CIRCULAR EXTERNA 40 DE 2006 

(Diciembre 22)

Ref.: Instrucciones relativas a la remisión y revelación de información de los fondos de pensiones voluntarias.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2006 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Modificada en lo pertinente Circular Externa 42 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Este despacho en uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren los numerales 9º y 14 del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, el artículo 95, los literales a) y b) del numeral 3º, del artículo 326 y el numeral 5º del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero considera necesario introducir algunas modificaciones a los capítulos VIII y XII de la circular básica contable y financiera y a los capítulos sexto del título primero y séptimo del título cuarto de la circular básica jurídica, con el propósito de impartir las siguientes instrucciones relacionadas con la remisión y revelación de información de los fondos de pensiones voluntarias administrados por sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguros:

1. Transmisión de información sobre portafolios de inversión y que conforman los fondos de pensiones voluntarias.

Cuando los fondos de pensiones voluntarias administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguros estén conformados por más de un portafolio de inversión (esquema de multiportafolios), además de transmitirse diariamente a la Superintendencia Financiera la información relacionada con el fondo, deberá hacerse la transmisión diaria de la información relacionada con cada uno de los portafolios que componen el fondo de pensiones voluntarias. Con este objeto se adicionan los numerales 1.2, 1.3 y 1.7 del capítulo VIII de la circular básica contable y financiera, relativo a los estados financieros intermedios, y se introduce el numeral 1.4 al capítulo XII de esa misma circular, sobre entidades administradoras de pensiones y de cesantías.

Para realizar la transmisión a que se refiere el párrafo anterior cada administradora informará previamente a la subdirección de sistemas de información de esta superintendencia la codificación de las mencionadas alternativas, a través del formato “Reporte codificación fideicomisos” emitido mediante la Circular Externa 42 de 2004.

Con el objeto de facilitar la gestión de consolidación, publicación y supervisión de la información transmitida por cada uno de los portafolios de inversión, en la actualización de novedades o inscripción de las mismas referida en el párrafo anterior, el nombre de la alternativa o portafolio estará seguido de la denominación abreviada del fondo de pensiones voluntarias cuya constitución fue autorizada por esta superintendencia.

Es de advertir, que es de absoluta responsabilidad de la entidad administradora que las cifras transmitidas por alternativa o portafolio, una vez consolidadas, correspondan a los valores registrados en los libros oficiales de contabilidad del fondo de pensiones voluntarias.

La transmisión de información sobre portafolios de inversión que conforman los fondos de pensiones voluntarias conforme a lo establecido por la presente circular deberá realizarse a partir del 1º de julio de 2007.

En todo caso, a partir del 1º de abril de 2007 se harán transmisiones de pruebas conforme al siguiente cronograma:

Nº grupo de transmisiónTipo de entidadPeríodo de pruebasFecha de corte primera transmisiónFecha límite de transmisión inicial
1Sociedades administradoras de pensiones y cesantías.1º de abril al 30 de junio de 200730 de junio de 20071º de julio de 2007
2Sociedades fiduciarias.1º de mayo a 30 de junio de 200730 de junio de 20071º de julio de 2007
3Compañías de seguros15 de mayo a 30 de junio de 200730 de junio de 20071º de julio de 2007

Las transmisiones efectuadas en el período de pruebas comprendido entre el 1º de abril y el 30 de mayo de 2007 deberán efectuarse sin el proceso de firma digital. Las transmisiones efectuadas a partir del 1º de junio de 2007 deberán efectuarse con el proceso de firma digital.

2. Revelación de información sobre los fondos de pensiones voluntarias.

Comoquiera que de conformidad con lo establecido por el numeral 1º del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero “las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas”, se modifica el capítulo séptimo del título cuarto de la circular básica jurídica contentivo de las “Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias” introduciendo el numeral 3º relativo a las disposiciones aplicables sobre revelación de información a partícipes y patrocinadores de los fondos de pensiones voluntarias y con las instrucciones que sobre ficha técnica y extractos de cuenta deben cumplir las sociedades administradoras.

2.1. Ficha técnica.

La presente modificación tiene como propósito desarrollar mecanismos especiales de revelación de información al público en relación con los fondos de pensiones voluntarias y los portafolios de inversión que componen dichos fondos.

Para tal fin, se ha diseñado una ficha técnica que contiene la información básica de los fondos, de las condiciones generales a las que están sujetos los partícipes o patrocinadores y del componente financiero de los mismos. Dicha información debe corresponder de manera exacta al modelo diseñado para tal fin y se debe diligenciar de acuerdo con los requerimientos mínimos de información allí señalados.

Cada ficha técnica debe actualizarse en forma mensual dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa, publicarse en la página web de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura. Así mismo, deberá ser remitida a todos los partícipes del fondo cada seis meses, con la información correspondiente a los cortes de 30 de junio y 31 de diciembre, dentro del mes siguiente al corte que se informa.

2.2. Extractos de cuenta.

Con el objeto de asegurar el contenido mínimo de los extractos que se envían a los partícipes de los fondos, se ha diseñado un formato que contiene la información mínima y las características de la misma, el cual debe enviarse a los partícipes de los fondos de pensiones voluntarias en forma mensual dentro de los 8 días siguientes a la fecha de corte que se está informando.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica para los estados financieros de los fondos de pensiones voluntarias y los formatos de remisión de información y modifica las instrucciones de la proforma F.0000-101, formatos 312, 313, 314 y los capítulos VIII y XII de la Circular Externa 100 de 1995 y el capítulo IV de la Circular Externa 7 de 1996.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y entidades aseguradoras.

CAPÍTULO VIII-Estados financieros intermedios

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CAPÍTULO VIII

Estados financieros intermedios

De conformidad con el artículo 26 del Decreto 2649 de 1993, los estados financieros de períodos intermedios han sido definidos como “los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen métodos alternos, se deben observar los mismos principios que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre de ejercicio”.

1. Períodos de presentación.

Las entidades vigiladas deben transmitir a la Superintendencia Bancaria de Colombia, SBC, vía RDSI o RAS, dentro del término establecido para cada tipo de entidad, los estados financieros intermedios según la codificación establecida en el plan de cuentas respectivo, atendiendo las instrucciones impartidas en el documento técnico SB-DS-003.

Para aquellos casos en los cuales la fecha límite para la transmisión de estados financieros coincida con un día no hábil, el plazo de transmisión finaliza el día hábil siguiente.

1.1. Establecimientos de crédito y sociedades de servicios financieros.

Los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros deben transmitir mensualmente, el balance general y el estado de resultados, dentro de los diez (10) primeros días corrientes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo, según la codificación, que se establece en el Plan Único de Cuentas para el Sistema Financiero, PUC.

1.2. Sociedades fiduciarias.

Las sociedades fiduciarias deben transmitir:

— Diariamente, los estados financieros del fondo común ordinario y de los fondos comunes especiales, de conformidad con la codificación señalada para la clase 7 del PUC para el sistema financiero, y los estados financieros de los fondos de pensiones voluntarias de acuerdo con la codificación del plan de cuentas para fondos de pensiones, dentro del día hábil siguiente al respectivo corte.

Cuando los fondos de pensiones voluntarias que administran las sociedades fiduciarias estén compuestos por más de un portafolio de inversión (esquema de multiportafolios), además de transmitir la información del fondo de pensiones voluntarias, la transmisión debe efectuarse por cada uno de los citados portafolios de inversión. En todo caso, las cifras transmitidas por alternativa o portafolio, una vez consolidadas, siempre deben corresponder a los valores registrados en los libros oficiales de contabilidad del fondo de pensiones voluntarias del cual hacen parte dichas alternativas o portafolios.

— Mensualmente, la información correspondiente a los estados financieros de los encargos fiduciarios o patrimonios autónomos de pasivos pensionales de que trata el Decreto 810 de 1998 y las leyes 549 y 550 de 1999, de conformidad con la codificación del plan de cuentas para fondos de pensiones, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al respectivo corte.

— Trimestralmente, los códigos de la clase 7 del PUC para el sistema financiero, indicados en el formato 169 (proforma F.7000-05) del anexo I “Remisión de información”, de todos los negocios fiduciarios que administren, constituidos bajo la modalidad de encargo fiduciario, fiducia mercantil o fiducia pública, dentro de los términos establecidos para los estados financieros de la sociedad fiduciaria para el respectivo corte, con excepción de los fideicomisos cuya transmisión se debe efectuar de forma diaria o mensual.

1.3. Entidades aseguradoras, sociedades reaseguradoras y sociedades de capitalización.

Las entidades aseguradoras, sociedades reaseguradoras y sociedades de capitalización, deben transmitir:

— Diariamente, los estados financieros de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez (fondo de pensiones voluntarias) que administren, de conformidad con la codificación del plan de cuentas para fondos de pensiones.

Cuando los fondos de pensiones voluntarias que administran las compañías aseguradoras estén compuestos por más de un portafolio de inversión (esquema de multiportafolios), además de transmitir la información del fondo de pensiones voluntarias, la transmisión debe efectuarse por cada uno de los citados portafolios de inversión. En todo caso, las cifras transmitidas por alternativa o portafolio, una vez consolidadas, siempre deben corresponder a los valores registrados en los libros oficiales de contabilidad del fondo de pensiones voluntarias del cual hacen parte dichas alternativas o portafolios.

CAPÍTULO VIII-Estados financieros intermedios

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— Trimestralmente, sus estados financieros según la codificación que se establece en el plan único de cuentas para el sector asegurador, dentro de los diez (10) primeros días corrientes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo.

1.4. Intermediarios de seguros y reaseguros.

Los intermediarios de seguros y de reaseguros deben transmitir semestralmente los estados financieros con corte a junio 30 de cada año, dentro de los treinta (30) días comunes siguientes al corte de cada balance, según la codificación que se establece en el plan único de cuentas para el sector asegurador.

1.5. Banco de la República.

El Banco de la República, debe transmitir los estados financieros intermedios a más tardar el último día hábil del mes siguiente, según la codificación que se establece en el plan único de cuentas para el Banco de la República.

1.6. Cooperativas financieras.

Las entidades cooperativas con actividad principal o especializada financiera deben transmitir el balance general y el estado de resultados, según la codificación que se establece en el PUC, en forma mensual, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte mensual respectivo.

1.7. Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, deben transmitir:

— Diariamente, los estados financieros de conformidad con la codificación del plan de cuentas para fondos de pensiones y plan de cuentas para fondos de cesantías.

Cuando los fondos de pensiones voluntarias que administran las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías estén compuestos por más de un portafolio de inversión (esquema de multiportafolios), además de transmitir la información del fondo de pensiones voluntarias, la transmisión debe efectuarse por cada uno de los citados portafolios de inversión. En todo caso, las cifras transmitidas por alternativa o portafolio, una vez consolidadas, siempre deben corresponder a los valores registrados en los libros oficiales de contabilidad del fondo de pensiones voluntarias del cual hacen parte dichas alternativas o portafolios.

— Mensualmente, la información correspondiente a los estados financieros de los patrimonios autónomos de pasivos pensionales de que trata el Decreto 810 de 1998 y las leyes 549 y 550 de 1999, de acuerdo con la codificación del plan de cuentas para fondos de pensiones, dentro de los cinco primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al corte respectivo. Para el efecto, deben utilizar el tipo de fideicomiso 6 —Fondos de pensiones, subtipo 3-Patrimonios autónomos— Pasivos pensionales, a que se refiere el documento técnico SB-DS-003; asignar el código consecutivo a cada patrimonio autónomo; informarlo a la división de operaciones y remitirlo con el tipo de informe 22.

1.8. Casas de cambio.

Las casas de cambio deben transmitir, en forma mensual, el balance general y el estado de resultados, dentro de los diez (10) primeros días corrientes del mes inmediatamente siguiente al del corte respectivo, según la codificación que se establece en el PUC.

2. Anexos y reportes periódicos.

Se debe reportar como anexo a los estados financieros intermedios, la información referida en el anexo I “Remisión de información” de esta circular.

3. Tasa de cambio aplicable para reexpresión de cifras en moneda extranjera.

Para efectos de la presentación de estados financieros intermedios, las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día hábil del mes y certificada por la SBC.

CAPÍTULO XII-Entidades administradoras de pensiones y de cesantía

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1.2.5. Cálculo de la rentabilidad obtenida por el fondo.

Esta rentabilidad debe ser reportada diariamente. Corresponde a la tasa interna de retorno en términos anuales, del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del fondo al inicio de operaciones del primer día de dicho período (VFCt-1) y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo y como egreso el valor del fondo al cierre del último día del período de cálculo (VFC).

Se entiende como “valor neto de los aportes diarios” el valor que resulte de deducir a los aportes y traslados recibidos, los traslados de aportes a otras administradoras u otros fondos de la misma administradora, las mesadas pensionales, los retiros de aportes diferentes a mesadas pensionales, las otras comisiones (diferentes a la de administración), los traslados a aseguradoras para rentas vitalicias, otros retiros y las anulaciones (valor del fondo al cierre del día t, menos valor del precierre del día t).

Durante los primeros meses de existencia de cada fondo, se debe entender por período de cálculo el lapso comprendido entre el día de inicio de operaciones y la fecha de corte.

1.3. Procedimientos específicos.

1.3.1. De anulación. Las sumas recibidas por operaciones de consignación de aportes se deben abonar en las respectivas cuentas de patrimonio y traducir a unidades de acuerdo con el valor de la unidad que rige para las operaciones ese día. En el caso en el cual deba anularse la operación, se retirarán del patrimonio las mismas unidades que ingresaron, teniendo en cuenta que los rendimientos devengados por el mayor valor de la unidad no pertenecen al afiliado y, por tanto, se repartirán entre todos los afiliados el día de la anulación como un mayor ingreso del fondo, tratándose de fondos de pensiones obligatorias y de cesantías. En el caso de los fondos de pensiones voluntarias, los rendimientos devengados por las operaciones anuladas se registran como una cuenta por pagar, la cual se cancela el día siguiente con abono a la cuenta de ingreso correspondiente.

1.3.2. De retiros.

1.3.2.1. Fondos de pensiones obligatorias y de cesantía. Las sumas que se paguen por concepto de retiros, sean estos definitivos, anticipados o traslados a otros fondos, solo se descuentan de las respectivas cuentas de patrimonio el día en que efectivamente se realicen los pagos. Esto quiere decir que el número de unidades del retiro se calcula con el valor de la unidad que rija para las operaciones del día de pago y no con el valor de la unidad que rija el día de la solicitud del respectivo retiro. Para estos efectos, se entiende como día de pago aquel en el cual se pongan a disposición del afiliado las sumas correspondientes al retiro respectivo.

1.3.2.2. Fondos de pensiones voluntarias. Los pagos por concepto de retiros de aportes, o traslados a otros fondos, deben efectuarse al valor de la unidad que rige para las operaciones del día en que se causen los mismos, con cargo a cuentas de patrimonio y abono a cuentas por pagar. En consecuencia, el pago efectivo del retiro debe efectuarse a más tardar el día siguiente al de su causación, sin perjuicio de la observancia de los plazos establecidos en el reglamento respectivo. Para el efecto, se entiende como pago efectivo el día en que se colocan los recursos a disposición del beneficiario.

1.4. Reporte de información multiportafolios.

Cuando los fondos de pensiones voluntarias estén compuestos por más de un o portafolio (esquema de multiportafolios), se deben también aplicar las instrucciones contenidas en los numerales 1.2 y 1.3 del presente capítulo para cada una de las citadas alternativas de inversión o portafolios que los conforman

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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Las reglas contenidas en el presente capítulo son aplicables a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, a las sociedades fiduciarias y a las compañías de seguros, que de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 168 del estatuto orgánico del sistema financiero se encuentran legalmente autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez.

1. Reglas sobre los planes de pensiones de jubilación e invalidez.

Los planes de pensiones de jubilación e invalidez son acuerdos por medio de los cuales a cambio de la obligación de contribuir a un fondo de pensiones de jubilación e invalidez se establece el derecho de las personas en cuyo favor se celebra, de percibir ciertas prestaciones, que pueden consistir en el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.

Conforme a lo establecido por el numeral 2º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, los planes de pensiones de jubilación e invalidez pueden ser de prestación definida, de contribución definida y mixtos; también abiertos e institucionales.

Son planes de prestación definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de las prestaciones a percibir por los beneficiarios; son planes de contribución definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de los aportes de las patrocinadoras y, en su caso, de los partícipes en el plan, y son planes mixtos aquellos cuyo objeto es simultáneamente la cuantía de las prestaciones y de los aportes.

Por otra parte, son planes abiertos aquellos a los cuales puede vincularse como partícipe cualquier persona natural que manifieste su voluntad de adherir al plan y planes institucionales aquellos en los cuales solo pueden ser partícipes los trabajadores o miembros de las entidades patrocinadoras; entendiendo por partícipes aquellas personas naturales en cuyo interés se crea el plan y por entidades patrocinadoras las empresas, sociedades, sindicatos, asociaciones o gremios que participan en la creación y desarrollo del plan. Así las cosas, todo plan de pensiones requiere de los partícipes en cuyo favor se celebra, motivo por el cual es conveniente aclarar que no pueden existir planes de pensiones sin partícipes.

1.1. Reglas sobre los planes institucionales y su autorización por parte de la Superintendencia Financiera.

1.1.1. Contenido de los planes institucionales.

De conformidad con lo establecido por el numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, en todo plan de pensiones de jubilación e invalidez deben estipularse:

a) Las condiciones de admisión de los partícipes:

Los planes de pensiones institucionales que se suscriban con las entidades patrocinadoras deberán indicar de manera clara y detallada las condiciones que deben cumplir los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora para ser partícipes. En ningún caso podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible; ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas ni aquellas que consistan tan solo en la posterior identificación por parte del patrocinador, en cualquier momento durante la ejecución del contrato, de los partícipes o beneficiarios del plan.

De esta manera, la estipulación de las condiciones de admisión de los partícipes debe permitir establecer desde un comienzo y durante la vigencia y ejecución del plan de pensiones, a favor de qué trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora se realizan los aportes. Para el efecto, en el plan de pensiones deberá establecerse la obligación a cargo de la entidad patrocinadora de suministrar a la administradora del fondo, al momento de su suscripción, el listado de los partícipes, esto es, de aquellas personas en cuyo interés se celebra, el cual deberá ser actualizado cada vez que se realice un aporte o se presente una novedad de ingreso o retiro de un nuevo partícipe. Las novedades de retiro deberán ser informadas a la sociedad administradora acompañadas de la justificación de las mismas.

b) El monto del aporte de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes:

Comoquiera que los aportes que en desarrollo del plan de pensiones haga la entidad patrocinadora estarán destinados al pago de las prestaciones previstas en el mismo, su valor deberá establecerse teniendo en cuenta si se trata de un plan de pensiones de prestación definida, de contribución definida o mixto.

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero: “Los planes de pensiones de jubilación e invalidez se establecerán mediante sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios”.

Por lo anterior, en los planes de prestación definida o mixtos deberá establecerse que cada aporte que realice la entidad patrocinadora deberá estar soportado en el cálculo actuarial correspondiente, que discriminará a cada uno de los partícipes debidamente identificados y en el que se especificarán por cada uno de ellos las condiciones que se tuvieron en cuenta para el cálculo.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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En los planes de pensiones de contribución definida deberá definirse desde el momento de la adhesión al plan por parte de la entidad patrocinadora la forma de establecer la contribución y la periodicidad de la misma a cargo de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes, de tal manera que en todo momento se pueda establecer de manera clara una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.

Cada vez que la entidad patrocinadora realice un aporte, el mismo debe ir acompañado del listado de que trata el literal anterior, identificando a los partícipes a favor de quienes se hace y el valor que corresponde a cada uno de ellos, el cual deberá abonarse en sus cuentas individuales.

En los planes institucionales podrán estipularse condiciones o requisitos para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por las entidades patrocinadoras en su favor. Estas deberán constar en documento adjunto al respectivo plan de pensiones desde el momento de su celebración y deberán ser informadas a los partícipes del mismo. En ningún momento podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible, ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas.

En todo caso, en la cuentas individuales y en el extracto de cuenta que se envíe al partícipe se deberán identificar aquellos aportes ya consolidados en su cabeza y aquellos que no se han consolidado por no haberse cumplido aún las condiciones establecidas en el plan. En relación con los últimos se deberá advertir al partícipe que mientras no se cumplan las condiciones previstas en el plan no habrá adquirido derecho alguno sobre los mismos y sobre sus rendimientos. De igual manera, deberá llevarse un control de las respectivas cuentas individuales y del cumplimiento de las condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por la entidad patrocinadora e informar al partícipe en el extracto de cuenta las condiciones cuyo cumplimiento está pendiente.

c) Las reglas para el cálculo de las prestaciones y, si estas son reajustables, los mecanismos de reajuste:

Todo plan de pensiones debe indicar expresamente cuáles son las prestaciones a cambio de las cuales se hacen los aportes al fondo de pensiones de jubilación e invalidez, especificando si estas consisten en el pago de un capital, en una renta temporal o en una renta vitalicia, y la forma cómo se establecen los beneficiarios de las mismas.

De igual manera, el plan de pensiones debe contener las reglas para el cálculo de cada una de las prestaciones que se contemplen en el mismo, las cuales deben estar soportadas en la nota técnica que respalde el respectivo plan de pensiones, tomando en consideración las tablas de mortalidad previstas en la Resolución 585 del 11 de abril de 1994 expedida por la anterior Superintendencia Bancaria.

d) Las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe:

La definición de las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe debe ser realizada de manera clara y detallada en el plan de pensiones y debe ir acompañada de la determinación de las consecuencias que se deriven de su ocurrencia en relación con el trabajador o miembro de la entidad patrocinadora, con esta y con los recursos aportados a favor de aquel y sus rendimientos.

e) Los derechos del partícipe en caso de retiro del plan antes del cumplimiento de las condiciones previstas para tener derecho a las prestaciones establecidas en el mismo.

f) Los demás derechos y obligaciones de los partícipes:

Dentro de los derechos de los partícipes, el plan de pensiones debe establecer expresamente las condiciones o requisitos para que estos tengan derecho a las prestaciones previstas en el mismo, esto es, para obtener el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.

g) Las reglas para trasladar los derechos consolidados del partícipe a otro plan.

h) El fondo de pensiones a través del cual se desarrollará el plan de pensiones:

Debe indicarse que adjunto al plan se incluirá una copia del reglamento del fondo.

i) Las causas de terminación del plan y las reglas para su liquidación:

Dentro de las reglas aplicables a la liquidación del plan de pensiones como consecuencia de su terminación, deberá establecerse el procedimiento a seguir en relación con los aportes realizados a favor de los partícipes.

j) Las reglas para modificar el plan:

Dentro de las reglas debe incluirse que cualquier modificación al plan debe ser autorizada previamente por la Superintendencia Financiera de Colombia.

k) Adicionalmente, y conforme a lo establecido por el literal k) del numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, los planes de pensiones institucionales deberán:

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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1. Establecer expresamente si se trata de un plan de prestación definida, de contribución definida o mixto.

2. Enumerar los derechos y obligaciones a cargo de las entidades patrocinadoras, los cuales deben prever cuando menos lo siguiente:

a) La obligación de suministrar y actualizar, en los términos establecidos en literal a) de este subnumeral, el listado de los partícipes.

b) De estipularse condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes realizados en su favor, la obligación de la entidad patrocinadora de informar a la sociedad administradora el cumplimiento de las condiciones o requisitos estipulados en el plan.

c) La obligación de realizar los aportes a favor de los partícipes acompañados del nombre y el número de identificación de cada uno de ellos y con la indicación expresa del valor que corresponde a cada uno de ellos.

d) Solo podrá pactarse que la entidad patrocinadora tendrá derecho a obtener la devolución o a realizar el retiro de los recursos aportados al fondo de pensiones voluntarias y sus rendimientos:

• Cuando se trate planes de prestación definida o mixtos y los recursos aportados al fondo, incluidos los rendimientos, superen el cálculo actuarial a la fecha de la devolución. En estos eventos solo podrá pactarse el retiro o devolución del exceso respecto de los aportes que aún no se han consolidado en cabeza de los partícipes, por no haber reunido las condiciones o requisitos previstos en el plan.

• Cuando las condiciones o requisitos estipulados en el plan para que se consoliden los derechos de los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora sobre los aportes efectuados en su favor se reputen fallidos en los términos establecidos por el artículo 1537 del Código Civil.

En todo caso, de reputarse fallidas las condiciones para la consolidación de los derechos de un partícipe, será obligación de la entidad patrocinadora retirar los recursos aportados y sus rendimientos, salvo que informe a la sociedad administradora a favor de qué partícipes deben ser abonados y la proporción que corresponderá a cada uno de ellos.

• Cuando los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora pierdan la calidad de partícipes, por verificarse las condiciones previstas sobre el particular en el plan y ello haya sido previsto como una de las consecuencias a que se refiere el literal d) de este subnumeral.

3. Informar el tratamiento tributario de los aportes que realice la entidad patrocinadora.

4. Indicar de manera expresa que los aportes que haga la entidad patrocinadora en desarrollo del plan en ningún caso serán una inversión para la misma.

5. Destacar en caracteres visibles y en la primera página aquellas cláusulas que impliquen una limitación o restricción a los derechos de las entidades patrocinadoras y de los partícipes, tales como el pago de penalidades por retiro anticipado.

1.1.2. De la autorización de los planes de pensiones por parte de la Superintendencia Financiera.

De conformidad con lo establecido por el numeral 8º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, corresponde a la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera, autorizar previamente todo plan de pensiones de jubilación e invalidez.

Para efectos de otorgar la mencionada autorización, la Superintendencia Financiera debe verificar que el contenido de los planes institucionales se ajuste a los requerimientos establecidos en el estatuto orgánico del sistema financiero y en el presente capítulo.

De esta manera, a la solicitud de autorización que se formule ante la Superintendencia Financiera deberá adjuntarse:

6. El plan de pensiones de jubilación e invalidez institucional, que además de contener las estipulaciones a que se refiere el numeral 4º del artículo 173 del EOSF, se ajuste a las prescripciones contenidas en la presente circular, y

7. La nota técnica que respalde el cálculo de las prestaciones y los sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes a cargo de la entidad patrocinadora y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.

Dicha nota técnica deberá indicar las consideraciones adicionales y particulares a tener en cuenta, como el número de mesadas, incrementos pensionales, beneficiarios si a ello hay lugar, etc. Así mismo, para efectos de la revisión del cálculo actuarial deben tenerse en consideración las siguientes variables: Fecha de nacimiento, género de los partícipes y de los beneficiarios en caso dado, parentesco de los mismos, y de existir beneficiarios en estado de invalidez indicarlo.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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Cualquier modificación del contenido de los planes de pensiones debe ser también autorizada previamente por la Superintendencia Financiera.

Ahora bien, sin perjuicio de la autorización a que se refiere este numeral, es obligación de las sociedades administradoras informar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhirieron a cada uno de los planes institucionales autorizados.

2. Prácticas inseguras y no autorizadas.

Para los efectos del artículo 326, numeral 5º, literal a) del estatuto orgánico del sistema financiero, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de estos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales esta misma sea la beneficiaria.

3. Revelación de información a partícipes.

En desarrollo del deber de información consagrado en el numeral 1º del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero, según el cual “las entidades vigiladas deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas”, es deber de la sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, de las sociedades fiduciarias y de las compañías de seguros revelar a los partícipes de los fondos de pensiones voluntarias la información relacionada con el mismo a través de los siguientes mecanismos:

3.1. Extracto de cuenta.

El extracto de cuenta que las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias deben enviar a los partícipes del fondo deberá ajustarse a los formatos únicos para planes abiertos y para planes institucionales contenidos en los anexos B-6000-11 y B-6000-12 del presente capítulo, los cuales se deberán diligenciar de acuerdo con los requerimientos mínimos de información establecidos en el anexo II (instructivo extractos). Solo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.

Cada extracto debe remitirse en forma mensual a los partícipes dentro de los ochos días siguientes al último día calendario del mes que se informa.

3.2. Ficha técnica.

Las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias deben adoptar para cada portafolio de inversión que conforma estos fondos una ficha técnica que contenga la información básica de la misma.

La ficha técnica deberá diligenciarse de acuerdo con los requerimientos mínimos de información y al modelo señalados a continuación. Solo podrán introducirse variaciones al modelo en cuestión en relación con el uso del color institucional, el logo símbolo o la sigla de la respectiva entidad.

Cada ficha técnica deberá actualizarse mensualmente dentro de los cinco días hábiles siguientes al último día calendario del mes que se informa y deberá publicarse en la página web de la respectiva entidad o difundirse a través de un mecanismo con similar cobertura. Así mismo, deberá ser remitida a todos los partícipes del fondo cada seis meses, con la información correspondiente a los cortes de 30 de junio y 31 de diciembre, dentro del mes siguiente al corte.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

Página 31

Tema:Fondos de pensiones voluntarias
Nombre del procedimiento:Ficha técnica revelación de información de fondos de pensiones voluntarias.
Objetivo:Las sociedades que administran fondos de pensiones voluntarias, deben diseñar y adoptar para cada fondo de pensiones o portafolio que conforma dicho fondo, una ficha técnica que contenga la información básica del portafolio del fondo.
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguros.
Periodicidad:Mensual.
Fecha de reporte:Dentro de los cinco días siguientes a la fecha de corte.
Fecha de corte de la información:Último día del mes.

Instructivo

1. Características del fondo.

1.1. Fecha de inicio de operaciones del fondo.

Fecha del día en que el fondo inició sus actividades de captación y administración de recursos de sus afiliados.

1.2. Fecha de inicio de operaciones de la alternativa.

Fecha del día en que el portafolio inició sus actividades de captación y administración de recursos de sus afiliados.

1.3. Valor administrado (millones de pesos).

Monto en millones de pesos colombianos del patrimonio o valor neto del portafolio, que debe corresponder al código 3 del plan de cuentas.

1.4. Valor de la unidad.

Es el valor de la unidad al cierre de las operaciones del día de corte, que corresponde al valor del portafolio dividido entre el número total de sus unidades en circulación, expresado en pesos colombianos.

1.5. Número de partícipes.

Es el número de partícipes que a la fecha de corte tienen saldo en la cuenta individual del portafolio. Debe incluirse el número de patrocinadores que han hecho aportes a favor de sus trabajadores o miembros en el portafolio y que todavía no se han consolidado.

1.6. Aporte mínimo.

Es el monto de aporte mínimo que se ha establecido por reglamento para efectuar al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos.

1.7. Adición mínima.

Es el monto mínimo adicional que se ha establecido por reglamento para efectuar al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos.

1.8. Retiro mínimo.

Es el monto mínimo de aportes que se ha establecido por reglamento para retirar por parte del partícipe al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, expresado en pesos colombianos.

1.9. Retiro máximo parcial.

Es el monto máximo que el partícipe puede retirar, sin que signifique un retiro total y establecido en el reglamento, expresado en pesos colombianos.

1.10. Saldo mínimo.

Es el monto mínimo de aportes que debe permanecer en la cuenta individual del partícipe al portafolio del fondo de pensiones voluntarias, establecido en el reglamento, expresado en pesos colombianos.

1.11. Sanción o comisión por retiro anticipado.

Es el porcentaje o valor establecido en el reglamento como sanción o comisión por retiro anticipado de aportes de la cuenta individual del partícipe o del portafolio del fondo de pensiones voluntarias, de acuerdo con los plazos mínimos de permanencia contenidos en dicho reglamento. En esta casilla se debe especificar los casos en que la sanción aplica para el retiro de un portafolio o el retiro del fondo.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

Página 32

1.12. Porcentaje de comisión.

Es el porcentaje “fijo”, expresado en puntos efectivos anuales, que la sociedad administradora percibe por su gestión del fondo o portafolio conforme a lo establecido en el reglamento del fondo.

1.13. Base de comisión.

Corresponde al concepto sobre el cual se calcula la remuneración o comisión de administración a favor de la sociedad administradora y a cargo del fondo para el período objeto de información, que puede ser sobre el valor del fondo, sobre los rendimientos, entre otros.

1.14. Gastos totales del fondo.

Son los gastos a cargo del fondo necesarios para su correcta gestión e incluyen la remuneración de la sociedad administradora; deben representarse como un porcentaje y se calcular dividiendo el promedio mensual de los gastos totales de los últimos doce (12 meses) entre el valor promedio de los activos del fondo para el mismo período.

2. Calificación.

2.1. Tipo de riesgo.

2.1.1. Riesgo de administración y operacional.

Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores respecto del riesgo de administración y operacional.

2.1.2. Riesgo de mercado.

Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo de mercado.

2.1.3. Riesgo de crédito.

Según lo establecido en las normas correspondientes es la calificación otorgada al fondo por parte de una sociedad calificadora de valores, respecto del riesgo crediticio.

2.2. Fecha de la última calificación.

Comprende la fecha de la última calificación del fondo otorgada por una sociedad calificadora de valores debidamente autorizada por la Superintendencia de Valores.

2.3. Entidad calificadora.

Nombre o razón social de la sociedad calificadora de valores que emitió la calificación sobre el fondo.

3. Estrategia de inversión.

Descripción resumida de los objetivos y estrategias de inversión del portafolio, de los activos aceptables para invertir los recursos del portafolio de inversión, junto con la política de riesgo y los criterios de diversificación del portafolio, que hacen reducir o aumentar una determinada posición.

Es importante advertir que no se trata de transcribir la política de inversión contenida en el reglamento de cada fondo, en primer lugar porque las políticas o estrategias de inversión son dinámicas y en segundo, porque algunos fondos ofrecen dentro de su estructura de inversión la modalidad de multiportafolios y en ese sentido, las estrategias de cada alternativa o fondo difieren entre sí.

4. Evolución.

4.1. Rentabilidades últimos dos años.

En un gráfico de tendencia se debe mostrar la evolución de las rentabilidades efectivas anuales para los períodos de 30, 180 y 365 días, calculada al cierre de cada uno de los meses en los últimos dos años, calculada de acuerdo el procedimiento establecido en el capítulo XII de la Circular Externa 100.

4.2. Valor unidad últimos dos años.

En un gráfico de tendencia se debe mostrar la evolución del valor de la unidad de cierre de los meses correspondientes a los últimos dos años.

4.3. Rentabilidad del portafolio al cierre del período reportado.

Se debe publicar la rentabilidad obtenida y calculada a la fecha de corte para los períodos de 30, 180 y 365 días, así como la de dos (2) y (3) años atrás, calculada de acuerdo con el procedimiento establecido en el capítulo XII de la Circular Externa 100.

4.4. Rentabilidad promedio mensual.

Se debe publicar la rentabilidad promedio mensual de los últimos 365 días, así como la de los últimos dos (2) y tres (3) años.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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4.5. Volatilidad de la rentabilidad mensual.

Constituye en una medida de riesgo que informa la dispersión de las rentabilidades obtenidas por un fondo respecto al promedio para el período de análisis.

Se debe determinar mediante el cálculo de la desviación estándar de las tasas de rentabilidad mensuales del portafolio de los últimos 365 días, así como la de los últimos 2 y 3 años, se debe expresar en términos porcentuales.

4.7.(sic) Información de maduración y duración.

4.7.1.(sic) Información de maduración.

Corresponde a la relación de las inversiones del portafolio categorizadas por rangos de plazos de maduración (días al vencimiento) expresado como porcentaje de participación en el portafolio.

Maduración promedio del portafolio:

Corresponde al tiempo promedio ponderado del vencimiento de los títulos que componen el portafolio, expresado número de días.

Donde:

VM i :Valor de mercado del título i
P i :Plazo o días al vencimiento del título i
n:Número de títulos en el portafolio
:
Valor total del portafolio a precios de mercado

4.7.2.(sic) Información de duración.

Corresponde a la relación de las inversiones del portafolio categorizadas por rangos de días de duración, expresado como porcentaje de participación en el portafolio.

Duración promedio del portafolio:

Corresponde al tiempo promedio ponderado de duración de los títulos que componen el portafolio, expresado en número de días.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

Página 33

Donde:

VM i :Valor de mercado del título i
Dur i :Duración del título i, en días
n:Número de títulos en el portafolio
:
Valor total del portafolio a precios de mercado

5. Distribución del portafolio.

Mediante gráficos de pastel se ilustrará la composición del portafolio:

5.1. Distribución por calificación: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que componen el portafolio, según la calificación de riesgo asignada por las sociedades calificadoras de riesgo.

5.2. Distribución por tipo de inversión: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de las inversiones del portafolio, incluyendo renta fija, renta variable, depósitos en bancos y posición neta en derivados.

5.3. Distribución por sector: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio, según el sector económico al que pertenezcan los diferentes emisores de los títulos.

5.4. Distribución por monedas: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de los títulos que conforman el portafolio, según las monedas en que estén expresados los valores nominales de los títulos.

5.5. Distribución del activo: corresponde a un gráfico de pastel que ilustre el porcentaje de participación de la clase de activos de la alternativa.

5.5.(sic) Principales inversiones: corresponde a la relación por emisor de la principales inversiones que conforman el portafolio de la alternativa del fondo de pensiones voluntarias. En este cuadro se deben registrar aquellas inversiones que tengan los 10 porcentajes más altos de participación dentro del portafolio.

6. Hoja de vida del administrador del portafolio.

Datos generales de la persona natural que en su condición de funcionario de la sociedad administradora tiene asignada la responsabilidad de la administración del fondo o del portafolio, entre los cuales se encuentran el nombre, la profesión, la experiencia, la idoneidad y otros fondos a su cargo.

7. Empresas vinculadas y relacionadas con la sociedad administradora.

Se deben registrar el nombre y razón social de las empresas o sociedades vinculadas con la sociedad administradora del fondo de pensiones voluntarias, en condición de matrices, controlantes, filiales, subordinadas o subsidiarias.

8. Revisor fiscal del fondo de pensiones voluntarias.

Se deben registrar el nombre del revisor fiscal y si es el caso, de la firma o entidad a la que representa, dirección, teléfono, correo electrónico e indicar si es el mismo de la sociedad administradora.

9. Defensor del cliente.

Se deben registrar los nombres del defensor del cliente dirección, teléfono y correo electrónico.

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

Página 35

Sociedad administradora

Ficha técnica

Nombre del fondo

Nombre portafolio

Fecha de corte: mm/dd/aaaa

1. Características del fondo.

Fecha de inicio de operaciones del fondo:dd/mm/aaaa
Fecha de inicio de operaciones del portafoliodd/mm/aaaa
Valor administrado del portafolio (millones de pesos)   
Valor unidad al cierre (pesos)   
Número de unidades   
Número de partícipes   
 
Aporte mínimo   
Adición mínima   
Retiro mínimo   
Retiro máximo parcial   
Saldo mínimo   
 
Sanción o comisión por retiro anticipado Período  
 FondPort
<--- meses  
<--- meses  
<--- años  
<--- años  
Porcentaje de comisión 
Base de comisión 
(**) (1) Porcentaje de gastos totales del fondo o alternativaAl cierre del mes3.89%
Al cierre mes anterior3.90%

2. Calificación.

Riesgo de administración y operacionalRiesgo de mercado Riesgo de crédito
1 / AAA1AAA

Fecha de la última calificación del fondo:

ddmmaaaa
   

Entidad calificadora:

 

3. Estrategia de inversión

4. Evolución.

 

Rentabilidad del portafolio al corte del período reportado:

 30 días180 días365 díasÚltimos 2 añosÚltimos 3 años
Rentabilidadxx.xx%xx.xx%xx.xx%xx.xx%xx.xx%
Rentabilidad promedio mensual  xx.xx%xx.xx%xx.xx%
Volatilidad de la rentabilidad mensual  xx.xx%xx.xx%xx.xx%

Información de maduración y duración (cálculo aplicable al portafolio de renta fija)

Detalle de plazosMaduración % de participación en el portafolioDuración % de participación en el portafolio
1 a 180 díasxx.xx%xx.xx%
181 a 365 díasxx.xx%xx.xx%
Más de 1 a 3 añosxx.xx%xx.xx%
Más de 3 a 5 añosxx.xx%xx.xx%
Más de 5 añosxx.xx%xx.xx%
Maduración promedio del portafolioxxx días 
Duración promedio del portafolio xxx días

TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO-Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

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6. Hoja de vida del administrador del portafolio

Nombre:
Profesión:
Experiencia:
Otros fondos a su cargo:
7. Empresas vinculadas y relacionadas con la administradora:





8. Revisor fiscal del fondo de pensiones voluntarias
Nombre persona natural:___________________________________________
Firma o entidad:_________________________________________________
Dirección:______________________________________________________
Teléfono:_________________Mail:__________________________________
El revisor fiscal es el mismo es el mismo de la administradora Sí __ No __
9. Defensor del cliente

Nombre persona natural:___________________________________________
Firma o entidad:_________________________________________________
Dirección:______________________________________________________
Teléfono:____________________Mail:_______________________________

Principales inversiones

EmisorParticipación
  
  
  
  
Total 

Este material es para información de los afiliados y no está concebido como una oferta o una solicitud para vender o comprar activos. La información contenida es solo una guía general y no debe ser usada como base para la toma de decisiones de inversión. En relación con el fondo existe un prospecto de inversión y un contrato de suscripción de derechos que contiene información relevante para su consulta y podrá ser consultada en (página de internet y demás sitios en donde la información puede ser consultada). Las obligaciones asumidas por (nombre de la sociedad administradora del fondo), con ocasión de la celebración del contrato mediante el cual se vinculan los inversionistas al fondo son de medio y no de resultado. Los datos suministrados reflejan el comportamiento histórico del fondo, pero no implica que su comportamiento en el futuro sea igual o semejante.

ANEXO II-Información no remitida

Página 30

Tema:Extractos fondos de pensiones voluntarias
Nombre de la proforma:Extractos
Número de la proforma:B-6000-11 y B-6000-12
Objetivo:Establecer un formato único de los extractos que le facilite a los partícipes ejercer un control sobre sus aportes y que sean comparables entre los diferentes fondos de pensiones voluntarias.
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguro.

Instructivo

Las instrucciones del extracto que las entidades distribuyan dentro de sus partícipes, deben estar al respaldo de este y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido. En el caso de los extractos de partícipes pensionados, las instrucciones que deben estar al respaldo son las de los campos que aplica al respectivo formato.

Encabezado

Razón social y logotipo de la administradora. En la parte superior izquierda la administradora de fondos de pensiones incluirá su razón social, logotipo y NIT.

Identificación del fondo. En la parte superior derecha, se debe identificar el nombre del fondo que está generando el extracto, el NIT, período al cual corresponde el extracto, el número de extracto y la fecha de emisión.

Datos generales del partícipe. En la parte superior central, debajo de la razón social y logotipo de la administradora e identificación del fondo, se incluirá:

Nombre del partícipe. Escriba el primer y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del partícipe tal como figura en el documento de identidad.

Dirección. En este campo se debe registrar la dirección de correspondencia que el partícipe haya informado a la administradora.

Ciudad y departamento. Escriba la ciudad y el departamento de correspondencia.

Documento de identificación. Escriba el número con el cual se identifica el partícipe.

Fecha de afiliación. Escriba la fecha a partir de la cual surte efecto la última afiliación del partícipe al fondo.

Formato

Concepto. En esta columna se deben describir los conceptos que a continuación se vean afectados por cada consignación en el fondo o retiro de aportes de la cuenta individual:

• Saldo inicial al (aaaa/mm/dd). En este campo se debe registrar el saldo final de la cuenta individual del período inmediatamente anterior, tanto en pesos como en unidades.

• Saldo final al (aaaa/mm/dd). En este campo se debe registrar el saldo de la cuenta individual al cierre del período del extracto, tanto en pesos como en unidades. El saldo en pesos debe corresponder al valor que resulte de multiplicar el valor de la unidad al cierre del último día del período por el número de unidades.

• Cotización voluntaria.

• Traslado de recursos del fondo de pensiones (describir nombre).

• Pago mesada pensional.

• Retiro aporte voluntario.

• Traslado de recursos al fondo de pensiones (describir nombre).

• Comisión por retiro anticipado.

• Consolidación de derechos sobre aportes por cumplimiento de condiciones establecidas en el plan.

• Disminución retención contingente por cumplimiento del plazo para beneficio tributario.

• Rendimientos abonados durante el período (valor que debe corresponder al resultado de la siguiente operación: saldo final + retiros durante el período - saldo inicial - aportes durante el período).

• En el evento de incluirse cualquier concepto distinto a los anteriores, se debe describir de manera clara y detallada, sin referirse en ningún momento a conceptos genéricos como ajuste, correcciones u otros.

Aunque en el extracto que se remita a los partícipes o pensionados se deben incluir únicamente los conceptos por los cuales se afecta su cuenta individual durante el período, se adjunta un formato adicional que a manera de ilustración indica cuáles serán las columnas que se deben afectar por cada concepto.

ANEXO II-Información no remitida

Página 31

Fecha de consignación del aporte en el fondo. Corresponde a la fecha en que se consignan los aportes en el fondo, a nombre del partícipe.

Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individual. Corresponde a la fecha en que se acredita en la cuenta individual los aportes realizados en el fondo a nombre del partícipe y, tratándose de retiros, en este campo se registra la fecha en que se descuentan los mismos de la cuenta individual.

Valor de la unidad. Corresponde al valor de la unidad con que se convierte a unidades los movimientos de los diferentes conceptos. En el caso del saldo final, en este campo se debe registrar el valor de la unidad al cierre del período.

Nombre o razón social del aportante. Nombre o razón social de quien realiza los aportes. Este campo es para uso exclusivo de los extractos de planes institucionales.

Cuenta individual portafolio. Corresponde al saldo inicial, los movimientos que durante el período presenta la cuenta individual por cada portafolio por concepto de aportes voluntarios y el saldo final de los mismos, tanto en pesos como en unidades, así como el como el valor de las retenciones contingentes, es decir, el valor no retenido inicialmente del monto de los aportes voluntarios, cuya permanencia en el fondo sea inferior a cinco (5) años. Tratándose de planes institucionales, la cuenta individual debe discriminarse en aportes consolidados en cabeza del partícipe y aportes no consolidados y para estos últimos se debe señalar las condiciones pendientes para consolidación de derechos.

Aportes consolidados. Corresponde a aquellos aportes sobre los cuales el partícipe ya ha adquirido el derecho sobre los mismos por haberse cumplido las condiciones previstas en el plan.

Aportes no consolidados. Corresponde a aquellos aportes sobre los cuales el partícipe no ha adquirido derecho alguno sobre los mismos, en razón a que no se han cumplido las condiciones previstas en el plan para su consolidación.

Comisión por administración. En este campo se debe registrar el porcentaje de comisión de administración de los recursos y la base sobre el cual se aplica dicho porcentaje.

Rentabilidad del portafolio:

• Últimos 30 días: rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso, durante los últimos 30 días.

• Últimos 180 días: rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso, durante los últimos 180 días.

• Últimos 365 días: rentabilidad efectiva anual obtenida por el portafolio o la cuenta individual, según el caso, durante los últimos 365 días.

• Rentabilidad promedio mensual del último año. Corresponde al promedio de las rentabilidades mensuales del portafolio o la cuenta individual, según el caso, de los últimos 12 meses.

• Volatilidad de la rentabilidad mensual. Corresponde a la desviación estándar de la rentabilidad promedio mensual del portafolio o la cuenta individual, según el caso, de los últimos 12 meses, en términos efectivos anuales.

Las citadas rentabilidades corresponden a la tasa interna de retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del portafolio o la cuenta individual, según el caso, al inicio de operaciones del primer día del dicho período y el valor neto de los aportes efectuados durante el mismo período, y como egreso el valor del portafolio o de la cuenta individual al cierre del último día del período de cálculo.

Resumen de la cuenta individual:

Corresponde al resumen del período de la cuenta individual, compuesta por la sumatoria de los portafolios seleccionados por el partícipe y/o el patrocinador. En este resumen se debe incluir el saldo inicial; los aportes, retiros y rendimientos del período y el saldo final de cada uno de los portafolios.

En el evento en que el partícipe y/o patrocinador haya seleccionado un solo portafolio, no es necesario incluir en el extracto el “Resumen de la cuenta individual al cierre del período”.

Nota: todos los valores en pesos se deben expresar sin centavos, salvo los valores de la unidad que se debe expresar con dos (2) decimales. Los porcentajes de rentabilidades se deben expresar con dos (2) decimales y el número de unidades se debe expresar con seis (6) decimales. En todos los casos se debe aproximar el último decimal por el sistema de redondeo. Los valores negativos se deben identificar con el signo menos.

NOTA: Página 32. Proforma B-6000-11

Superintendencia Financiera de ColombiaPágina 32
Razón social y logotipo de la administradora

NIT:

Extracto cuenta individual Fondo de Pensiones Voluntarias - plan abierto
NIT XXXXXXXXX
Movimientos del (aaaa/mm/dd) al (aaaa/mm/dd)
Extracto Nº
Fecha de emisión aaaa/mm/dd
Datos generales del partícipe:
Nombre:
Dirección:
Ciudad / Dpto.:
Documento de identificación Nº:
Fecha de afiliación (aaaa/mm/dd):
Portafolio xxxxxxxxxxxxxxx
ConceptoFecha de consignación del aporte en el fondo (aaaa/mm/dd)Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individual (aaaa/mm/dd)Valor de la unidadCuenta individual
Portafolio xxxxxxxxxxx
En pesosEn unidadesRetenciones contingentes
       
  
Comisión por administración:xx,x% sobre xxxx
 
Rentabilidad del portafolio
Últimos 30 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 180 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 365 díasXX,XX% Efectivo anual
Promedio de las últimas 12 rentabilidades de los últimos 30 días.XX,XX% Efectivo anual
VolatilidadX,XX%
 
Portafolio xxxxxxxxxxxxxxx
ConceptoFecha de consignación del aporte en el fondo (aaaa/mm/dd)Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individualValor de la unidadCuenta individual
Portafolio xxxxxxxxxxx
En pesosEn unidadesRetenciones contingentes


      
  
Comisión de administración:xx,x% sobre xxxx
 
Rentabilidad del portafolio
Últimos 30 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 180 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 365 díasXX,XX% Efectivo anual
Promedio de las últimas 12 rentabilidades de los últimos 30 días.XX,XX% Efectivo anual
VolatilidadX,XX%
  
Resumen de la cuenta individual
Nombre del portafolioSaldo inicialMovimiento del períodoSaldo final
PesosAportesRetirosRendimientosPesos
      
Totales     
 
Rentabilidad de la cuenta individual 
Últimos 30 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 180 díasXX,XX% Efectivo anual
Últimos 365 díasXX,XX% Efectivo anual
Rentabilidad promedio mensual del último añoXX,XX% Efectivo anual
Volatilidad de la rentabilidad mensualX,XX%
 
Diciembre 2006B-6000-11

NOTA: Página 33. Proforma B-6000-12

Superintendencia Financiera de ColombiaPágina 33
Razón social y logotipo de la administradora
 
NIT:
 
 
Extracto cuenta individual fondo de pensiones voluntarias - plan institucional
NIT XXXXXXXXX
Movimientos del (aaaa/mm/dd) al (aaaa/mm/dd)
Extracto Nº
Fecha de emisión AAAA/MM/DD
 
Datos generales del partícipe:
Nombre:
Dirección:
Ciudad / Dpto.:
Documento de identificación Nº:
Fecha de afiliación (aaaa/mm/dd):
Portafolio xxxxxxxxxxxxxxx
ConceptoFecha de consignación del aporte en el fondo (aaaa/mm/dd)Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individual (aaaa/mm/dd)Valor de la unidadNombre o razón social del aportanteCuenta individual
portafolio xxxxxxxxxxx
Aportes consolidadosAportes no consolidados
En pesos En unidadesRetenciones contingentesEn pesosEn unidadesCondiciones pendientes para consolidación de derechos
           
           
           
           
           
           
           
           
 
Comisión por administración: xx,x% sobre xxxx 
 
Rentabilidad del portafolio 
Últimos 30 díasXX, XX% Efectivo anual 
Últimos 180 díasXX, XX% Efectivo anual 
Últimos 365 díasXX, XX% Efectivo anual 
Promedio de las últimas 12 rentabilidades de los últimos 30 días.XX, XX% Efectivo anual 
VolatilidadX,XX% 
 
Portafolio xxxxxxxxxxxxxxx
ConceptoFecha de consignación del aporte en el fondo (aaaa/mm/dd)Fecha de consignación o retiro de aportes en la cuenta individual (aaaa/mm/dd)Valor de la unidadNombre o razón social del aportanteCuenta individual
portafolio xxxxxxxxxxx
Aportes consolidadosAportes no consolidados
En pesos En unidadesRetenciones contingentesEn pesos En unidadesCondiciones pendientes para consolidación de derechos
           
           
           
           
           
           
           
 
Comisión por administración:xx,x% sobre xxxx 
 
Rentabilidad del portafolio 
Últimos 30 díasXX,XX% Efectivo anual 
Últimos 180 díasXX,XX% Efectivo anual 
Últimos 365 díasXX,XX% Efectivo anual 
Promedio de las últimas 12 rentabilidades de los últimos 30 días.XX,XX% Efectivo anual 
VolatilidadX,XX% 
 
Resumen de la cuenta individual
Nombre del portafolioAportes consolidadosAportes no consolidados
Saldo inicial Aportes Retiros Rendimientos Saldo final Saldo inicial Aportes Retiros Rendimientos Saldo final
           
           
           
           
           
           
           
Total          
 
Rentabilidad de la cuenta individual 
Últimos 30 díasXX,XX% Efectivo anual 
Últimos 180 díasXX, XX% Efectivo anual 
Últimos 365 díasXX, XX% Efectivo anual 
Promedio de las últimas 12 rentabilidades de los últimos 30 días.XX, XX% Efectivo anual 
VolatilidadX,XX% 
 
Diciembre 2006B-6000-12

ANEXO I-Remisión de información

PARTE I-Proforma F.0000

Página 266

Tema:Valoración fondos de pensiones voluntarias y/o portafolios de inversión
Nombre de proforma:Informe diario-Valoración de fondos de pensiones voluntarias.
Número de proforma:F.0000-101.
Número de formato:312 Valores de unidad.
313 Valoración del fondo.
314 Rentabilidad del fondo (en términos efectivos anuales).
Objetivo:Mantener información oportuna y actualizada de los recaudos y retiros de los fondos de pensiones voluntarias con el fin de establecer el adecuado cálculo del valor de la unidad de operación.
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía del régimen de ahorro individual con solidaridad, sociedades fiduciarias y compañías de seguros (formatos 312 - 313 - 314).
Periodicidad:Diaria.
Fecha de corte de la información:Diaria.
Fecha de reporte:Diaria.
Documento técnico:SB - DS - 003.
Tipo y número del informe:17 Informe diario de valoración de los fondos de pensiones y cesantía.
Medio de envío:RDSI o RAS.
Dependencia usuaria:— Dirección de ahorro individual y prima media (formatos relativos a sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía del régimen de ahorro individual con solidaridad y compañías de seguros).
— Dirección de fiduciarias.
— Direcciones de seguros.

Instructivo

Consideraciones a tener en cuenta para la transmisión:

Conformación del archivo:

Cada fondo a reportar deberá ser identificado a través del registro tipo 2 y a continuación los registros tipo 4 con la información correspondiente a los formatos, conservando las especificaciones y clasificación consignadas en los documentos técnicos SB-DS-003.

Otras consideraciones:

a) Transmitir diariamente un (1) solo archivo. Este debe contener la información de los fondos de pensiones voluntarias administrados por la entidad, la cual debe ser remitida a continuación de la correspondiente al fondo de pensiones obligatorias en el tipo de informe 17, tratándose de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías.

b) Cuando los fondos de pensiones voluntarias estén compuestos por más de un portafolio de inversión (esquema de multiportafolios), las presentes instrucciones deben ser también aplicadas a la remisión de información de los portafolios de inversión que conforman el fondo de pensiones voluntarias.

c) El plazo para la transmisión de la información correspondiente del día, vence a las 12 de la noche (12:00 p.m.) del segundo día común siguiente. Cuando el vencimiento corresponda a un sábado, domingo, festivo o autorizaciones de cierre de oficinas como las de fin de año, el plazo máximo vence a las doce del día (12:00 m) del día hábil siguiente.

d) Cualquier transmisión extemporánea debe ser previamente autorizada por la respectiva dirección de superintendencia de ahorro individual y prima media, Fiduciarias o de Seguros, según corresponda.

e) La Superintendencia Financiera de Colombia comunicará a la entidad cualquier suspensión temporal del proceso durante el día, y acordará las acciones tendientes a corregir las inconsistencias, el siguiente día hábil.

ANEXO I-Remisión de información

PARTE I-Proforma F.0000

Página 267

f) Los datos en pesos ($) y porcentajes (%) deben ser transmitidos con dos (2) decimales, y los datos correspondientes a las unidades con seis (6) decimales.

g) Todos los valores deben ser positivos, excepto el valor de los rendimientos abonados en el día y anulaciones (formato 313, unidad de captura 02, subcuentas 005 y 040 y las subcuentas de la unidad de captura 03) que, en caso de ser negativos, se les antepondrá el signo menos (-).

Para la descripción que se da en los siguientes formatos, se considera que se está transmitiendo información del día t.

Encabezado:

Entidad. Indique el tipo de entidad a la que pertenece, el código de la entidad asignado por la Superintendencia Bancaria y el nombre o sigla de la entidad.

Fondo. Indique el tipo, código y nombre del fondo.

Valoración al. Indique la fecha de corte de la información bajo el formato DDMMAAAA.

Cuerpo del formato

Formato 312 valores de unidad

Unidad capturaSubctaColumnaDescripción
0101101Valor de la unidad para las operaciones del día: Es el valor calculado, una vez conocidos los rendimientos del día que se está reportando (VUO t ). Corresponde al valor del precierre del fondo del día t, dividido entre el número de unidades al cierre de operaciones del día t-1.

Formato 313 valoración del fondo

Unidad capturaSubctaColumnaDescripción
0100501.02Valor del fondo al cierre del día anterior t-1 ( VFCt-1 ). Es el valor del fondo al cierre del día anterior, expresado en unidades y en pesos.
0200502Rendimientos abonados en el día t (INGt-GTSt). El valor registrado en este campo debe ser igual al movimiento diario presentado en la cuenta 757 del estado de resultados, expresado en pesos. Este valor podrá ser positivo o negativo según el caso.
0201002Precierre del fondo del día t (PCF). Es el resultado de sumar al valor del fondo del cierre del día anterior t-1, los rendimientos del día t, expresado en pesos.
0300501.02Aportes y traslados recibidos (NUAT, AT). Corresponde al valor de los aportes y traslados recibidos de afiliados en el día t, expresado en unidades y en pesos.
0301001.02Traslados de aportes a otras administradoras u otros fondos de la misma administradora (NUTR, TR). Corresponde a la causación de los retiros del fondo del día t, por concepto de traslados de aportes a otras administradoras o a otros fondos de la misma administradora, expresado en unidades y en pesos.
0301501.02Mesadas pensionales (NUMP, MP). Corresponde a la causación de los pagos del día t, por concepto de mesadas pensionales, expresado en unidades y en pesos.
0302001.02Retiros aportes diferentes a mesadas pensionales (NURA, RA). Corresponde a la causación de los pagos del día t, por concepto de retiros de aportes diferentes a mesadas pensionales, expresado en unidades y en pesos.

ANEXO I-Remisión de información

PARTE I-Proforma F.0000

Página 268

0302501.02Otras comisiones (NUOC, OC). Corresponde a la causación de los pagos del día t, de comisiones distintas a la de administración, expresado en unidades y en pesos.
0303001.02Traslados a aseguradoras para rentas vitalicias (NURV, RV). Corresponde a la causación de los pagos del día t, por concepto de traslados a las compañías aseguradoras para el pago de pensión mediante la modalidad de renta vitalicia, expresado en unidades y pesos.
0303501.02Otros retiros (NUOR, OR). Corresponde a la causación de los pagos del día t de retiros distintos a los anteriores, expresado en unidades y en pesos.
0304001.02Anulaciones (NUAN, AN). Es el valor de las anulaciones de operaciones en el día t, expresado en unidades y en pesos. Este valor podrá ser positivo o negativo según el caso.
0304501.02Valor del fondo al cierre del día t (NUC. VFC). Corresponde al resultado de sumar al valor del precierre del fondo del día t, los aportes y traslados recibidos y deducirle la causación de pagos de traslados de aportes a otras administradoras u otros fondos de la misma administradora, mesadas pensionales, retiros de aportes diferentes a mesadas pensionales, comisiones diferentes a la de administración, traslados a aseguradoras para rentas vitalicias, otros retiros y anulaciones, expresado en unidades y en pesos.

Formato 314 rentabilidad del fondo (expresado términos efectivos anuales)

Procedimiento general. Esta rentabilidad será reportada diariamente. Corresponde a la tasa interna de retorno en términos anuales, del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del fondo al inicio de operaciones del primer día de dicho período (VFCt-1) y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo y como egreso el valor del fondo al cierre del último día del período de cálculo (VFC).

Se entenderá como “valor neto de los aportes diarios” el valor que resulte de deducir a los aportes y traslados recibidos, los traslados de aportes a otras administradoras u otros fondos de la misma administradora, las mesadas pensionales, los retiros de aportes diferentes a mesadas pensionales, las otras comisiones (diferentes a la de administración), los traslados a aseguradoras para rentas vitalicias, otros retiros y las anulaciones (valor del fondo al cierre del día t, menos valor del precierre del día t).

Unidad capturaSubcta.ColumnaDescripción
0100501Rentabilidad para treinta días. Corresponde a la rentabilidad en términos anuales, determinada de acuerdo con el procedimiento general descrito anteriormente, para el período transcurrido entre el día para el cual se calcula y treinta (30) días anteriores, ambos incluidos.
0101001Rentabilidad para ciento ochenta días. Corresponde a la rentabilidad en términos anuales, determinada de acuerdo con el procedimiento general descrito anteriormente, para el período transcurrido entre el día para el cual se calcula y ciento ochenta (180) días anteriores, ambos incluidos.
0101501Rentabilidad para trescientos sesenta y cinco días. Corresponde a la rentabilidad en términos anuales, determinada de acuerdo con el procedimiento general descrito anteriormente, para el período transcurrido entre el día para el cual se calcula y trescientos sesenta y cinco (365) días anteriores, ambos incluidos.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2006 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Modificada en lo pertinente Circular Externa 42 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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