y que cambiará los procesos contables y financieros, por tanto, cada directivo o funcionario, deberá desempeñar su rol para lograr los objetivos propuestos.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta superintendencia se permite efectuar las siguientes recomendaciones:

a) Planeación.

El consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, deberá como mínimo determinar los siguientes aspectos:

• Definir y aprobar el plan de trabajo o de acción que involucre a todas las áreas de la organización.

• Proporcionar los recursos financieros necesarios para el desarrollo del plan (capacitación, asesoría, valuación, auditoría y adecuación de los sistemas de información).

• Establecer los lineamientos y reglas de juego claras al interior de la organización.

• Efectuar seguimiento periódico a los avances del proyecto.

• Dar el apoyo necesario y resolver oportunamente los asuntos que generen algún tipo de conflicto o dificultad en la implementación.

Revisar y ajustar las políticas contables de que han venido manejando y aplicando para transformarlas en criterios de sentido económico, para tal efecto se debe establecer con claridad cuáles son las diferencias que se presentan frente a las normas contables vigentes (D. 2649/93) y los requerimientos de las NIIF (NIIF plenas o NIIF para Pymes según lo establecido en el parágrafo 4º del artículo 3º del Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013), con lo cual se puede comenzar a corregir las desviaciones en el reconcomiendo y valor de activos, pasivos y patrimonio.

En tal sentido, se debe cuantificar el impacto financiero y contable de cada rubro de balance, con el fin de establecer directrices que le permitan a la organización prepararse previamente, teniendo en cuenta que bajo NIIF el reconcomiendo de los elementos que componen los estados financieros deben cumplir con dos condiciones:

1. Que sea probable que cualquier beneficio económico con la partida llegue a la entidad o salga de esta, y

2. Que el elemento tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 1º del artículo 3º del citado decreto, se requiere la presentación de un plan de implementación como mínimo con los siguientes componentes, indicando para cada una, la fecha de inicio y terminación, ya sea que esté finalizada, en curso o pendiente de inicio o ejecución:

— Conformación del equipo de trabajo al interior de la organización (comité NIIF) encargado del proyecto de conversión, liderado en lo posible por un profesional del más alto nivel.

— Analizar los estándares aplicables a la entidad, de acuerdo con la naturaleza del negocio y las características especiales de la organización.

— Definir las etapas del proyecto de convergencia, sus actividades, el cronograma correspondiente, los responsables y los recursos que se requieren para llevarlo a cabo.

— Obtener aprobación del proyecto y los recursos requeridos por parte del consejo, junta directiva o quien haga sus veces.

— Dar a conocer los líderes y coordinadores del proyecto, las áreas involucradas, el equipo de trabajo, el plan de capacitación a cumplir, la identificación de las etapas del proceso y los plazos de aprobación.

— Capacitar a directivos y a todos los empleados de la organización con el fin de atender las necesidades de cambio en el conocimiento técnico, en los procesos y procedimientos revisados asociados con el negocio y facilitar la implementación de nuevas políticas contables.

— Evaluar los impactos en los sistemas de: información, operacional, tecnológico y en el recurso humano.

— Determinar los impactos más relevantes en los estados financieros y establecer el cronograma previo para ajustes.

— Modificar o diseñar nuevos sistemas de información y mejoras en el proceso de presentación de informes financieros.

— Revisar y ajustar las políticas contables para adecuarlas a los principios y directrices de las NIIF.

— Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos, teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y estructuras.

— Elaboración del balance de apertura.

b) Información a presentar a la superintendencia.

El plan de implementación será revisado y evaluado por parte de la superintendencia, a efectos que se dé cumplimiento de los compromisos y fechas establecidas.

Para tal efecto se deberá remitir a más tardar el 28 de febrero de 2014, el cual deberá tener un plazo máximo de un año, atendiendo el calendario para la convergencia.

Así mismo, en el caso de las cooperativas de ahorro y crédito, se deberán enviar con corte a junio, septiembre y diciembre de 2014, el avance en dicho plan, para lo cual se deberá remitir dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cierre del mes respectivo.

4. Aplicación voluntaria de NIIF plenas a entidades clasificadas en el grupo 2.

Conforme lo establece el parágrafo 4º del artículo 3º del Decreto 3022 de 2014(sic), “Las entidades señaladas en el artículo de este decreto, podrán voluntariamente aplicar el marco técnico normativo correspondiente al grupo 1 y para el efecto podrán sujetarse al cronograma establecido para el grupo 2. De tal decisión deberán informar a la superintendencia correspondiente dentro de los dos meses siguientes a la entrada en vigencia de este decreto”.

Teniendo en cuenta lo anterior, esta superintendencia establece un plazo que vence el día 28 de febrero de 2014 para informar esta situación.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración o juntas directivas y revisores fiscales de organizaciones de la economía solidaria supervisadas.

(Nota: Dejada sin efecto por la Circular Externa 5 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)