CIRCULAR EXTERNA 43 DE 2005

 

CIRCULAR EXTERNA 43 DE 2005 

(Noviembre)

Ref.:Modificaciones a los capítulos segundo y quinto del título sexto de Circular Externa 7 de 1996.

(Nota: Véase Circular externa 2 de 2005 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Teniendo en cuenta el impacto económico negativo que pueden generar las actividades fraudulentas sobre el sector asegurador, bien sean perpetradas por terceros o por personas vinculadas a este, este despacho considera importante realizar algunas modificaciones a los capítulos segundo y quinto del título VI de la Circular Externa 7 de 1996, con el fin de incluir el fraude como parte del riesgo operacional de toda entidad aseguradora y establecer la obligación para los órganos de administración de dichas entidades de adoptar las medidas de control necesarias para prevenir este riesgo.

En tal sentido, se establece que en el estudio que se presenta ante la SBC para sustentar la solicitud de autorización para operar un nuevo ramo de seguro, deben incluirse tanto las medidas específicas de control que serán adoptadas para prevenir la configuración de actos fraudulentos, como las medidas que serán tomadas una vez estos hayan sido detectados.

Sumado a lo anterior, las entidades aseguradoras deben ajustar sus sistemas especiales de administración de riesgos de seguros (Sears) a lo dispuesto en esta circular y deben remitir a la SBC el texto de la modificación correspondiente antes del 31 de diciembre de 2005.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica el numeral 1.1.4.3 del capítulo segundo, título VI de la Circular Externa 7 de 1996 y el numeral 1.3.7 del capítulo quinto, título sexto de la misma circular.

N del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales del sector asegurador.

El estudio que se presente debe contener la documentación e información que se señala a continuación:

1.1.1. Acta de la junta directiva: Copia autorizada del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad aseguradora sometió a consideración de este órgano social el estudio de factibilidad que justifica abrir el ramo respectivo y que dicho órgano social aprobó su apertura.

1.1.2. Justificación: Explicación clara y concisa de los motivos que justifican la apertura del ramo e indicación de si con la misma se cumplen los objetivos del plan estratégico de la entidad.

1.1.3. Estudio de mercado: Breve descripción de los resultados del ramo a nivel nacional e internacional, cuando sea el caso, cuantificando el mercado potencial y el segmento de mercado que se pretende atender. Dicho estudio de mercado debe contener además la información relativa a la forma como se comercializará dicho producto.

1.1.4. Incidencia técnica, financiera y administrativa: Análisis y comentarios acerca del impacto de la apertura del ramo en la estructura operacional y financiera de la compañía.

Este documento debe contener cuando menos la siguiente información referente a las características de los recursos destinados al desarrollo de los procesos comercial, técnico, financiero y administrativo:

1.1.4.1. Descripción del perfil requerido para los cargos que se dedicarán a la administración del ramo y a la atención del cliente.

1.1.4.2. Descripción de los procesos, procedimientos y formatos que se emplearán para el desarrollo de la operación y control del ramo.

1.1.4.3. Señalamiento de las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del ramo. En esta sección deben incluirse tanto las medidas que serán adoptadas para la prevención de actuaciones fraudulentas como para el tratamiento de operaciones fraudulentas detectadas.

1.1.4.4. Las proyecciones de los resultados esperados para los tres primeros años de operación del producto y su incidencia en los indicadores de capital mínimo, margen de solvencia, patrimonio requerido por ramos y patrimonio técnico. La proyección no debe limitarse a los resultados sino debe involucrar aquellas cuentas principales que permiten calcular dichos resultados o la utilidad del ramo. Igualmente, en la proyección de margen de solvencia y patrimonio técnico se deben desglosar las cuentas que llevan al cálculo de estos indicadores.

Para efectos del cálculo de los resultados del ramo se deben especificar las reservas que se constituirán, definiendo la metodología utilizada respecto de aquellas sobre las que el gobierno no haya adoptado un régimen uniforme. Adicionalmente, se debe presentar en forma separada la cuantificación de la reserva para siniestros ocurridos no avisados (IBNR) y de la reserva para siniestros ocurridos avisados de acuerdo con la metodología señalada para el efecto por el Gobierno Nacional.

1.1.5. Identificación de los reaseguros: Cuando resulte necesario, deben identificarse los tipos de contrato de reaseguro que respalden la operación del ramo e incluir la carta de intención de los reaseguradores de participar en tales contratos.

1.1.6. Modelos de las pólizas, tarifas y notas técnicas: Para efectos de su autorización se deben remitir los modelos de pólizas, anexos y certificados del producto que se pretenda explotar a través del ramo cuya aprobación se solicita, así como la tarifa inicial. Igualmente debe remitirse la nota técnica que la sustente. La nota técnica, además de sustentar la tasa pura de riesgo, debe expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la aseguradora. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte ser inferior al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica podrá ser aquel que establezca el reasegurador. Cuando tal porcentaje sea mayor, dicho componente debe ser sustentado por la entidad aseguradora. Lo anterior se deberá cumplir siempre que después de aprobado el ramo cambien las políticas de reaseguro.

Tratándose de ramos que generen reserva matemática, las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la aprobación del ramo se deben remitir a esta entidad en forma previa a su utilización. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 3.3.1 del presente capítulo.

1.2. Reglas generales sobre pólizas y tarifas.

De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo, numeral 1º, artículo 184 EOSF, la aprobación previa de pólizas y tarifas por parte de la SBC solo es necesaria cuando se trata de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

En cualquier caso, las pólizas y las tarifas deben cumplir en todo momento con los requisitos que se indican a continuación:

1.3.5. Riesgo de insuficiencia de reservas técnicas.

Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de una subestimación en el cálculo de las reservas técnicas y otras obligaciones contractuales (Participación de utilidades, pago de beneficios garantizados, etc.).

1.3.6. Riesgo legal en seguros.

Se entiende por riesgo legal en seguros a la posibilidad de incurrir en pérdidas derivadas del incumplimiento de normas legales, de la inobservancia de disposiciones reglamentarias, de códigos de conducta o normas éticas en cualquier jurisdicción en la cual opere la entidad aseguradora. Así mismo, el riesgo legal puede derivar de situaciones de orden legal que puedan afectar la titularidad de los activos o la efectiva recuperación de su valor.

1.3.7. Riesgo operacional en seguros.

Se entiende por riesgo operacional a la posibilidad de incurrir en pérdidas derivadas de problemas en el desarrollo de las funciones del negocio o sus procesos. La exposición a este riesgo puede resultar de una deficiencia o ruptura en los controles internos o procesos de control, fallas tecnológicas, errores humanos, deshonestidad, fraude o catástrofes naturales.

1.3.8. Riesgo estratégico en seguros.

Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de la imposibilidad de implementar apropiadamente los planes de negocio, las estrategias, las decisiones de mercado, la asignación de recursos y su incapacidad para adaptarse a los cambios en el entorno de los negocios.

1.3.9. Riesgo reputacional en seguros.

Corresponde a la probabilidad de perdida como consecuencia de incurrir en perdidas derivadas de la celebración de contratos de seguros y reaseguros con personas y entidades que generen un bajo nivel de confianza para sus asegurados por su nivel de solvencia o la conducta de sus funcionarios o por la celebración de acuerdos sobre los cuales recaiga una publicidad negativa, así como la realización de prácticas que puedan derivar en demandas legales y perdida de credibilidad del publico.

2. Reglas especiales de la estructura y operación del Sears.

2.1. Infraestructura.

La junta directiva de cada entidad debe pronunciarse de manera explícita acerca de las condiciones y características mínimas que deben cumplir los recursos humanos, tecnológicos y demás que se consideren necesarios para la adecuada administración del Sears.

2.2. Características de las metodologías de cuantificación de los riesgos de seguros.

Como base para el diseño y posterior adopción del Sears, las metodologías de cuantificación que en desarrollo de lo señalado en el numeral 1.2.1 del presente capítulo adopten las entidades aseguradoras deberán tener en cuenta los parámetros y características que establezca la SBC mediante circular externa.

2.3. Procesos de control y de monitoreo de riesgos.

La entidad debe establecer los procesos y mecanismos que empleará luego de haber cuantificado sus riesgos, para eliminar, atenuar, trasladar o retener cada uno de tales riesgos. Igualmente, debe adoptar los procesos y mecanismos que le permitan verificar el cumplimiento de las medidas de control adoptadas.

2.4. Periodicidad de la evaluación y reporte a la SBC.

Cada entidad debe mantener en todo momento, a disposición de la SBC, la información empleada en el cálculo de los valores estimados y las medidas de control y monitoreo adoptados. Esta información debe tener un grado de discriminación y detalle mayor al presentado en los formatos que se establecen para efectos de reporte a la SBC.

Los resultados de la medición de riesgos deben reportarse a la SBC con una periodicidad trimestral en los formatos previstos para este propósito.

2.5. Facultad de objeción del Sears por parte de la SBC.

El Sears, incluida la metodología de cuantificación de riesgos que se diseñe, deberá empezar a operar en los plazos que determine la SBC de acuerdo con fases y etapas de aplicación que serán establecidas mediante circular externa. Las entidades deberán someter el Sears a estudio previo por parte de la SBC, quien podrá objetarlo o exigir correctivos en cualquier momento.

(Nota: Véase Circular externa 2 de 2005 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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