CIRCULAR EXTERNA 46 DE 2006 

(Abril 6)

Asunto: Prohibición de retención de libros y documentos contables por parte de los contadores públicos y sociedades de contadores públicos. Formalidad de contratación de sus servicios profesionales a través de contrato escrito.

Fundamento legal

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 ordinal 1º de la Ley 43 de 1990, dentro de las funciones atribuidas a la Junta Central de Contadores, se encuentra el ejercer la inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública sea desempeñada por contadores públicos debidamente inscritos y que quienes ejerzan la profesión de contador público, lo hagan de conformidad con las normas legales.

Con fundamento en dicha facultad y considerando reiteradas situaciones de retención de libros por parte de los contadores públicos ante la falta de pago de sus honorarios, se presentan unos lineamientos básicos que deben observarse conforme a nuestro ordenamiento legal.

Consideraciones generales

Dentro de las funciones propias de los contadores públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia.

La actividad de organizar, revisar y controlar la contabilidad de las personas obligadas a llevarla, se desarrolla bien en las instalaciones del empresario u obligado, y en otras oportunidades se cumple en las oficinas del profesional de la contaduría pública, de conformidad con lo acordado entre el usuario del servicio y la firma de contadores o contador público persona natural.

Los libros y documentos que conforman la contabilidad del ente económico están sometidos a diferentes requisitos, dentro de los que se destaca el registro de los libros principales, la oportunidad de los registros contables de las operaciones y hechos económicos, la conservación de los mismos y el lugar de exhibición en los casos en que se requiera su examen por parte de autoridades judiciales y administrativas.

Frente a la exhibición de libros de comercio, su examen se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente, según los términos del artículo 66 del Código de Comercio. En materia tributaria, la obligación de presentar libros de contabilidad deberá cumplirse en las oficinas o establecimientos del contribuyente obligado a llevarlos, según las voces del artículo 780 del estatuto tributario. Ello significa que los libros y documentos de los comerciantes y en general de los obligados a llevar contabilidad, en principio deben permanecer en las oficinas o establecimientos de quien está obligado a llevarlos.

Cuando se ordene la exhibición de los libros y papeles de los obligados a llevar contabilidad regular de sus negocios, y en el momento de practicarse su inspección no estuvieren en las oficinas o establecimientos del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición, de conformidad con lo previsto por el artículo 133 del Decreto 2649 de 1993. Para efectos tributarios, únicamente se aceptará como causa justificativa de la no presentación de los libros de contabilidad, la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, según lo establecido en el artículo 781 del estatuto tributario.

Las referencias anteriores, reafirman la obligación de mantener los libros en las oficinas del ente económico. Por ello se llama la atención de las sociedades de contadores públicos y de estos profesionales personas naturales, para que una vez registradas las transacciones en los libros de contabilidad de sus clientes, cuando los mismos se adelanten en las oficinas del profesional, procedan a devolverlos oportunamente para evitar la ocurrencia de riesgos injustificados, como sería la imposición de sanciones por su no presentación en los casos de solicitarse su examen por parte de las autoridades que legalmente están facultadas para ordenar su exhibición.

En los eventos en que los profesionales de la contaduría pública no obtengan el pago oportuno de sus honorarios por parte de los usuarios de sus servicios, no pueden retener los libros de contabilidad de los clientes para presionar el pago de sus honorarios, porque como ha quedado explicado, esa situación puede originarle riesgos injustificados a sus clientes, y esos eventos se encuentran prohibidos conforme a lo indicado por el artículo 45 de la Ley 43 de 1990, situación que puede comprometer su responsabilidad profesional.

Siendo los honorarios del contador público una remuneración legítima por la actividad desarrollada, la circunstancia de incumplimiento por parte del cliente, dará lugar a la gestión de acciones judiciales que le permitan el cobro de los honorarios pactados mediante acuerdo escrito entre el contador y el usuario de sus servicios. Según los términos previstos por el artículo 46 de la Ley 43 de 1990, los acuerdos por los honorarios deben pactarse por escrito, requisito que en concepto de este tribunal disciplinario, favorece el ejercicio profesional porque ello evita conflictos sobre el monto y términos de pago de los honorarios, los que se determinan de acuerdo con la capacidad científica y técnica y en relación con las actividades que el profesional se obliga a cumplir según el objeto previsto en el contrato.

Conclusiones

Las consideraciones anteriores permiten establecer las siguientes conclusiones:

1. Nuestro ordenamiento legal no permite a los contadores públicos ni a las sociedades de contadores públicos, retener los libros y documentos contables de sus clientes, aduciendo la falta de pago de sus honorarios, porque en el evento de mora en la cancelación de los mismos, se pueden iniciar las acciones judiciales que permitan su cobro a través del proceso correspondiente. Adicionalmente, el retener libros y documentos puede exponer al usuario de sus servicios profesionales a riesgos injustificados y, en consecuencia, el contador o la sociedad de contadores, asumirá bajo su responsabilidad las acciones disciplinarias y civiles que se puedan generar en su contra, derivadas de dicha actuación.

2. Se recuerda el cumplimiento a lo previsto en el artículo 46 de Ley 43 de 1990, donde se reconoce el derecho a la retribución económica del contador público, fijando sus honorarios de acuerdo con su capacidad técnica y científica y en relación con la circunstancia de cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo escrito entre el contador y el usuario de sus servicios. Plasmar en un contrato escrito la prestación de los servicios profesionales, comporta beneficio para las partes intervinientes porque evita discrepancias hacia el futuro acerca del monto de los honorarios, los términos de pago y las actividades específicas a las que se compromete el profesional de la contaduría, entre otros aspectos.

N. del D.: La presente circular va dirigida a contadores públicos, sociedades de contadores públicos, representantes legales de sociedades comerciales, empresas privadas, comerciantes y usuarios de servicios profesionales de la contaduría pública.

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