CIRCULAR EXTERNA 40 DE 1997 

(Junio 27)

Con el propósito de sistematizar y mantener actualizada la información relacionada con afiliados y pensionados de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, este despacho estima conveniente adicionar la circular básica contable y financiera (Circ. Ext. 100/95), en el sentido de requerir la transmisión vía módem de las proformas F.6000-15 (formatos 203, 204 y 205); F.6000-16 (formato 206), y F.6000-17 (formato 207) que se adoptan mediante la presente circular, anexando para el efecto las páginas 88-1 a 88-8 del anexo 1 remisión de información.

Los formatos se deberán reportar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, con la información correspondiente al cierre del mes inmediatamente anterior.

Con el objeto de facilitar el envío de la información, las entidades transmitirán la información correspondiente a los meses de junio y julio vía módem, en calidad de prueba, durante los meses de julio y agosto del presente año. En el transcurso de estos últimos meses se pueden realizar todas las pruebas que se estimen convenientes, hasta que la transmisión y validación de la información se realice en forma correcta. A partir de la información correspondiente a septiembre del año en curso, sólo se dará por recibida la transmitida vía módem.

Sin embargo, durante el período de prueba señalado en el párrafo anterior, las entidades deberán remitir en papel la información correspondiente, adoptada mediante la presente circular.

Para la configuración del archivo a transmitir se deben tener en cuenta las especificaciones consignadas en el documento SB DS 003 versión 3.0.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Circular Externa 100 de 1995.

ANEXO I

Remisión de información

Página 88-1

TEMA: Transmisión vía módem de información sobre afiliados y pensionados

Nombre de proforma: Información estadística de afiliados y pensionados por invalidez, vejez y sobrevivencia

Número de proforma: F-6000-15

Número de formato: 203 Información estadística de afiliados invalidez, vejez y sobrevivencia

204 Información de afiliados - Caxdac

205 Información de pensionados

Objetivo: Contar con información apropiada para efectos estadísticos y evaluativos del comportamiento de la afiliación a las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida (formatos 203 y 205) Caja de auxilios y prestaciones de Acdac “Caxdac” (formatos 204 y 205)

Periodicidad: Mensual

Fecha de reporte: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes

Fecha de corte de la información: Cierre del mes inmediatamente anterior

Trámite: 773 correspondencia informativa

Documento técnico: SB DS 003 Versión 3.0

Tipo y número del informe: 22

Medio de envío: Módem

Dependencia usuaria: División análisis financiero y contable II de entidades administradoras de pensiones y cesantías

Instructivo:

Formato 203: información estadística de afiliados a invalidez, vejez y sobrevivencia

Unidad de captura 1

Columnas 1 a 6: Se registrará el número de afiliados, clasificándolos en trabajadores del sector público, sector privado e independientes (en los casos en que fuera legalmente viable) especificando el sexo.

Columna 7: Registra la sumatoria de los datos incluidos en las columnas 1 a 6:

Subcuenta 005: Total de afiliados al cierre del mes inmediatamente anterior: Registra el número de afiliados al último día del mes anterior.

Subcuenta 010: Nuevos afiliados en el mes: Registra el número de afiliaciones efectuadas durante el mes por la administradora, de personas que no están afiliadas a ninguna otra administradora del sistema general de pensiones (suma). Se entiende por afiliados al sistema general de pensiones, todas aquellas personas vinculadas a las entidades administradoras del mismo, independientemente del carácter obligatorio o voluntario de la afiliación. Para los efectos del presente formato, se tomará en cuenta que el número de afiliados registrado corresponderá a todas aquellas personas vinculadas a la administradora que diligencia el formato.

Subcuenta 015: Traslados recibidos de otras administradoras en el mes: Registra el número de afiliados recibidos de otras administradoras del sistema (suma).

Subcuenta 020: Traslados efectuados a otras administradoras en el mes: Registra el número de afiliados trasladados a otras administradoras del sistema (resta).

Subcuenta 025: Afiliados fallecidos en el mes: Registra el número de afiliados que fallecieron durante el mes (resta).

ANEXO I

Remisión de información

Página 88-2

Subcuenta 030: Afiliados que se pensionaron en el mes: Registra el número de afiliados que previo el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, se les ha resuelto catalogar como tal, y por lo tanto tienen derecho a la cancelación de las mesadas correspondientes a título de pensión (resta).

Subcuenta 035: Total afiliados al cierre del mes: Registra la sumatoria de las subcuentas 005, 010, 015, 020, 025 y 030. Adicionalmente, la subcuenta 035 deberá ser igual a la sumatoria de las subcuentas 005 y 010 de la U.C. 2.

Unidad de captura 2

Subcuenta 005: Afiliados cotizantes al cierre del mes: Registra tanto el número de trabajadores independientes como los trabajadores con vínculo laboral vigente, que al estar afiliados al régimen solidario de prima media con prestación definida, efectivamente realizaron su cotización mensual.

Subcuenta 010: Afiliados no cotizantes al cierre del mes: Registra el número de personas que están afiliadas al régimen solidario de prima media con prestación definida, pero que por alguna razón, no efectuaron su cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta la información estadística.

Unidad de captura 3

Subcuenta 005: Valor total mensual de cotizaciones: Es la sumatoria de las cotizaciones recibidas por invalidez, vejez y sobrevivencia al cierre del mes (cifras en millones de pesos).

Formato 204: información estadística de afiliados caja de auxilios y prestaciones de Acdac-Caxdac

Unidad de captura 1

Columnas 1 a 4: Se registrará el número de afiliados, clasificándolos en los diferentes regímenes que administra Caxdac, esto es, régimen de transición y régimen de pensiones especiales transitorias, especificando el sexo.

Columna 5: Registra la sumatoria de los datos incluidos en las columnas 1 a 4.

Subcuenta 005: Total de afiliados al cierre del mes inmediatamente anterior: Registra el número de afiliados al último día del mes anterior.

Subcuenta 010: Traslados efectuados a otras administradoras en el mes: Registra el número de afiliados trasladados a otras administradoras del sistema (resta).

Subcuenta 015: Afiliados que se pensionaron en el mes: Registra el número de afiliados que previo el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, se les ha resuelto catalogar como tal, y por lo tanto tienen derecho a la cancelación de las mesadas correspondientes a título de pensión (resta).

Subcuenta 020: Afiliados fallecidos en el mes: Registra el número de afiliados que fallecieron durante el mes (resta).

Subcuenta 025: Total Afiliados al cierre del mes: Registra la sumatoria de las subcuentas 005, 010, 015, y 020. Adicionalmente, la subcuenta 025 deberá ser igual a la sumatoria de las subcuentas 005 y 010 de la U.C. 2.

Unidad de captura 2

Subcuenta 005: Afiliados cotizantes al cierre del mes: Registra el número de aviadores civiles con vínculo laboral vigente, que al estar afiliados a Caxdac, por ellos se realizó la cotización mensual.

ANEXO I

Remisión de información

Página 88-3

Subcuenta 010: Afiliados no cotizantes al cierre del mes: Registra el número de aviadores civiles que están afiliados a Caxdac, pero que por alguna razón, por ellos no se efectuó la cotización obligatoria durante el mes para el cual se reporta la información estadística.

Unidad de captura 3

Subcuenta 005: Valor total mensual de cotizaciones: Es la sumatoria de las cotizaciones recibidas por los afiliados al régimen de transición y/o pensiones especiales transitorias durante el mes para el cual se reporta la información estadística. Dicha cifra incluye los cinco (5) puntos adicionales que deben aportar las empresas por concepto de los afiliados a Caxdac que pertenecen al régimen de pensiones especiales transitorias (cifras en millones de pesos).

Formato 205: información estadística de pensionados

Unidad de captura 1

Columnas 1 a 6: Se registrará el número de pensionados, clasificándolos por invalidez, vejez y sobrevivencia especificando el sexo.

Columna 7: Registra la sumatoria de los datos incluidos en las columnas 1 a 6.

Subcuenta 005: Pensionados al cierre del mes inmediatamente anterior: Registra el número de pensionados al último día del mes anterior.

Subcuenta 010: Pensiones reconocidas en el mes: Registra el número de pensiones reconocidas en el mes, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley por parte de los afiliados a quienes se ha resuelto catalogar como pensionados, y por lo tanto tienen derecho a la cancelación de las mesadas correspondientes a título de pensión (suma).

Subcuenta 015: Pensionados fallecidos en el mes: Registra el número de pensionados que fallecieron en el mes (resta).

Subcuenta 020: Pensiones de sobrevivencia reconocidas en el mes: Registra el número de pensiones de sobrevivencia originadas como consecuencia de la muerte de un pensionado por invalidez o por vejez (suma).

Subcuenta 025: Pensiones de sobrevivencia que cesaron en el mes: Registra el número de pensiones de sobrevivencia que se dejan de cancelar por muerte o pérdida del derecho establecido por la ley (resta).

Unidad de captura 2

Subcuenta 005: Total pensionados: Registra el resultado de la sumatoria de las subcuentas 005, 010, 015, 020 y 025.

Unidad de captura 3

Subcuenta 005: Valor mensual de la mesada pensional: Es la sumatoria de las mesadas canceladas a todos los pensionados mensualmente (cifras en millones de pesos).

ANEXO I

Remisión de información

Página 88-5

TEMA: Afiliados

Nombre de proforma: Número de afiliados por invalidez, vejez y sobrevivencia

Número de proforma: F-6000-16

Número de formato: 206

Objetivo: Contar con información apropiada para efectos estadísticos y evaluativos del comportamiento de la afiliación a las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida

Periodicidad: Mensual

Fecha de reporte: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes

Fecha de corte de la información: Cierre del mes inmediatamente anterior

Trámite: 773 Correspondencia informativa

Documento técnico: SB DS 003 Versión 3.0

Tipo y número del informe: 22

Medio de envío: Módem

Dependencia usuaria: División análisis financiero y contable II de entidades administradoras de pensiones y cesantías.

Instructivo:

Formato 206: Número de afiliados por invalidez, vejez y sobrevivencia

Unidad de captura 1

Columnas 1 a 14: Dependiendo del rango de edad, en cada subcuenta (de la 005 a la 090) se registrará en la columna respectiva el número de afiliados según el sexo y el rango de salarios mínimos devengados.

Columna 15: Registrará la sumatoria de las columnas 1 a 14 de cada una de las subcuentas.

Columnas 16 y 17: Se registrará en cada subcuenta (de la 005 a la 090) y en cada columna el número de afiliados clasificándolos en trabajadores dependientes o independientes. La sumatoria de las columnas 16 y 17 deberá ser igual a la columna 15. Estas columnas no deberán ser diligenciadas por la caja de auxilios y de prestaciones de Acdac “Caxdac”.

Columnas 18 a 20: Dependiendo del origen de afiliación, en cada subcuenta (de la 005 a la 090) se reportará en cada columna, el número de afiliados. En la columna 18 se presentará el número de afiliaciones realizadas durante el mes respectivo provenientes de las cajas del orden, tanto nacional como territorial. En la columna 19 se presentará el número de afiliaciones realizadas durante el mismo mes provenientes de las administradoras del régimen de ahorro individual. En la columna 20 se registrará el número de afiliaciones durante el mes correspondiente a aquellas personas que no estaban afiliadas a ninguna otra administradora del sistema general de pensiones.

Subcuenta 999 Total: Sumatoria de las subcuentas 005 a 090.

ANEXO I

Remisión de información

Página 88-7

TEMA: Pensionados régimen de prima media

Nombre de proforma: Número de pensionados por invalidez, vejez y sobrevivencia

Número de proforma: F-6000-17

Número de formato: 207

Objetivo: Contar con información apropiada para efectos estadísticos y evaluativos del comportamiento de la afiliación a las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida

Periodicidad: Mensual

Fecha de reporte: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes

Fecha de corte de la información: Cierre del mes inmediatamente anterior

Trámite: 773 correspondencia informativa

Documento técnico: SB DS 003 Versión 3.0

Tipo y número del informe: 22

Medio de envío: Módem

Dependencia usuaria: División análisis financiero y contable II de entidades administradoras de pensiones y cesantías.

Instructivo:

Formato 207: Número de pensionados por invalidez, vejez y sobrevivencia

Unidad de captura 1

Columnas 1 a 14: Dependiendo del rango de edad, en cada subcuenta (de la 005 a la 090), y bajo la respectiva columna, se registrará el número de pensionados de acuerdo con el sexo y el rango de salarios mínimos a que corresponda el valor de la mesada pensional.

Columna 15: Registrará la sumatoria de las columnas 1 a 14 de cada una de las subcuentas.

Subcuenta 999 Total: Sumatoria de las subcuentas 005 a 090.

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