Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 48 DE 2012 

(Noviembre 20)

Ref.: Modificación de los numerales 3 al 9 del Capítulo X del Título I de la Circular Básica Jurídica - Actuaciones ante la superintendencia.

Como es de su conocimiento, el Decreto 1 de 1984 —Código Contencioso Administrativo— fue derogado por el artículo 309 de la Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Ahora bien, los artículos 13 al 31 del Capítulo I del Título II de la Ley 1437 de 2011, relacionados con el derecho de petición, fueron declarados inexequibles de manera diferida hasta el 31 de diciembre de 2014, según lo señalado en Sentencia C-818 del 1º de noviembre de 2011 de la Corte Constitucional.

De conformidad con lo anterior, esta superintendencia, en ejercicio de lo establecido en el numeral 9 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011, considera necesario actualizar los numerales 3 al 9 del Título I del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica “Actuaciones ante la superintendencia”.

La presente circular rige a partir de su publicación.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas y público en general.

 

TÍTULO I

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3. Derecho de petición.

3.1. Procedencia.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. En ejercicio del derecho de petición se podrá, entre otras actuaciones, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, así como formular consultas, quejas y reclamos.

El ejercicio del derecho de petición ante la SFC es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado.

En la SFC se tramitarán como derecho de petición:

3.1.1. Las peticiones que toda persona tiene derecho a presentar, conforme con los artículos 13 a 31 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, CPACA, en relación con los asuntos que por su naturaleza legalmente le correspondan.

3.1.2. Las solicitudes de información que se presenten en relación con las materias de su competencia.

3.1.3. Las solicitudes de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.

3.1.4. Las consultas relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

3.1.5. Las quejas que se presenten ante la SFC contra entidades y/o personas sometidas a su supervisión.

3.1.6. Las reclamaciones que se presenten por el funcionamiento de los servicios a su cargo.

El derecho de petición no podrá utilizarse para revivir términos prescritos legalmente, reivindicar derechos relacionados con el no ejercicio en el tiempo de los recursos o acciones legales, o modificar decisiones en firme o ejecutoriadas.

3.2. Requisitos.

En los términos del artículo 15 del CPACA, las peticiones que se formulen ante la SFC podrán presentarse verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.

Toda petición deberá contener, por lo menos:

3.2.1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

3.2.2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección donde reciba correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica.

Cuando el peticionario sea una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, deberá indicar su dirección electrónica.

3.2.3. El objeto de la petición.

3.2.4. Las razones en las que fundamenta su petición.

3.2.5. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que se desee presentar para iniciar el trámite.

3.2.6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Para las peticiones formuladas por correo electrónico se aplicará lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 527 de 1999 o las normas que lo modifiquen.

Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos de esta superintendencia.

3.3. Verificación de requisitos.

Una vez recibida la petición en la dependencia a la que corresponda resolverla o contestarla, el funcionario a cargo del asunto la examinará integralmente y en caso de faltar alguno de los requisitos señalados en el numeral anterior, así lo indicará al peticionario requiriéndolo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación, para que complete la petición en el término máximo de un mes.

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 16 del CPACA, la SFC tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta

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por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.

3.4. Presentación y radicación.

En desarrollo de lo dispuesto en el inciso final del artículo 15 del CPACA, el Grupo de Correspondencia de la SFC radicará la petición escrita junto con una copia a través de un rótulo que contendrá la fecha y hora de su presentación, así como el número y clase de los documentos anexos, copia que tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará costo alguno al peticionario.

Sobre la base de los datos suministrados en el rótulo correspondiente, el peticionario podrá requerir información relativa al estado de su solicitud.

Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo la SFC deberá indicar al peticionario los que falten. Si este insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes, la cual deberá ser firmada por el funcionario y el peticionario.

3.5. Peticiones verbales.

Las solicitudes verbales se atenderán en las instalaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia en la calle 7 No. 4-49 en Bogotá D.C. o en el Conmutador: (571) 594 02 00 - 594 02 01 en el “Punto de Contacto” en jornada continua de lunes a viernes de 8:15 a.m. a 4:15 p.m., sin perjuicio de que, en circunstancias especiales y cuando se estime conveniente, se modifiquen los horarios de atención al público.

Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito, así como el diligenciamiento del formulario respectivo, si hay lugar a este.

Si quien formula una petición verbal pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta.

3.6. Desistimiento.

3.6.1. Desistimiento tácito.

Si dentro del mes siguiente a la solicitud de cumplimiento de requisitos, o de información adicional, o al vencimiento de la solicitud de prórroga de que trata el artículo 17 del CPACA el interesado no se pronunciare al respecto, se entenderá que ha desistido de la misma. La SFC decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado que debe notificarse conforme lo señala la ley, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de todos los requisitos legales.

3.6.2. Desistimiento expreso.

En cualquier momento de la actuación el peticionario podrá desistir expresamente de su solicitud, lo cual no obsta para que posteriormente sea presentada nuevamente. Sin perjuicio de lo anterior y mediante resolución motivada, la SFC podrá continuar de oficio la actuación por razones de interés público.

3.7. Término para resolver las peticiones.

Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes plazos:

3.7.1. Salvo norma legal especial, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

3.7.2. Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Los conceptos emitidos por la SFC como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

3.7.3. Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener documentos o información dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Si pasado este lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada; en consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

3.7.4. Las peticiones formuladas por otras autoridades, dentro de los (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14 del CPACA.

Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos señalados, antes de su vencimiento la SFC informará dicha circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del plazo inicialmente previsto.

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3.8. Interrupción de términos.

Los términos señalados anteriormente se interrumpirán en los siguientes casos:

3.8.1. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto se cumpla con los mismos.

3.8.2. Cuando esté a cargo del peticionario realizar una gestión de trámite para adoptar una decisión de fondo.

3.8.3. Mientras se deciden los incidentes de impedimento o recusación legalmente establecidos para este tipo de actuaciones en el artículo 11 del CPACA.

3.8.4. Mientras se cumple el término decretado para la práctica de pruebas.

3.8.5. Cuando no se acredite el pago correspondiente a la expedición de copias, tratándose de las solicitudes para obtener documentos.

3.9. Atención prioritaria.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del CPACA, la SFC dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados.

Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la SFC deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

Los niños, adolescentes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza pública tendrán atención prioritaria de conformidad con lo dispuesto por los artículos 12 y 13 del Decreto-Ley 19 de 2012 y las normas que lo modifiquen o adicionen. Estas peticiones tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.

La solicitud de información efectuada por periodistas acreditados como representantes de un medio de comunicación, se tramitarán preferencialmente de acuerdo con el artículo 23 de la Ley 57 de 1985 o las normas que la modifiquen o adicionen.

3.10. Peticiones reiteradas, oscuras e irrespetuosas.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del CPACA respecto de peticiones reiteradas, recurrentes y/o ya resueltas, la SFC podrá remitirse a las respuestas anteriores.

Todas las peticiones deberán ser respetuosas. Cuando la finalidad de la petición no sea clara, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no corregirse o aclararse en dicho término, se decretará el archivo de la petición.

4. Acumulación.

Bajo un mismo trámite podrán acumularse dos (2) o más actuaciones administrativas adelantadas contra o por una misma entidad vigilada, siempre que provengan de la misma causa, versen sobre el mismo objeto o sobre cuestiones conexas, o deban valerse de unas mismas pruebas.

Si ante diferentes dependencias se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, se atenderá el trámite en una sola de ellas de acuerdo con la naturaleza de la petición.

Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuarán tramitándose conjuntamente y se decidirán en el mismo acto administrativo.

Si ante diferentes autoridades se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, la acumulación se hará en la entidad u organismo donde se realizó la primera actuación.

Si alguna de las entidades se opone a la acumulación, podrá acudirse, sin más trámite, al mecanismo de definición de competencias administrativas.

Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la SFC podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, así como en su página web, y entregará copias de la misma a quienes las soliciten.

5. Traslados.

Si la SFC no es la autoridad competente para atender la petición, informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción si obró por escrito. Dentro del término señalado, remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario.

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Si la petición se dirige a una dependencia de la SFC que carezca de competencia para resolverla, ésta procederá a hacer el traslado correspondiente, a más tardar el día siguiente al recibo, llenando el formato que con tal propósito se tiene adoptado en esta Entidad, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario.

6. Solicitudes en actuaciones en curso.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 del CPACA, si en el curso de una actuación administrativa la SFC advierte que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir.

Sin perjuicio de la solicitud de prórroga, si el peticionario no cumple con el requerimiento de información en el plazo anteriormente señalado, se entenderá que desistió de la solicitud y se procederá conforme al procedimiento señalado en el numeral 3.6. del presente capítulo.

7. Rechazo de solicitud de Información reservada.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del CPACA, sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley.

Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno.

Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos, la SFC remitirá el expediente al Tribunal Administrativo de Cundinamarca para que decida en única instancia si se niega o se acepta total o parcialmente la petición formulada.

Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado.

7.1. Inoponibilidad de la reserva.

El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones; no obstante, deberán asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo aquí previsto.

7.2. Información personal.

De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de la SFC, sobre la cual no les será oponible la reserva de los documentos.

Las peticiones sobre información personal podrán presentarse directamente o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado.

8. Funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y la expedición de copias o fotocopias.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 57 de 1985, o las normas que la modifiquen o adicionen, la autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias autenticadas si el interesado así lo desea, deberá concederla el jefe de la respectiva dependencia o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.

Las solicitudes dirigidas a consultar y obtener acceso a la información sobre los actos de esta Entidad, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la misma, deberán dirigirse a la secretaría general de esta superintendencia.

9. Información general.

La información relativa al funcionamiento de la SFC, su historia, misión, visión, objetivos estratégicos, naturaleza jurídica, objeto, funciones generales, estructura orgánica, normas básicas que regulan la entidad, informes de gestión, memorandos de entendimiento suscritos por la Superintendencia, podrá ser consultada en la página web www.superfinanciera.gov.co, o en la biblioteca de esta Entidad durante el horario de atención al público.

9.1. Pago de fotocopias.

La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas. Para el efecto, se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que para la entrega de las fotocopias requeridas deberá cancelar previamente el valor que esto ocasione. Una vez el peticionario haya presentado el recibo correspondiente a la cancelación de fotocopias, la Secretaría General tendrá tres (3) días hábiles para expedirlas.

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La SFC señalará anualmente el valor que debe pagarse por las copias, el cual no podrá exceder el valor de la reproducción.

Cuando la solicitud verse sobre fotocopias auténticas, la secretaría general o la dependencia facultada para tal efecto expedirá las copias requeridas, cumpliéndose, en todo caso, el procedimiento anteriormente descrito.

Si no fuere posible reproducir en la SFC los documentos cuya copia se solicita, el Secretario General indicará el sitio en el cual un funcionario de la Entidad sacará las copias a que hubiere lugar. En este evento, los gastos serán también cubiertos, previamente y en su totalidad, por el peticionario.

10. Quejas.

10.1. Procedencia.

La Superintendencia Bancaria resolverá las quejas que se formulen, verbalmente o por escrito, contra las entidades sobre las cuales ejerce vigilancia y control y/o contra sus directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales y que se relacionen con:

a) Las posibles violaciones a normas jurídico financieras por cuyo cumplimiento deba velar la Superintendencia Bancaria, y

b) La actividad de los directores, representantes legales, accionistas y revisores fiscales en lo que concierne a la administración de las entidades vigiladas y al manejo de sus bienes.

10.2. Requisitos.

Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en este capítulo para el ejercicio del derecho de petición.