CIRCULAR EXTERNA 5 DE 2006 

(Mayo 18)

Asunto: Procedimiento aplicable a los procesos de intervención forzosa administrativa.

1. Objetivos

— Reglamentar el procedimiento que deben utilizar las entidades objeto de intervención forzosa administrativa en lo referente a la venta de activos, conformación de junta asesora, gastos de administración del proceso de intervención, atención a usuarios y trámite de prórrogas ante el Gobierno Nacional.

— Estandarizar la metodología para efectuar el seguimiento a la gestión de los agentes especiales, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales.

2. Marco legal

El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 98 de la Ley 795 de 2003 en concordancia con el numeral 6º del artículo 2º del Decreto 186 de 2004, establece que para el efectivo ejercicio de sus funciones, así como de los objetivos de la supervisión, el control y la vigilancia asignados por la Constitución Política y las leyes, el Superintendente de la Economía Solidaria contará con las facultades previstas para el Superintendente Bancario, en lo que resulte aplicable a las entidades sujetas de su vigilancia. En consecuencia, el régimen de toma de posesión previsto en el estatuto orgánico del sistema financiero se aplica a las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que resulte pertinente; para tal efecto, fue expedido el Decreto 455 de 2004.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

De conformidad con lo dispuesto por el literal b) del numeral 1º y el numeral 2º del artículo 296 del estatuto orgánico del sistema financiero (Decreto 663 de 1993), corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en adelante Supersolidaria, llevar a cabo el seguimiento de la actividad del liquidador, efecto para el cual tendrá en cualquier tiempo, acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna, con el objeto de examinar la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

3. Venta de activos

3.1. Para entidades intervenidas que ejercen actividad financiera en los términos de la Ley 454 de 1998 que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop, Decreto 756 de 2000

Conforme a lo señalado en el artículo 9º del Decreto 756 de 2000 en concordancia con lo dispuesto en el artículo 35 del Decreto 2211 de 2004, las entidades intervenidas deben solicitar autorización a la Superintendencia de la Economía Solidaria para proceder a la venta total o parcial de activos. Para tal efecto, la entidad intervenida deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la solicitud en forma escrita, relacionando el número y tipo de bienes que posee, acompañada de los siguientes documentos:

Tres (3) personas y/o firmas avaluadoras, a fin de que la misma elija cuál de ellas realizará el avalúo sobre los activos. Con el fin de verificar la idoneidad de las firmas avaluadoras, estas deberán reunir los requisitos que para el efecto ha regulado la Superintendencia de Industria y Comercio por medio de la Resolución 22639 del 4 de septiembre de 2000 y remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria los siguientes documentos:

• Hojas de vida.

• Portafolio de servicios que incluya propuesta económica.

• Certificado de cámara de comercio actual.

• Constancias o certificaciones expedidas por las empresas o establecimientos donde se han prestado los servicios como avaluadores con una expedición no superior a 2 meses.

• Registro de avaluador profesional vigente.

• Si es contador público deberá adjuntar copia de la tarjeta profesional y la respectiva resolución de la Junta Central de Contadores.

• Y demás documentación que se considere pertinente para verificar la idoneidad.

En consideración a la naturaleza de los activos de la entidad o a su volumen, la Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar a la entidad intervenida, adelante una invitación pública a avaluadores o firmas avaluadoras, con el objeto de mantener la transparencia del proceso.

El agente especial y/o liquidador deberá elaborar el reglamento de venta de activos el cual será sometido a la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria y deberá, observar las siguientes reglas:

• Que la propuesta de la venta sea hecha al público en general permitiendo la libre concurrencia de oferentes en igualdad de condiciones.

• Que determine los medios de publicidad o de divulgación que se deben emplear para lograr el anterior objetivo.

• El tiempo durante el cual los bienes podrán ser ofertados al público en general.

• El tiempo en que se deberá mantener la propuesta.

Para todos los eventos el liquidador y/o agente especial en cumplimiento de lo establecido en el numeral 9º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero, deberá obrar con la debida diligencia en el cuidado y conservación de los activos con el fin de evitar perturbaciones, detrimento o limitaciones al dominio o posesión que restrinja o dificulte su venta u ocasionen gastos no previstos al proceso concursal.

3.2. Organizaciones solidarias sometidas a la supervisión de la delegatura para la supervisión del ahorro y de la forma asociativa solidaria - Decreto 455 de 2004

Las entidades que fueren objeto de toma de posesión para liquidar de acuerdo con lo señalado en el Decreto 2211 de 2004, deberán tener en cuenta la metodología indicada en el título III, capítulo III de dicho decreto para la determinación y valoración de los activos y el capítulo IV para la enajenación de los activos.

4. Gastos de administración de los procesos de intervención forzosa administrativa

De conformidad con lo señalado en el artículo 15, numeral 10 del Decreto 756 de 2000 en concordancia con lo establecido por el artículo 38 del Decreto 2211 de 2004 y dentro de las atribuciones otorgadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria de señalar los instructivos de carácter general, reconoce como gastos de administración de las entidades intervenidas, los siguientes:

• Los créditos que se causen durante el curso de la liquidación y/o administración por concepto de salarios y prestaciones sociales, siempre que estos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

• Las primas por concepto de seguros, siempre que estos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

• Gastos en que se incurra para la realización o recuperación de activos: todo tipo de avisos en prensa, avalúos, gastos que cobren los martillos, sitios de los cuales se disponga para su enajenación.

• Los gastos para la conservación de archivos.

• Honorarios profesionales que se causen con ocasión del proceso de toma de posesión, honorarios de abogados que representen los intereses de la entidad intervenida, salvo en los casos de recuperación de cartera, ya que en estos casos debe pactarse a cuota litis, pero tanto en este caso como en el caso de recaudo extra procesal, los honorarios no podrán exceder en ningún caso las tarifas señaladas para el efecto por el Colegio de Abogados, según lo dispuesto en el artículo 393 numeral 3º del Código de Procedimiento Civil.

• Las pólizas judiciales, notificaciones, peritos judiciales y todos aquellos que se exijan por los juzgados en desarrollo de los procesos judiciales iniciados a partir de la toma de posesión.

• Los gastos en que incurra en la papelería, correo o mensajería, aseo y cafetería.

• Publicidad o cualquier otro medio empleado para informar sobre el proceso de liquidación y/o administración, según las exigencias de la ley.

• Los pagos de agua, luz y teléfono de la sede propia o arrendada para el funcionamiento de la entidad o los gastos de administración, si el inmueble está afectado por la propiedad horizontal.

• Cuando la entidad intervenida no tenga sede propia, los gastos de arriendo.

• Los gastos de vigilancia y cerramientos de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad intervenida, originados a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

• Las reparaciones locativas (mejoras necesarias según el Código Civil) de los bienes de propiedad de la intervenida.

• Los impuestos de los bienes de propiedad de la entidad intervenida, originados y causados a partir de la toma de posesión.

• Gastos notariales.

Gastos de viaje. En ningún caso pueden generarse viáticos. Se acepta como gastos de traslado, cuando el desplazamiento es de una ciudad a otra y por más de un día, por transporte aéreo el valor de los tiquetes en vuelos comerciales; por transporte terrestre, hotel y alimentos, una suma por día de gastos equivalente al 37% del salario mínimo legal mensual vigente en ciudades capitales, o del 25% del salario mínimo legal mensual vigente en otras ciudades.

Las anteriores cifras son las máximas, pero en cualquier caso, se deberá anexar a la contabilidad los recibos correspondientes y se reconocen como gastos el valor efectivamente causado y pagado, con un informe que contenga las razones que justifiquen la realización del viaje.

• Gastos bancarios.

Los gastos de otra naturaleza tales como celulares, sistematización, etc., que no hayan sido contemplados en la presente circular así como la posibilidad del pago de honorarios de cualquier orden con bienes de la entidad, deberán ser informados con la respectiva justificación del caso, en forma previa a la Superintendencia de la Economía Solidaria quien podrá objetar su realización.

5. Junta asesora

5.1. Para entidades intervenidas que ejercen actividad financiera en los términos de la Ley 454 de 1998 que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop - Decreto 756 de 2000

Con base en las atribuciones conferidas a la Superintendencia de la Economía Solidaria y en uso de sus facultades, en especial la que le confiere el numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, en concordancia con el artículo 6º del Decreto 756 de 2000, las juntas asesoras de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa estarán integradas por cinco (5) miembros, de la siguiente forma:

a) Dos (2) de sus miembros serán designados de los acreedores cuyos créditos vigentes sean los de mayor cuantía, incluyendo la totalidad de acreedores (masa y no masa) sin discriminación alguna, respecto del pasivo externo (se excluyen los aportes). Para tal efecto se toma como base la media aritmética resultante de sumar la totalidad de tales acreencias y dividirla por el mismo número de acreencias sumadas. Determinada la media aritmética, se seleccionarán los dos acreedores cuyas acreencias sean las más cercanas al valor de la media;

b) Otros dos (2) de sus miembros serán designados del total de los depositantes y ahorradores que se encuentren pendientes de pago, tomando como base la media aritmética, que será la resultante de sumar la cuantía total de ahorros y depósitos y dividirla por el mismo número de ahorradores.

Determinada la media aritmética se seleccionarán los dos ahorradores y/o depositantes que tengan el carácter de asociados cuyos depósitos serán los más cercanos al valor de la media.

En caso de que los depositantes y ahorradores pendientes de pago no tengan el carácter de asociados, se tomará el total de depósitos y ahorros que se encuentren pendientes de pago y se seguirá el procedimiento señalado en los dos párrafos anteriores;

c) Un (1) miembro que represente a los acreedores minoritarios será elegido de la siguiente manera:

Se toma como base la totalidad de acreedores (masa y no masa) sin discriminación alguna, respecto del pasivo externo (se excluyen los aportes).

Se establecerá la media aritmética de los créditos minoritarios, esto es, aquellos cuyo monto sea inferior a la media aritmética de todos los créditos, establecida conforme al procedimiento descrito en el literal a). Dicha media aritmética de créditos minoritarios será la resultante de sumar la cuantía total de créditos minoritarios y dividirla por el mismo número de tales acreencias sumadas.

Determinada la media aritmética de los créditos minoritarios se seleccionará el acreedor cuya acreencia sea la más cercana al valor de la media.

Si alguno de los miembros seleccionados mediante los mecanismos anteriormente descritos no acepta su designación por escrito y dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que así lo informe, se procederá a escoger los siguientes montos más cercanos hacia abajo a la media y así sucesivamente hasta designar los miembros de que trata este numeral.

Cuando la entidad objeto de toma de posesión sea una entidad pública nacional, la junta asesora estará integrada por dos acreedores cuyos créditos vigentes sean los de mayor cuantía designados por el liquidador y/o agente especial y tres (3) personas designadas por el Gobierno Nacional.

Una vez los acreedores han aceptado su designación, el liquidador y/o agente especial lo informará a la Superintendencia de la Economía Solidaria, y procederá a publicar mediante aviso en un medio de amplia circulación o por el medio más idóneo, la integración de la junta.

Para efectos de establecer la media aritmética en ningún caso se tomará en cuenta las acreencias que correspondan a los acreedores que fueron inicialmente designados por razón del monto de sus créditos.

Si alguna o algunas de las personas elegidas para conformar la junta a que se refiere la presente circular, formaron parte de la administración de la cooperativa con anterioridad al acto que generó la intervención, no podrá formar parte de la junta por lo que se designará un nuevo miembro utilizando el procedimiento anteriormente descrito.

En el evento en que los representantes de los acreedores de mayor cuantía pertenezcan a un mismo grupo empresarial, solo podrán elegir a uno de ellos en la junta asesora.

5.2. Organizaciones solidarias sometidas a la supervisión de la delegatura para la supervisión del ahorro y de la forma asociativa solidaria - Decreto 455 de 2004

La constitución de la junta asesora para estas organizaciones es obligatoria en los procesos de liquidación, y deberá acatarse lo señalado en el artículo 59 del Decreto 2211 de 2004 para la conformación y posterior modificación o cambio de sus integrantes, bien sea por no aceptación de las personas designadas o por haberse cumplido el pago de las acreencias correspondientes. Las funciones de la junta asesora serán las señaladas en el artículo 12 del Decreto 2211 de 2004.

Para las intervenciones forzosas administrativas para administrar o la general, corresponderá a la Superintendencia de la Economía Solidaria si lo considera pertinente, designar una junta asesora integrada por los cinco mayores acreedores de la entidad, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 2211 de 2004. Las funciones serán las indicadas en el artículo 12 del citado decreto.

6. Atención a usuarios

Las entidades objeto de intervención forzosa administrativa, prestarán el servicio de atención a sus asociados y al público en general, bajo las siguientes pautas generales:

1. Prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales. En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m.

2. La implantación del horario, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los 30 días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de diez (10) días hábiles. De igual forma, deberá ser informado a los asociados y al público en general mediante avisos visibles colocados en las oficinas de la entidad.

3. La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente por motivos de fuerza mayor o caso fortuito y festividades, sin autorización previa de esta superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de 5 días hábiles de antelación e informar a esta superintendencia.

4. Cualquier variación de los horarios de atención a usuarios, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocados en las oficinas de la entidad con diez (10) días hábiles de antelación e informar a esta superintendencia.

7. Prórrogas ante el Gobierno Nacional de los procesos de liquidación forzosa administrativa

Conforme lo establece el numeral 2º, artículo 117 del estatuto orgánico del sistema financiero modificado por el artículo 23 de la Ley 510 de 1999, en concordancia a lo dispuesto en el artículo 48 del Decreto 2211 de 2004, cuando se disponga la liquidación forzosa administrativa de una cooperativa o de una organización de la economía solidaria, la misma no podrá prolongarse por más de cuatro (4) años desde su inicio, sin perjuicio de que el gobierno lo pueda prorrogar por resolución ejecutiva por un término mayor en razón del tamaño de la entidad y las condiciones de la liquidación.

Para lo anterior, la entidad intervenida deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la solicitud del liquidador debidamente sustentada y con una antelación no menor a tres (3) meses antes de que culmine el término para adelantar el proceso de liquidación forzosa administrativa, anexando los siguientes documentos:

• Resumen consolidado que indique el número de acreedores, el valor de la no masa y la masa, pagos de acreencias realizados con recursos propios, gastos del proceso por año, valor total del activo inicialmente inventariado y venta de activos.

• Flujo de caja proyectado para el período de la prórroga.

• Cronograma que contenga las actividades que se pretenden evacuar durante el período de la prórroga, el cual debe contener, entre otros aspectos, lo siguiente:

• Determinación del estado de la cartera y terminación de los procesos jurídicos que se adelantan por cobro de cartera, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para el manejo y administración de la cartera y/o proceso de adjudicación forzosa.

• Definición de la situación de los activos de la entidad, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para la administración de los activos y/o proceso de adjudicación forzosa.

• Determinación del estado de los procesos o situaciones jurídicas no definidas, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para la administración y seguimiento de los procesos jurídicos.

• Reunión junta asesora o de acreedores para la presentación del informe sobre la celebración de contratos de mandato para la administración y enajenación de los activos remanentes y para el pago de las obligaciones a cargo de la entidad intervenida.

• Traslado informe a los acreedores.

• Resolución sobre objeciones al informe.

• Perfeccionamiento del contrato de mandato para la administración y enajenación de los activos remanentes y para el pago de las obligaciones a cargo de la entidad intervenida.

• Conformación del directorio de acreedores debidamente actualizado.

• Alistamiento del archivo para su entrega final.

• Celebración contrato para la custodia y guarda del archivo.

• Entrega final y definitiva del archivo.

• Conformación de reservas.

• Cierre contable del proceso.

• Creación reservas para gastos posteriores al cierre.

• Presentación declaración final de renta.

• Presentación otras declaraciones tributarias.

• Balance final y obtención de paz y salvos correspondientes.

• Citación y celebración asamblea de acreedores.

• Preparación informe final de rendición final de cuentas.

• Aviso traslado rendición final de cuentas.

• Presentación objeciones al informe final de rendición de cuentas.

• Valoración y definición de objeciones.

• Protocolización del informe final de rendición de cuentas.

• Expedición resolución de terminación de la existencia legal de la entidad intervenida, previa autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

• Publicación, notificación resolución por edicto, fijación y desfijación.

• Presentación de recursos de reposición.

• Definición de recursos de reposición y expedición de resoluciones.

• Protocolización resolución de terminación de la existencia legal de la entidad intervenida (escritura pública).

• Cancelación del registro mercantil.

• Cancelación del NIT ante la DIAN.

• Informe final ante la Supersolidaria.

La Superintendencia de la Economía Solidaria solo tramitará ante el Gobierno Nacional, las prórrogas de las entidades en liquidación forzosa administrativa, que cumplan los parámetros anteriormente señalados, teniendo en cuenta para el efecto el tamaño de la entidad y las condiciones de la liquidación.

8. Derogatorias

La presente circular deroga en su totalidad la Carta Circular 1 de enero 10 de 2001, Carta Circular 2 del 10 de enero de 2001, Carta Circular 3 de enero 10 de 2001, Carta Circular 5 de noviembre 27 de 2001 y Circular Externa 6 de 2005 expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y las demás disposiciones que le sean contrarias.

9. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y será incorporada en la Circular Básica Jurídica 7 de 2003.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los liquidadores, agentes especiales, contralores y/o revisores fiscales de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa cuya inspección, vigilancia y control se encuentra a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria y que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

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