Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 45 DE 2016

(Noviembre 9)

Ref.: Instrucciones relacionadas con la certificación de suficiencia de las reservas técnicas de las entidades aseguradoras

Como es de su conocimiento, el Decreto 2973 de 2013 modificó el régimen de reservas técnicas de las entidades aseguradoras y estableció la obligatoriedad de remitir junto con los estados financieros la certificación de la suficiencia de las reservas técnicas. En virtud de lo anterior, la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante la Circular Externa 22 de 2015, estableció en cabeza del actuario responsable la función de certificar la suficiencia de las reservas técnicas reportadas y emitir los soportes técnicos actuariales que sustenten dicha suficiencia.

Continuando con el fortalecimiento de la adecuada administración de los riesgos de la actividad aseguradora, esta superintendencia imparte instrucciones relacionadas con la certificación de la suficiencia de las reservas técnicas de las entidades aseguradoras por parte del actuario responsable.

En virtud de lo anterior, con fundamento en lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 y el parágrafo del artículo 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, esta superintendencia imparte las siguientes instrucciones:

1. Modificar el numeral 6.2.4.3 del capítulo II, título IV, parte II de la Circular Básica Jurídica (CBJ).

2. Agregar el numeral 6.3 al capítulo II, título IV, parte II de la CBJ.

3. La presente circular rige a partir del 1º de abril de 2017.

Se adjuntan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades aseguradoras.

PARTE II

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

PARTE II

Mercado intermediado

TÍTULO IV

Instrucciones generales relativas a las operaciones de las entidades aseguradoras, capitalización e intermediarios de seguros

CAPÍTULO II

Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

Contenido

1. Reglas generales sobre la operación de seguros

1.1. Autorización de ramos de seguros

1.2. Pólizas y tarifas

1.3. Negocios en coaseguro

1.4. Comisiones para el intermediario de seguros

1.5. Financiación de primas

1.6. Retención de riesgos, cesión y aceptación de reaseguros

1.7. Prácticas inseguras en la contratación de seguros

1.8. Criterios y elementos mínimos de las notas técnicas

2. Aspectos financieros las entidades aseguradoras

2.1. Régimen patrimonial

2.2. Reglas sobre el régimen de reservas técnicas y su inversión

3. Reglas particulares aplicables a ciertos ramos

3.1. Reglas aplicables al seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito (SOAT)

3.2. Reglas aplicables al seguro previsional de invalidez y sobrevivientes

3.3. Reglas aplicables al ramo de seguro de pensiones Ley 100

3.4. Reglas aplicables al seguro de riesgos laborales

3.5. Reglas aplicables al seguro de enfermedades de alto costo

3.6. Reglas aplicables a los seguros de vida

3.7. Reglas especiales aplicables al ramo de pensiones con conmutación pensional

3.8. Tablas de riesgos de vejez, invalidez y sobrevivencia

3.9. Reglas aplicables al ramo de cumplimiento

3.10. Reglas especiales aplicables al ramo de seguro de rentas voluntarias

3.11. Reglas aplicables al seguro de beneficios económicos periódicos - BEPS

4. Reglas relativas a otras actividades desarrolladas por las entidades aseguradoras

4.1. Emisión de planes alternativos de pensiones

4.2. Administración de fondos de pensiones de jubilación e invalidez

5. Suscripción de contratos de encargo fiduciario de inversión por parte de las entidades aseguradoras

6. Reglas relacionadas con el rol de los actuarios de las entidades aseguradoras

6.1. Definiciones

6.2. Actuario responsable

6.3. Requisitos para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas

7. Instrucciones relativas a la idoneidad de personas naturales que ejercen la intermediación de seguros

7.1. Ámbito de aplicación

7.2. Acreditación de idoneidad

7.3. Responsabilidades de la junta directiva

7.4. Documentación

PARTE II

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

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6.2.3.3. Garantizar que el actuario responsable cuente con las facultades para exigir a las áreas responsables la información necesaria para el ejercicio de sus funciones y con el apoyo efectivo de los administradores de la entidad aseguradora para obtenerla.

6.2.3.4. Establecer mecanismos de reporte directo del actuario responsable a la junta directiva y al revisor fiscal de la entidad aseguradora.

6.2.3.5. Implementar políticas y procedimientos para que el actuario responsable conozca oportunamente la información y las decisiones que puedan impactar el cumplimiento de sus funciones.

6.2.4. Independencia.

El actuario responsable debe ejercer sus funciones con independencia técnica frente a los administradores de la entidad aseguradora distintos a la junta directiva. En caso de presentarse diferencias de criterio entre los administradores de la entidad y el actuario responsable en relación con el cumplimiento de sus funciones, estas deben quedar documentadas junto con las decisiones que se adopten e incluirlas en los reportes que presente a la junta directiva.

Para tal efecto, la junta directiva de la entidad aseguradora debe:

6.2.4.1. Garantizar que el actuario responsable tenga a su disposición los recursos tecnológicos, humanos y físicos suficientes e idóneos para desempeñar sus funciones con la debida independencia.

6.2.4.2. Dictar políticas o directrices que aseguren que las decisiones del actuario responsable sean objetivas y su opinión técnica se sujete a los principios técnicos de equidad y suficiencia establecidos en el numeral 1.2.2 de este capítulo.

6.2.4.3. Garantizar que el actuario responsable no ejerza labores que puedan generar conflictos de interés con las funciones listadas en el numeral 6.2.1 de este capítulo. En tal sentido, no puede ejercer funciones comerciales, de suscripción, de tarifación, de indemnizaciones, y en general, funciones relacionadas con la operación de los seguros comercializados por la entidad aseguradora. 

6.2.4.4. Dictar políticas o directrices que aseguren que la remuneración del actuario responsable no esté atada al cumplimiento de metas que afecten la objetividad de sus conceptos y decisiones. Se presume que la remuneración en función del resultado técnico de una línea de negocio, ramo, producto de seguros, afecta la objetividad de actuario responsable para ejercer sus funciones.

6.2.5. Actuario responsable externo.

La entidad aseguradora puede contratar a un actuario responsable externo, al cual le son aplicables las instrucciones establecidas en los numerales 6.2.1 a 6.2.4 de este capítulo. Adicionalmente, la entidad aseguradora debe:

6.2.5.1. Velar por que el actuario responsable externo revele y administre los potenciales conflictos de interés, incluyendo aquellos derivados de relaciones contractuales del actuario responsable con terceros.

6.2.5.2. Verificar que el actuario responsable externo cuenta con la capacidad técnica y operativa suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones. Se considera que el actuario responsable externo carece de capacidad operativa suficiente cuando opera como tal en más de 5 entidades aseguradoras.

6.2.5.3. Garantizar que el actuario responsable conteste oportunamente a los requerimientos de la SFC y asista a las convocatorias efectuadas por esta.

6.3. Requisitos para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas.

De acuerdo con el parágrafo del artículo 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, los estados financieros mensuales de las entidades aseguradoras deben estar acompañados de un soporte técnico en el que el actuario responsable certifique la suficiencia de las reservas reportadas.

6.3.1. Contenido de la certificación de la suficiencia de las reservas técnicas.

La certificación de suficiencia de las reservas técnicas de la entidad aseguradora, emitida mediante documento físico o electrónico por parte del actuario responsable, debe contener su concepto sobre la suficiencia de las reservas técnicas para cada ramo de seguro que opere la entidad aseguradora. Dicha certificación, que debe ser remitida a la SFC junto con los estados financieros, debe contener como mínimo los siguientes elementos:

6.3.1.1. Datos básicos.

6.3.1.1.1. Nombre o razón social de la entidad aseguradora para la cual se emite la certificación.

6.3.1.1.2. Tipo y código de la entidad aseguradora asignado por la SFC.

6.3.1.1.3. Nombre y firma del actuario responsable.

6.3.1.1.4. Tipo y número de identificación del actuario responsable.

6.3.1.1.5. Número y fecha del acta de nombramiento del actuario responsable por parte de la junta directiva.

6.3.1.1.6. Fecha de corte objeto de certificación.

6.3.1.1.7. Número de afiliación o membresía y nombre de la asociación de actuarios a la que pertenece el actuario responsable, cuando sea aplicable.

6.3.1.2. Evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas.

6.3.1.2.1. Declaración de suficiencia.

El actuario responsable debe expresar, de manera clara y concisa, un juicio sobre si las reservas técnicas constituidas por la entidad aseguradora son suficientes para respaldar las obligaciones contraídas en los contratos de seguro y si cumplen las exigencias regulatorias vigentes. Para el efecto, la certificación del actuario debe incluir variables tales como horizontes de tiempo, niveles o intervalos de confianza, supuestos e hipótesis acordes con la naturaleza de los ramos sobre los cuales se emite la certificación. La declaración de suficiencia no debe contener afirmaciones ambiguas o que no den certeza sobre el juicio de suficiencia.

PARTE II

TÍTULO IV

CAPÍTULO II

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Para la emisión del concepto de que trata el párrafo anterior, el actuario responsable debe verificar que existe coherencia entre sus estimaciones del monto al que ascienden las reservas técnicas y la información reportada por la entidad aseguradora en los estados financieros. De igual forma deberá establecer, en el caso que aplique, la cuantía de las desviaciones que se hayan detectado en cada reserva técnica por ramo o tipo de reserva de acuerdo a los tipos establecidos en el artículo 2.31.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010 frente a las estimaciones del actuario responsable.

En caso de que la entidad aseguradora tenga agregaciones de ramos para la estimación de la reserva de siniestros ocurridos no avisados, que cumplan lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 2.31.4.4.7 del Decreto 2555 de 2010, el concepto sobre la suficiencia de las reservas corresponderá al del grupo de ramos.

El actuario responsable debe firmar la declaración de suficiencia de reservas técnicas y con ello certifica que el documento fue elaborado y emitido de manera libre e independiente, de conformidad con el subnumeral 6.2.4 de este capítulo.

6.3.2. Soportes de las declaraciones de suficiencia.

Junto con la certificación de la suficiencia de las reservas que corresponda a la información con corte a 31 de diciembre de cada año, el actuario responsable debe incorporar los análisis adicionales descritos en este subnumeral, respecto de las declaraciones de suficiencia del año calendario inmediatamente anterior. El actuario responsable debe remitir un documento que contenga la descripción de los procedimientos adelantados, las metodologías utilizadas y las conclusiones de su análisis.

Cuando durante el mes de reporte la entidad aseguradora haya modificado alguna de las metodologías descritas, el actuario responsable debe presentar en la certificación correspondiente a dicho mes el análisis de la nueva metodología, detallando sus procedimientos, supuestos e impacto que estos cambios tienen, salvo que dicha modificación sea producto de una obligación regulatoria.

6.3.2.1. Análisis de la metodología de cálculo de las reservas técnicas.

Para sustentar la declaración de suficiencia de las reservas técnicas, anualmente el actuario responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que las metodologías utilizadas para el cálculo de las reservas técnicas son técnicamente adecuadas y cumplen con la normatividad vigente. Según corresponda a cada una de las reservas técnicas, el análisis debe tener en cuenta la calidad de los datos utilizados, la pertinencia de los supuestos, pruebas de estrés, análisis de backtesting y los procedimientos que componen la metodología de cálculo definida por la entidad aseguradora.

6.3.2.2. Evaluación de la valoración de las contingencias a cargo de las reaseguradoras.

Para sustentar la declaración de consistencia de las contingencias a cargo de las reaseguradoras, anualmente el actuario responsable debe llevar a cabo un análisis que permita determinar que la metodología de cuantificación del valor del activo por contingencias a cargo de la reaseguradora, para cada reserva técnica constituida, es técnicamente adecuada y cumple con la normatividad vigente.

Adicionalmente, anualmente deben efectuarse los análisis de las metodologías de determinación de transferencia de riesgo en los contratos de reaseguro no proporcional suscritos por ramo, según corresponda a la normatividad vigente. A partir de dichos análisis el actuario responsable debe manifestar de manera clara su juicio respecto de la pertinencia de dichas metodologías para cumplir con los requerimientos regulatorios.

6.3.2.3. Actividades adicionales.

6.3.2.3.1. Calidad de la información.

El actuario responsable debe verificar la consistencia e integridad de la información empleada, particularmente que los datos empleados son suficientes, confiables y precisos para el cálculo de las reservas técnicas y la valoración del activo por contingencias a cargo de las reaseguradoras.

Cuando el actuario responsable no cuente con toda la información para realizar la valoración de una reserva técnica y requiera para ello emplear supuestos o hacer estimaciones, debe tener soporte de los métodos y supuestos utilizados, incluyendo la información que los sustenta. Adicionalmente, debe indicar las razones por las cuales no cuenta con la información suficiente y que justifican la utilización de dichos supuestos y estimaciones.

6.3.2.3.2. Acciones correctivas frente a certificaciones anteriores.

El actuario responsable debe hacer una descripción de las acciones correctivas tomadas frente a anomalías detectadas y reportadas en los dictámenes sobre la situación y suficiencia de las reservas técnicas correspondientes a certificaciones anteriores. En este reporte de las acciones correctivas, el actuario responsable debe incluir su concepto respecto de la efectividad de las acciones tomadas para subsanar las anomalías identificadas. En el caso en que las acciones correctivas requieran un plan de acción, este debe ser incorporado en el reporte.

6.3.2.3.3. Hallazgos relevantes.

El actuario responsable debe hacer una breve descripción de los hallazgos relevantes que complementen las declaraciones emitidas, incluyendo los eventos que pueden dar lugar a cambios o anomalías en la implementación de metodologías y los eventos que hayan obstaculizado el ejercicio de las funciones del actuario responsable.

6.3.3. Información a cargo del actuario responsable.

En adición a lo establecido para la certificación de suficiencia de las reservas técnicas, las entidades aseguradoras, por conducto del actuario responsable, deben tener a disposición de la SFC soportes detallados sobre la siguiente información:

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6.3.3.1. Actividades de revisión y soportes técnicos de los análisis requeridos para la certificación de suficiencia: las actividades que desarrolla el actuario responsable y su equipo de trabajo para cumplir las funciones relacionadas con la evaluación de la suficiencia de las reservas técnicas y de la consistencia del activo por contingencias a cargo de reaseguradoras.

En dichas constancias debe ser posible comprobar los objetivos, las actividades planeadas, el cronograma de ejecución de las mismas y la documentación sobre los procedimientos y supuestos empleados para llevar a cabo tales actividades.

6.3.3.2. Actividades de verificación de la consistencia e integridad de la información: los procedimientos utilizados para validar y verificar que la información proporcionada por la entidad aseguradora sea confiable, completa y consistente.

La información relativa al cumplimiento de las funciones del actuario responsable debe conservarse por un plazo mínimo de 5 años mediante cualquier medio que asegure su integridad.