CIRCULAR EXTERNA 5 DE 1998 

(Enero 22 )

Referencia: Requisitos para la vinculación de clientes a las compañías aseguradoras y sociedades de capitalización mediante contratos de seguro y capitalización, directamente o a través de intermediarios, y plazos para la actualización de la información de los clientes vinculados con anterioridad a la expedición de la presente circular.

En desarrollo de lo establecido en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y a efecto de lo previsto en los artículos 102 a 105 de la misma reglamentación sobre prevención de actividades delictivas, esta superintendencia se permite impartir instrucciones en materia de requisitos para la vinculación de clientes a través de contratos de seguro y de capitalización.

En razón de lo expuesto, este despacho se permite modificar la circular básica jurídica —Circular Externa 7 de 1996— en el sentido de adicionar el capítulo preliminar al título sexto y modificar la página 1 del capítulo primero del mismo título, por lo cual se anexan las páginas 1, 1-1,1-2,1-3 y 1-4.

Adicionalmente, se señalan los plazos máximos para la actualización de la información de los clientes vinculados con anterioridad a la expedición de la presente circular, como sigue:

Seguros de daños o patrimoniales: La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de daños o patrimoniales, cuyo valor asegurado sea o exceda de cinco mil millones de pesos ($ 5.000.000.000), deberá estar actualizada el 30 de junio de 1998.

La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de daños o patrimoniales, cuyo valor asegurado sea o exceda de mil millones de pesos ($ 1.000.000.000) e inferior a cinco mil millones de pesos ($ 5.000.000.000), deberá estar actualizada el 31 de diciembre de 1998.

Seguros de automóviles: La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de automóviles, cuyo valor asegurado sea o exceda de cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), deberá estar actualizada el 30 de junio de 1998.

La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de automóviles, cuyo valor asegurado sea o exceda de veinte millones de pesos ($ 20.000.000) e inferior a cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), deberá estar actualizada el 31 de diciembre de 1998.

En el caso de vehículos de servicio de transporte público de personas o de carga, autorizados por el Ministerio de Transporte, deberá estar actualizada el 31 de diciembre de 1998.

Seguros de vida: La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de vida cuyo valor asegurado sea o exceda de ciento cincuenta millones de pesos ($ 150.000.000), deberá estar actualizada el 30 de junio de 1998.

La información suministrada para la celebración de un contrato de seguro de vida cuyo valor asegurado sea o exceda de cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) e inferior a ciento cincuenta millones de pesos ($ 150.000.000), deberá estar actualizada el 31 de diciembre de 1998.

Títulos de capitalización: La información suministrada para la constitución de un título de capitalización pagadero en una cuota única de más de dieciocho (18) salarios mínimos legales mensuales o en cuotas mensuales de más de siete (7) salarios mínimos legales mensuales, deberá estar actualizada el 30 de junio de 1998.

La información suministrada para la constitución de un título de capitalización pagadero en una cuota única de más de ocho (8) salarios mínimos legales mensuales o en cuotas mensuales de más de tres (3) salarios mínimos legales mensuales, deberá estar actualizada el 31 de diciembre de 1998.

El plazo máximo para actualizar la información de la totalidad de los clientes del sector asegurador y de las sociedades de capitalización vence el 30 de junio de 1999.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Circular Externa 7 de 1996.

(ANEXO)

TÍTULO VI

Capitalización, seguros e intermediarios

Capítulo preliminar: Requisitos para la vinculación de clientes a través de contratos de seguro y de capitalización.

1. Contratos de seguro

Previa la celebración de un contrato de seguro se debe solicitar la información que se relaciona a continuación:

a) Personas naturales.

1. Información del tomador, asegurado, afianzado y beneficiario:

• Nombre y apellidos completos.

• Número del documento de identidad: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería.

• Lugar y fecha de nacimiento.

• Domicilio, dirección y teléfono residencia.

• Ocupación, oficio o profesión.

• Detalle actividad (independiente, empleado o socio).

• Nombre, dirección, fax y teléfono de la empresa o negocio donde trabaja.

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

2. Información financiera del tomador, asegurado, afianzado y beneficiario:

• Ingresos y egresos mensuales.

• Relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas sobre seguros respecto de cualquier asegurador en los últimos dos años.

• Declaración voluntaria del origen de los bienes y/o fondos objeto del seguro.

• Total activos y pasivos.

• Año, forma de adquisición y vendedor de los bienes cuya tradición se encuentre sujeta a registro o cuyo valor sea o exceda de 580 salarios mínimos legales mensuales.

3. Anexos:

Para los seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o superior a 580 salarios mínimos legales mensuales, seguros de automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 175 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 350 salarios mínimos legales mensuales por cliente y los seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 580 salarios mínimos legales mensuales, adicionalmente se solicitará la siguiente información:

• Fotocopia del documento de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería.

• Firma y huella dactilar del tomador. En el caso de los contratos que se encuentren vigentes a la fecha de expedición de la presente circular, y cuya indemnización deba ser pagada antes de su vencimiento y prórroga, la firma y la huella dactilar deberán ser impuestas al momento de la presentación de la respectiva reclamación.

• Indicación de los vínculos existentes entre tomador, asegurado, afianzado y beneficiario. (Familiares, comerciales, laborales etc.).

• Referencias bancarias.

• Copia del certificado de ingresos y retenciones, constancia de honorarios y/o declaración de renta del último período gravable disponible, cuando las condiciones e historia del tomador, asegurado o beneficiario así lo ameriten.

b) Personas jurídicas

1. Información del tomador, asegurado, afianzado y beneficiario:

• Razón o denominación social.

• Número de identificación tributaria, NIT.

• Dirección, teléfono, fax y ciudad actual de la oficina principal. Si se trata de una sucursal o agencia, la de ésta y la de la oficina principal.

• Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras.

• Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc.

• Original de certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente.

• Nombre del representante legal, identificación, domicilio, dirección y teléfono.

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

2. Información financiera del tomador, asegurado, afianzado y beneficiario:

• Declaración voluntaria del origen de los bienes y/o fondos objeto del seguro.

• Relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas sobre seguros respecto de cualquier asegurador en los últimos dos años.

• Total activos y pasivos.

• Inventario detallado y valorizado de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas.

3. Anexos:

Para los seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o superior a 2.900 salarios mínimos legales mensuales, los seguros de automóviles en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 175 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 580 salarios mínimos legales mensuales por cliente y los seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 580 salarios mínimos legales mensuales, adicionalmente se solicitará la siguiente información:

• Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

• Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT.

• Firma y huella digital del representante legal. En el caso de los contratos que se encuentren vigentes a la fecha de expedición de la presente circular, y cuya indemnización deba ser pagada antes de su vencimiento y prórroga, la firma y huella deberán ser impuestas al momento del recibo de la respectiva reclamación.

• Indicación de los vínculos existentes entre tomador, asegurado, afianzado y beneficiario. Acreditar ingresos y egresos mensuales.

• Copia de la declaración de renta del último período gravable disponible.

• Relación de principales socios o accionistas en cuanto posean el 5% o más de del capital social.

• Referencias bancarias (2).

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

c) Excepciones

Los requisitos mencionados en los literales a) y b) del numeral 1 del presente capítulo, no serán necesarios en los siguientes casos:

• En el seguro obligatorio de accidentes de tránsito, SOAT.

• En los seguros tomados por entidades financieras, aseguradoras o sociedades administradoras de fondos de pensiones por cuenta de sus clientes.

• Los productos relativos a la seguridad social, en el componente correspondiente a los aportes obligatorios.

• En los seguros tomados por entidades sometidas a control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

• En los seguros en que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica bajo el régimen de derecho público del orden nacional.

• En la celebración de contratos de reaseguro y de coaseguro para las compañías distintas a la líder.

• En los seguros tomados mediante mercadeo masivo y bancaseguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito.

• En los seguros de salud.

• En los seguros tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y el beneficiario. En lo que hace al tomador, la información deberá solicitarse en su totalidad.

• Los seguros obligatorios establecidos por la Ley 100 de 1993 y por las disposiciones que la adicionen y complementen.

• Todos aquellos seguros que las compañías aseguradoras están obligadas a expedir por disposición legal.

Disposiciones generales

La información solicitada deberá ser presentada por escrito, en forma clara y precisa según formularios elaborados por la compañía de seguros. Se deberá adoptar un procedimiento que permita actualizar los datos suministrados por el cliente al momento de la renovación o por lo menos anualmente. Para este propósito, se deberá incluir como cláusula adicional en los nuevos contratos de seguros —y se procurará adicionarla en los ya existentes— la obligación por parte del tomador, asegurado, afianzado o beneficiario, de actualizar por lo menos anualmente la información aquí señalada.

Cuando la celebración del contrato de seguro sea promovido por un intermediario de seguros, este será responsable del recaudo y actualización de la información de que trata el numeral 1, de la presente circular.

En cualquier caso, la confirmación y custodia de esta información corresponderá a la compañía aseguradora, quien dejará evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento. En el evento en que no pueda confirmarse tal información la operación deberá calificarse como inusual.

En el caso de negociación de salvamentos de automóviles o aquellas cuya cuantía sea igual o superior a 30 salarios mínimos legales mensuales, las compañías aseguradoras deberán llevar un registro —en una base de datos centralizada— que contenga al menos el nombre, identificación, domicilio, dirección, teléfono y actividad económica de las personas con quienes negocian dichos salvamentos y el valor de los mismos. En el evento de que se actúe a nombre de un tercero se deberá recaudar esta misma información respecto de este último. Para las operaciones sobre salvamentos cuyo pago se hubiera realizado mediante cheque. se deberá incluir, la información relacionada con el número del mismo, la cuenta corriente y el nombre o código del banco respectivo.

Con el fin de facilitar el control sobre el lavado de activos y la detección de actividades delictivas, las compañías de seguros podrán constituir bases de datos centralizadas con la información relativa a las pólizas de seguros o a los siniestros pagados u objetados, que se estime necesaria para tal fin.

En las operaciones de coaseguro, corresponderá a la compañía líder el cumplimiento de los requisitos aquí mencionados.

En los contratos de seguro, cuando el beneficiario sea una persona diferente del tomador, la información relativa a aquel será recaudada al momento de la presentación de la reclamación, en los mismos términos señalados en la presente circular.

En aquellos contratos de seguro en los que el tomador, asegurado, afianzado o beneficiario sea una persona jurídica de derecho público del orden departamental o municipal, la firma y huella digital requeridas en la presente circular se impondrán por quien sea designado para el efecto.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

2. Contratos de capitalización

Para la constitución de un título de capitalización a través de sociedades de capitalización e intermediarios de títulos de capitalización se debe solicitar la información que se relaciona a continuación:

a) Personas naturales

1. Información del suscriptor y beneficiario (s):

• Nombre y apellidos completos.

• Número de documento de identidad: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería.

• Lugar y fecha de nacimiento.

• Dirección y teléfono residencia.

• Ocupación, oficio o profesión.

• Detalle actividad (independiente, empleado o socio).

• Nombre, dirección, fax y teléfono de la empresa o negocio donde trabaja.

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

2. Información financiera del suscriptor y beneficiario (s):

• Origen de los fondos con los cuales abre el título de capitalización.

• Ingresos y egresos mensuales.

• Total activos y pasivos.

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

• Declaración voluntaria de origen de fondos.

3. Anexos

• Fotocopia del documento de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, o cédula de extranjería según el caso.

• Firma y huella del suscriptor y beneficiario (s). En el caso de los contratos que se encuentren vigentes a la fecha de expedición de la presente circular, la firma y huella deberán ser impuestas al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre el título.

b) Personas jurídicas

1. Información del suscriptor y beneficiario (s).

• Razón o denominación social.

• Número de identificación tributaria, NIT.

• Nombre y número de documento de identidad del representante legal.

• Dirección, teléfono, fax y ciudad actual de la oficina principal. Si se trata de una sucursal o agencia, la de esta y la de la oficina principal.

• Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras.

• Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc.

• Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente.

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

2. Información financiera.

• Origen de los fondos con los cuales abre el título de capitalización.

• Ingresos y egresos mensuales.

• Total activos y pasivos.

• Declaración voluntaria de origen de fondos.

3. Anexos

• Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

• Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT.

• Firma y huella digital del representante legal. En el caso de los contratos que se encuentren vigentes a la fecha de expedición de la presente circular, la firma y huella deberán ser impuestas al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre el título.

c) Excepciones

Los requisitos mencionados en los literales a) y b) del numeral 2 del presente capítulo no serán necesarios en el siguiente caso:

• En los títulos de capitalización constituidos mediante mercadeo masivo y bancapitalización siempre que el pago de las cuotas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito.

Disposiciones generales

La información solicitada deberá ser presentada por escrito, en forma clara y precisa según formularios elaborados por la sociedad de capitalización. Se deberá adoptar un procedimiento que permita actualizar los datos suministrados por el cliente al momento de la renovación o por lo menos anualmente. Para este propósito, se deberá incluir como cláusula adicional en los nuevos contratos de capitalización —y se procurará adicionarla en los ya existentes— la obligación por parte del suscriptor o beneficiario, de actualizar por lo menos anualmente la información aquí señalada.

Cuando la constitución del título de capitalización sea promovida por un intermediario de capitalización, éste será responsable del recaudo y actualización de la información de que trata el numeral 2 de la presente circular. En cualquier caso, la confirmación y custodia de esta información corresponderá a la sociedad de capitalización, quien dejará evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento. En el evento en que no pueda confirmarse tal información la operación deberá calificarse como inusual.

Cuando el título de capitalización se constituya por intermedio de apoderado se debe recibir el poder por escrito debidamente autenticado con reconocimiento de firma y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de que sean varios los beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos. Para cada uno de los beneficiarios se debe obtener la información y anexos exigidos para persona natural.

En los contratos de capitalización, cuando el beneficiario sea una persona diferente del suscriptor, la información relativa a aquel será recaudada al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre el título.

En los casos de inclusión de nuevos beneficiarios o cambio de beneficiarios, se debe cumplir con los requisitos exigidos en los literales a) y b) del numeral 2.

Con el fin de facilitar el control sobre el lavado de activos y la detección de actividades delictivas, las sociedades de capitalización podrán constituir bases de datos centralizadas con la información relativa a los títulos de capitalización o a los sorteos pagados, que se estime necesario para tal fin.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

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