Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2017

(Marzo 2)

Ref.: Instrucciones relacionadas con la planeación anual de actividades para fines de supervisión y suministro de información de los organismos de autorregulación del mercado de valores

Con el propósito de fortalecer la supervisión de los organismos de autorregulación del mercado de valores y verificar que su gestión esté alineada con los objetivos y criterios establecidos en la Ley 964 de 2005, esta superintendencia imparte las instrucciones contenidas en esta circular.

Así, en uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en el numeral 5º del artículo 97 y en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, EOSF; el parágrafo 4º del artículo 25 de la Ley 964 de 2005, así como en el numeral 5º del artículo 11.2.1.4.2 y el artículo 11.4.5.1.1 del Decreto 2555 de 2010, se imparten las siguientes instrucciones:

1. Crear el capítulo VII en el título IV de la parte III de la Circular Básica Jurídica, denominado Organismos de autorregulación del mercado de valores.

2. El plan anual de actividades y el informe de gestión para efectos de supervisión de que tratan los numerales 2.1 y 2.2, respectivamente, del capítulo al que se refiere la instrucción primera de esta circular, podrá ser remitido por parte de los organismos de autorregulación del mercado de valores para el año 2017 hasta el 31 de marzo del año en curso.

3. La presente circular rige a partir de su publicación.

Se adjuntan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de los organismos de autorregulación del mercado de valores.

PARTE III

TÍTULO IV

CAPÍTULO VII

PARTE III

Mercado desintermediado

TÍTULO IV

Proveedores de infraestructura y otros agentes

CAPÍTULO VII

Organismos de autorregulación del mercado de valores

Contenido

1. Ámbito de aplicación

2. Planeación anual de actividades

2.1. Plan anual de actividades

2.2. Informe de riesgos

2.3. Actividades de supervisión

2.4. Actividades de regulación

2.5. Informe de gestión para efectos de supervisión

2.6. Revisión y coordinación subsiguiente

2.7. Requerimientos específicos de información

PARTE III

TÍTULO IV

CAPÍTULO VII

Página 1

PARTE III

Mercado desintermediado

TÍTULO IV

Proveedores de infraestructura y otros agentes

CAPÍTULO VII

Organismos de autorregulación del mercado de valores

1. Ámbito de aplicación.

El presente capítulo es vinculante para los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que hace referencia el capítulo II del título IV de la Ley 964 de 2005, quienes, para efectos de este capítulo, se denominarán organismos de autorregulación.

2. Planeación anual de actividades.

Los organismos de autorregulación deben planificar sus actividades y reportar el avance de dicha planeación en los términos descritos a continuación.

2.1. Plan anual de actividades.

Dentro del primer mes de cada año, los organismos de autorregulación deben remitir a la SFC un plan anual de actividades para el año calendario en curso, que relacione las actividades de supervisión y regulación que ejecutarán durante dicho periodo.

El plan anual de actividades y cualquier modificación al mismo, debe ser presentado por el representante legal y aprobado por el consejo directivo u órgano que haga sus veces del organismo de autorregulación. En caso de que se presente un cambio en el plan anual de actividades, los organismos de autorregulación deben informar a la SFC los cambios efectuados dentro de los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del cambio correspondiente.

En caso de que el informe de gestión para fines de supervisión, de que trata el numeral 2.2 del presente capítulo, evidencie que las actividades disciplinarias ejercidas por el organismo de autorregulación no cumplen con los criterios establecidos en el numeral 2.2.5 de este capítulo, el plan anual de actividades deberá contener un plan de acción detallado sobre las políticas y procedimientos que se implementarán para subsanar esta situación.

2.1.1. Informe de riesgos.

El plan anual de actividades deberá estar fundamentado en un análisis de riesgos. Por lo tanto, en el mismo se deben detallar los riesgos generales y específicos que serán objeto de supervisión, durante el año objeto de planeación. La identificación de los riesgos debe estar fundada en el análisis de la coyuntura económica del momento, la experiencia en el ejercicio de las facultades de supervisión y disciplina del respectivo organismo autorregulador y toda aquella información adicional que los órganos directivos estimen relevante para identificar, y de ser el caso, medir dichos riesgos de manera integral.

2.1.2. Actividades de supervisión.

Dentro del plan anual de actividades se debe formular un plan integral que describa cómo el organismo de autorregulación llevará a cabo su actividad de supervisión durante el año en curso, el cual deberá contener, como mínimo, lo siguiente:

2.1.1.1. Resumen del plan estratégico del organismo autorregulador que incluya los objetivos específicos del enfoque de la supervisión del año calendario objeto de reporte y los riesgos que se buscarán mitigar, el cual deberá identificar la forma en que se realizará el seguimiento de riesgos específicos.

2.1.1.2. Herramientas y recursos que serán utilizados para su ejecución.

2.1.1.3. Detalle de las actividades de inspección in situ e inspección extra situ planificadas que dé cuenta del objeto, alcance y fecha de realización de las mismas.

2.1.3. Actividades de regulación.

Dentro del plan anual de actividades se deben detallar las materias que serán objeto de regulación durante el año en curso, en el cual se deben detallar como mínimo lo siguiente:

2.1.3.1. Resumen de los proyectos regulatorios que se llevarán a cabo.

2.1.3.2. Motivación y contexto de los proyectos regulatorios.

2.1.3.3. Problemas a resolver y objetivos de los proyectos regulatorios.

2.1.3.4. Cronograma de los proyectos regulatorios.

2.2. Informe de gestión para efectos de supervisión.

Dentro del primer mes de cada año, los organismos de autorregulación deben remitir a la SFC un informe de gestión para efectos de supervisión, respecto de sus actividades durante el año calendario anterior.

El informe de gestión para efectos de supervisión, y cualquier modificación al mismo, debe ser presentado por el representante legal y aprobado por el consejo directivo u órgano que haga sus veces, del organismo autorregulador. En caso de que se presente un cambio en el informe de gestión para efectos de supervisión, los organismos de autorregulación deben informar a la SFC los cambios efectuados dentro de los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del cambio correspondiente.

El informe de gestión para efectos de supervisión que debe contener como mínimo:

2.2.1. Exposición general de la gestión en relación con el ejercicio de sus labores de regulación, supervisión, disciplina y certificación.

PARTE III

TÍTULO IV

CAPÍTULO VII

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2.2.2. Indicadores definidos por los órganos directivos de los organismos de autorregulación en materia de regulación, supervisión, disciplina y certificación, que permitan evaluar de forma clara y comprensiva dichas funciones.

2.2.3. Evolución trimestral de los indicadores.

2.2.4. Relación de demandas interpuestas contra el organismo de autorregulación, o cualquiera de sus funcionarios por razones relacionadas con el ejercicio de sus funciones.

2.2.5. Declaración justificada con base en los procedimientos disciplinarios que estén en curso y/o que hayan terminado durante el año calendario anterior, indicando que la imposición de sanciones por el organismo de autorregulación, y el desarrollo y terminación de los procesos disciplinarios a su cargo, cumplen con los siguientes criterios:

2.2.5.1. El procedimiento disciplinario cumple con el principio del debido proceso.

2.2.5.2. Durante el procedimiento disciplinario existe un análisis de proporcionalidad de la conducta cometida.

2.2.5.3. Al momento de imponer sanciones se busca un efecto disuasorio de las conductas cometidas frente a los participantes del mercado.

2.2.5.4. Al momento de imponer sanciones se tienen en cuenta criterios objetivos y subjetivos prestablecidos para la atenuación o agravación de sanciones.

2.2.5.5. Al momento de imponer sanciones se procura mantener coherencia de las sanciones con casos análogos o similares.

2.3. Revisión y coordinación.

Una vez recibidos el plan anual de actividades y el informe de gestión para fines de supervisión, la SFC podrá requerir en cualquier momento modificaciones, precisiones, correcciones y complementaciones a dichos documentos con el fin de obtener una idea clara y completa sobre los informes y planes allí contenidos. Igualmente, la SFC podrá instruir a los organismos de autorregulación para que hagan aquellas modificaciones a sus planes anuales de actividades que propendan a que dichos organismos ejecuten sus funciones de regulación, supervisión, disciplina y certificación de forma completa, adecuada y conforme con la normatividad vigente.

Con el fin de hacer seguimiento sobre el avance anual y parcial del plan anual de actividades se establecerá un comité de seguimiento al mismo, que estará conformado por los representantes que el Superintendente Financiero de Colombia designe, al igual que por los representantes del organismo de autorregulación correspondiente, según se especifica en este párrafo. La SFC podrá, en cualquier momento, comunicar a los organismos de autorregulación el cronograma de seguimiento, reglas de procedimiento, características de sus representantes y cualquier otro elemento que considere relevante y que regirán el funcionamiento del comité de seguimiento. Los representantes del organismo de autorregulación en el comité de seguimiento del plan anual de trabajo tendrán un nivel directivo.

2.4. Requerimientos específicos de información.

Sin perjuicio de la remisión de los planes e informes detallados en este capítulo, los organismos de autorregulación deben suministrar la información que la SFC requiera en cualquier momento, en ejercicio de las facultades de supervisión, en los términos indicados por esta.