CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2005 

(Junio 15)

Asunto: Adopción de un sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas por centros de costos por parte de las cámaras de comercio.

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de Industria y Comercio)

Modificación del capítulo segundo del título VIII, de la circular única.

1. Objeto.

Impartir instrucciones a las cámaras de comercio para que establezcan un sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos, que permita separar contablemente la información relacionada con los recursos públicos y privados administrados por ellas, en cumplimiento de lo establecido por la Contaduría General de la Nación en la Circular 60 de 2004.

2. Fundamento legal.

De acuerdo con lo establecido en los numerales 7º y 21 del artículo 2º y el numeral 3º, artículo 13 del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruirlas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento, señalar los procedimientos para su cabal aplicación y vigilar administrativa y contablemente su funcionamiento.

Por su parte, la circular 60 de 2004 expedida por la Contaduría General de la Nación, dispone que la información contable relacionada con los recursos públicos que manejen o administren las entidades de naturaleza privada, como las cámaras de comercio, debe llevarse en forma separada de cualquier otra información que corresponda a ellas. Así mismo, aclara que el registro de la información contable de estas entidades se lleva utilizando a nivel de documento fuente los catálogos generales de cuentas de la contabilidad que le son aplicables y exigidos por el organismo de inspección y vigilancia competente.

3. Instructivo.

3.1. El subnumeral ii), literal a), numeral 2.1.1.3, capítulo II, título VIII de la circular única, quedará así:

ii) Sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos:

Los registros contables de las operaciones y hechos económicos de ingresos y gastos de las cámaras de comercio se llevarán de forma separada de conformidad con la naturaleza pública o privada de la actividad o servicio que los generó o motivó.

Para el efecto, los sistemas contables de las cámaras de comercio incorporarán a nivel de subcuentas, mecanismos de separación de los ingresos y de los gastos en públicos y privados e imputarán en forma simultánea dichos registros a los centros de costos que identifiquen los servicios, programas, proyectos, departamentos o áreas generadores o destinatarios de los ingresos y gastos.

El desarrollo de las actividades de definición, instrumentación y adecuación de los programas y sistemas de registros contables, deberán cumplirse por las cámaras de comercio de acuerdo con el siguiente cronograma a fin de garantizar su entrada en funcionamiento a partir del 1º de enero de 2006.

ActividadDocumentoFecha límite dd/mm/aa
1Conformación del equipo de trabajo y coordinación.Acta de conformación.15/07/2005
2Definir y unificar criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de gastos directos e indirectos.Manual de principios, reglas, procedimientos y clasificación.15/08/2005
3Elaborar el catálogo de centros de costos para lo público y lo privado con sus respectivas definiciones y orientaciones de uso.Catálogo y manual de uso.15/09/2005
4Definir los reportes básicos de estados de resultados clasificados (público y privado) a nivel de subcuentas y centros de costos y a diferentes niveles de desagregación.Proformas o modelos de los estados de resultados definidos.15/10/2005
5Incorporar a los aplicativos contables los parámetros, subcuentas, catálogos de centros de costos y programas de los reportes definidos en el punto 4.Certificación del representante legal y el revisor fiscal.30/11/2005
6Entrada en operación del sistema.Informe del representante legal.01/01/2006

1. Conformación del equipo de trabajo y coordinación.

Las cámaras de comercio de común acuerdo, deberán conformar un equipo de trabajo que se encargará de coordinar el desarrollo de las actividades previstas para el establecimiento del sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos.

Para el efecto, las cámaras de comercio deberán definir las reglas para la toma de decisiones, las cuales, una vez adoptadas, serán vinculantes respecto de todas las cámaras.

En todo caso, el establecimiento del sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costo, será responsabilidad de cada cámara de comercio.

Las cámaras de comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en esta superintendencia, a más tardar el 15 de julio del presente año, el acta de conformación del equipo de trabajo y coordinación, en la que consten las reglas adoptadas para tomar las decisiones y desarrollar las actividades previstas en el cronograma establecido en el presente numeral.

2. Definir y unificar criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de los gastos directos e indirectos asociados a los mismos.

Las cámaras de comercio deberán elaborar un manual en el que se definan de manera uniforme los criterios de clasificación de ingresos públicos y privados y de los gastos directos e indirectos asociados a dichos ingresos.

En desarrollo de lo anterior debe tenerse en cuenta lo dispuesto en los decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas e instructivos expedidos por las autoridades de vigilancia y control en lo relacionado con la utilización de los recursos.

Como resultado de la separación contable de los ingresos y gastos en públicos y privados, las cámaras de comercio incorporarán esta misma clasificación en el grupo 36 “resultados del ejercicio”, las cuentas 3605 y 3610 denominadas “utilidad del ejercicio” y “pérdida del ejercicio”, respectivamente, así como en el grupo 37 “resultado de ejercicios anteriores”.

Copia del manual que contenga los principios, reglas, procedimientos y clasificación de que trata el presente numeral, deberá ser radicado en esta superintendencia a más tardar el 15 de agosto de 2005.

3. Elaborar el catálogo de centros de costos para lo público y lo privado con sus respectivas definiciones y orientaciones de uso.

Las cámaras de comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en esta entidad, a más tardar el 15 de septiembre de 2005, el catálogo de centros de costo en lo público y en lo privado con sus respectivas definiciones y orientaciones de uso, definido uniformemente para todas las cámaras de comercio.

Los centros de costos deberán conformarse de modo que identifiquen los servicios, programas, proyectos, departamentos o áreas generadores o destinatarios de los ingresos y gastos.

4. Definir los reportes básicos de estados de resultados clasificados (público y privado) a nivel de subcuentas y centros de costo y a diferentes niveles de desagregación.

Las cámaras de comercio deben definir los reportes de estados de resultados clasificados (público y privado) a nivel de subcuentas y centros de costos y a diferentes niveles de desagregación, de modo que atiendan a las necesidades de información de los usuarios internos y externos, permitiendo generar informes de propósito general y de propósito especial.

La culminación de esta actividad deberá informarse a esta superintendecia el 15 de octubre de 2005.

5. Incorporar a los aplicativos contables los parámetros, subcuentas, catálogos de centros de costo y programas de los reportes definidos en el punto 4.

Cada cámara de comercio será responsable de la adecuación de los aplicativos contables para implementar el sistema de ingresos y gastos a nivel de subcuentas y centros de costos, actividad que debe concluir el 30 de noviembre de 2005.

El cumplimiento de esta actividad debe ser certificado por el representante legal y revisor fiscal de cada cámara de comercio, dentro de los ocho días siguientes a la fecha límite señalada en el cronograma para el cumplimiento de la misma.

6. Entrada en operación del sistema.

El sistema de contabilización de ingresos y gastos a nivel de subcuentas por centros de costos por parte de las cámaras de comercio, debe iniciar su funcionamiento el 1º de enero de 2006.

(sic)4. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a las juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales de las cámaras de comercio.

(Nota: Véase Circular Externa 8 de 2005 de la Superintendencia de Industria y Comercio)

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