CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2002 

(Marzo 11)

Asunto: Modificación al capítulo I, título VIII de la circular única (implementación del sistema único de registro mercantil y proponentes).

De acuerdo con lo previsto en el numeral 7º, artículo 2º del Decreto 2153 de 1992 le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones, de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro único mercantil.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 del Código de Comercio, el registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio y corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio determinar los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dar las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 21, artículo 2º del Decreto 2153 de 1992 la Superintendencia de Industria y Comercio podrá instruir a sus destinatarios sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones al igual que fijar criterios técnicos y jurídicos que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

En el artículo 11 de la Ley 590 de 2000 con el fin de reducir trámites ante el estado se integran el registro mercantil y el registro de proponentes en el registro único empresarial.

En el artículo 11 de la Ley 590 de 2000 se faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para que, atendiendo criterios de eficacia, economía, buena fe, simplificación y facilitación de la actividad empresarial, regule la organización y funcionamiento del registro único empresarial, garantizando que, específicamente se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de las micro, pequeñas y medianas empresas, y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por Internet y otras formas electrónicas.

De acuerdo con el numeral 4º, artículo 2º del Decreto 2153 de 1992 el Superintendente de Industria y Comercio podrá decretar, cuando lo considere pertinente y según las circunstancias, la suspensión o cierre de las cámaras de comercio y de acuerdo con lo previsto en el numeral 2º del mismo artículo solicitar a las juntas directivas de las cámaras de comercio la remoción de sus dignatarios y empleados, cuando lo considere necesario para la buena marcha de las mismas.

Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones que adicionan el capítulo I, título VIII de la circular única.

1. Adiciónase al capítulo I, título VIII de la circular única el numeral 1.5 el cual quedará así:

1.5. Implementación del registro único empresarial.

1.5.1. Implementación del sistema único de registro mercantil y de proponentes.

Las cámaras de comercio deberán dar cumplimiento a lo previsto en la presente circular a fin de que se unifique el registro único mercantil y el registro único de proponentes de manera que se logren los objetivos previstos en el artículo 11 de la Ley 590 de 2000 y demás normas concordantes. Para el efecto, las cámaras de comercio deberán implementar un sistema único de registro mercantil y de proponentes, en adelante el sistema, de tal suerte que tales registros sean únicos y accesibles desde cualquier cámara o por vías electrónicas de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en el número 1.5.3 de este capítulo.

Para lo cual deberán cumplir con el plan de trabajo que se prevé a fin de que el sistema se encuentre en operación el 1º de enero de 2005.

1.5.2. Adecuaciones del registro mercantil.

A cada comerciante inscrito se le asignará un número único a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria NIT o cualquier otro número de identificación nacional adoptado de manera general si es persona jurídica y se le abrirá un expediente en el cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción en el registro mercantil; por lo tanto, ningún comerciante podrá identificarse con un número diferente. Si el comerciante está inscrito o desea inscribirse también como proponente, deberá manejarse el mismo número para las dos inscripciones de tal forma que el número único sea personal a nivel nacional, para todos los registros a cargo de las cámaras de comercio.

La matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, se efectuarán mediante la presentación del formulario único del registro único empresarial, en su anexo correspondiente al registro mercantil, debidamente diligenciado.

El registro único empresarial se entenderá renovado en los términos y condiciones previstos para el registro mercantil, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Código de Comercio.

En el formulario único de inscripción en el registro único empresarial, deberá constar la información relativa a proponentes, comerciantes y entidades sin ánimo de lucro.

El formulario deberá ser organizado en anexos separables, que atiendan los requerimientos de cada registro que compone el registro único empresarial, de tal manera que se permita al usuario la utilización exclusiva del anexo o anexos de su interés y contendrá como página principal la carátula única empresarial.

Las cámaras de comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio presentarán a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobación, el esquema gráfico del formulario único del registro único empresarial, a más tardar dentro del mes siguiente a la publicación del presente acto administrativo. Los modelos de formularios serán uniformes en todas las cámaras de comercio.

1.5.3. Requerimientos funcionales.

El sistema que implementen las cámaras de comercio deberá estar en capacidad de satisfacer las funciones que se relacionan en este capítulo. Las cámaras podrán adoptar cualquier sistema que consideren adecuado para lograr estos propósitos. Para realizar los desarrollos y operar el sistema podrán emplear los mecanismos que consideren más eficientes y contratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre cámaras o con las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios los haga una por cuenta de la otra.

En todo caso cualquier sistema que se emplee no implica traslado de la responsabilidad del cumplimiento de lo previsto en esta circular o de las obligaciones que acarrea llevar el registro único empresarial de acuerdo con su competencia territorial.

1.5.3.1. Requerimientos de servicio.

El sistema puede incluir procedimientos, equipos de cómputo, comunicaciones y seguridad, programas, archivos documentales físicos o electrónicos, sistemas de transporte o mensajería, reglamentos, sistemas de pagos o compensación o contratos que permitan cumplir con los requerimientos funcionales que se señalan:

a) Registro desde cualquier cámara: Sujeto al cumplimiento de las previsiones legales y reglamentarias, las cámaras de comercio deberán llevar el registro único empresarial de tal forma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar la matrícula, renovación, inscripción de documentos, consultas, certificación y consolidación de información desde cualquier cámara de comercio respecto de cualquier información o documento o registro que repose o deba reposar en cualquier cámara de comercio del país;

b) (Modificado).* Duplicidad de inscripciones: El sistema debe permitir que en los casos de múltiple inscripción, tales como los que tratan los artículos 29, 35, 111, 160, 228 y 1210 del Código de Comercio y en los artículos 98 y 157 de la Ley 222 de 1995, el comerciante, si lo considera conveniente, pueda solicitar la inscripción desde cualquiera de las cámaras donde se requiera tal inscripción con destino a todas o algunas de las cámaras donde deba realizar la inscripción;

*(Nota: Modificado el presente literal por la Resolución 30475 de 2004 numeral 1º de la Superintendencia de Industria y Comercio)

c) Separación de responsabilidades: El sistema debe prever los mecanismos para que se separe la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cámaras. Específicamente debe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en las tareas meramente accesorias de las cámaras que lleguen a servir de intermediarias o le corresponden a la cámara que debe realizar el trámite de objeto de la solicitud. En esta medida el sistema debe incluir un procedimiento, sistema o control que le permita determinar, en caso de presentarse una anomalía, a qué cámara le corresponde que tipo de responsabilidad;

d) Consulta de información por características: El sistema debe permitir a los comerciantes y al público en general la consulta a nivel nacional de la información que repose en el registro único empresarial permitiendo establecer criterios de búsqueda que involucren todos o algunos de los campos que componen el registro único empresarial. Los criterios de búsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, búsquedas de texto, rangos de valores y la combinación simultánea de estos criterios con operadores boléanos;

e) Acceso a la información a través de Internet: El sistema debe permitir la consulta de información a través de Internet con las características señaladas en el numeral anterior;

f) Impugnación: Sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentación personal, se debe permitir la presentación de impugnaciones previstas en las normas correspondientes desde cualquier cámara de comercio, y

g) Operación continua: El sistema debe estar en operación continua durante los horarios de atención de las cámaras y durante 24 horas 7 días a la semana para el servicio de Internet, salvo en los periodos que se requiera para mantenimiento, los cuales deben ser anunciados y contenidos en la página principal del sistema de consulta por internet. El plan de contingencia debe prever un procedimiento para que, en caso de falla del sistema, se restituya la operación en un plazo no superior a 72 horas.

1.5.3.2. Funciones de verificación.

El sistema que implemente la operación del registro único empresarial deberá permitir las siguientes verificaciones:

a) Control de número de registro: El sistema de información debe prever un procedimiento de numeración que garantice la adjudicación de números únicos a nivel nacional para la identificación de registros, matrículas, renovaciones, documentos y demás información de tal manera que se pueda verificar la secuencia a nivel nacional;

b) (Modificado).* Control de homonimia: El sistema de información debe permitir a futuro la verificación a nivel nacional a que hace referencia el artículo 35 del Código de Comercio;

*(Nota: Modificado el presente literal por la Resolución 30475 de 2004 numeral 2º de la Superintendencia de Industria y Comercio)

c) Control de inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: El sistema debe contener la información necesaria para que puedan ser controlables los casos en que la ley prevea inhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personas naturales o jurídicas respecto del ejercicio del comercio a nivel nacional, y

d) Control de prendas: El sistema debe llevar el control de todos los registros de contratos de prenda que se refieran a un mismo bien identificando todos los contratos registrados, las cámaras en que se registraron y el orden de prelación de las prendas de acuerdo con la fecha de registro de la prenda.

1.5.3.3. Requerimientos de seguridad.

El sistema que implemente el registro único empresarial deberá tener previstos los siguientes controles:

a) Roles: Tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales se deben definir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debe definir el nivel y control de acceso que tienen cada uno de los usuarios del sistema;

b) Auditoría: Se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas en el sistema de información de tal manera que se pueda identificar el responsable del registro u operación y la fecha en que los realiza. Se debe designar un auditor que revise los registros. La Superintendencia de Industria y Comercio una vez definido el sistema que se utilizará determinará las características de la auditoría;

c) Copia de respaldo: Se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia de respaldo de la información que se encuentre en medio magnético y de los programas computacionales de tal suerte que se independicen los riesgos de uno y otro y de tal manera que sea posible su reconstrucción;

d) Seguridad de las instalaciones: El sistema de información debe contar con protecciones físicas tales que: sólo se permita el ingreso a personas autorizadas, se controlen las condiciones físico-ambientales y de operación que sean exigidas o recomendadas por los fabricantes del hardware. Adicionalmente se debe contar con equipo de protección y detección de incendios;

e) Control de acceso lógico en el sistema computacional: El sistema debe contener los componentes necesarios para restringir el acceso por vía electrónica sólo a los componentes y usuarios del sistema autorizados y debe controlar que las operaciones que estos realicen se restrinjan a las permitidas. Estos componentes deben ser incluidos en el diseño del sistema, y

f) Plan de contingencia: Se debe diseñar un plan de contingencia con el fin de controlar los riesgos y garantizar la continuidad de la operación del sistema de tal suerte que no se produzcan interrupciones de más de tres días.

1.5.3.4. Proyección de servicio.

El sistema debe diseñarse de tal manera que permita atender el tráfico esperado en una proyección a 5 años incluyendo los picos de demanda.

1.5.3.5. Requerimientos de conversión.

Las cámaras deberán diseñar un procedimiento para que se realice la transición de los sistemas de información a las del nuevo sistema. En todo caso estos procedimientos deben involucrar:

a) Control de homonimia de casos previos a la consolidación del sistema: Al momento de la conversión el sistema debe reportar una alerta cuando encuentre homónimos a fin de que los comerciantes registrados con el mismo nombre se enteren y puedan dirimir su conflicto de común acuerdo o ante las instancias competentes;

b) Registros anteriores: Todos los registros del registro mercantil y del registro único de proponentes previos a la implementación de lo dispuesto en esta circular que se pudieran requerir para trámites de certificación, consulta o renovación deben estar incluidos dentro del sistema de información de tal manera que permita la operación adecuada del registro único empresarial de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta circular;

c) Unificación de números: Todos los registros señalados en el número anterior deben ser numerados de acuerdo con un procedimiento coherente que se adapte al sistema de numeración que se adopte en el nuevo sistema de información de acuerdo con lo dispuesto en esta circular. El sistema adoptado debe permitir la consulta utilizando la referencia de cualquiera de las dos numeraciones.

1.6. Ejecución del proyecto.

(Modificado).* 1.6.1. Cronograma.

Las cámaras deberán concluir las etapas que se desarrollan a continuación antes de vencido el plazo que se señala:

 EtapasFecha
1Reglas de distribución y participación en toma de decisiones2002/05/15
2Selección del equipo de coordinación y seguimiento2002/06/15
3Definición detallada de requerimientos funcionales2002/06/15
4Definición y entrega del cronograma detallado de desarrollo2002/06/15
5Estimación del valor del proyecto2002/08/15
6Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar2002/11/15
7Apropiación de recursos2002/12/31
8Proceso de selección del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto2003/03/31
9Finalización del desarrollo e inicio de pruebas2004/08/31
10Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones2004/09/30
11Pruebas2004/11/30
12Migración2004/12/31
13Inicio de operación del sistema2005/01/01

Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican a continuación:

a) Reglas de distribución y participación en toma de decisiones. Acuerdo entre las cámaras en el que se establezca la forma como se dirigirá el proyecto de desarrollo del sistema de información, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirán los gastos. La adopción de tales reglas deberá hacerse vinculante respecto de todas las cámaras. En todo caso las reglas que se adopten deberán ser informadas a las juntas directivas de las cámaras de comercio. Las funciones y decisiones que se trasladen al equipo de coordinación conllevarán la responsabilidad de todas o algunas de las cámaras, caso en el cual se deberá precisar cuáles;

b) Selección del equipo de coordinación y seguimiento. Selección de las personas responsables de la coordinación y seguimiento del proyecto. Para el efecto la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, o cualquier otra confederación o federación podrá ser designada;

c) Definición detallada de requerimientos funcionales. Realización del documento en el cual se detalle los requisitos del sistema de información e incluya el desglose de todos los requerimientos funcionales señalados en el número 1.5 de este capítulo. Este documento debe contar con la aprobación de las cámaras mediante el proceso que se haya determinado previamente;

d) Definición y entrega del cronograma detallado de desarrollo. Cronograma oficial del proyecto detallado de las actividades que se desarrollarán. Dicho cronograma en todo caso deberá ajustarse de tal manera que debe dar cumplimiento por lo menos a las fechas señaladas el cronograma general que se señala en este artículo;

e) Estimación del valor del proyecto. Estimativo del costo total del proyecto y de la proporción que le corresponde pagar a cada cámara de comercio al igual que los tiempos en que se deberán efectuar los desembolsos;

f) Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema a desarrollar. Definición de los términos de referencia o de las especificaciones detalladas del sistema de información que se va a desarrollar y que servirán para realizar el concurso o concursos para seleccionar contratistas y proveedores. En caso de que el sistema o parte de él se desarrolle con recursos y personal propio de las cámaras, presentación de un documento que indique las tareas, tiempos y resultados que los equipos que se definan para el efecto deberán observar a fin de desarrollar el sistema de manera coherente y eficiente. Estos términos deben incluir los criterios de la conversión y selección de los registros anteriores que van a ser migrados al nuevo sistema, indicando el procedimiento que se seguirá para garantizar la integridad y trazabilidad de este proceso;

g) Apropiación de recursos. Apropiación en los presupuestos del año 2002 de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y que deberán ser aportados por parte de las cámaras de comercio o de sus confederaciones. Cada cámara o confederación debe prever mecanismos o apropiaciones adicionales que permitan cubrir los sobrecostos o gastos no previstos;

h) Selección del contratista o quien vaya a desarrollar el proyecto. Selección de los contratistas o asignación del personal que va desarrollar el sistema de información;

i) Finalización del desarrollo e inicio de pruebas. Diseño, programación e instalación del software y hardware, equipos de comunicaciones y en general las instalaciones donde operarán o donde se almacenará la información;

j) Adecuaciones respecto de los reportes y obligaciones. Las cámaras deberán indicar las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopción de sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias según lo dispuesto en la circular única de 2001 título VIII capítulo II de la Superintendencia de Industria y Comercio;

k) Pruebas. Realización de las pruebas del sistema de información sobre todas las operaciones y funciones previstas desde cada una de las cámaras de comercio. Los resultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestar dentro de los plazos establecidos en la presente circular;

l) Migración. Inclusión en el sistema de toda la información que deba trasladarse al registro único empresarial que se encontrará contenida en el registro mercantil y en el registro único de proponentes, y

m) Inicio de operación del sistema. Iniciación en la prestación del servicio al público con el sistema operando la totalidad de las funciones previstas.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 14 de 2002 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 20 de 2002 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

1.6.2. Interacción con la Superintendencia de Industria y Comercio.

El equipo coordinador del proyecto deberá presentar los siguientes informes a fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar el cumplimiento de las tareas dentro de los tiempos y condiciones establecidas.

1.6.2.1. Reportes periódicos.

Se debe informar el estado del proyecto en un reporte bimensual que por lo menos debe tener:

a) Indicación del cumplimiento de las actividades incluidas en el cronograma general y el detallado. En todo caso se debe señalar las cámaras en las que recae directa o indirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos;

b) Porcentaje de ejecución y retraso del proyecto, y

c) Las medidas correctivas que se tomarán para adecuarse al cronograma previsto cuando quiera que se haya presentado algún atraso, incluyendo la reprogramación de fechas con el fin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en esta circular.

1.6.2.2. Reportes esporádicos.

En adición a los reportes periódicos señalados, se deben presentar los siguientes reportes en los plazos que se prevén:

a) Documento en el cual se formaliza el acuerdo entre las cámaras sobre la forma como se dirigirá el proyecto de desarrollo del sistema de información, las reglas relativas a la toma de decisiones del proyecto, la forma como se distribuirán los gastos. Plazo 2002/05/31;

b) Documento en el cual se definen los requerimientos funcionales con la correspondiente aprobación. Plazo: 2002/06/30;

c) Cronograma oficial detallado del proyecto. Plazo 2002/06/30;

d) Estimativo del costo total del proyecto. Plazo 2002/08/30;

e) Entrega de los términos de referencia para contratar o desarrollar el sistema de información indicando los requerimientos de migración. Plazo 2002/11/30;

f) Documento en el que conste que las cámaras de comercio realizaron la apropiación presupuestal requerida. Plazo 2003/01/15;

g) Indicación de los contratistas seleccionados para realizar el proyecto y/o personal asignado para la realización del proyecto indicando sus funciones y organización jerárquica. Plazo 2003/04/15;

h) Informe precisando las adecuaciones a sus reportes y procedimientos que se generan por la adopción del sistema, necesarias a fin de continuar dando cumplimiento a las obligaciones que le son propias según lo dispuesto en la circular única de 2001 título VIII capítulo II de la Superintendencia de Industria y Comercio. Plazo 2004/10/15, e

i) Documentación de las pruebas realizadas del sistema. Plazo: 2004/12/15

2. La presente circular deroga el inciso primero del número 1.1.2, los incisos primero y noveno del 1.2.2 y el inciso segundo del número 1.2.4, todos del capítulo I, título VIII, de la circular única de 2001.

N. del D.: Esta circular va dirigida a cámaras de comercio, sus federaciones y confederaciones.

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