CIRCULAR EXTERNA 44 DE 2010

 

Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 44 DE 2010 

(Diciembre 16)

Ref.: Instrucciones relacionadas con los medios verificables para la elección o cambio de tipo de fondo por parte de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias, así como con la opción de retracto de su primera elección.

Este despacho, en uso de sus facultades, en especial las que le confiere el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.6.11.1.8 y en el parágrafo del artículo 2.6.11.1.4 de la misma norma, considera pertinente impartir las siguientes instrucciones:

1. Incluir el numeral 2.2 denominado “Elección o cambio de tipo de fondo por parte de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias” al título IV-Capítulo segundo de la Circular Externa 7 de 1996 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para impartir instrucciones a las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias respecto de la obligación de contar con medios verificables para la elección o cambio de tipo de fondo por parte de sus afiliados.

2. Crear la Proforma B.6000-17 “Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias” para que las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias cuenten con medios verificables para que los afiliados no pensionados puedan efectuar la elección o el cambio de tipo de fondo, entre las opciones previstas en las disposiciones legales vigentes.

3. Adicionar el numeral 2.3 denominado “Retracto de la elección de tipo de fondo” en el título IV-Capítulo segundo de la Circular Básica Jurídica con el fin de instruir a las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias sobre la obligación de contar con medios verificables para que los afiliados no pensionados puedan ejercer la opción de retracto de su primera elección de tipo de fondo.

4. Ubicar dentro la numeración del título IV-Capítulo segundo de la Circular Externa 7 de 1996, el numeral 1.5 “Campañas de información y de educación para la promoción del esquema de multifondos” de que trata la Circular Externa 32 de 2010.

Toda vez que a partir del 1º de enero de 2011, los afiliados no pensionados podrán elegir entre el fondo conservador, el moderado y el de mayor riesgo, y que de conformidad con lo establecido en el numeral 3º del artículo 2.6.11.1.17 del Decreto 2555 de 2010, las solicitudes de elección realizadas entre el 1º de enero de 2011 y el 28 de febrero del mismo año deben ser ejecutadas a más tardar el día 22 de marzo de 2011, las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberán informarle al afiliado no pensionado al momento de su elección, la fecha en la cual se ejecutará su solicitud, dejando evidencia de tal notificación en el medio a través del cual realizó la elección respectiva.

La presente circular rige a partir del 1º de enero de 2011.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

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1.4. Comisiones

a) Comisión por administración de pensiones bajo la modalidad de retiro programado

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones podrán cobrar por la administración de los recursos de los pensionados bajo la modalidad de retiro programado, un valor no superior al 1% de los rendimientos abonados durante el mes en la respectiva cuenta individual de ahorro pensional, sin que en ningún momento el valor de dicha comisión exceda el 1.5% de la mesada pensional. La comisión por este concepto podrá cobrarse por cada mes vencido a partir del primer mes en que deba reconocerse la respectiva mesada.

b) Comisión por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes

Las sociedades administradoras de pensiones podrán percibir en forma mensual como ingreso por concepto de la administración de recursos de afiliados cesantes, un valor no superior al 4.5% de los rendimientos abonados durante el mes en la cuenta individual.

En todo caso, el valor mensual de esta comisión no podrá ser superior al valor que resulte de aplicar al último ingreso base de cotización del afiliado cesante, el 50% del porcentaje de comisión de administración de cotizaciones obligatorias que se encuentre cobrando la administradora a sus afiliados cotizantes. Para tal efecto, el último ingreso base de cotización se reajustará el primero de enero de cada año según la variación porcentual del índice de precios al consumidor certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Con el fin de proceder al cobro de la comisión prevista en este literal, se entenderá que un afiliado dependiente se encuentra cesante durante el lapso comprendido entre la fecha de novedad de terminación del vínculo laboral, legal o reglamentario y el reporte del nuevo vínculo. No podrá cobrarse comisión a los afiliados cuyos empleadores se encuentren en mora. Se presumen en mora los empleadores que no han continuado haciendo los aportes respectivos y no han reportado a la administradora la novedad del retiro.

Se presume que un trabajador independiente está cesante, cuando ha dejado de cotizar durante por lo menos tres meses (3) consecutivos.

c) Comisión por traslado de afiliados

En el evento en que un afiliado al fondo de pensiones opte por trasladarse a otra sociedad administradora del régimen de ahorro individual con solidaridad o al régimen de prima media con prestación definida, la entidad administradora de la cual se traslada el afiliado podrá descontar por concepto de comisión de traslado, un valor no superior al 1% del ingreso base de cotización sobre el cual se efectuó el último recaudo, sin que en ningún caso exceda del 1% de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Esta comisión será descontada de la cuenta individual en el momento en que se coloque a disposición de la administradora a la cual se traslada el afiliado el valor de los recursos a trasladar.

1.5. Campañas de información y de educación para la promoción del esquema de multifondos

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán adelantar campañas de información y de educación financiera para la promoción del esquema de multifondos en los fondos de pensiones obligatorias, con el fin de ofrecer a sus afiliados información clara, completa, oportuna y que genere mayores elementos de juicio, para que estos puedan adoptar decisiones informadas sobre (i) las alternativas de elección del esquema de multifondos durante la etapa de acumulación de acuerdo con su edad, horizonte de inversión y perfil de riesgo y (ii) los efectos de la toma de tales decisiones.

Las campañas de educación y de información para la promoción del esquema de multifondos podrán realizarse a través de la entidad que agremie a las entidades administradoras de fondos de pensiones, utilizando medios masivos de comunicación.

En todo caso, las entidades administradoras de fondos de pensiones deberán adelantar dichas campañas a través de mecanismos que procuren que los consumidores financieros conozcan el esquema de multifondos, tales como: página de internet, remisión de cartillas, folletos o volantes educativos junto con los extractos, conferencias en las empresas donde laboren los afiliados de los fondos.

Las administradoras deberán mantener a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia el material de la campaña correspondiente.

Las campañas de información y educación financiera para promover el esquema de multifondos de que trata el presente numeral deberán contemplar como mínimo los siguientes aspectos:

a) Tipos de fondos que conforman el esquema de Multifondos.

b) Características de cada fondo de pensiones (perfil de riesgo, horizonte de inversión, objetivo, principales activos en que puede invertir, entre otros).

c) Perfil del afiliado al que está dirigido cada fondo teniendo en cuenta la edad, el horizonte de inversión y el grado de tolerancia al riesgo.

d) Condiciones para la elección y retracto del tipo de fondo.

e) Efectos de la elección para el afiliado, de acuerdo con su edad y perfil de riesgo.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

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f) Condiciones para el traspaso entre los diferentes fondos administrados por una misma administradora.

g) Condiciones para el traslado entre sociedades administradoras y traslado de régimen pensional.

h) Efectos del traslado de administradora, frente a los recursos pensionales y los fondos seleccionados.

i) Derechos y deberes de los afiliados a los Fondos de Pensiones de conformidad con lo señalado en los artículos 2.6.10.1.3 y 2.6.10.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

Cada vez que se promueva o publicite cualquier tipo de fondo del esquema de multifondos deberá indicarse que corresponde al fondo de pensiones obligatorias y el tipo de fondo al que hace referencia, por ejemplo:

Fondo de pensiones obligatorias (nombre del fondo) conservador;

Fondos de pensiones obligatorias (nombre del fondo) moderado;

Fondos de pensiones obligatorias (nombre del fondo) mayor riesgo.

El deber de adelantar campañas de información y educación para la promoción del esquema de multifondos no exime a las administradoras de la obligación de suministrar de manera particular a sus afiliados o potenciales afiliados asesoría e información clara, cierta, completa, comprensible y oportuna, que les permita tomar decisiones informadas.

2. Disposiciones relacionadas con los fondos administrados

2.1. Régimen de gastos admisibles para el fondo de pensiones

Con cargo a los fondos de pensiones se sufragarán exclusivamente los gastos que se señalan a continuación, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el correspondiente reglamento de administración:

a) Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del fondo, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los gastos correspondientes a la utilización y acceso a tales sistemas.

c) Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones "repo" u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas;

d) La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la superintendencia,

e) La remuneración correspondiente al revisor fiscal del fondo.

f) Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la Ley 226 de 1995.

g) Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

h) Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

i) Los gastos derivados del registro de valores y los del Depósito Centralizado de Valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTVs) y simultáneas.

2.2. Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberán poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales éstos puedan realizar la elección o cambio de tipo de fondo dentro del esquema “Multifondos”.

La disposición de los medios verificables por parte de las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberá efectuarse por medios físicos, caso en el cual deberán adoptar la Proforma B.6000-17 denominada “Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias” junto con su respectivo instructivo, o a través de su canal de distribución de servicios financieros de internet.

Independientemente del medio verificable que ponga a disposición de los afiliados, las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberán:

• Asegurar que al afiliado se le suministrará de manera obligatoria y previa toda la información sobre el esquema “Multifondos” y las características de cada uno de los tipos de fondos.

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

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• Garantizar que se le exigirá al afiliado ratificar que ha comprendido la información suministrada mediante la aplicación de un cuestionario, siendo obligatorio que éste conteste acertadamente tal evaluación de forma previa a la elección o cambio de tipo de fondo.

• Advertir al afiliado antes de que manifieste su “Aceptación y declaración de voluntad”, acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada.

Para efectos de la utilización del canal de distribución de servicios financieros de internet, será necesario que la respectiva sociedad administradora de fondo de pensiones obligatorias obtenga la no objeción previa de la Superintendencia Financiera de Colombia para lo cual deberá:

• Acreditar que el canal cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su elección o cambio de tipo de fondo.

• Contar con un sistema de información que le explique al afiliado como mínimo, los aspectos señalados en la Proforma B.6000-17.

• Asegurar que el sistema en caracteres destacados le indicará al afiliado los medios de que dispone la sociedad administradora para resolver cualquier duda que se le presente, antes de tomar la decisión de elección o cambio de tipo de fondo.

• Disponer de mecanismos que permitan validar, si realmente corresponde a la primera elección del afiliado o a un cambio de tipo de fondo.

• Establecer mecanismos que le informen al afiliado la fecha en la que se hará efectiva la orden impartida.

Tanto para la elección o cambio por medio de la proforma impresa o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet de la sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias, es necesario que el afiliado responda una encuesta que permita establecer su perfil de riesgo, advirtiéndole que la misma arroja como resultado una sugerencia, mas no la obligación, del tipo de fondo a seleccionar. La sociedad administradora de fondos de pensiones obligatorias deberá dejar evidencia del resultado de dicha encuesta.

La encuesta deberá tener en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Rango de edad al momento de realizar la solicitud.

• Años en los que proyecta pensionarse (años contados a partir de la fecha de solicitud).

• Tolerancia a las pérdidas del capital acumulado.

• Tolerancia del afiliado al riesgo en busca de una mejor rentabilidad.

• Periodicidad con la que el afiliado se informa sobre la rentabilidad de los fondos de pensiones obligatorias.

El modelo de encuesta para evaluar el perfil de riesgo podrá realizarse individualmente por cada sociedad administradora de fondo de pensiones obligatorias o a través de la entidad que las agremie. Dicho modelo deberá remitirse para la no objeción previa de esta superintendencia, indicando cada uno de los aspectos a evaluar, la puntuación asignada a cada una de las respuestas y el procedimiento a seguir para determinar el tipo de fondo sugerido.

2.3. Retracto de la elección de tipo de fondo

El afiliado no pensionado podrá ejercer la opción de retracto de su primera elección de tipo de fondo por una única vez. En el evento en que el afiliado decida ejercer la citada opción de retracto, la misma puede ser presentada por escrito o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberán validar que la solicitud de retracto presentada por el afiliado se ejerce frente a su primera elección y que la misma se ha efectuado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la de la decisión inicial de elección.

Surtido el procedimiento anterior, las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias deberán informar al afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud de retracto, sobre la aceptación o rechazo de la misma, utilizando para el efecto el mismo medio empleado por el afiliado. En todos los casos, se deberá dejar evidencia de dicha respuesta.

Anexo 

ANEXO II-Información no remitida

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Tema:Tipo de fondo de pensiones
Nombre de la proforma: Elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias
Número de la proforma: B.6000-17
Objetivo: Establecer el contenido mínimo de la proforma única para que las sociedades administradoras de fondos de pensiones obligatorias tengan los medios verificables para que los afiliados no pensionados puedan efectuar la elección o el cambio de tipo de fondo en donde quieren que sean administrados sus recursos pensionales en las diferentes alternativas que ofrece el esquema “Multifondos”
Tipo de entidad a la que aplica: Sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías

 

Generalidades

El presente instructivo señala el mínimo de información que debe contener la proforma a través de la cual los afiliados no pensionados pueden efectuar la elección o el cambio de tipo de fondo entre los tipos de fondo conservador, moderado y de mayor riesgo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.6.11.1.8 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo adicionen o modifiquen. Si bien la proforma señala el contenido mínimo requerido, las adiciones que efectúen las sociedades administradoras no podrán modificar la estructura de la misma, razón por la cual se deberán incluir después del campo “Aceptación y declaración de voluntad”. En caso de efectuarse adiciones, las mismas deberán remitirse de manera previa a la Superintendencia Financiera de Colombia para su respectiva no objeción.

El tamaño de la letra (estilo normal) de la información suministrada en la proforma no podrá ser inferior a 9 puntos.

Instructivo de la proforma

Las instrucciones de la proforma que las entidades pongan a disposición de sus afiliados de los fondos de pensiones obligatorias administrados, deberán encontrarse al respaldo de ésta y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido.

Encabezado de la proforma

En la parte superior izquierda, se debe identificar:

Razón social, logotipo de la administradora y NIT: La sociedad administradora incluirá en este campo su razón social, logotipo y NIT.

En la parte superior derecha, se debe identificar:

Fecha de Solicitud: Campo destinado para que se incluya la fecha de elección o cambio de tipo de fondo de pensiones obligatorias por parte del afiliado, en el formato día/mes/año.

Ciudad: Campo destinado para que se incluya la ciudad en donde se realiza el diligenciamiento de la proforma.

Información cuerpo de la proforma

Datos personales

Nombre del afiliado/fecha de nacimiento: En estos campos se deben registrar el primer y segundo apellido, el primer y segundo nombre y la fecha de nacimiento del afiliado, tal como figura en el documento de identificación.

Tipo documento/Número de identificación/Fecha de expedición/Edad/Sexo: Campos destinados a registrar el tipo y número del documento de identificación del afiliado, fecha de expedición del mismo, la edad al momento de diligenciar la proforma y el sexo.

Correo electrónico: Si el afiliado tiene correo electrónico, en este campo debe registrar la dirección del mismo.

Dirección/Ciudad/Departamento/Teléfono: Campos destinados para que el afiliado registre la dirección, ciudad, departamento y número telefónico de su domicilio, así como el número del celular.

ANEXO II-Información no remitida

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Tipo de solicitud

Elección tipo de fondo: El afiliado debe marcar con una equis (x) este campo, si es la primera vez que está eligiendo tipo de fondo.

NOTA: A más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al diligenciamiento de la proforma por parte del afiliado, la sociedad administradora deberá validar si realmente corresponde a su primera elección, debiéndole informar que si no corresponde a su primera elección, lo que procede, es un cambio de tipo de fondo. La información deberá suministrársele al afiliado en el momento en que marque este campo, cuando utilice el canal de distribución de servicios financieros de internet.

Cambio tipo de fondo: El afiliado debe marcar con una equis (x) este campo, si la solicitud corresponde a un cambio de tipo de fondo. También se debe marcar este campo cuando el afiliado que se encuentre dentro de la regla de convergencia y desea asignar al Fondo Conservador un porcentaje superior al mínimo vigente.

NOTA: A más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al diligenciamiento de la proforma por parte del afiliado, la sociedad administradora deberá verificar que entre la fecha de ejecución de la última elección o cambio de tipo de fondo y la fecha de ejecución de este cambio, hayan transcurrido por lo menos seis (6) meses. En el evento en que no haya transcurrido el tiempo antes mencionado, se deberá informar al afiliado al momento del diligenciamiento de este campo, que por dicha razón no es procedente el cambio de tipo de fondo. La información deberá suministrársele al afiliado en el momento en que marque este campo, cuando utilice el canal de distribución de servicios financieros de internet.

Tipo de fondo a seleccionar

Antes de la elección o cambio de tipo de fondo, el afiliado deberá haber diligenciado la evaluación de perfil de riesgo realizada por la sociedad administradora, advirtiendo que dicha evaluación arroja como resultado una sugerencia (no la obligación) del tipo de fondo a seleccionar. La Sociedad Administradora deberá mantener la evidencia del diligenciamiento de dicha evaluación.

Conservador: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo conservador (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

Moderado: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo moderado (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

De mayor riesgo: El afiliado deberá marcar con una equis (x) este campo, si desea que sus recursos pensionales se administren en el tipo de fondo de mayor riesgo (recuerde que sólo se puede seleccionar un tipo de fondo).

Porcentaje fondo conservador para afiliados en regla de convergencia

Al momento en que el afiliado diligencie este campo, la sociedad administradora deberá verificar que el mismo se encuentra dentro de la regla de convergencia y el porcentaje asignado no es inferior al mínimo exigido, ni superior al 100%.

Firma del afiliado:

Campo destinado para que el afiliado imponga su firma manuscrita como constancia de su aceptación sobre la información descrita y suministrada en esta proforma, en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Huella: Campo destinado para que el afiliado coloque su huella dactilar, en el evento en que la solicitud se realice mediante la proforma impresa.

Para uso exclusivo de la administradora

Nombre, número del documento de identificación y firma del promotor comercial: En estos campos deberá consignarse el nombre completo, el número del documento de identificación del promotor comercial representante de la sociedad administradora y su firma manuscrita en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Fecha y sello de recibido: En este campo deberá quedar constancia de la fecha de recibido de la proforma por parte de la sociedad administradora, con firma manuscrita y sello en el evento en que la solicitud se realice mediante proforma impresa.

Fecha de ejecución de la solicitud: En este campo se debe registrar la fecha en la cual la sociedad administradora asignará los recursos del afiliado al tipo de fondo seleccionado en esta solicitud.

Observaciones: El contenido de este campo puede variar y corresponderá a la información adicional que la sociedad administradora considere conveniente poner en conocimiento del afiliado.