CIRCULAR EXTERNA 43 DE 2006 

(Diciembre 22)

Ref.: Instrucciones relativas al sistema de administración del riesgo de garantías (SARG) del Fondo Nacional de Garantías S.A. (FNG).

Este despacho, en uso de las atribuciones legales contenidas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005 y el artículo 4º del Decreto 1324 de 2005, considera necesario impartir instrucciones al Fondo Nacional de Garantías S.A., sobre la metodología a través de la cual será desarrollado el sistema de administración de riesgos de garantías que debe adoptar el FNG.

En tal sentido, mediante la presente circular se adiciona el capítulo XXII de la Circular Básica Contable y Financiera sobre las “Reglas relativas al sistema de administración del riesgo de garantías (SARG) del Fondo Nacional de Garantías S.A. (FNG)”, mediante el cual se establecen los principios, criterios generales y parámetros mínimos que el Fondo Nacional de Garantías S.A. debe observar para el desarrollo del sistema de administración del riesgo de garantías (SARG), previsto en el Decreto 1324 de 2005.

De acuerdo con el literal a) del artículo primero del mencionado decreto, el SARG se define como el conjunto de políticas, procedimientos y metodologías técnicas orientadas a la identificación, medición, evaluación, seguimiento y control de los riesgos que asume el fondo, en desarrollo de su objeto social, cuya gestión le permite calcular su nivel de reservas técnicas.

El SARG que adopte la entidad, está sujeto a la supervisión permanente e integral de la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), en los términos previstos en el presente instructivo. En todo caso, su puesta en funcionamiento y las modificaciones de las metodologías técnicas que permitan establecer la probabilidad de pérdida frente al nivel de siniestralidad de las garantías expedidas, deben someterse a la consideración previa de la SFC, sin perjuicio del seguimiento y ajuste permanente de dichas metodologías por parte de la entidad.

La SFC podrá ordenar su suspensión o ajuste en los casos en que lo considere necesario. En caso de suspensión, o inexistencia del modelo (lo cual solo se puede justificar por falta de información), el FNG deberá constituir sus reservas de acuerdo con el régimen transitorio establecido en el artículo 12 del Decreto 1324 de 2005 y acordar con la SFC un plan de mejoramiento que permita poner de nuevo en marcha la metodología de medición de riesgos. El FNG cuenta con un plazo máximo de seis meses para presentar sus modelos.

Sobre el particular, se debe tener en cuenta que la supervisión basada en la evaluación de la gestión de riesgos de las entidades vigiladas por la SFC se fundamenta no solo en la capacidad que estas tengan de administrar aquellos riesgos comunes a la actividad de los servicios financieros, sino también en la capacidad para gestionar con éxito los riesgos particulares a la especie a la que pertenecen.

A su vez, en desarrollo de su objeto social el Fondo Nacional de Garantías S.A. se encuentra expuesto, además de los riesgos generales a que se expone toda entidad financiera (como son, entre otros, los riesgos de crédito, mercado, liquidez, operacional, legal, estratégico y reputacional), a los riesgos de garantías, de insuficiencia de reservas técnicas y riesgo de tarifación, los cuales suponen la posibilidad de afectar los resultados potenciales y, por ende, de generar una pérdida del valor económico del patrimonio de la entidad y de su reputación, con efectos nocivos para su solvencia y viabilidad.

Las referencias que en el presente capítulo se hagan a “garantías”, comprenden igualmente los “avales”, “retrogarantías”, “contratos de coafianzamiento” y demás operaciones autorizadas por la ley para ser desarrolladas por el Fondo Nacional de Garantías S.A., que le implique asumir riesgos.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. Se adjuntan las páginas correspondientes al capítulo XXII de la Circular Básica Contable y Financiera.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal del Fondo Nacional de Garantías S.A.

CAPÍTULO XXII-Instrucciones relativas al sistema de administración del riesgo de garantías (SARG) del Fondo Nacional de Garantías S.A. (FNG)

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1. Principios y criterios generales para la evaluación del riesgo

1.1. Riesgos de garantías (RG)

El RG es la posibilidad de que la entidad, en virtud de las garantías que otorgue, incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia del pago de las obligaciones garantizadas ante el incumplimiento de un deudor.

1.2. Riesgo de insuficiencia de reservas técnicas

Corresponde a la posibilidad de pérdida de la entidad como consecuencia de una subestimación en el cálculo de las reservas técnicas.

1.3. Riesgo de tarifación

Corresponde a la probabilidad de pérdida como consecuencia de errores en el cálculo de comisiones al punto que resulten insuficientes para cubrir las reclamaciones actuales y futuras, los gastos administrativos y la rentabilidad esperada.

1.4. Elementos que componen el SARG

El SARG debe contar al menos con los siguientes componentes básicos:

— Políticas de administración de riesgos.

— Procesos de administración de riesgos.

— Metodologías para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas.

— Sistema de constitución de reservas técnicas para cubrir sus riesgos.

— Procesos de control interno.

1.4.1. Políticas de administración de riesgos

Las políticas de administración de riesgos deben ser adoptadas por la junta directiva, definiendo con claridad y precisión los criterios bajo los cuales la organización debe evaluar, asumir, controlar y cubrir los riesgos. Igualmente, la junta directiva debe establecer los mecanismos y controles necesarios para asegurar el cumplimiento estricto de dichas políticas, así como de las normas que les son aplicables al proceso de administración de riesgos contenidas en este instructivo.

1.4.1.1. Estructura organizacional

La entidad debe contar con una estructura organizacional apropiada para la administración del riesgo. Para el efecto, debe establecer y preservar estándares que permitan contar con personal idóneo para la administración de riesgos. De igual forma, deben quedar claramente asignadas las responsabilidades de las diferentes personas y áreas involucradas en los respectivos procesos, y establecerse reglas internas dirigidas a prevenir y sancionar conflictos de interés, a controlar el uso y a asegurar la reserva de la información.

El FNG debe contar con la infraestructura tecnológica y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración de los riesgos, los cuales deben generar informes confiables sobre dicha labor.

1.4.1.2. Límites de exposición y pérdida tolerada

Las políticas del FNG deben incluir las pautas generales que observará la entidad en la fijación, tanto de la pérdida tolerada como de los límites de exposiciones (iniciales y potenciales) para intermediarios, deudores, retro-garantes, líneas de garantía, entre otros, con el fin de velar por la adecuada diversificación de los riesgos asumidos.

1.4.1.3. Otorgamiento de garantías

Las políticas del FNG deben precisar las características básicas de los deudores e intermediarios y los niveles de tolerancia frente al riesgo, discriminar entre sus potenciales clientes para determinar si son sujetos de garantía y definir los niveles de adjudicación para cada uno de ellos.

Adicionalmente, teniendo en cuenta la incidencia del cobro de comisiones para la determinación de las reservas técnicas, el FNG deberá contar con políticas claras para el cobro de dichas comisiones. En tales políticas se deben definir las condiciones para su pago, considerando que en el evento en que se contemple mecanismos para su financiación, el plazo no podrá ser

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superior al período de vigencia de la garantía otorgada. Es de anotar que el origen de los recursos con los cuales se financien las comisiones no deberá provenir de las reservas técnicas.

De igual forma, la entidad debe tener en cuenta que para que el valor de las comisiones a financiar se pueda entender como recaudado para todos los efectos, la obligación debe ser incorporada en pagarés o cualquier otro título valor de contenido crediticio emitido por el tomador a la orden del FNG, y los valores financiados se sujetarán a lo señalado en las instrucciones sobre evaluación de riesgo crediticio consagradas en el capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera 100 de 1995.

1.4.1.4. Coberturas

Las políticas del FNG deben definir criterios para la obtención de coberturas y otros mecanismos para compartir el riesgo (cobertura, retrogarantías, retrogarantía con aporte, reafianzamiento, etc.).

1.4.1.5. Seguimiento y control

El sistema de seguimiento y control de riesgos del FNG debe ser consistente con el proceso de otorgamiento de garantías. Las políticas deben precisar la frecuencia del seguimiento.

1.4.1.6. Constitución de reservas técnicas

Las políticas deben prever sistemas de cubrimiento del riesgo mediante la constitución de reservas, estimadas con una metodología técnica que permita establecer la probabilidad de pérdida frente al nivel de siniestralidad de las garantías expedidas, efectuando una adecuada ponderación y cuantificación de los riesgos implícitos.

La entidad podrá destinar proporcionalmente la reserva de estabilización de que trata el Decreto 1324 de 2005, para el reconocimiento de los ajustes contracíclicos.

1.4.1.7. Recuperación

La entidad debe desarrollar políticas y procedimientos tendientes a recuperar los recursos que destine al pago de obligaciones garantizadas ante el incumplimiento del deudor, para aquellos productos que incorporen recuperación.

Es importante que el FNG cuente con una base histórica de este tipo de eventos así como del nivel de recuperaciones obtenidas con el fin de ajustar técnicamente las pérdidas esperadas al nivel de recuperaciones.

1.4.2. Procesos de administración de riesgos

El SARG debe contar con procesos para la identificación, medición y control de riesgos en los que se defina en forma clara y expresa las responsabilidades de cada uno de los funcionarios y organismos internos involucrados en dicha administración, así como los sistemas para su seguimiento, contemplando la adopción de medidas frente a su incumplimiento.

En la definición de los procesos se deben precisar, al menos las siguientes responsabilidades:

1.4.2.1. Responsabilidades de la junta directiva

Corresponde indelegablemente a la junta directiva de la entidad adoptar las siguientes decisiones relativas a la adecuada organización de la administración de los riesgos.

a) Aprobar las políticas de la entidad en los términos del numeral 1.4.1. del presente instructivo.

b) Aprobar los procedimientos y metodologías de otorgamiento, seguimiento y recuperación.

c) Aprobar la asignación de recursos humanos, físicos y técnicos para el adecuado desarrollo del SARG.

d) Exigir de la administración, para su evaluación, reportes periódicos sobre los niveles de exposición a los riesgos, sus implicaciones y las actividades relevantes para su mitigación y/o adecuada administración.

e) Señalar las responsabilidades y atribuciones asignadas a los cargos y áreas encargadas de gestionar el SARG.

f) Evaluar las propuestas de recomendaciones y correctivos sobre los procesos de administración que sugiera el representante legal principal, sin perjuicio de la adopción oficiosa de los que estime pertinentes.

g) Aprobar el sistema de control interno del SARG, asignando con precisión las responsabilidades de las áreas y funcionarios competentes, así como evaluar los informes y la gestión del área encargada de dicho control.

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1.4.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad

Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del representante legal principal de la entidad y de los funcionarios o áreas administrativas designadas para tal efecto:

a) Diseñar los procedimientos a seguir por las áreas y cargos asignados como responsables de la administración del SARG.

b) Someter a aprobación de la junta directiva o del consejo de administración los procedimientos a que se refiere el literal anterior.

c) El representante legal de la entidad, al igual que los funcionarios o áreas administrativas que este designe, son responsables de la implementación de la estrategia de administración de riesgo aprobada por la junta directiva, desarrollando procesos y metodologías de identificación, medición, seguimiento y control de los riesgos.

d) Realizar el seguimiento permanente de la administración del riesgo y mantener debidamente informada a la junta directiva de sus resultados.

e) Señalar las características y periodicidad de los informes que los funcionarios y áreas encargadas de la administración del SARG deben rendir.

f) Adoptar los correctivos de los procesos de administración de riesgos que sean de su competencia y proponer los que estime convenientes a la junta directiva.

1.4.2.3. Contenido mínimo de los procesos

Los procesos adoptados deben generar la información necesaria para evaluar los respectivos riesgos, apoyar la toma de decisiones y abarcar las siguientes etapas:

— Otorgamiento.

— Seguimiento y control.

— Recuperación.

En la definición de los procesos para cada una de las etapas mencionadas las entidades deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1.4.2.3.1. Etapa de otorgamiento

El otorgamiento de garantías debe basarse en el conocimiento de los intermediarios, de las carteras garantizadas, y de las condiciones de los créditos a garantizar, así como de la estructuración de las garantías que se ofrecen, entre otros factores.

El proceso de otorgamiento debe basarse en un conocimiento del comportamiento de la siniestralidad de los intermediarios, de las características de los créditos garantizados y su comportamiento. La selección de las variables de discriminación y la importancia relativa que se dé a cada una de ellas debe ser un elemento determinante tanto en el otorgamiento como en el seguimiento de las garantías de cada portafolio o línea. En tal sentido, la metodología implantada debe considerar la combinación de criterios cuantitativos y cualitativos, objetivos y subjetivos, de acuerdo con la experiencia y las políticas estratégicas del fondo. Esta metodología debe ser evaluada como mínimo una (1) vez al año, con el fin de verificar su idoneidad, al igual que la relevancia de las variables.

No obstante lo anterior, en la medida en que las coberturas otorgadas por el FNG sean relevantes (por ejemplo que su cobertura sea sobre un porcentaje importante en relación con la obligación garantizada o sobre la pérdida esperada) se deberán establecer procedimientos de conocimiento y calificación de los sistemas de administración de riesgo crediticio de los intermediarios, con especial énfasis en los procesos que involucren el análisis de los deudores garantizados y su capacidad de pago, o bien establecer mecanismos para evaluar la capacidad de pago de los deudores en forma directa, que coadyuven a definir políticas de otorgamiento de garantías con fundamento en la gestión del riesgo de crédito por parte de los intermediarios.

Estos parámetros deberán estar claramente documentados en las políticas y procedimientos del fondo.

Las metodologías y procedimientos implantados en el proceso de otorgamiento deben permitir monitorear y controlar la exposición de los diferentes portafolios de garantías, así como la del portafolio agregado, de conformidad con los límites establecidos por la junta directiva. Se deben señalar criterios sobre la forma como se orienta y diversifica el portafolio de garantías de la entidad, evitando una excesiva concentración por deudor, sector económico, grupo económico, factor de riesgo, etc.

1.4.2.3.2. Etapa de seguimiento y control

La etapa de seguimiento y control supone un continuo monitoreo de las garantías expedidas, acorde con el proceso de otorgamiento.

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Los procesos que se adopten deben contener metodologías y técnicas analíticas que permitan medir el riesgo inherente al otorgamiento de garantías y los cambios potenciales en las condiciones de las mismas. Tales metodologías y técnicas se deben fundamentar, entre otros criterios, en la información relacionada con el comportamiento histórico de los portafolios y los créditos garantizados, las variables sectoriales y macroeconómicas que afecten su normal desarrollo, de las coberturas que trata el numeral 1.4.1.4 y las características particulares de los deudores en los casos previstos en el numeral 1.4.2.3.1.

Las metodologías que se desarrollen deben determinar la pérdida esperada por la exposición al riesgo. La información que resulte de estas metodologías debe ser almacenada como insumo para el afinamiento y retroalimentación de las mismas.

Estas metodologías deben ser evaluadas como mínimo una (1) vez al año, para establecer su idoneidad, al igual que la relevancia de las variables seleccionadas para cada una de ellas. Igualmente, estas metodologías deben ser probadas en escenarios y condiciones extremas (Pruebas de estrés), y se debe medir la suficiencia del nivel de cubrimiento de las reservas frente a las pérdidas efectivamente observadas. Los resultados de estas evaluaciones y pruebas deben ser presentados por el representante legal principal a la junta directiva y estar a disposición de la SFC junto con las conclusiones de su análisis.

1.4.2.3.3. Etapa de recuperación

El FNG debe contar con procedimientos aprobados por la junta directiva y ejecutados por la administración de la entidad, tendientes a maximizar la recuperación de los recursos cancelados en virtud de las reclamaciones atendidas. Tales procesos deben identificar claramente los responsables de su desarrollo, así como los criterios con base en los cuales se ejecutan las labores de cobranza, se evalúan y deciden acuerdos de pago, se administra el proceso de recepción y realización de bienes recibidos a título de dación en pago y se decide el castigo de activos.

1.4.3. Metodologías para la estimación o cuantificación de pérdidas esperadas

La administración del riesgo de garantías requiere una determinación apropiada y objetiva de las reservas a constituir y de las comisiones a cobrar en contraprestación por el riesgo asumido que debe mantener el FNG para asegurar su viabilidad financiera de acuerdo con el nivel de riesgo.

El SARG debe estimar o cuantificar las reservas técnicas de cada modalidad de garantía. Al adoptar sistemas de medición de tales reservas dentro de su SARG, el FNG debe diseñar respecto a cada modalidad, sus propios modelos internos de estimación; estos modelos deben ser presentados a la SFC para su evaluación previa, la cual, en todos los casos, emitirá un pronunciamiento respecto de su objeción o no para que sean aplicados. El FNG realizará la constitución de reservas de acuerdo con los resultados arrojados por los modelos técnicos adoptados en desarrollo del SARG.

El nivel de reservas deberá ser suficiente para cubrir los riesgos derivados del otorgamiento de garantías. En tal sentido, se deberán hacer pruebas de estrés de los modelos de reservas y evaluaciones de desempeño frente a los resultados de los siniestros.

En general, el FNG deberá buscar que el nivel de reservas y las comisiones de garantías guarden correspondencia técnica, salvo que la junta directiva establezca un tratamiento excepcional de comisiones respecto de programas de garantía de particular interés para el Gobierno Nacional, caso en el cual el tratamiento excepcional deberá estar debidamente documentado y aprobado. En todo caso las reservas deberán ser adecuadas para cubrir el riesgo de las garantías.

1.4.3.1. Identificación de los mecanismos de cobertura de riesgo

Cuando resulte necesario, deben identificarse los tipos de contrato de cobertura de riesgo, que respalden la operación del producto e incluir la carta de intención de los proveedores de cobertura, de participar en tales contratos.

1.4.3.2. Modelos de las comisiones, reservas y notas técnicas

El FNG debe remitir a la SFC las metodologías de medición de riesgos para los diversos productos de garantía de acuerdo con las modalidades o segmentación realizada por dicha entidad, así como la metodología de determinación de las comisiones correspondientes.

Parte indispensable de dicha documentación son las notas técnicas que respalden los cálculos actuariales realizados. Además de sustentar la tasa pura de riesgo, dichas notas deben expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por el FNG. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte ser inferior al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica podrá ser aquel que establezca el proveedor de cobertura. Naturalmente, en los casos en que esta situación cambie y el nivel de retención de riesgo sea mayor, a dicho porcentaje, este componente debe ser sustentado por el FNG.

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Las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la no objeción del SARG se deben remitir a esta entidad en forma previa a su utilización.

1.4.3.3. Requisitos generales para el cálculo de las comisiones

Las comisiones deben observar los principios técnicos de equidad, eficiencia, homogeneidad y representatividad, y deben estar fundamentadas en análisis estadísticos.

Los estudios técnicos y estadísticos que sustenten las comisiones debe observar tales principios así:

Equidad: La comisión y el riesgo deben presentar una correlación positiva, de acuerdo con las condiciones objetivas del riesgo.

Suficiencia: La comisión debe cubrir razonablemente la tasa de riesgo y los costos propios de la operación, tales como costos de adquisición, administrativos y utilidades.

Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio para la determinación de las comisiones deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.

Representatividad: El tamaño de la muestra empleada para determinar las comisiones debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error.

1.4.3.4. Régimen para el cálculo de las reservas por administración del riesgo de garantía

La constitución de reservas por parte del FNG deberá sujetarse a las siguientes reglas:

El FNG deberá constituir reservas técnicas, respaldadas en cálculos actuariales, para cada uno de los productos y negocios de garantía.

El cálculo de las reservas técnicas deberá ser consistente con la nota técnica presentada a la SFC para el cálculo de la comisión. En este sentido, para cada modalidad de garantía se debe usar el mismo interés técnico y las mismas funciones de distribución empleadas para el cálculo de la comisión.

1.4.3.5. Componentes de los modelos

1.4.3.5.1. Bases de datos

El FNG debe contar con bases de datos que incorporen información histórica al menos desde 2000. En todo caso, los cálculos de las reservas y las comisiones debe fundamentarse en bases de datos que incorporen información histórica pertinente de por lo menos los seis (6) años inmediatamente anteriores a la fecha de cálculo de la reserva. En el momento en que el FNG presente las metodologías de cálculo de las reservas para no objeción por parte de la SFC, la información base de este análisis deberá estar actualizada.

1.4.3.5.2. Cálculo de las reservas técnicas

Estas reservas pueden ser calculadas de manera prospectiva o retrospectiva. Cualquiera sea la metodología utilizada estas deben ser suficientes para cubrir los siniestros que se presenten.

Las variables que participan en el cálculo de las reservas son:

• El tiempo t transcurrido entre el inicio del otorgamiento de la garantía y el cálculo de la reserva.

• El valor esperado de la pérdida en el instante t.

• La comisión pactada en el instante t = 0.

• El valor del factor actuarial de la anualidad.

• La exposición en el instante t.

Por lo tanto, el modelo o modelos que se adopten deben permitir, respecto de cada modalidad, determinar los componentes de la pérdida esperada de acuerdo con los siguientes parámetros:

a) El siniestro para el FNG, sin perjuicio de que la entidad establezca criterios adicionales más exigentes, es el evento en el cual el intermediario realiza el reclamo de la garantía, previo el cumplimiento de los términos y las condiciones establecidas para su pago.

b) La reserva de administración del riesgo de garantía. Corresponde al valor monetario que debe mantener el FNG disponible para cubrir los siniestros que se presenten.

c) El valor de la exposición; En términos generales esta exposición debe ser el porcentaje garantizado del saldo del crédito en el instante t.

d) La severidad del siniestro se define como el deterioro económico en que incurriría la entidad en caso de que se materialice el siniestro.

e) Horizonte de tiempo: Se refiere al plazo para el cual se desea calcular las pérdidas. Se consideran como opciones la definición de un período de un año o la vida total de los créditos. En general la adopción de uno u otro horizonte produce modelos equivalentes con respecto a características como el cubrimiento del riesgo con las reservas.

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f) Período de observación; este parámetro determina el tiempo de información que se utilizará para el cálculo y ajuste del modelo. se considera el uso de información en un intervalo mínimo de 6 años.

g) Nivel de confianza; teniendo en cuenta que como resultado de los modelos se obtiene una distribución de las pérdidas, se refiere al percentil sobre esta distribución en que se tomará el valor de la pérdida esperada.

Con el fin de que se preserve la calidad de las metodologías para medición de reservas, estas deberán ser sometidas a pruebas de ajuste y pruebas de esfuerzo con una periodicidad mínima de un año. En consecuencia con dichas evaluaciones, tales metodologías deberán ser calibradas con la misma periodicidad.

En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de cuantificación de pérdidas, ya sea por orden de la SFC o por iniciativa del FNG, se debe remitir una nueva nota técnica, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas.

Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las comisiones, el FNG debe mantener a disposición de la SFC las notas técnicas clasificadas por producto, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes.

1.4.4. Procesos de control interno

El diseño e implementación de un esquema para la administración del riesgo debe contar con procesos de control interno, mediante los cuales se verifique la implementación de las metodologías, procedimientos y, en general, el cumplimiento de todas las reglas de su funcionamiento, incluyendo especialmente el oportuno flujo de información a la junta directiva y al nivel administrativo de la entidad.

1.5. Obligación de evaluar el RG mediante la adopción de un SARG

La entidad debe evaluar permanentemente el RG tanto en el momento de otorgar las garantías como a lo largo de la vigencia de las mismas.

2. Manejo y disponibilidad de la información

Con el objeto de contar con elementos para el adecuado análisis de riesgo de que trata este capítulo, la entidad debe mantener expedientes de los respectivos clientes y las bases de datos que sustenten la metodología o metodologías técnicas empleadas para el otorgamiento, seguimiento, recuperación y, en general, administración del riesgo de garantías. Dicha información deberá estar a disposición de la SFC.

Las bases de datos deben mantenerse actualizadas, contando con mecanismos que garanticen la calidad y consistencia de la información para hacer las evaluaciones rutinarias del riesgo. Igualmente deben contar con mecanismos de seguridad que garanticen la confiabilidad de la información. Toda la información cuantitativa y cualitativa evaluada que sirva de insumo para las metodologías de otorgamiento y seguimiento debe quedar a disposición de la SFC.

En aquellos casos en que la SFC solicite dicha información, esta deberá ser suministrada únicamente a los funcionarios autorizados previa y expresamente para el efecto por la autoridad de supervisión.

3. Revisoría fiscal

Sin perjuicio de las reglas de control interno que se adopten en cumplimiento de lo establecido en el numeral 1.4.3 del presente capítulo, el diseño, implementación y operación de un esquema general para la administración del riesgo debe contar con procesos adecuados de auditoría por parte de la revisoría fiscal. Para tal efecto, la persona natural o jurídica responsable, designada por la asamblea general de accionistas, deberá contar con el equipo humano, técnico y físico adecuado para llevar a cabo dicha función.

Cuando la revisoría fiscal sea encomendada a una persona jurídica, esta, a su vez, desarrollará directamente su función a través de personas naturales idóneas para asumir la responsabilidad personal que a su vez les corresponde, y deberá dotarlas de los soportes humanos, técnicos y físicos necesarios.

En cumplimiento de la función consagrada en el numeral 2º del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal presentar oportunamente los informes a la administración o a la asamblea de las entidades vigiladas acerca de las desviaciones en el cumplimiento de los instructivos externos e internos, de las deficiencias en los controles internos sobre esta materia, así como de las irregularidades encontradas, que surjan como resultado del examen del SARG. Estos aspectos deberán quedar suficientemente documentados en los papeles de trabajo y en los informes presentados.

En el informe que presente a la asamblea general de accionistas, el revisor fiscal deberá dejar constancia de aquellas debilidades e irregularidades que tienen una incidencia importante en el funcionamiento del SARG subsanadas o no por la administración de la entidad vigilada a la fecha de corte del ejercicio respecto del cual el revisor fiscal presenta el informe de cumplimiento y de control interno al que hace referencia el artículo 209 del Código de Comercio.

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La revisoría fiscal informará a la SFC, en desarrollo de su deber de colaboración indicado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, sobre todos los aspectos informados a la administración en relación con el SARG, indicando el grado de incidencia en que estaría afectándose el cumplimiento de los instructivos de la SFC sobre esta materia. Este informe se presentará, al menos, dos veces al año, el 31 de julio y el 31 de enero, y en él se indicará cuáles fueron las pruebas aplicadas, los resultados alcanzados, las acciones seguidas y la respuesta de la entidad frente a sus observaciones, así como las correcciones que en su entender realizó la entidad.

4. Supervisión del SARG por parte de la SFC

En ejercicio de sus facultades de supervisión, y sin perjuicio de las medidas que pueda adoptar de acuerdo con lo dispuesto en el presente capítulo, la SFC velará por la ejecución de las políticas de administración del SARG.

La SFC identifica como práctica de gestión que puede poner en peligro la situación de solvencia o liquidez de las entidades, las fallas en la administración del riesgo. En este sentido, la inobservancia del presente instructivo puede dar lugar, de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.3 del artículo 2º y en el artículo 4º del Decreto 2817 de 2000, a la iniciación de un programa de recuperación en los términos de dicho decreto. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de las demás medidas administrativas y en particular, de las sanciones institucionales y personales que de acuerdo con la ley se deban imponer.

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