CIRCULAR EXTERNA 40 DE 2005 

(Octubre 27)

Ref.: Modificación al título I de la Circular Externa 7 de 1996.

El numeral 1º del artículo 113 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, establece que corresponde a la SBC determinar los requisitos que deben observar para su funcionamiento las entidades sometidas a vigilancia especial, con el fin de enervar en el menor tiempo posible, la situación que le ha dado origen.

En desarrollo de lo expuesto, este despacho considera necesario modificar los numerales 1.2 y 1.3 del capítulo IV, 2.4 del capítulo VI, 1.2 del capítulo VII y 1.5 del capítulo VIII de la Circular Externa 7 de 1996, en el sentido de establecer que tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas, para la difusión de sus campañas publicitarias no institucionales, para la adquisición y construcción de inmuebles u otros activos fijos y para actuar como representante de tenedores de bonos.

Lo anterior, en razón a que la determinación de las medidas a que deba someterse cada entidad vigilada, debe ser acorde con las circunstancias específicas que dieron origen a la adopción de la medida en cada caso en particular.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica para las entidades que se encuentran actualmente sometidas a cualquiera de las medidas enunciadas en precedencia y modifica los numerales 1.2 y 1.3 del capítulo IV, 2.4 literal b) del capítulo VI, 1.2 del capítulo VII y 1.5 del capítulo VIII de la Circular Externa 7 de 1996. Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO CUARTO-Régimen de oficinas

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1. Apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas

La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberá sujetarse a las siguientes directrices:

1.1. Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 92 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los directores y administradores tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento este que deberá fundamentarse en estudios técnicos de factibilidad.

Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.

1.2. Régimen de autorización general

Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente capítulo y de las casas de cambio, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la SBC, cuando reúnan los siguientes requisitos:

a) Cumplir con las obligaciones establecidas en el Decreto 2150 de 1995.

b) Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.

Prueba del cumplimiento de los requisitos anteriores deberá permanecer en la presidencia, o en la secretaría general de la entidad, o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta superintendencia.

Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta superintendencia con destino a la oficina de registro, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al hecho, debiendo remitirse al efecto copia del certificado del registro mercantil que acredite la apertura del nuevo establecimiento de comercio, o el traslado o cierre del existente.

1.3. Régimen de autorización individual

Las casas de cambio deben obtener de manera individual autorización de la Superintendencia Bancaria para la apertura o el traslado de sus oficinas.

Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.

a) Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga al menos, la siguiente información:

1. Exposición de las razones que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el órgano competente adoptó la decisión correspondiente.

2. Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia.

3. Participación de instituciones afines en el área de influencia proyectada.

TÍTULO I

CAPÍTULO SEXTO-Reglas relativas a la competencia y a la protección del consumidor

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terceros, o cualquier otro medio escrito u oral), orientadas a difundir los productos o servicios que estén facultadas para ofrecer las entidades vigiladas, ya sea de manera masiva o no, se entienden autorizadas siempre que durante su divulgación las entidades cumplan los siguientes requisitos:

1. No encontrarse la entidad en situación de quebranto patrimonial en los términos del artículo 457 del Código de Comercio, en concordancia con el literal g) del artículo 114 y la letra d) del numeral 5º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, ni sometida a vigilancia especial.

2. Estar cumpliendo la entidad con las disposiciones que le sean aplicables sobre capitales mínimos, y relaciones patrimoniales.

3. No haber sido la entidad o alguno de sus administradores sancionados por violación a normas legales o reglamentarias relacionadas con las campañas publicitarias adelantadas por la institución, durante los seis meses anteriores a la fecha de lanzamiento del programa respectivo.

En todo caso se entienden autorizadas las campañas no institucionales que hacen simple mención o referencia adicional al servicio, sin calificación o ponderación del mismo, e igualmente los avisos que se limiten a informar la apertura, traslado y cierre de oficinas, así como aquellas en los cuales se dé noticia del resultado de eventos para los que estén facultadas las entidades vigiladas, tales como sorteos, rifas, etc.

c) Publicidad de los intermediarios de seguros y reaseguros: Sin perjuicio del cumplimiento de los anteriores requisitos, los intermediarios de seguros y reaseguros deberán obtener previamente la autorización de la entidad aseguradora o capitalizadora cuando se adelante la publicidad de los productos que estas ofrezcan. Dicha autorización deberá adjuntarse a la información que deba ser remitida o mantenida a disposición de esta superintendencia, según el caso.

d) Verificación posterior: Las entidades vigiladas que promuevan sus campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la presidencia o secretaría general de la entidad o en el órgano que haga sus veces, a disposición de esta superintendencia, para que esta pueda ejercer el control correspondiente:

1. Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los períodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.

2. Comunicación suscrita por el presidente de la entidad o por cualquier otro directivo que ostente la representación legal de la misma, en la que claramente se pueda evidenciar que la institución verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias bajo el régimen de autorización general, y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio y de la entidad.

La Superintendencia Bancaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión.

2.4. Régimen de autorización individual

Las siguientes campañas publicitarias deberán obtener de manera individual y previa la autorización de la Superintendencia Bancaria, para su difusión al público:

a) Las que no reúnan los requisitos previstos para la aplicación del régimen de autorización general.

b) Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para la difusión de sus campañas publicitarias no institucionales.

Para obtener la autorización de esta entidad, deberá remitirse con antelación no menor a quince (15) días calendario 2 ejemplares que contengan los textos, imágenes y secuencias gráficas que llegarán al público —según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar—, los cuales, una vez obtenido la aprobación correspondiente, podrán utilizarse indistintamente a través de los diversos medios, sin necesidad de nueva autorización de la Superintendencia Bancaria, siempre que correspondan exactamente al proyecto autorizado.

2.5. Autorizaciones especiales

Las entidades vigiladas que por razón de su naturaleza jurídica se encuentren dentro del presupuesto de que trata el Decreto 2437 de 1974 deberán proceder de conformidad con el mismo, obteniendo adicionalmente autorización del Ministro de Comunicaciones para adelantar la campaña publicitaria.

TÍTULO I

CAPÍTULO SÉPTIMO-Bienes e inversiones de las entidades vigiladas

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1. Inversiones en bienes inmuebles y demás activos fijos

Las disposiciones legales que regulan la actividad de las instituciones financieras y entidades aseguradoras, las facultan para adquirir y mantener bienes raíces donde estén construidos o se vayan a construir los edificios necesarios para el acomodo de sus negocios. Así mismo, dichos bienes normalmente requieren de inversiones que tienen por finalidad procurar, según el caso, su construcción, remodelación, adecuación y dotación, aspectos todos estos enderezados a la mejor prestación de los servicios que conforman el objeto social de las entidades vigiladas.

Por lo anterior, teniendo en cuenta la importancia relativa que representan las inversiones arriba mencionadas frente a los activos fijos, así como la circunstancia de que, dada su particular naturaleza, las aludidas inversiones deben efectuarse exclusivamente con recursos pertenecientes al patrimonio de las instituciones vigiladas y no con los dineros recibidos de terceros en ejercicio de su actividad, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad financiera dentro de las normas legales vigentes, y prevenir situaciones que puedan derivar en prácticas no autorizadas o inseguras, deberán sujetarse tales operaciones a las siguientes condiciones:

1.1. Inversiones en mejoras

De acuerdo con lo previsto en el artículo 100 del Decreto 2150 de 1995, las entidades vigiladas se entienden autorizadas para realizar mejoras en inmuebles. En aquellos casos en los cuales el valor de la operación exceda el 50% del patrimonio técnico o cuando los activos de la entidad superen el 100% de dicho patrimonio, estas deberán remitir un informe junto con la remisión de los estados financieros correspondientes al período o períodos durante los cuales ocurrió el exceso.

1.2. Inversiones en adquisición y construcción de inmuebles y otros activos fijos

a) Régimen de autorización general

Las instituciones vigiladas se entienden autorizadas para efectuar inversiones en la construcción y adquisición de bienes inmuebles, así como en la adquisición de otros activos fijos, tanto operacionales como no operacionales, siempre que los mismos no superen en ningún momento el valor equivalente al 100% del patrimonio técnico de la respectiva institución, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.

Para efectos de lo anteriormente dispuesto, se computarán, los siguientes rubros del Plan Único de Cuentas:

1805Terrenos
1810Construcciones en curso
1815Edificios
1820Equipo, muebles y enseres de oficina
1825Equipo de computación
1830Vehículos
1835Equipo de movilización y maquinaria
1840Silos
1845Bodegas
1850Importaciones en curso
1855Semovientes
1865Bienes rurales
1895Depreciación y amortización acumulada, disminuida en los valores registrados de la cuenta 189548 a la cuenta 189560
1898Depreciación diferida
1899Provisión propiedades y equipo
1965Bienes de arte y cultura
1975Bienes entregados en comodato
199965Provisión bienes de arte y cultura

En todo caso, la Superintendencia Bancaria podrá en cualquier tiempo exigir a las entidades vigiladas, cuando lo considere necesario, que sometan al régimen de autorización previa todas las adquisiciones y construcciones de bienes inmuebles y otros activos fijos que pretendan realizar, por razón de su situación financiera, por el incumplimiento reiterado de disposiciones legales, o por otra circunstancia atendible.

b) Régimen de autorización previa

En cualquiera de los siguientes supuestos, se requerirá obtener la previa autorización de la Superintendencia Bancaria para efectuar adquisiciones o construcciones de inmuebles u otros activos fijos:

1. Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para adquirir o construir inmuebles u otros activos fijos.

TÍTULO I

CAPÍTULO SÉPTIMO-Bienes e inversiones de las entidades vigiladas

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2. En el evento en que alguna de las inversiones tenga un valor superior al veinte por ciento (20%) del monto correspondiente al capital pagado y reservas de la institución interesada en llevarla a cabo.

3. Cuando la operación se vaya a celebrar con miembros de junta directiva, otros administradores, el revisor fiscal, accionistas que posean el cinco por ciento (5%) o más del capital, así como con el cónyuge o con parientes de cualquiera de estos dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, o con sociedades vinculadas a la institución financiera o de las que sean socios las personas antes relacionadas, siempre que en este último caso posean, conjunta o separadamente más del veinte (20%) por ciento del capital.

4. Cuando se trate de inversiones en construcción de inmuebles, y en el proyecto correspondiente se prevea la posibilidad de enajenar a terceros alguna o algunas de las unidades resultantes.

5. Cuando la entidad no hubiere cumplido, durante los tres (3) meses anteriores al de la realización de la inversión proyectada, las disposiciones legales relativas a la relación de activos ponderados por nivel de riesgo frente a patrimonio técnico, capital mínimo, margen de endeudamiento, relación de inversiones en filiales y activos fijos a capital y reservas patrimoniales, relación entre mercancías depositadas con certificado de prenda y capital pagado y reserva legal y margen de solvencia según el caso.

6. Cuando la inversión se vaya a realizar en desarrollo de planes de modernización o programas de cambio de la imagen institucional con motivo de modificaciones en la razón social, o por razón de la fusión de entidades, o cualquiera otra, caso en el cual deberá someterse a la autorización de esta entidad la ejecución del programa en su totalidad, aun cuando su costo, a más de inversiones en activos operacionales y no operacionales, involucre otros gastos significativos.

1.3. Información a remitir

En el evento en que, de conformidad con lo establecido en esta circular, resulte necesario obtener la autorización previa de la Superintendencia Bancaria, las solicitudes respectivas deberán contener:

a) Razones que justifican la inversión proyectada;

b) Ubicación y/o descripción de los bienes objeto de la inversión;

c) Tratándose de construcciones se especificará el tipo de obras a adelantar, así como la fecha estimada de su iniciación y el tiempo previsto para su terminación;

d) Descripción y valor estimado de la inversión. Para el evento de adquisición de bienes deberá acompañarse copia del último avalúo comercial, practicado con antelación máxima de un (1) año contado desde la fecha de presentación de la solicitud;

e) Indicación de la fuente de los recursos que se emplearán en su realización, la forma de pago y su financiación, si fuere el caso.

f) Firma del representante legal y número del acta de junta directiva o del órgano competente en la cual conste la autorización para llevar a cabo la inversión propuesta.

2. Inversiones de capital

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 110, numeral 1º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero las entidades financieras y de capitalización solo pueden participar en el capital de otras sociedades cuando para el efecto hayan sido autorizadas por normas de carácter general. En consecuencia, para tales efectos deberán atenderá las siguientes instrucciones:

2.1. Inversiones en sociedades de servicios financieros

Solamente las entidades vigiladas que a continuación se indican se encuentran habilitadas por la ley para participar en el capital de sociedades de servicios financieros, según lo previsto en los artículos 15, 20, numeral 2º, 25, 28, literal a); 119, numeral 1º; 147 y 187, numeral 3º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero:

— Establecimientos bancarios

— Corporaciones de ahorro y vivienda

— Corporaciones financieras

— Compañías de financiamiento comercial

— Compañías de financiamiento comercial especializadas en leasing

— Organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero

— Sociedades fiduciarias (1)

— Compañías de seguros generales

— Compañías de seguros de vida

TÍTULO I

CAPÍTULO OCTAVO-Operaciones comunes a las entidades vigiladas

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a) Régimen de autorización general: se entienden autorizados para actuar como representantes de los tenedores de bonos, las sociedades fiduciarias y corporaciones financieras en las que observen las siguientes condiciones:

1. Tener tal actividad prevista de manera expresa en el objeto de la sociedad.

2. No encontrarse la entidad en ninguna de las circunstancias de incompatibilidad de las que trata el artículo 150, numeral 2º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

3. Acreditar la existencia de una infraestructura técnica especializada en la evaluación de inversiones, lo cual presupone que la sociedad cuente con una o más dependencias o áreas especializadas en la evaluación de inversiones, calificación de riesgos, plantación económica e investigación, que además se encargue de reunir, archivar y mantener actualizada información acerca de la economía en general y de cada sector o industria en particular, y un área que brinde el apoyo jurídico necesario para cumplir con la obligación de velar adecuadamente por los derechos y la defensa de los intereses comunes de los tenedores de bonos. Estas funciones pueden asignarse a una o varias de las dependencias o áreas que conforman la estructura orgánica de la entidad, las cuales, en todo caso, deben contar con adecuados desarrollos tecnológicos;

4. Contar con procedimientos de control interno específicos para el desarrollo de las labores que específicamente adelante como representante de los tenedores de bonos;

5. Contar con objetivos concretos en el desarrollo de la actividad de representación de tenedores de bonos;

6. Tener un plan de organización que brinde una adecuada separación o división funcional de las actividades a desarrollar por cada uno de los funcionarios comprometidos en el cumplimiento de tal gestión, al igual que una asignación de las responsabilidades funcionales;

7. Determinación de las prácticas que en cumplimiento de sus funciones debe observar la dependencia o área a través de la cual se llevará a cabo la actividad de representación;

8. Establecer la existencia de una auditoría interna, cuyas funciones deberán estar claramente establecidas;

9. Determinación de las reglas encaminadas a evitar la configuración de conflictos de interés durante el tiempo en que habrá de actuar la sociedad como representante de tenedores de bonos;

10. Determinación de las características de habilidad, experiencia, y capacidad que se requerirá en los funcionarios que se vinculen con las funciones que se desarrolle como representante de los tenedores de bonos, para cumplir en forma eficiente con los procedimientos de control interno que se establezcan;

Cuando las sociedades en las que concurran las condiciones para ser consideradas dentro del régimen de autorización general, acepten la designación que se les haga como representante de tenedores de bonos, deberán informar por escrito a la Superintendencia Bancaria antes de que se efectúe la correspondiente inscripción en el registro de valores, acompañando copia del acta de la junta directiva de la entidad en la cual conste que dicho órgano ha verificado el cumplimiento de los requisitos descritos.

En caso de que la Superintendencia Bancaria verifique que la sociedad no cumple los requisitos antedichos, ordenará que se someta al régimen de autorización individual y que se suspendan las actividades realizadas como representante de los tenedores de bonos.

b) Régimen de autorización individual: Las sociedades que no reúnan los requisitos señalados en el literal anterior, deben obtener de manera individual y previa la autorización de la Superintendencia Bancaria, en todos los casos en los cuales sean designadas para actuar como representante de tenedores de bonos.

Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, la SBC determinará, en cada caso, si requerirán obtener de manera individual y previa autorización para actuar como representante de tenedores de bonos.

1.6. Régimen aplicable a la emisión de bonos de las corporaciones financieras

La emisión de bonos por parte de las corporaciones financieras se encuentra prevista como operación autorizada por la letra b) del artículo 13 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y podrá desarrollarse con sujeción a los términos prescritos en el artículo 133 del estatuto mencionado.

Debe entenderse que la emisión de títulos de deuda colectiva autorizada a las corporaciones financieras bajo la denominación de bonos de garantía general, involucra un negocio jurídico subyacente que se identifica con el previsto en el artículo 752 del Código de Comercio, desarrollado por el artículo 28 del Decreto-Ley 1026 de 1990 y el artículo 1.2.4.4 de la Resolución 400 de 1995, expedida por la Sala General de la Superintendencia de Valores, bajo la restricción de tratarse de una deuda que debe contar con el patrimonio de la entidad como garantía de la deuda —esto es, ser de garantía general—.

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