Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 49 DE 2015 

(Diciembre 28)

Ref.: Instrucciones relacionadas con la comercialización de productos y servicios a través de uso de red de las entidades vigiladas autorizadas.

Con ocasión de la expedición de los decretos 34 de 2015 y 2673 de 2012, esta superintendencia considera necesario modificar la Circular Básica Jurídica, en lo relativo a la prestación de servicios y comercialización de productos a través del uso de red de las entidades vigiladas.

En virtud de lo anterior, con fundamento en lo establecido en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2, en el parágrafo del artículo 2.31.2.2.1 y en el parágrafo del artículo 2.34.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, esta superintendencia imparte las siguientes instrucciones:

1. Modificar el numeral 1.4.1 del Capítulo I, Título II, Parte I de la Circular Básica Jurídica (CBJ), relacionado con la comercialización de productos y servicios de las entidades vigiladas por esta Superintendencia a través del uso de red.

2. Agregar el numeral 3.4.11 al Capítulo I, Título III, Parte I de la CBJ, referente a los requisitos de información frente al consumidor financiero, de las entidades vigiladas que comercialicen productos a través del uso de red.

3. Las entidades prestadoras y usuarias deben ajustar los contratos de uso de red vigentes a la fecha y adecuar la prestación del servicio u operación dentro de un término de seis (6) meses contados a partir de la entrada en vigencia de esta circular.

4. La presente circular rige a partir de la fecha de publicación.

Se adjuntan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa está dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de establecimientos de crédito, sociedades administradoras de inversión, sociedades comisionistas de bolsa de valores, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, sociedades de servicios financieros, sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos, sociedades capitalizadoras, corredores de seguros y entidades aseguradoras.

PARTE I

TÍTULO II

CAPÍTULO I

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11.2.3.8.8. La descripción técnica de los medios tecnológicos y/o terminales electrónicos situados en las instalaciones del corresponsal y con los que éste cuente para la prestación del servicio, así como la obligación de éste de velar por su debida conservación y custodia.

Sin perjuicio de la autorización general de que trata el presente subnumeral, las anteriores modificaciones deben ser informadas a esta Superintendencia una vez sean acordados entre las partes.

1.2.4. Disposiciones relacionadas con la prestación de servicios de varias entidades vigiladas a través de un mismo corresponsal.

En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 14 del artículo 2.36.9.1.11 del Decreto 2555 de 2010 una persona natural o jurídica puede ser corresponsal de una o varias entidades facultadas para prestar sus servicios a través de corresponsales. En estos casos, se deben establecer los mecanismos que aseguren una adecuada diferenciación de los servicios prestados por cada entidad vigilada, así como la obligación del corresponsal de abstenerse de realizar actos de discriminación o preferencia entre las entidades, o que impliquen competencia desleal entre los mismos.

1.3. Otros canales e instrumentos de prestación de servicios financieros.

En adición a la forma de prestación de servicios indicados en los numerales anteriores, se reconocen como canales en la distribución de los servicios ofrecidos por las entidades vigiladas, especialmente las que realizan intermediación financiera, los siguientes:

1.3.1. Cajeros automáticos (ATM).

1.3.2. Receptores de cheques.

1.3.3. Receptores de dinero en efectivo.

1.3.4. POS (incluye PIN Pad).

1.3.5. Sistemas de audio respuesta (IVR).

1.3.6. Centro de atención telefónica (Call Center, Contact Center).

1.3.7. Sistemas de acceso remoto para clientes (RAS).

1.3.8. Internet.

1.3.9. Banca móvil.

Como complemento a los canales señalados, se reconocen dentro de los instrumentos adecuados en la prestación de estos servicios las tarjetas, debito, crédito, los móviles y las órdenes electrónicas para la transferencia de fondos, como los elementos a través de los cuales se imparten las órdenes que materializan las operaciones a través de los canales de distribución.

Para los efectos de estas instrucciones se entiende por dispositivo el mecanismo, máquina o aparato dispuesto para producir una función determinada.

1.4. Uso de red.

Se imparten las instrucciones que deben atender las entidades vigiladas, en desarrollo de las modalidades de uso de red, establecidas en el artículo 93 del EOSF y el artículo 5º de la Ley 389 de 1997, así como en el Capítulo 2, Título 2, Libro 31 y el Título 1, Libro 34, de la Parte II del Decreto 2555 de 2010.

1.4.1. Modalidades de uso de red.

1.4.1.1. Modalidad prevista en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997.

Según lo establecido en el parágrafo del artículo 2.34.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, se entiende como Red el conjunto de medios o elementos a través de los cuales sus prestadores suministran los servicios del usuario de la red al público. Forman parte de la red los canales presenciales y no presenciales, los empleados y los sistemas de información que tenga habilitados el respectivo prestador.

Son sistemas de información, el conjunto de elementos tecnológicos orientados al tratamiento y administración de datos destinados a la realización de las operaciones autorizadas por el artículo 2.34.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Son canales presenciales aquellos en los que el consumidor financiero asiste personalmente al mismo, tales como las oficinas, los cajeros automáticos, los receptores de cheques, los receptores de dinero en efectivo y los datáfonos (POS, incluye PIN Pad).

Son canales no presenciales aquellos en los que el consumidor financiero es atendido de manera remota, tales como la banca móvil, el internet, los sistemas de audio respuesta (IVR), los centros de atención telefónica (call center, contact center) y los sistemas de acceso remoto para clientes.

1.4.1.1.1. Contrato de uso de red.

Las entidades usuarias de la red deben remitir a la SFC los contratos en que se acuerde el uso de red, previamente a su celebración y con la antelación prevista en los artículos 2.31.2.2.4 y 2.34.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010, según cada caso. En adición a lo establecido en el artículo 2.34.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los contratos deben contener al menos lo siguiente:

1.4.1.1.1.1. Identificación de las partes y objeto del contrato.

1.4.1.1.1.2. Los productos y operaciones que se van a promocionar y gestionar en virtud del contrato de uso de red, especificando en cada caso el detalle de los canales presenciales y no presenciales por medio de los cuales se prestará el servicio. Se debe indicar si los servicios incluirán la prestación del deber de asesoría, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 4º del artículo 2.34.1.1.2 y el artículo 3.1.4.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

1.4.1.1.1.3. Las obligaciones de las partes asociadas al intercambio de información que permita garantizar un adecuado suministro de información a los consumidores financieros para cada producto específico; así como las que correspondan a la administración del riesgo operativo y del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, asociados al desarrollo del contrato.

PARTE I

TÍTULO II

CAPÍTULO I

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1.4.1.1.1.4. Los mecanismos que aseguran que la prestación del servicio al menos equipara los estándares de eficiencia, oportunidad y seguridad a los ofrecidos por la entidad usuaria de la red a sus consumidores financieros.

1.4.1.1.1.5. Los mecanismos para mitigar adecuadamente los riesgos asociados a la validación de la identidad de los consumidores financieros y el registro, conservación y seguridad de la información de las operaciones realizadas, garantizando su independencia frente a la información o bases de datos propios del prestador de la red.

1.4.1.1.1.6. Las medidas que se adoptarán para garantizar que los consumidores financieros identifiquen que el usuario de la red es una persona jurídica distinta de la entidad prestadora de la red.

1.4.1.1.1.7. El manejo que la entidad prestadora le dará a los recursos recibidos de los clientes de la entidad usuaria.

1.4.1.1.1.8. Los mecanismos que se adoptarán para capacitar al personal involucrado en la atención al consumidor financiero en virtud del contrato de uso de red.

1.4.1.1.1.9. Los mecanismos habilitados por la entidad usuaria de la red para la atención de quejas y la definición sobre si las mismas pueden canalizarse a través de la entidad prestadora.

1.4.1.1.1.10. El término de duración y las causales de terminación.

1.4.1.1.1.11. Remuneración por el uso de la red.

1.4.1.1.2. Modificaciones a los contratos de uso de red.

Las modificaciones respecto a la información contenida en los subnumerales 1.4.1.1.1.1 a 1.4.1.1.1.7 de este capítulo deben ser remitidas a la SFC, previamente a su entrada en vigencia entre las partes.

Los contratos objeto de modificación que no deban ser remitidos, deben estar a disposición de la SFC.

1.4.1.1.3. Administración de los conflictos de interés.

Las entidades deben identificar los conflictos de interés que puedan surgir en desarrollo del contrato de uso de red así como establecer las medidas que se adoptarán para su manejo, administración y revelación según cada caso e incorporarlos en los respectivos códigos de conducta.

1.4.1.1.4. Identificación.

El personal que en desarrollo del contrato de uso de red haga la promoción y gestión de operaciones debe identificarse claramente ante el consumidor financiero y manifestar de manera expresa y sencilla que está actuando en nombre de la entidad usuaria de la red.

Las entidades usuarias de la red deben tomar las medidas necesarias para que el público las identifique como una entidad autónoma, independiente y diferente de la entidad prestadora de la red. Para el efecto, la entidad prestadora de la red debe adoptar los procedimientos y mecanismos, así como realizar las adecuaciones correspondientes, que permitan a los consumidores financieros identificar la entidad usuaria, de acuerdo con las características de cada uno de los distintos canales. Dentro de los mecanismos utilizados debe existir la identificación de manera visible, clara y completa de la razón social o denominación social de la entidad usuaria de la red o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

1.4.1.1.5. Administración de riesgos.

Previamente a la comercialización de productos a través del uso de red, las entidades vigiladas deben ajustar sus políticas y procedimientos de administración de riesgos, de tal forma que se garantice una adecuada gestión de los riesgos inherentes a los canales utilizados y a los productos comercializados a través de los mismos. Estas políticas y procedimientos deben permitir el seguimiento y control de los canales utilizados, indicando expresamente las áreas o personas responsables de cada actividad.

1.4.1.1.5.1. Administración del riesgo operativo.

En desarrollo del contrato de uso de red, las entidades vigiladas deben cumplir las disposiciones sobre administración del riesgo operativo definidas en el Capítulo XXIII de la CBCF y lo establecido en el numeral 2º de este Capítulo, respecto de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones.

Todas las operaciones que se desarrollen con ocasión del contrato deben ejecutarse bajo parámetros que aseguren la prestación del servicio al menos, con los mismos estándares de eficiencia, oportunidad y seguridad a los ofrecidos por la entidad usuaria de la red a sus consumidores financieros.

1.4.1.1.5.2. Administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

En desarrollo del contrato de uso de red, las entidades vigiladas deben cumplir las disposiciones establecidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la CBJ.

1.4.1.1.6. Capacitación y recursos.

Las entidades que comercialicen productos a través del uso de red deben:

1.4.1.1.6.1. Capacitar al personal involucrado en la comercialización de los productos a través del uso de red. Para tal efecto, deben implementar mecanismos verificables que garanticen que el personal conoce:

1.4.1.1.6.1.1. El alcance de sus obligaciones contractuales.

1.4.1.1.6.1.2. Las características del producto comercializado.

1.4.1.1.6.1.3. Los procedimientos de recaudo, atención de solicitudes, pago y demás aspectos relevantes para la comercialización de cada producto.

Con respecto a productos de seguros, las entidades aseguradoras deben velar porque el personal involucrado en la comercialización de los productos a través del uso de red conozca y pueda verificar los requisitos de asegurabilidad conforme a lo establecido en el numeral 1.4.1.1.8.1.2 del presente capítulo.

PARTE I

TÍTULO II

CAPÍTULO I

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1.4.1.1.6.2. Actualizar periódicamente al personal involucrado en la comercialización de los productos, informando modificaciones a los mismos, así como el régimen legal relacionado con los mismos.

1.4.1.1.6.3. Contar con mecanismos, tales como una línea de atención especializada, acceso a un portal web específico o acceso a un chat especializado, que permitan al personal acceder inmediatamente a dicha información y contar con el apoyo comercial de la entidad usuaria, en caso de requerirlo.

1.4.1.1.7. Requisitos de información.

1.4.1.1.7.1 Información al consumidor financiero.

Las entidades vigiladas deben cumplir las instrucciones específicas para la comercialización mediante el uso de red, establecidas en el Capítulo I, Título III de la Parte I de la CBJ.

1.4.1.1.7.2. Comprobantes de las operaciones.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.34.1.1.5 Decreto 2555 de 2010, en los comprobantes de las transacciones, que adelanten las entidades prestadoras por cuenta de las entidades usuarias de su red, debe incluirse en forma visible y claramente legible, la siguiente indicación:

(Aquí el nombre de la entidad usuaria de la red) ASUME EXCLUSIVAMENTE LA RESPONSABILIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL PRESENTE CONTRATO FRENTE AL CONSUMIDOR FINANCIERO.

Estos comprobantes deben contener por lo menos, la información que identifique con precisión la operación de que se trate, incluyendo como mínimo la fecha, hora y monto de la transacción.

1.4.1.1.7.3. Recepción de quejas y reclamos.

La entidad prestadora debe informar a los consumidores financieros, de manera clara y precisa, sobre todos los mecanismos que tienen habilitados los usuarios de la red para la presentación y atención de quejas y reclamos.

La entidad usuaria de la red puede permitir la recepción de quejas y reclamos a través del prestador de la red en virtud del contrato de uso de red. Con el fin de garantizar la oportuna y eficaz atención de las quejas o reclamos del consumidor financiero, tanto la entidad prestadora como la entidad usuaria de la red deben establecer el procedimiento necesario para que las quejas y reclamos sean entregados de manera eficiente y oportuna al usuario de la red. Adicionalmente, tanto el prestador como el usuario de la red deben establecer un mecanismo apropiado para que los consumidores financieros puedan hacer seguimiento a su petición.

1.4.1.1.8. Comercialización de seguros.

En virtud de lo dispuesto en la Ley 389 de 1997 y en el artículo 2.31.2.2.5 del Decreto 2555 de 2010, las entidades aseguradoras y los intermediarios de seguros vigilados por la SFC pueden ser usuarias de las redes de los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros, las sociedades comisionistas de bolsa de valores, las comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de inversión y las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, para lo cual se debe dar cumplimiento a las condiciones establecidas en este capítulo.

1.4.1.1.8.1. Requisitos de los seguros comercializados a través del uso de red.

Además de lo dispuesto en el artículo 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, para la comercialización de seguros a través del uso de red se debe cumplir con los siguientes requisitos:

1.4.1.1.8.1.1. La entidad aseguradora debe establecer mecanismos para asegurar que el consumidor financiero conozca, previamente a la adquisición del producto, la importancia de declarar sinceramente el estado del riesgo y las sanciones por inexactitud o reticencia, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1058 del C.Cio.

1.4.1.1.8.1.2. Las entidades aseguradoras deben otorgar herramientas y establecer mecanismos para que las entidades prestadoras puedan verificar que los tomadores y/o los asegurados tengan un interés asegurable que corresponda con la póliza de seguro comercializada a través de este canal y que los consumidores financieros cumplen con los requisitos de asegurabilidad establecidos en el contrato de seguro. Para dar cumplimiento a lo anterior, las partes deben establecer en el contrato de uso de red una cláusula de responsabilidad en donde se fijen las implicaciones de la inobservancia de tal verificación.

1.4.1.1.8.1.3. Las entidades aseguradoras deben cerciorarse que las pólizas de seguros comercializadas a través del uso de red tengan exclusiones y amparos claros, concisos y redactados en un lenguaje que no sea vago ni ambiguo.

1.4.1.1.8.1.4. Las pólizas de seguro que se comercialicen a través de uso de red deben tener un procedimiento simplificado de reclamación de siniestros. Por lo anterior, la entidad aseguradora debe contar con instancias para el trámite y resolución de reclamaciones que propendan por el establecimiento de plazos de solución de reclamaciones menores al establecido en el artículo 1080 del C.Cio.

El procedimiento simplificado de radicación y resolución de la reclamación debe ser informado al consumidor financiero al momento de la celebración del contrato de seguro y al asegurado y beneficiario de la póliza de seguro cuando este lo solicite.

1.4.1.1.8.1.5. En línea con lo establecido en el numeral 3º del artículo 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010, el clausulado de las pólizas de seguros comercializadas por medio de uso de red no debe ser susceptible de modificación según el sujeto que la adquiera ni pactar condiciones particulares.

1.4.1.1.8.1.6. Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de la celebración del contrato de seguro, las entidades aseguradoras deben entregar en físico o por correo electrónico al tomador la póliza de seguro contentiva del mismo.

PARTE I

TÍTULO II

CAPÍTULO I

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1.4.1.1.8.1.7. De acuerdo con el parágrafo 1º del artículo 2.31.2.2.2 del Decreto 2555 de 2015, las entidades aseguradoras no pueden exigir condiciones previas para el inicio del amparo de la póliza de seguro o para la subsistencia de la misma. En este sentido, las entidades aseguradoras se deben abstener de exigir cualquier tipo de condición suspensiva para iniciar la cobertura de la póliza de seguro que implique una actividad posterior del tomador o el asegurado.

1.4.1.1.8.1.8. La entidad aseguradora no puede modificar unilateralmente el contrato de seguro, con posterioridad a su celebración.

1.4.1.1.8.2. Ramos autorizados para su comercialización a través de uso de red.

Siempre y cuando el contrato de seguro cumpla lo establecido en el artículo 2.31.2.2.1 del Decreto 2555 de 2010 y en el numeral 1.4.1.1.8.1 de este capítulo, las entidades aseguradoras pueden comercializar, a través del uso de red, los ramos establecidos en el artículo 2.31.2.2.2 del citado decreto.

1.4.1.2. Modalidad de uso de red de oficinas del artículo 93 del EOSF.

De acuerdo con la citada disposición, las entidades vigiladas pueden permitir mediante contrato remunerado el uso de su red de oficinas por parte de sociedades de servicios financieros, entidades aseguradoras, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades de capitalización e intermediarios de seguros, para la promoción y gestión de las operaciones autorizadas a la entidad usuaria de la red y bajo la responsabilidad de esta última.

Corresponde a los prestadores de la red de oficinas, garantizar la existencia de una independencia locativa y operativa que evite cualquier posible confusión de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones.

En la celebración del respectivo contrato, las entidades deben aplicar las disposiciones establecidas en el subnumeral 1.4.1.1.1 del presente capítulo, siempre que las mismas le resulten aplicables a esta modalidad y tener en cuenta los siguientes requisitos:

1.4.1.2.1. Independencia operativa de los servicios.

El personal de las entidades prestadoras no puede participar en las labores de promoción y gestión que las entidades usuarias adelanten en las dependencias del prestador de la red de oficinas. Para efectos de esta modalidad de uso de red de oficinas, las entidades usuarias deben ubicar su propio personal para el desarrollo de las labores de gestión y promoción de sus operaciones.

1.4.1.2.2. Identificación locativa del servicio.

Las entidades usuarias de la red deben adoptar las medidas necesarias para que el público las identifique como una persona jurídica autónoma e independiente del prestador de la red.

El área para la ubicación del personal dependiente de las entidades usuarias de la red debe adecuarse de forma tal que se garantice una apropiada independencia de las demás áreas propias de la entidad prestadora. El área debe estar identificada con un aviso que se destaque frente a los demás del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se debe indicar de manera clara y completa la razón o denominación social de la entidad usuaria o la sigla que la identifique de conformidad con sus estatutos sociales, acompañada siempre de la denominación genérica del tipo de entidad.

1.4.1.2.3. Normas aplicables a la modalidad de uso de red de oficinas.

A la modalidad de uso de red de oficinas del artículo 93 del EOSF le aplicará lo establecido en los numerales 1.4.1.1.1 a 1.4.1.1.8 de este Capítulo. No obstante lo anterior, en caso de existir un régimen especial de idoneidad o habilitación de las personas involucradas en la comercialización de productos de la entidad usuaria, dicho régimen prevalecerá sobre lo establecido en este capítulo.

PARTE I

TÍTULO II

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1.4.2. Redes de distribución y promoción de productos de las entidades administradores del Sistema General de Pensiones - SGP, autorizadas mediante el Decreto 720 de 1994

Las redes de distribución y la promoción de productos de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, cualquiera que sea su modalidad, se encuentran sujetas a las siguientes instrucciones específicas:

1.4.2.1. Destinatarios: De conformidad con el Decreto 720 de 1994 y en los arts. 2.6.10.2.1 y siguientes del Decreto 2555 de 2010, son destinatarias de las presentes instrucciones, las entidades administradoras del SGP, es decir, que las mismas comprenden tanto a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida como a las sociedades administradoras del régimen de ahorro individual con solidaridad.

Igualmente son destinatarios los entes habilitados para la explotación de planes de pensiones y complementarios y las entidades aseguradoras de vida que cuenten con capacidad legal para la explotación de planes alternativos de pensiones, según lo prevé el artículo 2.32.1.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

1.4.2.2. Exclusividad: Conforme al inciso tercero del artículo 4º del Decreto 720 de 1994, la labor de promoción de los vendedores personas naturales, con o sin vinculación laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad administradora del SGP con la cual se hubiere celebrado el respectivo convenio. Es sancionable por la respectiva sociedad, en los términos contractuales, el incumplimiento de esta obligación por parte de los vendedores personas naturales. Sin embargo, en los temas relacionados con promotores, se debe observar las condiciones establecidas en el Decreto 720 de 1994.

1.4.2.3. Entidades habilitadas para la distribución: La distribución de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, intermediarios de seguros -sujetos o no a supervisión permanente- y por entidades distintas a unas y otros, siempre que cuenten con capacidad legal para el ejercicio del comercio. En este caso, es necesaria la autorización previa de la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

En los eventos de distribución por conducto de instituciones financieras o intermediarios de seguros no es indispensable la autorización previa impartida por la SFC para la celebración de los respectivos convenios.

1.4.2.4. Convenios: Los convenios que se celebren para la promoción de los servicios que prestan las entidades administradoras del SGP por conducto de las instituciones financieras de que trata el Decreto 720 de 1994, están sujetas a las siguientes condiciones:

1.4.2.4.1. Los convenios aludidos, cuyo propósito consiste en la precisión de las condiciones bajo las cuales se realizarán las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, quedan a disposición de la SFC en las propias instalaciones de la administradora, sin que sea indispensable su remisión a la SFC.

1.4.2.4.2. Los convenios pueden prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales como promoción, vinculación y, en general, labores de asesoría en los términos del artículo 2.6.10.2.3 del Decreto 2555 de 2010, comprendiendo el empleo y diligenciamiento de formularios de vinculación o de pago de aportes. En todo caso, los convenios deben contener, cuando menos, la información a que hace alusión el artículo 9º del Decreto 720 de 1994 y su modificación es procedente, entre otros motivos, cuando los costos de los mismos o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados.

1.4.2.4.3. En ningún caso los costos que genere el empleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades administradoras pueden ser trasladados, directa o indirectamente, a los afiliados, conforme lo señala el inciso 2º del artículo 8º del Decreto 720 de 1994.

1.4.2.4.4. Las instituciones financieras deben disponer lo pertinente para la separación de las actividades propias de su objeto respecto de aquellas derivadas de la gestión de los aludidos convenios.

1.4.2.5. Información a los usuarios: En desarrollo de los deberes que se le imponen a los promotores de las sociedades administradoras de pensiones, éstos deben cumplir con las obligaciones contenidas en el Capítulo 2 del Título 10 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, para lo cual deben sujetarse a los parámetros técnicos definidos por cada sociedad administradora, como elementos de referencia para el suministro de información al momento de afiliación. La omisión de esta obligación implica para el promotor la posibilidad de suspensión de la actividad correspondiente, y para la sociedad administradora en cuyo beneficio se haya efectuado la labor de afiliación, la asunción de los respectivos perjuicios sin que ello impida la posibilidad de repetición con que cuenta la sociedad administradora respecto del promotor.

En todo caso, en desarrollo de los objetivos señalados en el artículo 325, numeral 1, literales c. y e. del EOSF, en particular la necesidad de garantizar la eficiencia en la prestación del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones que pueda generar la pérdida de confianza en el público, esta superintendencia califica como práctica no autorizada el omitir el

PARTE I

TÍTULO III

CAPÍTULO I

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Vi: Ventas facturadas por cada establecimiento de comercio de la categoría i.

Vti : Ventas totales facturadas en la categoría i.

3.4.10.3.5. Tarifa interbancaria máxima: corresponde a la tarifa interbancaria más alta de cada categoría de comercio cobrada por cada establecimiento de crédito emisor.

3.4.10.3.6. Tarifa interbancaria mínima: corresponde a la tarifa interbancaria más baja de cada categoría de comercio cobrada por cada establecimiento de crédito emisor.

3.4.10.4. Cuotas de manejo.

Para efectos de publicar las cuotas de manejo cobradas por cada establecimiento de crédito a los tarjetahabientes débito y crédito se deben considerar los siguientes aspectos:

Cuota máxima: corresponde a la comisión más alta cobrada en cada uno de los productos crédito o débito que ofrece el establecimiento de crédito emisor.

Cuota mínima: corresponde a la comisión más baja cobrada en cada uno de los productos crédito o débito que ofrece al público en general el establecimiento de crédito emisor.

Cuota promedio ponderada: corresponde al total de ingresos por comisiones de manejo de tarjetas crédito o débito dividido por el volumen total de tarjetas vigentes crédito o débito, por cada uno de los productos crédito o débito que ofrece el establecimiento de crédito emisor.

Los establecimientos de crédito que representen y administren franquicias de tarjetas débito y/o crédito diferentes a las administradas por los sistemas abiertos de tarjetas, en atención a lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 97 del EOSF, también deben efectuar la publicación de que trata el artículo 2.1.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010 con la información y en la forma y condiciones que aquí se establecen. Esta publicación debe efectuarse por el establecimiento de crédito que representa la franquicia en Colombia.

3.4.11. Comercialización de productos a través del uso de red.

Las entidades vigiladas involucradas en la comercialización de productos a través del uso de red deben cumplir con lo establecido en el art. 9 de la Ley 1328 de 2009. En tal sentido, deben cumplir con lo siguiente:

3.4.11.1. Entidades prestadoras.

Las entidades prestadoras deben:

3.4.11.1.1. Informar clara y detalladamente a los consumidores financieros el alcance y su responsabilidad en el desarrollo de las operaciones que pueden realizar a través del uso de red.

3.4.11.1.2. Disponer de toda aquella documentación o elementos de información que permitan garantizar una adecuada promoción y gestión de los servicios u operaciones objeto del contrato de uso de red.

3.4.11.1.3. Establecer los mecanismos adecuados para asegurar que el consumidor financiero puede consultar en todo momento, a través del respectivo canal, la información relacionada con los servicios objeto de promoción a través del contrato de uso de red.

3.4.11.2. Entidades usuarias.

Las entidades usuarias deben:

3.4.11.2.1. Establecer los mecanismos adecuados para asegurar que la información necesaria para la promoción de las operaciones, que se lleven a cabo en desarrollo del contrato de uso de red esté actualizada permanentemente y a disposición tanto para la entidad prestadora como para la SFC y los consumidores financieros.

3.4.11.2.2. Suministrar a las entidades prestadoras, como mínimo, la información a la que hace referencia el artículo 9º de la Ley 1328 de 2009 y la normatividad aplicable a cada producto comercializado, incluyendo cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

3.4.11.2.3. Entregar al consumidor financiero toda la información relacionada con las operaciones ofrecidas a través de canales no presenciales, previamente a la contratación o ejecuciones de las mismas. Al momento de la realización de la operación debe quedar evidencia que el consumidor financiero recibió oportunamente la información para poder tomar una decisión informada.

3.4.11.3. Entidades aseguradoras en calidad de entidades usuarias.

Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 9º de la Ley 1328 de 2009, las entidades aseguradoras, en calidad de entidades usuarias de la red de otras entidades vigiladas, deben garantizar que las entidades prestadoras de la red suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato de seguro, al menos la siguiente información, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, mediante medios verificables:

3.4.11.3.1. El alcance de los amparos y exclusiones, explicando en lenguaje sencillo y directo qué cubre y qué no cubre el contrato de seguro.

3.4.11.3.2. El periodo de vigencia de la póliza.

3.4.11.3.3. El valor asegurado determinado o los criterios para determinarlo.

3.4.11.3.4. El valor de la prima comercial del producto.

3.4.11.3.5. El procedimiento, plazos y documentación a tener en cuenta para la reclamación de un siniestro.

3.4.11.3.6. Los canales por medio de los cuales puede formular peticiones o quejas.

3.4.11.3.7. Los requisitos de asegurabilidad que debe reunir el asegurado.

3.4.11.3.8. Las consecuencias de una declaración inexacta o reticente del estado del riesgo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1058 del C.Cio.

3.4.11.3.9. Las consecuencias de la mora en el pago de la prima.

PARTE I

TÍTULO III

CAPÍTULO I

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3.4.11.3.10. Cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

3.4.11.4. Sociedades de capitalización en calidad de entidades usuarias.

Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 9º de la Ley 1328 de 2009, las sociedades de capitalización, en calidad de entidades usuarias de la red de otras entidades vigiladas, deben garantizar que las entidades prestadoras de la red suministren a los consumidores financieros, previamente a la celebración del contrato, al menos la siguiente información, de manera cierta, suficiente, clara y oportuna, mediante medios verificables:

3.4.11.4.1. La descripción de los derechos que adquiere y las obligaciones que contrae el consumidor en virtud del título de capitalización.

3.4.11.4.2. Las formas de pago de las cuotas.

3.4.11.4.3. Las consecuencias derivadas del incumplimiento parcial o total en el pago de las cuotas.

3.4.11.4.4. Las características y condiciones de los sorteos periódicos.

3.4.11.4.5. Cualquier información que sea indispensable para que el consumidor financiero tenga un claro entendimiento de los beneficios, limitaciones y costos del producto.

4. Régimen de horarios para la prestación de servicios de las entidades vigiladas.

4.1. Instrucciones relativas a los horarios de prestación de servicio al público.

Las entidades vigiladas podrán definir libremente los horarios de prestación de servicio al público, los cuales no tienen que estar necesariamente unificados entre los diferentes establecimientos de una misma localidad. En todo caso, cualquier modificación a los horarios —actuales o futuros— debe ser comunicada a esta Superintendencia con una antelación no inferior a 10 días hábiles.

4.2. Cierres especiales.

Se podrá suspender la prestación del servicio al público de manera temporal, por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o eventos reconocidos nacionalmente en diferentes regiones, que tradicionalmente han obtenido el permiso para suspender la prestación del servicio al público, sin que se requiera aprobación previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego (70 x 50 cm.), colocados en las oficinas de la entidad en la localidad correspondiente con mínimo 10 días hábiles de antelación. Así mismo, debe comunicarse a la SFC por intermedio de la oficina principal, mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor y caso fortuito del mes anterior. Los cierres especiales no requerirán de unificación entre los establecimientos de la misma localidad.

4.3 Publicidad.

Para los casos de cierre especiales o cuando se desee efectuar cambio en el horario de atención a los consumidores financieros, debe comunicarse a todos los clientes, mediante avisos visibles de un tamaño no menor al antes mencionado colocados en las oficinas de la entidad con una antelación no menor de 10 días hábiles y en todo caso difundir tal decisión, por una sola vez, en un diario regional, local o de circulación nacional, según corresponda al alcance geográfico del efecto de la medida, y de no ser posible, por cualquier otro medio que se estime procedente para tal cometido.

5. Condiciones de la gestión de cobranza realizada a los consumidores financieros.

5.1. Ámbito de aplicación.

Con el fin de garantizar los derechos de los consumidores financieros y dentro del marco general de la debida diligencia en la prestación del servicio, en la gestión de cobranza a deudores morosos, las entidades vigiladas deben atender las instrucciones aquí impartidas, independientemente de que la gestión sea realizada directamente por éstas o a través de terceros.

Cuando la mencionada gestión se realice mediante la contratación de terceros, la actividad se entiende realizada bajo la entera responsabilidad de la entidad vigilada quien es igualmente responsable de velar porque los terceros contratados, atiendan en forma integral las instrucciones establecidas en la presente circular. Igual regla aplicará en los eventos de cesión de cartera, para lo cual las entidades vigiladas deben incluir en sus contratos una cláusula en la que se señale que el cesionario, cuando ésta sea transferida, observará las pautas de cobro establecidas por la SFC en la presente circular.

Las condiciones establecidas a continuación aplican a las entidades vigiladas por la SFC, con excepción de aquellas que se encuentren sometidas a algún régimen especial sobre el particular, tales como las entidades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, quienes deberán atender las disposiciones especiales que resulten aplicables.