CIRCULAR EXTERNA 40 DE 2006 

(Septiembre 7)

Asunto: Información financiera de recaudos del Fosyga por fuentes diferentes a la compensación. Información de giros de la subcuenta de solidaridad para el régimen subsidiado.

Marco jurídico

La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en la Ley 100 de 1993, la Ley 715 de 2001 y el Decreto 1259 de 1994, y considerando:

• Que, corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control sobre la generación, flujo y aplicación de los recursos públicos destinados a la prestación de servicio público esencial de seguridad social en salud (1) .

• Dentro de los responsables del flujo de recursos de la salud vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentran las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las cajas de compensación familiar que no administren el régimen subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

• Que para el ejercicio de la inspección, vigilancia y control, la Superintendencia Nacional de Salud tiene la a función de instruir a los vigilados sobre la manera como deben cumplir con las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le competen y señalar los procedimientos para su cabal aplicación. Esta función incluye la tarea de impartir instrucciones relacionadas con el envío de información a la superintendencia, siguiendo las especificaciones y contenidos requeridos (2) .

• Que, con objeto de hacer más eficaz su función, la Superintendencia Nacional de Salud viene desarrollando un sistema tecnológico que busca optimizar la calidad de la información y facilitar su administración para fines de control, lo que exige actualizar la forma como se viene recibiendo la información por parte de los vigilados.

• Con fundamento en lo antes expuesto, este despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de información a la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los vigilados destinatarios de la presente circular:

1. Datos a reportar.

La información solicitada en la presente circular está descrita en el anexo técnico adjunto, que contiene ocho (8) archivos relacionados a continuación:

Entidad reportanteNombre del archivoDescripción
Compañías de seguros autorizadas para operar el ramo SOATNit01.txtDatos generales
Nit02.txtInformación sobre expedición mensual de pólizas por tipo de vehículo y cilindraje y duración de las pólizas
Nit03.txtInformación de cuentas por pagar a instituciones prestadoras de servicios de salud por concepto de SOAT
IndumilNit04.txtInformación mensual por municipio sobre ventas de municiones y explosivos y cantidad de salvoconductos expedidos
Cajas de compensación familiar que no administran régimen subsidiadoNit05.txtDatos generales
Nit06.txtInformación mensual sobre ingresos por aportes del 4% del subsidio familiar y transferencias a la subcuenta de solidaridad del Fosyga
Administrador del FosygaNit07.txtInformación sobre recaudos del Fosyga por concepto de aportes del SOAT, cajas de compensación familiar que no administran régimen subsidiado, Indumil y regímenes de excepción
Nit08.txtInformación de giros de la subcuenta de solidaridad para cofinanciar la afiliación al régimen subsidiado

2. Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud por la remisión de información.

Siguiendo la estructura de archivos descrita en el anexo técnico, la información objeto de la presente circular debe ser reportada por las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las cajas de compensación familiar que no administren el régimen subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía Fosyga.

En ningún caso podrán modificarse la estructura de los archivos planos y las tablas de referencia contenidos en el anexo técnico, los cuales son parte integral de la presente circular.

Se considerará como no presentada a la Superintendencia Nacional de Salud, la información que se remita de manera incompleta, la que se reporte en forma distinta a lo dispuesto en esta circular y aquella enviada que no pueda ser procesada por el sistema debido a errores imputables a los responsables de rendir la información.

3. Forma de envío de la información.

La información requerida en la presente circular debe reportarse en archivo plano validado, firmado digitalmente y enviado a través del sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud (www.supersalud.gov.co ) en el enlace “recepción datos de vigilados”. La información debe cumplir totalmente con la estructura y características que se describen en el anexo técnico.

4. Plazo para el envío de la información.

Las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las cajas de compensación familiar que no administren el régimen subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, diligenciarán la información requerida en esta circular y la remitirán de manera oportuna, veraz, confiable y razonable a la Superintendencia Nacional de Salud, atendiendo las fechas que se detallan en el siguiente cronograma:

Período de corteFecha límite de presentación
A 31 de diciembre20 de enero
A 31 de marzo20 de abril
A 30 de junio20 de julio
A 30 de septiembre20 de octubre

El primer envío de información deberá hacerse a más tardar el día veinte (20) de enero del año dos mil siete (2007), con corte de la información al treinta y uno (31) de diciembre del año dos mil seis (2006).

5. Seguridad legal y técnica de la información.

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado de la información (repudiación), la Superintendencia Nacional de Salud inició la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, atendiendo la normatividad contenida en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

En particular, se busca, entre otros objetos, reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica de la información, dado su valor probatorio.

Con ese objetivo, los archivos reportados a la superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal.

En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una organización debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, para actuar como entidad de certificación abierta.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características de la solución que brinde la entidad certificadora y los requisitos que la superintendencia determine. Esta obligación será efectiva a partir del primer envío de información.

6. Sanciones.

El incumplimiento de las instrucciones contenidas en la presente circular impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud, dará lugar, previa solicitud de explicaciones, a la imposición de las sanciones previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

7. Vigencia.

La presente circular externa deroga la Circular Externa 67 del 30 de abril de 1998, sustituye el requerimiento 2040-2-12 del 30 de enero de 2004 y rige a partir de la fecha de su publicación el Diario Oficial.

ANEXO TÉCNICO

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular Externa 42 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

El presente documento técnico define la estructura como debe ser reportada la información requerida por la Superintendencia Nacional de Salud, por parte de las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, las cajas de compensación familiar que no administren el régimen subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

1. Identificación de los archivos.

Los nombres de los archivos deben conformarse así:

• Identificación de la entidad (NIT) con dígito de verificación sin separación.

• Tipo de archivo (dos posiciones) de acuerdo con la numeración dada en este anexo.

Estos componentes deben estar unidos, sin carácter de separación, y en el orden mencionado así: Nitdd. txt

2. Descripción de los archivos.

ARCHIVO TIPO 1

Compañías de seguros autorizadas para operar el ramo SOAT

Datos generales

Nombre: Nit01.txt

Periodicidad: Este archivo debe enviarse con corte trimestral.

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,).

CampoVariableDescripciónLongitud máximaValores
permitidos
1NITNúmero del NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
4Tipo de archivoEscriba 12Alfanumérico
5Representante legalNombre del representante legal60Alfanumérico
6Identificación del representanteNúmero de documentos de identificación del representante legal16Alfanumérico
7DirecciónDirección de la entidad reportante40Alfanumérico
8Código departamentoCódigo del departamento del domicilio de la entidad reportante2Tabla de división político - administrativa del DANE
9Código municipioCódigo del municipio del domicilio de la entidad reportante5Tabla de división político administrativa del DANE
10TeléfonoNúmero de teléfono de la entidad reportante10Alfanumérico
11FaxNúmero de fax10Alfanumérico
12Correo electrónicoDirección de correo electrónico (e-mail)50Alfanumérico

ARCHIVO TIPO 2

Compañías de seguros autorizados para operar el ramo SOAT

Información sobre expedición mensual de pólizas SOAT por tipo de vehículo y cilindraje y duración de las pólizas

Nombre: Nit02.txt

Periodicidad: Trimestral

• Estructura del archivo: archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaValores
permitidos
1NIT de la entidad reportanteNúmero del NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Alfanumérico
5Tipo de archivoEscriba 22Alfanumérico
6Mes del trimestreMes correspondiente de producción1Ver anexo tabla 2
7Número de códigoNúmero de código del tipo de vehículo y cilindraje2Ver anexo tabla 3
8Pólizas emitidasNúmero mensual de pólizas expedidas por tipo de vehículo y cilindraje, agrupadas por duración de las pólizas7Numérico
9DuraciónDuración de las pólizas expresada en número de días3Numérico

ARCHIVO TIPO 3

Compañías de seguros autorizadas para operar el ramo SOAT

Información de cuentas por pagar a instituciones prestadoras de servicios de salud por concepto de SOAT

Nombre: Nit03.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en miles de pesos, sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1NITNúmero del NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Alfanumérico
5Tipo de archivoEscriba 32Alfanumérico
6NITNúmero de NIT de la IPS acreedora16Alfanumérico
7Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
8Saldo a fin del trimestreValor del saldo de la cuenta por pagar a la fecha de corte15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
9No vencidasSaldo de la cuenta por pagar que no se encuentra vencido15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
10Vencidas de 31 a 60Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre 31 y 60 días15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
11Vencidas de 61 a 90Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre 61 y 90 días15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
12Vencidas de 91 a 180Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre 91 y 180 días15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
13Vencidas de 181 a 360Saldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida entre 181 y 360 días15Numérico
Reportar cero si no hay saldo
14Vencidas a más de 360 díasSaldo de la cuenta por pagar que se encuentra vencida de más de 360 días15Numérico
Reportar cero si no hay saldo

ARCHIVO TIPO 4

Información mensual por municipio sobre ventas de municiones y explosivos y cantidad de salvoconductos expedidos

Nombre: Nit04.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Numérico
5Tipo de archivoEscriba 42Alfanumérico
6Mes del trimestreMes correspondiente al trimestre1Ver anexo tabla 2
7MunicipioCódigo del municipio5Tabla de división político - administrativa del DANE
8DepartamentoCódigo del departamento2Tabla de división político - administrativa del DANE
9Valor venta total por municionesValor total mensual de ventas de municiones y explosivos por municipio15Numérico
10Cantidad de salvoconductos expedidos y renovadosCantidad mensual de salvoconductos expedidos y renovados por municipio15Numérico

ARCHIVO TIPO 5

Cajas de compensación familiar que no administran régimen subsidiado

Datos generales

Nombre: Nit05.txt

Periodicidad: Este archivo debe enviarse con corte trimestral.

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,).

CampoVariableDescripciónLongitud máximaValores permitidos
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Tipo de archivoEscriba 52Alfanumérico
4Representante legalNombre del representante legal60Alfanumérico
5Identificación del representanteNúmero de documento de identificación del representante legal16Alfanumérico
6DirecciónDirección de la entidad reportante40Alfanumérico
7Código del departamentoCódigo del departamento del domicilio de la entidad reportante2Tabla de división político - administrativa del DANE
8Código del municipioCódigo del municipio del domicilio de la entidad reportante5Tabla de división político - administrativa del DANE
9TeléfonoNúmero de teléfono de la entidad reportante10Alfanumérico
10FaxNúmero de fax10Alfanumérico
11Correo electrónicoDirección de correo electrónico (e-mail)50Alfanumérico

ARCHIVO TIPO 6

Cajas de compensación familiar que no administran régimen subsidiado

Información mensual sobre ingresos por aportes del 4% del subsidio familiar y transferencias a la subcuenta de solidaridad del Fosyga

Nombre: Nit06.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter coma (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1NITNúmero de NIT de la empresa reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Numérico
5Tipo de archivoEscriba 62Alfanumérico
6Mes del trimestreMes correspondiente del trimestre1Ver anexo tabla 2
7Valor ingresosValor mensual de los ingresos por aportes de empresas afiliadas - cuenta 410505 (4% del subsidio familiar)15Numérico
8Valor transferencias a FosygaValor mensual causado por concepto de transferencias a salud régimen subsidiado - cuenta 521005 (5% ó 10% del recaudo del subsidio familiar)15Numérico
9Saldo por pagar a fin de mesSaldo por pagar a fin de mes —Fondo de Solidaridad y Garantía— cuenta aplicación 28521515Numérico

ARCHIVO TIPO 7

Administrador del Fosyga

Información sobre recaudos del Fosyga por concepto de aportes del SOAT, cajas de compensación familiar que no administran régimen subsidiado, Indumil y regímenes de excepción

Nombre: Nit07.txt

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter como (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1NITNúmero de NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Numérico
5Tipo de archivoEscriba 72Alfanumérico
6NIT entidad que giraNúmero de NIT de la entidad que giró los recursos al Fosyga16Numérico
7Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
8Concepto recaudoConcepto por el cual se recaudaron los recursos2Ver anexo tabla 4
9Valor del recaudoValor del recaudo20Numérico
10FechaFecha del recaudo10Formato dd/mm/aaaa

ARCHIVO TIPO 8

Administrador del Fosyga

Información de giros de la subcuenta de solidaridad para cofinanciar la afiliación al régimen subsidiado

Nombre: NIT8

Periodicidad: Trimestral

Estructura del archivo:

• Archivo plano, campos separados por el carácter como (,), valores en pesos sin decimales.

CampoDatoDescripciónLongitud máximaRegistro permitido
1NITNúmero de NIT de la entidad reportante16Numérico
2Dígito de verificaciónDígito de verificación del NIT1Numérico
3Período de cortePeríodo de corte para la presentación de la información2Ver anexo tabla 1
4AñoAño de corte para la presentación4Numérico
5Tipo de archivoEscriba 82Alfanumérico
7Código departamentoCódigo del departamento2Tabla de división político - administrativa del DANE
8Código del municipioCódigo del municipio5Tabla de división política - administrativa del DANE
6Vigencia fiscalAño de la vigencia fiscal4Numérico
7PeríodoAño del período por el cual se efectúa el giro4Numérico
8Fecha de giroLa fecha en la que se hizo el giro10Formato
dd/mm/aaa
9Monto giradoValor del giro15Numérico
10Acto administrativoNombre, número y año del acto administrativo mediante el cual se asignaron los recursos40Alfanumérico
11Concepto del giroConcepto por el cual se giran los recursos40Alfanumérico
12Número de la operaciónNúmero de la operación mediante la cual se realizó el giro de los recursos40Alfanumérico

ANEXO

Tablas de referencia

Tabla 1. Período de Corte

Período de corteCódigo
Marzo 3140
Junio 3041
Septiembre 3042
Diciembre 3043

Tabla 2. Mes del trimestre

Mes del trimestreCódigoDescripción
Mes 1 del trimestre1Primer mes del trimestre
Mes 2 del trimestre2Segundo mes del trimestre
Mes 3 del trimestre3Tercer mes del trimestre

Tabla 3. Código tipo de servicio y cilindraje

Tipo de vehículoCódigoCilindraje
Motos11Menos de 99
12100-200
13Más de 200
Camperos 0 a 9 años21Menos de 1500
221500 - 2500
23Más de 2500
Camperos de 10 años o más21Menos de 1500
221500-2500
23Más de 2500
Carga o mixto31Menos de 5
325-14-99
33Más de 15
Oficiales especiales, ambulancias41Menos de 1500
421500-2500
43Más de 2500
Familiares 0 a 9 años51Menos de 1500
521500-2500
53Más de 2500
Capacidad 6 ó más 0 a 9 años61Hasta 2499
62Más de 2499
Capacidad 6 ó más 10 años ó más61Hasta 2499
62Más de 2499
Negocio y enseñanza 0 a 9 años71Menos de 1500
721500-2500
73Más de 2500
Negocio y enseñanza 10 ó más años71Menos de 1500
721500-2500
73Más de 2500
Buses y busetas, serv. público intermunicipal81Todos
91Menos de 10
9210 ó más

Tabla 4. Concepto de recaudo

Descripción de la tablaCódigoDescripción
Concepto del recaudo1Participación del 5% ó del 10% de los aportes del subsidio familiar de las CCF
2Impuesto a las armas
3Impuesto a municiones y explosivos
4Aportes régimen de excepción
5Contribución del 50% del SOAT
6Transferencia del 20% del SOAT

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Circular Externa 42 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a las compañías de seguros que operen el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, la Industria Militar, Indumil, cajas de compensación familiar que no administren el régimen subsidiado y el administrador del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

(1) Artículos 4º y 5º del Decreto 1259 de 1994 y artículo 57 de la Ley 715 de 2001.

(2) Artículos 57 y 68, Ley 715 de 2001, artículo 7º, Decreto 1259 de 1994.

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