Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 4 DE 2012 

(Marzo 9)

Ref.: Reportes de Información periódica y relevante.

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 37 de 2013 de la Superintendencia Financiera)

En virtud de las facultades establecidas en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2, en el artículo 5.2.4.1.1, en el parágrafo segundo del artículo 5.2.4.1.2, en el parágrafo primero del artículo 5.2.4.1.3 y en el artículo 5.2.3.1.9 del Decreto 2555 de 2010, este despacho se permite recoger, reexpedir y modificar en un solo instructivo el contenido de las Circulares Externas 3 de 2003 sobre actualización de información básica de emisores a través de Internet, 3 de 2007 sobre el reporte de información periódica y relevante y 20 de 2011 sobre remisión de información financiera por parte de los emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, y dictar otras instrucciones, así:

Obligación de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE: Corresponde a todo emisor la obligación de mantener permanentemente actualizado el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, remitiendo a la Superintendencia Financiera de Colombia los reportes de información de que tratan los artículos del 5.2.4.1.1, al 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

1. Actualización de información básica de emisores.

1.1. Forma de ingreso.

Para actualizar la información básica ingrese al icono www.superfinanciera.gov.co, al ingresar por el icono “Trámites, servicios y pagos”, “Trámites en línea y remisión de información”, “8. Actualización de Información Básica de Emisores”, la cual le permitirá realizar las modificaciones pertinentes.

1.2. Usuario y contraseña.

Para actualizar la información básica por este medio los emisores de valores se deberán identificar con el usuario y la contraseña que les fueron asignados para el envío de la información relevante.

Para las entidades emisoras que no cuentan con el Usuario y Contraseña, se hace necesario que el representante legal envíe un archivo firmado digitalmente al correo electrónico soporte@superfinanciera.gov.co solicitando su asignación y relacionando el tipo de entidad, el código emisor asignado, nombre del emisor, identificación del representante legal y correo electrónico. Se exceptúan de la firma digital a los emisores de bonos pensionales e inscripciones temporales.

1.3. Procedimiento.

Cumplidos los pasos descritos en los subnumerales 1.1 y 1.2 del numeral 1 de esta circular, aparecerá el “Menú” que permitirá modificar o adicionar datos básicos, órganos de administración, representantes legales, contadores, agente de cumplimiento de información relevante, junta directiva, miembros independientes de junta directiva, comité de auditoría y revisores fiscales del emisor.

Al ingresar al “Menú” y seleccionar una de las opciones descritas anteriormente, el sistema mostrará la información que en la actualidad se encuentra registrada en la base de datos del Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE.

Es importante advertir que la información se debe verificar y actualizar frente a las decisiones adoptadas por la asamblea general de accionistas, o quien haga sus veces, la junta directiva, o quien haga sus veces o el representante legal de la entidad y debe ser fiel reflejo de éstas.

Para el desarrollo de este proceso, la Superintendencia de Financiera de Colombia ha elaborado un manual, el cual se anexa, donde se explica en detalle cada uno de los pasos que debe realizar el emisor para la utilización del modulo “Actualización de información básica de emisores”.

1.4. Responsable de la actualización.

El representante legal de la entidad emisora deberá asignar al agente de cumplimiento para el envío de la información relevante (D. 2555/2010, art. 5.2.4.1.8), el encargo de transmitir la actualización de la información básica de los emisores, conforme al procedimiento previsto en esta circular.

Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que asiste al representante legal de la entidad emisora, conforme a las normas que regulan el mercado público de valores.

ANEXO MANUAL

2. Informaciones de fin de ejercicio de emisores: Los emisores de valores, deberán presentar y/o publicar ante la Superintendencia Financiera de Colombia como informaciones de fin de ejercicio en los casos a que haya lugar:

2.1. Información previa a la asamblea:

Los emisores de valores, deberán publicar como relevante el proyecto de distribución de utilidades o informe de pérdidas del ejercicio y la convocatoria a la asamblea general de accionistas o del órgano que cumpla similares funciones al menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión de la asamblea, y en todo caso, cumpliendo los términos previstos para el suministro de información relevante.

2.2. Información posterior a la asamblea:

Los emisores de valores deberán radicar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio, los siguientes documentos:

i) Copia completa del acta de la asamblea general o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones con todos sus anexos incorporados, los cuales deben ser como mínimo los siguientes:

— Informe presentado por el representante legal.

— Informe en cumplimiento del numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio.

— Estados financieros individuales y consolidados acompañados de sus respectivas notas, debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

— Certificación del representante legal en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

— Informe suscrito por el representante legal del emisor sobre los resultados de la evaluación a los sistemas de control interno sobre los procedimientos de control y revelación de la información financiera en cumplimiento del artículo 47 de la Ley 964 de 2005.

ii) Certificado de existencia y representación, que no debe tener una fecha de expedición anterior a tres (3) meses.

Las titularizadoras deberán remitir junto con sus estados financieros los de las universalidades que administren, en los términos del numeral 4.2 de esta circular.

Los emisores de valores deberán publicar en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, la siguiente información en formato PDF:

— Estados financieros de fin de ejercicio individuales y consolidados debidamente aprobados por la asamblea general de accionistas

— Notas a los estados financieros

— Dictamen del revisor fiscal

— Certificación del representante legal y contador público, en los términos del artículo 37 de la Ley 222 de 1995

— Certificación del representante legal, en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005

La anterior información deberá publicarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones, en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio.

3. Transmisión de la información: Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, deberán transmitir trimestralmente a la Superintendencia Financiera de Colombia los estados financieros y los anexos de información financiera, dentro de los términos que a continuación se indican y de conformidad con la Circular Externa 2 de 2001 o la norma que la aclare, adicione o modifique:

3.1. La información financiera con corte a 31 de diciembre deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente, incluyendo las notas a los estados financieros.

3.2. La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre.

3.3. La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

3.4. La información financiera de las entidades que reportan su información a la Contaduría General de la Nación, será suministrada a la Superintendencia Financiera directamente por dicho organismo del Estado. No obstante lo anterior, deberán radicar en esta Superintendencia, en forma trimestral, los formatos de información complementaria que hasta la fecha se han venido presentando.

3.5. Transmisión de estados financieros consolidados. Los estados financieros consolidados de emisores de valores sometidos a control exclusivo de esta Superintendencia que apliquen normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, deberán transmitirse a esta entidad dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de celebración de la reunión del máximo órgano social en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio.

4. Información de fin de ejercicio de procesos de titularización, fideicomisos y patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE: Los agentes de manejo de procesos de titularización, voceros, administradores de fideicomisos y sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, deberán radicar en la Superintendencia Financiera de Colombia, a más tardar el 30 de marzo de cada año, la siguiente información de fin de ejercicio:

4.1. Formulario para Inscripción y Actualización en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE.

4.2. Estados Financieros del patrimonio autónomo al cierre del 31 de diciembre: balance general, estado de resultados y estado de flujos de efectivo, debidamente certificados y acompañados de sus respectivas notas, de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

4.3. Informe sobre el estado de los bienes que conforman el patrimonio autónomo.

4.4. La actualización del avalúo técnico de los bienes que conforman el patrimonio autónomo.

4.5. En los casos de titularización inmobiliaria, si los bienes titularizados se encuentran arrendados, un informe sobre el estado de los contratos de arrendamiento y de las prórrogas de los mismos que se hubieren solicitado y otorgado.

La información mencionada en el numeral 4.2 deberá publicarse, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de su aprobación por parte del órgano competente, a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, en formato PDF.

5. Informes de fin de ejercicio de gobiernos y entidades públicas territoriales. Las entidades públicas colombianas y extranjeras y los gobiernos extranjeros, además del deber de cumplir con el envío de la información relevante de que trata el artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010, deberán presentar anualmente en esta Superintendencia, una copia del informe de gestión, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación ante el organismo estatal competente del respectivo país.

El informe de gestión señalado en el inciso anterior deberá transmitirse, en el mismo plazo, al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, en formato PDF.

6. Informe trimestral, de fin de ejercicio y relevante de organismos multilaterales de crédito. Los organismos multilaterales de crédito deberán presentar a esta Superintendencia la siguiente información de fin de ejercicio y de periodos intermedios:

6.1. Informe anual y estados financieros anuales auditados, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que ellos sean aprobados por el directorio u órgano competente para tal efecto, de acuerdo con sus reglamentos internos.

6.2. El acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su celebración, así como un certificado de existencia y representación o documento con el que se acredite la representación legal, que no deberá tener una fecha de expedición superior a tres (3) meses, salvo causa justificada.

6.3. Estados financieros trimestrales no auditados dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la terminación del respectivo trimestre calendario, cuando el organismo tenga la obligación de prepararlos de acuerdo con su propio régimen.

6.4. La información de que trata el numeral 6.1 deberá transmitirse, en el mismo plazo allí contemplado, al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, en formato PDF.

6.5. La información relevante relacionada con aquellos cambios en la situación financiera o en las operaciones del correspondiente organismo emisor que sea susceptible de afectar de manera significativa su capacidad para pagar el capital y los intereses de los valores que haya colocado en Colombia, deberá presentarse dentro de los quince (15) días siguientes a aquél en que el organismo emisor tenga conocimiento de la ocurrencia del respectivo evento.

7. Emisores de bonos de riesgo. Las entidades emisoras de bonos de riesgo inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, además de cumplir con la información trimestral, deberán enviar un informe sobre la evolución del acuerdo de reestructuración, suscrito por el representante legal, el revisor fiscal y el promotor del acuerdo.

El citado informe deberá publicarse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, en los términos señalados en el subnumeral iii) del numeral 2.2 de esta circular.

8. Las entidades emisoras, en el caso de que sus emisiones estén avaladas o garantizadas por entidades que no sean emisores de valores o que dejen de serlo, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio del garante dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte del órgano competente, si el garante es una entidad con domicilio en Colombia.

En caso de que la garantía sea otorgada por una entidad extranjera, la información a que se refiere el inciso anterior deberá remitirse dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes al cierre del respectivo ejercicio.

9. Para efectos de los reportes de información relevante de que trata el artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010, los emisores de valores deberán utilizar los formatos y los medios dispuestos para tal efecto, y en todo caso cuando en tales formatos o medios se haga mención a “información eventual” deberá entenderse “información relevante.

10. Reporte de información de emisores extranjeros. Los emisores extranjeros deberán cumplir con lo dispuesto en este numeral y en los numerales 1, 2.1 y 9 de la presente circular.

La información financiera de fin de ejercicio y trimestral de las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, deberá radicarse en la Superintendencia Financiera de Colombia con el objeto de ser incorporada al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, de conformidad con las siguientes instrucciones:

10.1. Las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, cuyos valores se negocien en el mercado principal deberán presentar su información financiera de fin de ejercicio y de periodos intermedios según las normas contables de origen, siempre que se ajusten a estándares internacionales de contabilidad. Esta deberá presentarse en el idioma de origen y con traducción al español, y deberá revelarse en la moneda funcional y en dólares de los Estados Unidos de América.

10.2. Las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, cuyos valores se negocien en el segundo mercado de que trata el artículo 5.2.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 deberán presentar su información financiera de fin de ejercicio y de periodos intermedios según las normas contables de origen, siempre que se ajusten a estándares internacionales de contabilidad. Esta deberá ser presentada en el idioma de origen y en inglés, y deberá revelarse en la moneda funcional y en dólares de los Estados Unidos de América.

10.3. En adición a la información financiera de fin de ejercicio las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, deberán remitir a esta Superintendencia una copia del informe de gestión de fin de ejercicio, el acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, el proyecto de distribución de utilidades, cuando a ello haya lugar.

Para dar cumplimiento a este numeral, las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, cuyos valores se negocien en el mercado principal deberán presentar la información en el idioma de origen y con traducción al español, y para las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, cuyos valores se negocien en el segundo mercado deberán presentar la información en el idioma de origen y en inglés.

10.4. La información de que tratan los numerales 10.1 a 10.3 deberá remitirse en los siguientes plazos:

Los estados financieros de fin de ejercicio, la copia del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, la copia del informe de gestión de fin de ejercicio, y el proyecto de distribución de utilidades, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que estos sean aprobados por el órgano competente para el efecto.

En este mismo plazo se deben publicar el informe de gestión y los estados financieros de fin de ejercicio con sus notas, certificaciones y dictamen en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, en formato PDF.

Cuando la información financiera deba ser divulgada en el país de origen en plazos inferiores a los establecidos en el presente numeral, ésta deberá divulgarse como información relevante de forma inmediata, y en todo caso deberá radicarse en la Superintendencia Financiera de Colombia dentro de los cinco (5) días siguientes a la divulgación en ese país.

10.5. La información financiera con corte a 31 de diciembre deberá remitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente, incluyendo las notas a los estados financieros.

La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, deberá remitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes a la fecha de cierre.

La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

Adicional a la información financiera, con cortes a marzo, junio, septiembre y diciembre los emisores extranjeros deberán remitir el Formato 34 a que hace referencia la Circular Externa 2 de 2001.

10.6. Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral se consideran estándares internacionales de contabilidad los siguientes: los Estándares Internacionales de Información Financiera o “IFRS”.

10.7. Los emisores extranjeros deberán reportar al Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, toda la información, tanto relevante como periódica, que tenga que divulgar al mercado de valores en su lugar de origen como emisor.

11. Se exceptúan de la obligación del suministro de información de períodos intermedios a los emisores de bonos pensionales.

12. La información que publiquen las sociedades emisoras en su página web deberá cumplir con las mismas condiciones de calidad, suficiencia y oportunidad requeridas para su publicación en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con la presente circular.

13. Los emisores de valores que se encuentren sometidos a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia continuarán remitiendo la información financiera a esta entidad por los mismos medios y con la periodicidad con que se ha venido haciendo hasta la fecha. Así mismo, deberán cumplir con la obligación de actualización de información básica de emisores de conformidad con el numeral 1 de la presente circular.

En este sentido, estos emisores no tendrán que reportar la información financiera al SIMEV (RNVE), con corte trimestral en razón a que la misma se tomará directamente de la información contable que remiten mensualmente a esta entidad.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las circulares externas 3 de 2003, 7(sic) de 2007 y 20 de 2011.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales de los emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE.

 

 

 

 

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Actualización de Información Básica de Emisores

Manual de Usuario

Versión 1.0

Marzo de 2012

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Manual de usuario

Autor del manual:
Henry Vanegas Motta
Proyecto:
Actualización Información Básica Emisores de Valores

Historia de versiones

VersiónFechaElaboróComentarios

1.0

26/10/2011

Henry Vanegas Motta
Mercedes Parra Caballero
 
    
    
    

 

 

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Tabla de contenido

1. Introducción................................................................................................................................................................................................. 4

2. Glosario de términos y nomenclatura....................................................................................................................................................... 4

3. Descripción funcional de la aplicación......................................................................................................................................................7

4. Aspectos generales de la aplicación........................................................................................................................................................ 7

5. Funcionalidades aplicación.................................................................................................................................................................. ....10

6. Soporte........................................................................................................................................................................................................15

 

 

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1. Introducción.

 

Este manual tiene por objeto orientar al usuario emisor sobre la forma de ingreso al aplicativo de publicación de Actualización de información Básica de Emisores a través de la pagina web www.supefinanciera.gov.co de la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante el código de usuario y contraseña asignado por parte de la subdirección de operaciones de la SFC, el cual una vez habilitado, le permitirá validarse ante el sistema y tener acceso al trámite Actualización de información básica de emisores.

El procedimiento a seguir para la actualización de información básica de emisores está contenido en el presente manual de usuario.

2. glosario de términos y nomenclatura.

 

SIMEV: El Sistema Integral de Información del Mercado de Valores, SIMEV, es el conjunto de recursos humanos, técnicos y de gestión que utiliza la Superintendencia Financiera de Colombia para permitir y facilitar el suministro de información al mercado de valores, el cual está conformado por el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE, el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores, RNAMV, y el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores, RNPMV.

RNVE: Registro Nacional de Valores y Emisores, el cual tiene por objeto inscribir las clases y tipos de valores, así como los emisores de los mismos y las emisiones que estos efectúen, y certificar lo relacionado con la inscripción de dichos emisores y clases y tipos de valores.

Emisor de valores: Son emisores de valores las entidades que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores.

Menú: Listado de opciones mediante los cuales el usuario puede acceder a funcionalidades del sistema.

Usuario: Identificación de la entidad, a través del encargado de diligenciar la información ante el sistema.

Contraseña: Palabra o cadena de caracteres secreta generada por la subdirección de operaciones, que permite al usuario validarse en el sistema para verificar la autenticidad de un usuario en un sistema de información.

Radicación: Número generado cada vez que se realice la actualización de la información, el cual es el soporte del usuario para comprobar que el la información ha sido actualizada.

Mercado de valores: Aquel constituido por las actividades establecidas en el artículo 3º de la Ley 964 de 2005 y las demás actividades que determine el Gobierno Nacional, siempre que constituyan actividades de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público que se efectúen mediante valores.

 

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3. Descripción funcional de la aplicación.

 

El aplicativo de actualización de información básica de emisores proporciona a los emisores de valores el mecanismo para que registren y actualicen de manera directa en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante la validación de un usuario y contraseña, la información Básica de la entidad para mantener adecuadamente informado al mercado de valores sobre aspectos generales; así como, junta directiva, representantes legales, revisores fiscales, contador, agente de cumplimiento y comité de auditoría de los emisores. Esto con el propósito de simplificar la remisión de esta información a la Superintendencia Financiera de Colombia, y para que las entidades emisoras den cumplimiento al artículo 5.2.4.1.1 del Decreto 2555 de 2010.

Por lo anterior, se ha desarrollado en el sitio web de la Superintendencia Financiera de Colombia el módulo “8. Actualización de información básica de emisores”, al cual se ingresa desde el enlace “Trámites en línea y remisión de información” ubicado bajo el icono “Trámites, servicios y pagos”, en el sitio web de la entidad: www.superfinanciera.gov.co

Los emisores de valores que sean entidades vigiladas, cuyos órganos de administración se posesionan ante la Superintendencia Financiera de Colombia, deben ingresar por la opción “17. Actualización de información agentes del mercado de valores”, desde el enlace “Trámites en línea y remisión de información” ubicado bajo el ícono “Trámites, servicios y pagos”,

La última versión de este documento puede consultarse en la misma dirección electrónica en el link “(Procedimiento para actualización)”.

NOTA: Al presentarse un cambio en la información relacionada con este modulo, la sociedad emisora deberá actualizarlo de acuerdo con el procedimiento establecido en este manual.

Inmediatamente se presente un cambio en la información del emisor que es manejada por el módulo que se describe a continuación, la misma deberá ser actualizada tal como se indica más adelante.

Para efectos de ilustrar la operación del sistema se mostrarán los datos de la entidad ficticia ACME S.A.

Cualquier inquietud será resuelta telefónicamente en el PBX: 5940200 opción 5 o por correo electrónico en el buzón soporte@superfinanciera.gov.co

 

 

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4. Aspectos generales de la aplicación.

4.1. Precondiciones.

El representante legal del emisor inscrito en el RNVE, deberá solicitar mediante correo electrónico a la dirección soporte@superfinanciera.gov.co la generación del código de usuario y la contraseña para acceder al trámite 8. Actualización de información básica de emisores y de ser necesario, que se habilite este mismo usuario para los trámites por internet: “3. Información relevante”, “17. Actualización de agentes del mercado de valores” y “21. Publicación de prospectos de información.

Dicha solicitud debe contener:

• Nombre de la entidad emisora

• Tipo y código

• Nombre de la persona designada como funcionario responsable del trámite.

• Tipo y número de documento de identificación.

• Cargo.

•Teléfono.

• Correo electrónico

• Firmado digitalmente

4.2. Acceso a la solución.

Desde el sitio web de la Superintendencia Financiera de Colombia http://www.superfinanciera.gov.co, haga clic sobre el enlace “Trámites, servicios y pagos”.

 

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Luego, en “Trámites en Línea y remisión de información”. En el menú desplegado ingrese a la opción 8. “Actualización de información básica de emisores”.

 

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“Cuando se trate de emisores de valores que estén obligados a inscribirse en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores, RNAMV, o se trate de vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, en cuyo caso se entiende que los órganos de administración se Posesionan ante esta, y una vez surtido el trámite de posesión, se debe ingresar por la opción 17, del menú Trámites, servicios y pagos”:

 

 

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Al seleccionar la opción 8 ó 17, el sistema le mostrará la siguiente pantalla de autenticación.

 

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Cuando ingrese por primera vez a la aplicación, debe digitar su código de usuario y contraseña. Por políticas de seguridad el sistema le obliga a cambiar su contraseña.

La contraseña se podrá cambiar todas las veces que el usuario lo considere conveniente a través de la opción Cambiar contraseña. Recuerde que la contraseña se vence cada (90) días.

Ingrese el usuario y contraseña que le ha sido asignado por la Dirección de acceso al mercado de la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de ingresar el usuario o la contraseña erróneamente, recibirá el siguiente mensaje:

 

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NOTA: Si olvida su contraseña envíe correo a soporte@superfinanciera.gov.co, solicitando nueva contraseña.

 

 

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5. Funcionalidades aplicación.

Una vez se valide el código de usuario y contraseña podrá acceder al menú de la aplicación, el cual contiene en el encabezado el nombre de la entidad emisora que va a hacer la publicación de la información, a manera de ejemplo se muestra la entidad ficticia ACME S.A.

Después de que el sistema valide el código del usuario y su contraseña, despliega el siguiente menú:

 

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5.1. Datos básicos del emisor.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la información existente en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia. Para el caso del ejemplo la siguiente:

 

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Los datos marcados con asterísco (*) solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si algún dato requiere actualización se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co.

 

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Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

Ciudad correspondencia: A la cual los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia deberán dirigir sus comunicaciones.

Dirección correspondencia: A la cual los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia deberán dirigir sus comunicaciones. La dirección se deberá escribir utilizando las abreviaturas definidas por la DIAN y que se muestra en el enlace adjunto (ver abreviaturas).

Ejemplo: Carretera del Bosque Circunvalar Este 54 A 33 Bloque 5 Interior 7 Oficina 201 Edificio Altos del Camino, deberá digitarse así:

 

CRT del Bosque CRV E 54 A 33 BL 5 IN 7 OF 201 ED Altos del Camino

 

En la dirección no se deben, incluir caracteres especiales como puntos, comas, #, No. guiones. Únicamente utilice las abreviaturas establecidas en el enlace en referencia.

Teléfono: Número al cual se pueden comunicar los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

FAX: Al cual se pueden dirigir los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número de fax se deberán separar con un guión - .

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual se pueden dirigir los participantes del mercado de valores y la Superintendencia Financiera de Colombia.

Sitio web: Corresponde a la dirección del sitio web del emisor. En caso de que no se tenga sitio web se deberá registrar: www.pendienteincluir

Total miembros principales de junta directiva: Se debe digitar el número de miembros principales de Junta Directiva.

Una vez actualizada la información se debe dar clic en el botón Modificar, que activa la ventana de confirmación de la modificación.

 

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En esta ventana se podrá escoger la opción Aceptar, para grabar las modificaciones en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia, o la opción Cancelar, para volver a la opción de modificación sin registrar los cambios

Una vez aceptados los cambios aparecerá la siguiente pantalla indicando el número de radicación de internet asignado al trámite de actualización.

 

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Se recomienda hacer una impresión de esta pantalla o tomar el número de radicación asignado.

Para hacer otra modificación a los datos de la entidad, de clic en el botón Menú de Datos Básicos, de lo contrario, de clic en el botón Salir o Imprimir para obtener el soporte de la actualización.

5.2. Junta directiva.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra el listado de los miembros de la junta directiva que se encuentran vigentes en el Registro Nacional de Valores y Emisores, RNVE.

 

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Si no hay registros de miembros de junta directiva vigentes, muestra al usuario una pantalla con el siguiente mensaje y opciones:

 

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5.2.1. Adicionar.

Se usa para registrar a los miembros de la junta directiva. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro de la junta que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del miembro de la junta. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrado el tipo de identificación y número de identificación se debe dar clic en el botón Continuar, que activa el siguiente formulario que debe ser diligenciado por el usuario:

 

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Diligenciado el formulario se debe dar clic en el botón Continuar:

 

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Datos personales

Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del miembro de junta, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Información adicional del cargo

Tipo de cargo: Corresponde al tipo de cargo para el cual fue elegido el miembro de la junta directiva. Se debe seleccionar uno de los cargos que aparecen en la lista desplegable: Principal, suplente numérico, suplente personal.

La junta directiva deberá conformarse con no menos de tres miembros principales y cada uno de ellos tendrá un suplente. Para el efecto es importante recordar los siguientes conceptos:

• Miembros principales: Son elegidos por la asamblea general de accionistas por periodos determinados en los estatutos sociales, en donde se expresarán sus atribuciones.

• Miembros suplentes: Intervienen en la composición de la junta directiva, en los casos de ausencia temporal o definitiva de los miembros principales.

• Suplente personal: Escogido de antemano de la misma lista del miembro principal. Cada miembro de la junta tiene un suplente específico que remplazará su respectivo principal.

• Suplente numérico: Ocupa el puesto de un miembro principal, en el orden en que figuran en la lista aprobada por la asamblea general, para conformar la junta directiva sin consideración al nombre de la persona que ocupa el renglón principal.

Tipo de identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte.

Número de identificación: Corresponde al número del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

NOTA: El tipo y número de identificación del principal solo se deben diligenciar cuando el miembro de junta es un suplente personal.

Miembro independiente: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando, si el miembro es independiente, el campo Empleado de la entidad será automáticamente NO.

 

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Socio o accionista de la entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando.

Empleado de la entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está adicionando.

Labora en otra entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo a la situación del miembro de la junta que se está adicionando, al momento de su elección. Si se escoge la opción SI, en la pantalla Otros cargos desempeñados por: se deberá registrar la información correspondiente a esos cargos.

Fecha inicial: Fecha en que quedó registrado el nombramiento en Cámara de Comercio.

Fecha final: Fecha en la cual se canceló la inscripción como miembro de junta en el registro mercantil.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Si se escogió la opción SI en Labora en otra entidad: se muestra la siguiente pantalla para iniciar el registro de los otros cargos, cuando el miembro de junta directiva no tiene registrados otros cargos:

 

 

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Si tiene registrados otros cambios, muestra la siguiente pantalla:

 

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Al dar clic sobre el botón Adicionar, el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Datos de otros cargos

NIT de la entidad: Corresponde al Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad, en la cual labora el miembro de la junta directiva. Se debe incluir el dígito de chequeo sin puntos, comas, guiones, etc.

Nombre de la entidad: Nombre completo de la entidad con la cual tiene vínculo laboral el miembro de Junta Directiva.

Cargo desempeñado: Corresponde al cargo que ejerce el miembro de junta en la otra entidad. Se debe seleccionar uno de los que figura en la lista desplegable. Si no aparece un cargo con la denominación exacta de aquél que desempeña, se deberá seleccionar el de mayor afinidad al mismo.

Fecha de reporte: Corresponde a la fecha de actualización de información, es decir la fecha del sistema.

 

 

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Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Después de seleccionar Aceptar se muestra la siguiente pantalla, donde se podrán Adicionar los demás cargos desempeñados por el miembro de la junta en otras entidades, Modificar los datos de alguno de los cargos registrados o Eliminar alguno de ellos.

 

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Modificar otros cargos

Esta opción permite modificar el cargo desempeñado por el miembro de junta en otra entidad.

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Para hacer la modificación se debe seleccionar el Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad, después de lo cual se mostrará la siguiente pantalla:

 

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Los datos marcados con asterisco (*) solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Eliminar

Esta opción se usa para borrar alguno de los cargos desempeñados por el miembro de junta en otras entidades, en caso de registrar un error.

 

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Para eliminar el cargo se debe seleccionar el Número de Identificación Tributaria (NIT), de la entidad correspondiente.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar elimina la información del reporte. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Radicación

Después de registrar todos los cargos desempeñados en otras entidades por un miembro de junta directiva, se deberá generar el número de radicación correspondiente dando clic en el botón Radicación.

Al oprimir aceptar se genera el radicado de la información.

 

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Se recomienda hacer una impresión de la pantalla de radicación o al menos tomar el número asignado.

Modificar junta directiva

Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable.

 

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Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Los datos marcados con * solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co

Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Tipo de cargo: Corresponde al tipo de cargo para el cual fue elegido el miembro de la junta directiva. Se debe seleccionar uno de los cargos que aparecen en la lista desplegable: Principal, suplente numérico, suplente personal.

Tipo de identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, pasaporte.

Número de identificación: Corresponde al número del documento de identidad del miembro principal que reemplaza. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

El tipo y número de identificación del principal solo se deben diligenciar cuando el miembro de junta es un suplente personal.

 

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Miembro independiente: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando, si el miembro es Independiente, el campo Empleado de la Entidad será automáticamente NO.

Socio o accionista de la entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando.

Empleado de la entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo con la situación del miembro de la junta que se está modificando.

Labora en otra entidad: Se debe seleccionar SI o NO de acuerdo a la situación del miembro de la junta que se está modificando, al momento de su elección. Si se escoge la opción SI, en la pantalla Otros cargos desempeñados por: se deberá registrar la información correspondiente a esos cargos.

Fecha final: Corresponde a la fecha de cancelación de inscripción como miembro de junta en el registro mercantil.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”. La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la superintendencia. La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Si se escogió la opción SI en Labora en otra entidad: se muestra la siguiente pantalla desde donde se podrán Adicionar los demás cargos desempeñados por el miembro de la junta en otras entidades, Modificar los datos de alguno de los cargos registrados o Eliminar alguno de ellos.

 

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Para ingresar otros cargos se continúa con el mismo procedimiento hasta complementar la información requerida.

¡Advertencia! Una vez expirado el término para el cual fueron elegidos (fecha final), el sistema automáticamente dejará de desplegar la información, pues se considera que ya no está vigente. Si en la asamblea de accionistas la junta es reelegida el agente de cumplimiento deberá ingresar nuevamente al sistema y actualizar la fecha final de cada uno de los miembros de junta directiva y comité de auditoría reelegidos. Para todos los casos cuando la información registrada ya no esté vigente, esto es, que la fecha final sea menor a la fecha en que se está consultando, se desplegará una pantalla como la siguiente:

 

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3. Representantes legales.

Al ingresar a esta opción si no hay información, el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

 

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Si hay información el sistema muestra la lista de los representantes legales que se encuentran vigentes en el Registro Nacional de Valores y Emisores.

 

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Esta opción permite Adicionar o Modificar los datos de un representante legal.

 

3.1. Adicionar representante legal.

Se usa para registrar los datos de un nuevo representante legal. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del representante legal que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del representante legal. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrada esta información se debe dar clic en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla:

 

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Se procede a diligenciar el formulario por parte del usuario hasta completar la información:

 

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Datos personales

Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del representante legal, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Datos del representante legal

Tipo de cargo: Se deberá seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable (principal, suplente).

Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la que quedó registrado el nombramiento del representante legal en la cámara de comercio.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (datos básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

 

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Para adicionar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, opción 3. Representantes legales, de lo contrario clic en Salir .

3.2. Modificar.

Esta opción permite modificar el e-mail y el teléfono de un representante legal o establecer la fecha en la cual termina de ejercer la representación legal de la entidad. Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable.

 

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Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

 

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Los datos marcados con asterisco (*) solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a la Dirección de Supervisión de Emisores llamando al teléfono 5940200 ext. 3041.

 

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Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

Datos personales

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Datos del representante legal

Fecha final: Corresponde a la fecha en la cual se cancela su inscripción en el registro mercantil.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (datos básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Para modificar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

4. Revisores fiscales.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra los revisores fiscales principales y (RNVE):

 

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Esta opción permite Adicionar o Modificar los datos de un revisor fiscal.

Si no hay revisores fiscales vigentes para este emisor, muestra al usuario la siguiente pantalla:

 

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Esta pantalla tiene las opciones de adicionar el revisor fiscal o volver a la pantalla anterior.

4.1. Adicionar.

Se usa para registrar los datos de un nuevo revisor fiscal. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del revisor fiscal que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del revisor fiscal. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

 

 

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Una vez registrada esta información se debe dar clic en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla.

 

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Datos personales

Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del revisor fiscal, tal como aparecen en el documento de identidad.

Número de tarjeta profesional: Se debe digitar el número tal como fue asignado por la Junta Central de Contadores

E-mail: Dirección de correo electrónico del revisor fiscal a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la cual se inscribió el nombramiento del revisor fiscal en el registro mercantil.

Datos del revisor fiscal

Tipo de cargo: Corresponde al cargo que va a desempeñar el revisor fiscal. Se debe seleccionar una de las alternativas que aparece en la lista desplegable: principal, suplente.

Firma de revisoría: Se debe seleccionar una de las firmas que aparece en la lista desplegable. Si el revisor fiscal no actúa en nombre de una firma, se deberá seleccionar la opción revisor independiente. Si la firma de revisores fiscales no figura en el listado solicite su inclusión al e-mail: soporte@superfinanciera.gov.co

 

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Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la que quedó registrado el nombramiento del revisor fiscal en el registro mercantil.

 

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Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

 

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

 

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4.2. Modificar.

Esta opción permite modificar el e-mail, el teléfono, la firma a la cual pertenece el revisor fiscal o establecer la fecha en la cual cesó en el ejercicio de su cargo.

 

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Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

 

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Los datos marcados con * solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co ó cualquier inquietud será resuelta telefónicamente en el 5940200 opción 5.

Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

Datos personales

E-mail: Dirección de correo electrónico a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

 

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Datos del revisor fiscal

Firma de revisoría: Se debe seleccionar una de las firmas que aparece en la lista desplegable. Si el revisor fiscal no actúa en nombre de una firma, se deberá seleccionar la opción Revisor independiente. Si la firma de revisores fiscales no figura en el listado solicite su inclusión al E-mail: soporte@superfinanciera.gov.co

Fecha final: Corresponde a la fecha en la cual se canceló la inscripción del revisor fiscal en el registro mercantil.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

 

5. Contador.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra los nombres de los contadores que se encuentran vigentes en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).

 

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Si no hay registros de contadores para la entidad usuario, se genera una pantalla con la siguiente información:

 

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Este módulo se usa para registrar o actualizar los datos de los contadores encargados de certificar los estados financieros.

 

5.1. Adicionar.

Se usa para registrar los datos de un nuevo contador. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del contador que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del contador. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrada esta información se debe dar clic en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla:

 

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Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del contador, tal como aparecen en el documento de identidad.

Número de tarjeta profesional: Se debe digitar el número tal como fue asignado por la Junta Central de Contadores.

E-mail: Dirección de correo electrónico del contador a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la cual el contador asumió la responsabilidad de certificar los estados financieros de la entidad.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Para modificar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

5.2. Modificar.

Esta opción permite modificar el e-mail y el teléfono del contador o establecer la fecha en la cual cesó la responsabilidad de certificar los estados financieros de la entidad. Para modificar un

 

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registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

 

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Los datos marcados con asterisco (*) solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co

Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

 

 

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E-mail: Dirección de correo electrónico del contador a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga E-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberá separar con un guión (-).

Fecha final: Corresponde a la fecha en la cual cesó la responsabilidad de certificar los estados financieros.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Para modificar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

Agente de cumplimiento

Este módulo se usa para registrar o actualizar los datos del agente de cumplimiento nombrado por el emisor para efectos de actualización del RNVE, según lo dispone el artículo 5.2.4.1.8 del Decreto 2555 de julio 15 de 2010, Responsabilidad por el envío de información.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra el nombre del agente de cumplimiento que se encuentra vigente en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).

 

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Si no hay registros de información de agente de cumplimiento para la entidad usuario, se genera el siguiente mensaje:

 

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6.1. Adicionar.

Se usa para registrar los datos de un nuevo agente de cumplimiento. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del agente de cumplimiento que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del agente de cumplimiento. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrada esta información se debe dar clic en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla.

 

 

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Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del agente de cumplimiento, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-mail: Dirección de correo electrónico del agente de cumplimiento a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la que fue designado como agente de cumplimento.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

 

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Para adicionar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

 

6.2. Modificar.

sta opción permite modificar el e-mail y el teléfono del agente de cumplimiento o establecer la fecha en la cual cesó el ejercicio de esa función.

 

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Para modificar un registro se debe seleccionar el número de identificación correspondiente que aparece en la lista desplegable. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

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Los datos marcados con * solo podrán ser modificados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a soporte@superfinanciera.gov.co

Los datos que podrán ser actualizados por el usuario son:

E-mail: Dirección de correo electrónico del agente de cumplimiento a la cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Fecha final: Corresponde a la fecha en la cual dejó de ejercer la función de agente de cumplimiento.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Para modificar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

7. Comité de auditoría.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra un menú para actualizar el comité de auditoría de la entidad que se encuentra vigente en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE). El comité estará conformado por miembros de la Junta Directiva vigente y por miembros Independientes (entiéndase por miembros independientes, personas externas al emisor), por lo que el sistema despliega la siguiente pantalla:

 

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7.1. Miembros de junta directiva.

Al ingresar el usuario por esta opción de menú, si no hay registros mostrará la siguiente pantalla:

 

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Para ingresar registros debe hacer clic sobre el botón adicionar y se procede a diligenciar la siguiente pantalla:

 

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En esta pantalla se despliegan los tipos y números de Identificación de los Miembros de Junta directiva vigentes, los cuales podrán hacer parte del comité de Auditoría, una vez seleccionado el tipo y número de Identificación del Miembro, se despliega la siguiente pantalla:

 

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Tipo de cargo: En esta pantalla sólo se debe diligenciar el tipo de cargo dentro del comité de auditoría, el cual puede ser miembro o presidente, el presidente deberá ser un miembro de Junta Independiente.

Fecha inicial: Fecha a partir de la cual hace parte del comité de auditoría.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos).

 

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La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

Para modificar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

Cada vez que se registre un miembro del comité de auditoría y en caso de que se requiera adicionar más miembros, aparecerá una pantalla como la siguiente:

 

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7.2. Miembros independientes de conformidad con la Ley 964 de 2005.

Corresponde a miembros independientes del comité de auditoría que no hacen parte de la junta directiva de la entidad, ni del emisor. Para registrar estos miembros se debe dar clic en la opción 2 del menú de comité de Auditoría y aparecerá una pantalla como la siguiente, en caso que no exista ningún registro:

 

 

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Al dar clic en el botón Adicionar, se despliega la siguiente pantalla:

 

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Tipo identificación: Corresponde al tipo del documento de identidad del miembro independiente del comité de auditoría que se va a adicionar. Se debe seleccionar una de las alternativas de la lista desplegable: Cédula de ciudadanía, cedula de extranjería.

Número identificación: Corresponde al número del documento de identidad del miembro independiente del comité de auditoría. Se deberá digitar sin puntos, comas, guiones, etc.

Una vez registrada esta información se debe dar clic en el botón Continuar que activa la siguiente pantalla.

 

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Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos del miembro independiente del comité de auditoría, tal como aparecen en el documento de identidad.

E-mail: Dirección de correo electrónico del miembro independiente del comité de auditoría al cual le podrá escribir la Superintendencia Financiera de Colombia. En caso de que no tenga e-mail se deberá registrar: pendiente@incluir

Teléfono: Número al cual lo podrá llamar la Superintendencia Financiera de Colombia en caso de ser necesario. Debe incluir entre paréntesis el indicativo de la ciudad, sin dejar

 

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espacios en blanco. Si se registra más de un número telefónico se deberán separar con un guión (-).

Tipo de cargo: Se debe seleccionar “No Independiente” o “Externo”.

Fecha inicial: Corresponde a la fecha en la que fue designado como miembro independiente de comité de auditoría.

Al dar clic en el botón Continuar aparece una ventana de confirmación en la cual se pregunta: “Está seguro de efectuar esta operación?”.

 

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La opción Aceptar graba la información en la base de datos de la Superintendencia Financiera de Colombia y genera un número de radicación tal como se explicó en el numeral 1 de este documento (Datos Básicos). La opción Cancelar permite verificar los datos e intentar de nuevo.

 

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Para adicionar otro registro se debe dar clic en Menú de datos básicos, de lo contrario clic en Salir.

 

 

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 37 de 2013 de la Superintendencia Financiera)

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)