CIRCULAR EXTERNA 44 DE 2005 

(Noviembre 10)

Asunto:Alcance de las certificaciones de ingresos y/o reportes contables emitidos por contadores públicos a personas naturales no obligadas por ley a llevar contabilidad.

Fundamento legal

Conforme a lo dispuesto en el ordinal 1º del artículo 20 de la Ley 43 de 1990, corresponde a la Junta Central de Contadores ejercer la inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública solo sea ejercida por contadores públicos debidamente inscritos y que quieres ejerzan la profesión de contador público, lo hagan de conformidad con las normas legales. Con base en tal facultad, la entidad emite conceptos generales en torno al ejercicio profesional y expide circulares orientadoras que permiten a los ejecutores de la disciplina contable y a los usuarios de sus servicios disponer de elementos de juicio en la adopción de decisiones particulares.

En consideración a que ha sido recurrente la presentación de consultas sobre temas inherentes a las condiciones y alcance que deben tener las certificaciones de ingresos y/o los reportes cortables de personas naturales no obligadas por ley a llevar contabilidad, se precisa la formulación de lineamientos básicos, a la luz de la normatividad vigente sobre la materia, como se expresa a continuación:

Consideraciones generales

Con cierta frecuencia llegan a la Junta Central de Contadores solicitudes de usuarios que buscan orientación acerca de la posibilidad que tienen los profesionales de la contaduría pública para emitir reportes contables de personas naturales, los requisitos para expedir tales reportes y sus alcances generales, aspectos a los que nos referiremos a continuación:

La Ley 43 de 1990 define al contador público como la persona natural que, debidamente inscrita ante la Junta Central de Contadores y a cuyo favor se expidió la tarjeta profesional, está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general.

El artículo 2º de la citada ley, señala como actividades relacionadas con la ciencia contable las siguientes:

— Las que implican organización, revisión y control de contabilidades.

— Certificaciones y dictámenes sobre estados financieros.

— Certificaciones que se expidan con fundamento en libros de contabilidad.

— Revisoría fiscal.

— Prestación de servicios de auditoría.

— Actividades conexas con la naturaleza de la función profesional de contador público, como la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares.

Estas actividades se complementan con los requerimientos de la calidad de contador público previstos en el artículo 13 de la mencionada ley, y que fundamentalmente se refieren a cargos donde se desarrollan las funciones generales propias de la ciencia contable, atribuidas a los profesionales de la contaduría pública.

El contador público es por mandato legal fedatario público, calificativo que lo hace depositario de un atributo especial que se predica de sus manifestaciones, al punto de afirmarse que las certificaciones que de él emanan se consideran veraces y tienen valor probatorio.

La fe pública contable se traduce en la confianza que se otorga a la firma del contador público, quien recibe de la ley la importante función de certificar el contenido de determinados actos y documentos. De esta forma, y tal como lo expresa el artículo 10 de la Ley 43 de 1990, “La “atestación o firma de un contador público en los actos propios de la profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además, que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance”.

El contenido de las disposiciones normativas aludidas, determina que tratándose de personas obligadas a llevar contabilidad, la firma de estados financieros por parte de un contador público, supone que los mismos se han tomado de los libros de contabilidad del solicitante de los servicios profesionales.

De otra parte, tal como se encuentra previsto en la normatividad comercial (C.Co., art. 19 y 48), la obligación de llevar contabilidad y la presentación de estados financieros son imperativos que se predican de los comerciantes.

De conformidad con el Código de Comercio, son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, quienes, como se dijo, están obligados a llevar contabilidad y a preparar estados financieros que permitan conocer en forma clara y completa la situación de su patrimonio con corte a 31 de diciembre de cada año (C.Co, art. 52 y D. 2649/93, art. 9º).

Para las personas naturales no comerciantes no existe el deber legal de llevar contabilidad y tampoco el de preparar y presentar estados financieros, situación que no obsta para que lleven un control financiero de la actividad que ejercen, el cual permitirá preparar reportes contables que no alcanzan la calidad de estados financieros, comoquiera que los mismos no se extraen de libros oficiales de contabilidad, esto es, registrados en la Cámara de Comercio, en razón a que dicho registro no se ha previsto para las personas naturales que no tengan la calidad de comerciantes.

De esta forma, y bajo el presupuesto que el contador público sólo puede dar fe pública de información financiera que corresponda a libros oficiales de contabilidad, no procede la exigencia de estados financieros certificados por contador público a personas naturales no comerciantes, quienes legalmente no están obligados a llevar contabilidad de sus actividades.

Así las cosas, el usuario de la información financiera, cualquiera que él sea, para formarse un criterio claro de la situación económica de las personas naturales no comerciantes, debe solicitar la información que estime idónea y suficiente para llevar a cabo la evaluación pertinente, sin que dentro de la misma se puedan incluir sus estados financieros, que, como se expresó, deben corresponder a información registrada en libros oficiales de contabilidad.

Conclusión

De conformidad con lo anteriormente expresado y considerando que no todas las personas están obligadas a llevar contabilidad, ante la posibilidad que en desarrollo de sus actividades económicas requieran para propósitos diversos la presentación de su información financiera, los contadores públicos llamados a suscribir las certificaciones de ingresos o reportes contables de las mismas, deben prepararlos de manera clara, precisa y ceñidos a la verdad, conforme se encuentra señalado en el artículo 69 de la Ley 43 de 1990, soportados en documentos idóneos donde se demuestre la realidad económica y/o los ingresos de estas personas. En este caso, el profesional de la contaduría pública indicará las fuentes soportes de sus afirmaciones, conservando copia de las mismas, que le sirvan para rendir explicaciones posteriores a su cliente, o cuando sean requeridos por la autoridad competente. Así mismo, el contador público que suscriba los certificados de ingresos, y/o reportes contables, deberá indicar el alcance de los mismos.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a señores contadores públicos y usuarios de certificaciones de ingresos y/o reportes contables.

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