CIRCULAR EXTERNA 42 DE 2004 

(Octubre 25)

Ref.: Modificación a las proformas F.0000-102 y F.0000-103.

Este despacho en ejercicio de las facultades contempladas en los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, ha considerado pertinente modificar las proformas F.0000-102 reporte codificación fideicomisos y F.0000-103 (formato 316) resumen estados financieros para depósitos especiales, con el fin incluir al Banco de la República como usuario de las mismas.

Lo anterior tiene como propósito contar con la información financiera y las novedades de todos los contratos y negocios fiduciarios que administra el Banco de la República en desarrollo de las funciones legales atribuidas para tal fin.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y aplica para los estados financieros de noviembre de 2004. Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

ANEXO I-Remisión de información

PARTE I-Proformas F.0000

Página 270

Tema:Codificación fideicomisos
Nombre de proforma:Reporte codificación fideicomisos
Numero de proforma:F.0000-102
Objetivo:Contar con información sobre las novedades presentadas respecto a los negocios fiduciarios a cargo de la entidad vigilada.
Tipo de entidad a la que aplica:Establecimientos de crédito, sociedades fiduciarias, instituciones oficiales especiales, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, administradoras de régimen de prima media, entidades aseguradoras y Banco de la República.
Periodicidad:Permanente.
Trámite:94 Fideicomisos-Codificación.
Fecha de corte de la información:No aplica
Fecha de reporte:Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la novedad.
Medio de envío:Obligatoriamente a los correos electrónicos operaciones@superbancaria.gov.co y divope15@superbancaria.gov.co
Dependencia usuaria:División de operaciones

Instructivo

Encabezado:

Entidad. Indique el tipo de entidad asignado por la SBC.

Código. Registre el código de la entidad asignado por la SBC.

Nombre. Identificación (nombre) o razón social de la entidad vigilada.

Trámite (código y nombre). Si un documento tiene como antecedente otro previamente radicado, debe citarse el mismo número y trámite que aparece en la comunicación anterior. De lo contrario se utiliza 94-Fideicomisos codificación.

Actividad. Código y nombre de la actividad. 31-Remisión de información.

Anexos. Especificar si la comunicación tiene o no anexos.

Nombre funcionario responsable. Nombre del funcionario de la entidad vigilada que está reportando la información a la SBC.

Cargo. Nombre del cargo del funcionario que está reportando la información a la SBC.

Teléfono. Número telefónico, con el indicativo de la ciudad.

Número del documento remisorio. Número interno asignado a este documento por la entidad remitente de la información.

Fecha. Fecha de diligenciamiento de la proforma bajo el formato DDMMAAAA.

Cuerpo de la proforma:

Nº de orden. Se registra el número consecutivo de cada uno de los fideicomisos que se van a relacionar, siempre debe comenzar en 1.

Novedad. Debe diligenciarse el tipo de novedad: creación, cancelación o reclasificación (cuando se efectué una reclasificación, se debe cancelar el código del fideicomiso anterior y acto seguido asignarle el nuevo código que en orden secuencial le corresponda).

Tipo de negocio fiduciario o fideicomiso. Debe registrarse el tipo de negocio fiduciario o fideicomiso.

Subtipo de negocio fiduciario o fideicomiso. Debe diligenciarse el subtipo de negocio fiduciario o fideicomiso.

Código de negocio fiduciario o fideicomiso. Debe diligenciarse el código asignado al negocio fiduciario o fideicomiso.

Página 271

Nombre del negocio fiduciario o fideicomiso. Debe diligenciarse el nombre del negocio fiduciario o fideicomiso.

Fecha inicio. Debe diligenciarse la fecha de apertura del negocio.

Fecha cancelación. Debe diligenciarse la fecha de cancelación del negocio.

Fecha de modificación. Debe diligenciarse la fecha de modificación de alguna de las características del negocio.

No se puede perder la continuidad entre la fecha de cancelación y la de apertura.

Observaciones. Se diligencia si se desea realizar alguna observación adicional a lo estipulado en los campos anteriores, en especial en lo relacionado con las modificaciones.

Página 273

Tema:Balances intermedios
Nombre de proforma:Resumen estados financieros para depósitos especiales
Número de proforma:F.0000-103
Número de formato:316
Objetivo:Contar con la información sobre los contratos o fondos administrados por las entidades legalmente autorizadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Instituciones oficiales especiales y Banco de la República.
Periodicidad:Mensual.
Trámite:30 balances intermedios.
Fecha de corte de la información:Corte de estados financieros mensuales.
Fecha de reporte:Dentro del término de reporte de estados financieros.
Documento técnico:SB DS 003.
Tipo y número del informe:0 estados financieros intermedios.
Medio de envío:RAS
Dependencia usuaria:Direcciones de superintendencia.

Instructivo

Las IOE y el Banco de la República cuando administren contratos o fondos, deben transmitir mensualmente a la SBC, vía RAS, los códigos de la clase 7 del PUC indicados en el formato, para cada uno de los negocios (convenios), dentro de los primeros diez (10) días comunes del mes inmediatamente siguiente al corte respectivo.

Debe tenerse en cuenta que una vez se inicie el reporte de información correspondiente a un contrato o fondo la entidad está obligada a seguir realizando la transmisión respectiva, hasta la liquidación del mismo.

Si bien se deben transmitir únicamente los códigos señalados en la proforma, los documentos fuente, tanto contables como financieros, deben permanecer en la entidad a disposición de la SBC.

Encabezado

Entidad. Indique el tipo de entidad a la que pertenece, el código de la entidad asignado por la SBC y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de reporte: Indique la fecha de reporte de la información bajo el formato DDMMAAAA.

Cuerpo del formato

Unidad de captura 01

Columna 1. Valor. Monto en pesos correspondiente al saldo del último día del respectivo mes cuyos registros correspondan a los códigos PUC de la entidad para cada una de las subcuentas, de los fondos; convenios o contratos para la administración de proyectos o gerencia integral de proyectos en el caso de Fonade.

Unidad de captura 02

Columna 1. Valor. Monto en pesos correspondiente al saldo del último día del respectivo mes cuyos registros correspondan a los códigos PUC de la clase 7 para cada una de las subcuentas, de los fondos, patrimonios autónomos; convenios o contratos para la administración de recursos en el caso de Fonade.

Consideraciones a tener en cuenta para la transmisión

1. La entidad debe transmitir únicamente los códigos 7 del PUC establecidos en el formato.

2. Cualquier transmisión realizada por fuera del plazo establecido en el presente formato, debe ser previamente autorizada por la respectiva dirección de superintendencia.

3. La SBC debe comunicar a la entidad cualquier suspensión temporal del proceso de transmisión y debe acordar las acciones tendientes a corregir las inconsistencias.

NOTA. Para el reporte de las novedades de los contratos y fondos administrados se debe informar a la SBC el código asignado por la entidad, para habilitarlo en la base de datos, de acuerdo con lo señalado en la proforma F.0000-102.

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