CIRCULAR EXTERNA 43 DE 2002 

(Septiembre 30)

Ref.: Circular Externa 41 de 2002.

Con la expedición de la circular de la referencia, la Superintendencia Bancaria modificó, entre otros aspectos, el capítulo XI de la Circular Básica Financiera y Contable-Circular Externa 100 de 1995, en lo que se refiere a la metodología que las sociedades fiduciarias deben emplear para la valoración de los fondos comunes ordinarios, indicando que la misma era aplicable a partir del 1º de octubre del presente año.

Ahora bien, considerando que algunas sociedades fiduciarias han manifestado que para efectos de implementar el nuevo método de valoración deben adecuar sus aplicativos de sistemas, este despacho considera procedente prorrogar el plazo de vigencia de las modificaciones al capítulo XI de la Circular Básica Financiera y Contable hasta el 1º de diciembre de 2002. Sin embargo, las entidades deberán contar con sus aplicativos completamente adecuados al 15 de noviembre de 2002, con el fin de realizar pruebas durante la tercer semana del mismo mes, sin perjuicio de continuar transmitiendo la información con la metodología anterior.

En consecuencia, la publicación de la información que las sociedades fiduciarias se encuentran obligadas a divulgar debe efectuarse hasta el 30 de noviembre con la metodología vigente hasta dicha fecha.

En cuanto a la información a publicar debe aclararse que las rentabilidades diarias de los fondos a que se refiere el citado instructivo debe contemplar la rentabilidad diaria periódica y la rentabilidad diaria en términos efectivos anuales. Así mismo, en cuanto al cálculo y publicación de las rentabilidades periódicas de siete (7), treinta (30), ciento ochenta (180) y de más días, es necesario aclarar que se efectuarán partiendo del día en que entra en vigencia la nueva metodología de valoración, esto es, que a partir de dicha fecha deberán causarse los respectivos plazos para el cálculo y publicación de las rentabilidades.

De otra parte, esta superintendencia considera necesario modificar el capítulo primero, título V de la Circular Básica Jurídica, con el fin de aclarar que en la rendición de cuentas de los fondos comunes ordinarios se debe indicar el monto de la comisión efectivamente cobrada expresado en términos porcentuales señalando la base sobre la cual se calcula dicha remuneración, para lo cual se adjuntan las hojas que sufren modificaciones.

Igualmente, teniendo en cuenta que con las instrucciones contenidas en la Circular Externa 41 de 2002 se hace necesario modificar los reglamentos de los fondos comunes ordinarios y de algunos fondos comunes especiales y fondos de pensiones de jubilación e invalidez, este despacho considera apropiado, en desarrollo del principio de transparencia de la información, que las entidades informen a los adherentes, partícipes o beneficiarios de los citados fondos los cambios introducidos con una antelación de por lo menos quince (15) días calendario a la fecha de su aplicación y por el medio establecido en el respectivo reglamento.

La presente circular rige a partir de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades fiduciarias.

TÍTULO V

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En el caso anterior, o cuando se presente la circunstancia descrita en el parágrafo del numeral 3º del artículo 151 del estatuto orgánico del sistema financiero y los dineros fideicomitidos deban invertirse en el fondo común ordinario, la rendición de cuentas al adherente, constituyente o beneficiario, deberá llevarse a cabo por escrito y con una periodicidad no mayor de seis (6) meses conforme lo dispone el artículo 155 literal e) del estatuto orgánico del sistema financiero. La misma se hará mediante la elaboración y envío de una memoria descriptiva de la actividad ejecutada en el período respectivo, sin perjuicio de la facultad que le asiste al fiduciante de solicitar rendición de cuentas en cualquier tiempo según lo dispuesto en el artículo 1236 numeral 4º del Código de Comercio.

La rendición de cuentas deberá incluir como mínimo, y sin perjuicio de los parámetros fijados en los respectivos reglamentos para el efecto, la siguiente información:

— Identificación de inversionista. (Nombre, apellidos y código según el caso).

— Dirección registrada para el envío de correspondencia y ciudad.

— Fecha de corte del estado de cuenta.

— Adiciones y retiros efectuados por el inversionista.

— Valor de la retención en la fuente si fuere el caso.

Monto de la comisión fiduciaria efectivamente cobrada, expresada en términos porcentuales, indicando la base de cálculo de la misma.

— Número de unidades o porcentajes de participación a favor del inversionista a la fecha de corte.

— Valor de la unidad a la fecha de corte si éste fuere el sistema de valuación utilizado.

— Saldo disponible (valor de la inversión).

— Resumen de la composición de los activos que conforman el fondo.

— Resultados del fondo durante el respectivo período.

3. Fondos comunes especiales

De conformidad con la definición expuesta en el punto anterior, entiéndase por fondo común especial el conjunto de recursos obtenidos con ocasión de la celebración y ejecución de negocios fiduciarios, donde la entidad fiduciaria realiza un manejo colectivo de los recursos fideicomitidos, de acuerdo con el respectivo reglamento autorizado para su manejo, en el cual se consagra como finalidad principal la inversión o colocación a cualquier título de sumas de dinero, con arreglo a las instrucciones impartidas por los fideicomitentes.

En estos casos la rendición comprobada de cuentas se efectuará con el envío de una memoria detallada del desarrollo y cumplimiento de la gestión adelantada por el fiduciario, de acuerdo con la destinación que los constituyentes le hayan señalado a los recursos fideicomitidos, acompañada de un estado de cuenta que refleje el comportamiento financiero y contable de las inversiones y colocaciones efectuadas.

b) Fideicomiso de garantía. Entiéndase por fideicomiso de garantía aquel negocio en virtud del cual una persona transfiere de manera irrevocable la propiedad de uno o varios bienes a título de fiducia mercantil, o los entrega en encargo fiduciario irrevocable a una entidad fiduciaria, para garantizar con ellos y/o con su producto, el cumplimiento de ciertas obligaciones a su cargo y a favor de terceros, designando como beneficiario al acreedor de éstas, quien puede solicitar a la entidad fiduciaria la realización o venta de los bienes fideicomitidos para que con su producto se pague el valor de la obligación o el saldo insoluto de ella, de acuerdo con las instrucciones previstas en el contrato.

Las obligaciones así garantizadas, se consideran para efectos de la calificación de cartera que corresponde efectuar a las instituciones financieras, de garantía admisible, según lo dispuesto en el artículo 4º literal e) del Decreto 2360 de 1993.

Cuando la entidad fiduciaria reciba sumas de dinero o asimilables para garantizar las obligaciones, se deberá tener en cuenta lo previsto sobre fiducia de inversión para el cumplimiento de la rendición comprobada de cuentas.

La rendición comprobada de cuentas en los fideicomisos de garantía a los fideicomitentes y acreedores beneficiarios se llevará a cabo cuando se haya cumplido la condición pactada en el respectivo contrato (generalmente el incumplimiento en el pago de las obligaciones) y el fiduciario haya realizado los bienes para hacer efectiva la garantía. No obstante lo anterior, la entidad fiduciaria deberá enviar con razonable periodicidad al beneficiario un reporte que contendrá, cuando menos, la siguiente información:

— Estado actual, localización e identificación de los bienes transferidos.

— La relación de beneficiarios en la que conste el valor de los créditos de cada uno y las condiciones del mismo (plazo, interés pactado, modalidad de pago, etc.).

— Informe sobre el estado de cada una de las obligaciones garantizadas;

c) Fideicomiso de administración.

Para estos efectos, se entiende por negocios fiduciarios de administración aquéllos en los cuales se entregan bienes a una institución fiduciaria, con o sin transferencia de la propiedad, para que los administre y desarrolle la gestión encomendada por el constituyente y destine los rendimientos, si los hay, al cumplimiento de la finalidad señalada.

TÍTULO V

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En estos casos la rendición comprobada de cuentas debe cumplirse, cuando menos, mediante el envío de una memoria al beneficiario o al fideicomitente, en su caso, en la cual se indique en forma detallada la evolución del negocio y las gestiones programadas y realizadas por el fiduciario, y

d) Fideicomiso de administración inmobiliaria de proyectos de construcción.

Para estos efectos se entiende por fideicomiso de administración inmobiliaria de proyectos de construcción, aquél negocio fiduciario en virtud del cual se transfiere un bien inmueble a la entidad fiduciaria para que administre y desarrolle un proyecto inmobiliario, de acuerdo con las instrucciones señaladas en el acto constitutivo y transfiera las unidades construidas a quienes resulten beneficiarios del respectivo contrato.

En los fideicomisos inmobiliarios para efectos de la rendición comprobada de cuentas, se deberá enviar a los beneficiarios una memoria que contenga al menos los siguientes datos:

— Fecha de iniciación de la etapa de construcción del proyecto.

— Fecha estimada de terminación de la obra y fecha de entrega de las unidades construidas a los beneficiarios.

— Construcciones en curso.

— Porcentaje ejecutado de la obra.

— Valor de las cuotas aportadas hasta la fecha y valor pendiente por cancelar al fideicomiso por parte suya.

— Indicación del incumplimiento por parte de cualquiera de los fideicomitentes de las obligaciones de aportar dinero, previstas en el contrato.

— Avance de la obra (en relación con el porcentaje general de obra ejecutada).

— Control presupuestal (comparado con el programa y el ejecutado).

— Costo de la unidad construida a la fecha del reporte.

— Indicación sobre el comportamiento de la financiación del proyecto (créditos y aportes de fideicomitentes adherentes).

— Cambio en el proyecto y/o en las especificaciones.

— Reajuste del presupuesto.

2.10. Formatos

Cuando las sociedades fiduciarias utilicen formatos preimpresos para rendición comprobada de cuentas, deberán remitir a este despacho un ejemplar, quince (15) días antes de su envío a los fideicomitentes o beneficiarios en su caso.

2.11. Régimen sancionatorio

El incumplimiento de las instrucciones contenidas en el presente numeral se califica como práctica no autorizada en los términos y para los efectos del artículo 326 numeral 5º literal a) del estatuto orgánico del sistema financiero. En consecuencia, serán directamente responsables de su observancia, además de los representantes legales, quienes de conformidad con los estatutos o los reglamentos internos de las entidades fiduciarias deban suscribir los respectivos contratos.

3. Derogado con la Circular Externa 80 de 1998.

4. Fondos de estabilización.

En los reglamentos de los fondos comunes ordinarios, fondos de pensiones y fondos comunes especiales que administren las sociedades fiduciarias, no deberán contener estipulaciones sobre “Fondos de estabilización”, esto es, sobre mecanismos mediante los cuales se pretendan compensar las pérdidas que en un período determinado se produzcan como resultado del desarrollo de las operaciones propias del fondo común ordinario con los fondos obtenidos en otro.

5. Fiducia de inversión.

Los artículos 151 y siguientes del estatuto orgánico del sistema financiero regulan la fiducia de inversión que realicen las sociedades fiduciarias, bajo los principios fundamentales que rigen este tipo negocial.

Ahora bien, con ocasión de la evaluación y aprobación que adelanta esta superintendencia en cumplimiento de lo previsto en el numeral 2º del artículo 153 del mencionado estatuto sobre los modelos de contrato que utilizarán en la celebración de éstos negocios, y sobre los reglamentos de administración de los fondos comunes ordinarios, es necesario efectuar algunas precisiones.

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